Mapas estratégicos – O que são, como criar um para seu escritório contábil e modelo gratuito para você começar

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Você já teve, ou tem, dificuldade em estruturar a estratégia do seu escritório? Se a resposta for sim, saiba que você não está sozinho, pois vários outros gestores também possuem essa dificuldade. Muitas vezes, eles sabem que querem crescer, mas não para onde e nem como. A boa notícia é que existe uma solução para esse problema:: os mapas estratégicos. Essa ferramenta detalha desde a proposta de missão, visão e valores, até os objetivos estratégicos do seu escritório e, quando bem construída, ajuda a guiar o seu negócio ao sucesso. 

Quer entender como fazer um mapa estratégico e encontrar a rota certa para atingir a sua estratégia e seus objetivos? Então continue comigo!

O que são mapas estratégicos?

Mapas Estratégicos são ferramentas que permitem a você e aos seus colaboradores terem uma visão clara de como suas funções estão ligadas aos objetivos da organização. Isso possibilita que todas as equipes trabalhem de maneira coordenada e colaborativa em direção a uma mesma linha de chegada.

Sabe aquela frase “uma imagem vale mais que mil palavras”? Pois é, os mapas estratégicos são a representação visual do planejamento estratégico da sua empresa. Por meio de uma imagem, ele traduz os objetivos que direcionaram todo o comportamento da sua organização.

Essa ferramenta faz parte do método Balanced Scorecard (BSC), criado pelos pesquisadores Kaplan e Norton, com o objetivo de ajudar as empresas a colocar suas estratégias em prática. 

Qual a importância dos mapas estratégicos?

Quando você procura um mapa é porque precisa de um direcionamento, não é mesmo? Então, quando se fala em execução da estratégia, nada melhor que uma imagem para mostrar qual caminho deve ser seguido.

Considerando que você não trabalhará sozinho para executar sua estratégia, é importante ter uma forma clara para comunicar o que precisa ser feito e por quais motivos, para toda a sua equipe, certo? Por isso, os mapas estratégicos são tão importantes. Neles, a missão, a visão, os valores e os objetivos estratégicos são dispostos de forma eficiente e organizada, o que facilita a comunicação e entendimento deles. Tudo isso ajuda a manter todos comprometidos, engajados e conscientes de seus papéis. 

Quais as vantagens dos mapas estratégicos? 

Por ser uma representação visual, os mapas estratégicos acabam gerando grandes benefícios para inúmeros envolvidos em uma mesma empresa. Por exemplo:

Como criar os mapas estratégicos da sua empresa

Agora que você sabe o que é, qual a importância e as vantagens dos mapas estratégicos, creio que esteja curioso para saber como criá-los, certo? Por isso, abaixo eu elenquei um passo a passo para ajudá-lo nesse processo. 

Pronto para colocar a mão na massa? Então vamos lá

1- Defina uma visão de futuro

Para criar seus mapas estratégicos, é preciso partir da visão macro, mais abrangente, para a micro, mais específica, conceito conhecido como top-down (de cima para baixo).

Dessa forma, o primeiro passo é definir uma visão de futuro. Além de motivar seus colaboradores e comunicar a eles a razão por trás do que a empresa faz, ter uma proposta bem definida de missão, visão e valores também ajuda o próprio escritório a traçar a melhor rota até o sucesso.

Você ainda não parou para pensar na proposta de missão, visão e valores do seu escritório? Então vamos entender um pouco melhor o que precisa ser feito:

  • Na missão, você terá que determinar, de forma clara e objetiva, porque a empresa existe e o motivo por trás dela. Conforme Kaplan e Norton, a missão deve descrever como a organização espera competir no mercado e fornecer valor aos clientes.
  • Para a visão, o seu escritório deve estabelecer um grande objetivo a longo prazo, ou seja, uma meta para o futuro. Pense com cautela na sua visão, pois seus colaboradores devem olhar para ela e se sentirem motivados e inspirados a fazerem seu trabalho.
  • Nos valores, a intenção é determinar as características da empresa, isto é, a maneira como ela se apresenta ao mercado e à sociedade para alcançar a visão e cumprir a missão.

2- Estabeleça temas estratégicos

Com a sua proposta de missão, visão e valores criada, o próximo passo será estabelecer temas estratégicos. 

Os temas estratégicos são as grandes dimensões que o seu escritório irá seguir e funcionam como um resumo de suas estratégias. Para que você entenda melhor, veja alguns exemplos de temas estratégicos:

O ideal é estabelecer de 2 a 4 temas estratégicos para mostrar explicitamente o que o seu escritório deseja para o futuro.

3- Escolha as perspectivas de negócio

Os criadores dos mapas estratégicos, Kaplan e Norton, propõem quatro perspectivas em relação a um negócio, são elas:

  • Financeira
  • Mercado e cliente
  • Processos internos
  • Aprendizagem e crescimento

Porém, você não precisa se limitar a elas. A organização das 4 perspectivas mencionadas não é fixa, somente uma proposta sugerida por Kaplan e Norton como a que melhor atende grande parte das empresas. 

A lógica das perspectivas é que, quanto mais acima uma perspectiva estiver, mais ela demonstra o resultado do negócio, assim como, as perspectivas mais abaixo, são as que mais influenciam no resultado esperado.

Dessa forma, se o seu escritório tem como foco principal melhorar o relacionamento com o cliente, é possível adicionar essa perspectiva ao topo e elencar abaixo dela as ações que terão influência no alcance desse objetivo, como o aumento de canais de comunicação, por exemplo. 

4- Defina objetivos estratégicos

Com suas perspectivas de negócio bem definidas é hora de determinar objetivos estratégicos que se encaixem em cada uma delas. 

Objetivos estratégicos são direcionadores que demonstram as mudanças que a empresa quer executar, como melhorar a entrega das obrigações, acelerar o desenvolvimento de novos serviços, amadurecer um modelo de filiais, ter uma equipe capacitada, entre outras. 

Eles devem ser distribuídos nas perspectivas do negócio dentro de seus mapas estratégicos. Por exemplo, se a estratégia é criar novas filiais, o seu escritório precisará construir um processo que suporte isso, ou seja, ter como objetivo estratégico o amadurecimento de um modelo de filiais. Esse objetivo pode se enquadrar em uma perspectiva de processos internos. 

Como eu disse, Kaplan e Norton, propuseram 4 perspectivas baseadas no que é mais comum para uma empresa. Porém, na prática, pode ser que o seu escritório não precise trabalhar com essas 4 perspectivas. Afinal, se o seu negócio já construiu um relacionamento forte com seus clientes, não precisa colocar como objetivo estratégico “melhorar o relacionamento com o cliente”, na perspectiva de mercado e cliente, não é mesmo? O importante aqui é seguir os seus objetivos. 

Vale mencionar que  envolver várias pessoas no processo de definição dos objetivos é muito importante. Isso ajuda a gerar engajamento na execução da estratégia, mantendo sua equipe ciente dos impactos de suas ações no todo. 

5- Sinalize as relações de causa e efeito entre os objetivos

Por último, é importante sinalizar as relações de causa e efeito entre os objetivos. Isso porque, o cumprimento de um objetivo é necessário para que o outro possa ser cumprido também. E, como citei anteriormente, seguindo a lógica do BSC, os objetivos colocados nas perspectivas mais abaixo vão ser decisivos para a execução dos mais acima.

Assim, a ordem de execução dos objetivos estratégicos fica representada de uma forma mais visível e ajuda todos a entenderem a importância de atingi-los.

Com isso feito, o seu mapa estratégico estará pronto! E, se você seguir este passo a passo a risca, ele será parecido com este modelo aqui:

Portanto, agora é acompanhar de perto a execução das atividades e manter seus mapas estratégicos a alcance visível de todos. 

Pronto para começar?

Após o mapa pronto, o próximo passo é criar metas para operacionalizar os objetivos estratégicos e atribuir indicadores para acompanhar o cumprimento delas. Depois, devem ser feitas as iniciativas, isto é, ações práticas para atingir os indicadores e, por fim, colocar o mapa estratégico para funcionar! 

Durante o andamento, podem ser feitas reuniões com o objetivo de analisar e desenvolver ações de resposta aos indicadores. Essa prática é essencial para envolver a equipe no processo e criar um compromisso com as metas.

Como vimos, os mapas estratégicos são instrumentos fundamentais para a gestão do seu escritório, ajudando você a atingir seus objetivos e navegar rumo ao sucesso. 

Para facilitar ainda mais a construção dos seus mapas estratégicos, deixo aqui um material para download, com ele você conseguirá organizar a missão, a visão e os objetivos estratégicos do seu negócio de acordo com os princípios que citei neste artigo, de maneira visual e prática. Além disso, você poderá customizar e adequar cada campo ao contexto da sua empresa. Clique no botão abaixo e baixe o modelo!

Curtiu? Então compartilhe com seus colegas e os ajude a criar seus próprios mapas estratégicos.

Até o próximo conteúdo!

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