O dia a dia de um escritório contábil pode ser estressante quando não se sabe o que priorizar. Como profissional desse mercado, você já deve ter se visto cercado de milhares de atividades e todas pareciam ser urgentes, não é verdade? Tem as tarefas do dia a dia, clientes que aparecem pedindo ajuda de última hora e ainda têm as questões da vida pessoal te esperando assim que você chegar em casa. Ou seja, sem organização, você pode ter a sensação de que o seu dia passou e nada foi resolvido ou que foi investido muito tempo em tarefas irrelevantes. Então, para te ajudar a organizar sua rotina e priorizar o que realmente é necessário, a matriz de Eisenhower vem como uma ótima alternativa. 

Caso você não conheça o método, a matriz de Eisenhower foi desenvolvida para ajudar na priorização das atividades a serem cumpridas, garantindo que a melhor decisão seja tomada. Assim, você evita empregar tempo em tarefas que poderiam ser descartadas ou delegadas. 

Quer entender melhor o que é a matriz de Eisenhower e como ela pode te ajudar a organizar sua rotina e tomar decisões melhores? Continue lendo este artigo!

O que é matriz de Eisenhower 

A matriz de Eisenhower é um método que te ajuda a priorizar as tarefas do dia a dia de um modo que as de maior relevância não sejam ofuscadas por atividades não tão importantes assim. A técnica consiste em distribuir e categorizar as tarefas em 4 quadrantes, com base em sua urgência e importância, conforme imagem abaixo:

O responsável por desenvolver esse método foi Dwight Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos, entre 1953 e 1961. Segundo ele, “o que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”. 

Décadas depois, o autor Stephen Covey popularizou a matriz de Eisenhower em seu livro Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes. Como resultado do trabalho de Covey, a matriz Eisenhower se tornou uma estrutura de gerenciamento de decisões usada em diversos negócios.

Diferença entre Urgente e Importante na matriz de Eisenhower

Para Eisenhower, um bom gerenciamento significa ser eficaz e eficiente. Em outras palavras, devemos gastar nosso tempo com coisas que são importantes e não apenas com aquelas que são urgentes. Então, para fazer isso e minimizar o estresse de ter muitos prazos apertados, precisamos entender esta distinção entre urgente e importante:

• Atividades importantes têm um resultado que nos leva a atingir nossos objetivos, sejam eles profissionais ou pessoais.
• Atividades urgentes exigem atenção imediata e geralmente estão associadas à realização dos objetivos de outra pessoa. Muitas vezes são aqueles em que nos concentramos e exigem mais atenção, porque as consequências de não lidar com eles tendem a ser imediatas.

Quando sabemos quais atividades são importantes e quais são urgentes, podemos superar a tendência natural de nos concentrarmos em atividades urgentes e sem importância. Desta forma, ganhamos  tempo suficiente para fazer o que é essencial para o nosso sucesso. E é assim que passamos de “combatedores de incêndios” para uma posição em que podemos desenvolver melhor nossos negócios. 

Como utilizar os quadrantes da matriz de Eisenhower 

Agora que entendemos o conceito da matriz de Eisenhower, vamos ver como podemos utilizar cada quadrante dela.

1- Importante e Urgente

O primeiro quadrante da matriz de Eisenhower diz respeito às tarefas importantes e urgentes que, na maioria das vezes, exigem uma ação mais rápida e podem ter consequências mais graves. Na maioria das vezes, são coisas que surgiram de uma fonte externa e possuem um prazo iminente que não pode ser adiado, ou seja, tarefas urgentes e importantes são aquelas que exigem nossa atenção imediata, como: 

• Retificações no Imposto de Renda;
• Conflitos de clientes ou colaboradores;
• Retorno ao cliente referente a um problema ou pendência;
• Último dia para encerrar o prazo de uma obrigação acessória que ainda não feita;
• Entre outros.

Algumas destas urgências podem ser vistas como inconvenientes, mas, com um pouco de organização você conseguirá resolvê-las sem o estresse que geralmente acarretam. Por exemplo: Você pode focar em concluir suas pendências urgentes logo no início do dia, deixando a parte da tarde para as demais obrigações do quadrante. 

Assim como sugere Covey, quando adverte que gastar muito tempo nas tarefas do quadrante 1 pode levar ao aumento do estresse, à exaustão e à sensação de que sua rotina está fora de controle. Ou seja , em outras palavras, passar o dia todo “apagando incêndios”, pode rapidamente roubar a energia e paixão que você tem pelo seu trabalho. Além de facilitar o contato com o escapismo sem sentido encontrado no quadrante quatro (não importante, não urgente).

2- Não Urgente, mas importante

O segundo quadrante da matriz de Eisenhower deve conter tarefas importantes, mas não urgentes. São essas tarefas que irão ajudá-lo a alcançar seus objetivos. Nesse caso, elas podem não ter um prazo final (ou mesmo uma data), por isso é fácil adiá-las em favor de tarefas que roubam o nosso tempo. Mas, não se esqueça: são elas que, realmente, aproximam você de suas metas e sonhos.

As atividades do quadrante 2 estão ligadas ao futuro, projetos de longo prazo e fortalecimento de relações. Alguns exemplos de tarefas não urgentes, mas importantes são:

• Avaliação do Plano de Negócios;
• Planejamento e execução de projetos pessoais;
• Treinamentos;
• Certificações;
• Entre outras.

Portanto, as tarefas do quadrante 2 devem ser o seu foco principal. Ou seja: a maior parte do seu tempo, deve ser gasta aqui e não cuidando das urgências do quadrante 1. Em outras palavras: os resultados extraordinários que você deseja virão apenas se você for capaz de manter um foco consistente neste quadrante.

3- Não importante, mas urgente

O terceiro quadrante da matriz de Eisenhower diz respeito a tarefas não importantes, porém urgentes. Geralmente essa tarefas são baseadas nas expectativas estabelecidas por outras pessoas, como:

• Clientes que desejam falar somente com você sobre um problema;
• Reuniões;
• Interrupções desnecessárias;
• Gestores e colaboradores que aguardam um retorno seu sobre determinado assunto.

Embora pareça contra-intuitivo, porque naturalmente seu primeiro instinto seria que, como são urgentes, também seriam importantes, não é necessariamente assim! Essas atividades geralmente dão a você a ilusão de ser importante, enquanto, na realidade, não contribuem muito para a sua produtividade. Então você precisa decidir: reagendar ou delegar.

Se não for possível reagendar, delegue o maior número de tarefas desse quadrante. Tente se questionar o seguinte: Um colaborador ou gestor pode substituí-lo nessa reunião? O problema desse cliente pode ser resolvido por outra pessoa?

Algumas dicas para você conseguir reagendar e delegar tarefas desse quadrante:

• De autonomia aos seus colaboradores;
• Mostre ao cliente que seus colaboradores possuem expertise para resolver seus problemas;
• Separe um período, se possível o da tarde, para cuidar desse tipo de tarefa
• Eduque seus clientes;
• E aprenda a dizer “não”.

No entanto, lembre-se que, não se deve postergar essas atividades, afinal, o seu escritório cuida de empresas e mesmo que esse problema não pareça urgente para você, para o seu cliente ele é. 

4- Não importante nem urgente

Chegamos ao quadrante 4, onde encontram-se as atividades que não são importantes e nem urgentes, mas, nem por isso, irrelevantes. Exemplos comuns dessas atividades incluem:

• Navegação nas redes sociais;
• Pausa para o cafezinho;
• Exercícios laborais;
• Bate papo com os colegas do escritório, entre outros.

Ou seja, são tarefas que podem trazer a sensação de perda de tempo e que você poderia ter concluído uma atividade urgente, ao invés de conversar com seus colegas, por exemplo. Mas a verdade é que essas atividades formam um equilíbrio para os muitos aspectos estressantes do seu trabalho. Não ter um momento de inatividade pode tirar sua energia, paixão e criatividade.

Essas pausas podem ter um efeito enorme sobre como você se sente em relação ao seu serviço. Um estudo publicado em 2018 pelo Journal of Applied Psychology descobriu que ter momentos de distração ao longo do dia garante maior energia e produtividade. Por isso, não pense que o quadrante 4 pode ser eliminado, apenas procure controlar o tempo que você dedica a ele.

Fluxograma da matriz de Eisenhower

Quando surge uma tarefa ao longo do dia, pode ser difícil descobrir em qual quadrante ela se enquadra. Então para te ajudar, criei um fluxograma simples para você seguir:

Vale lembrar que apenas você pode decidir quais tarefas são importantes e quais não são. Para isso, pergunte a si mesmo: 

• O que preciso fazer imediatamente?
• Isso é um desperdício e precisa ser eliminado?
• Quais tarefas eu preciso executar e quais alguém pode fazer por mim?

Dessa forma, você tomará as melhores decisões, tornando a sua rotina muito mais organizada e assertiva. 

Onde montar sua matriz de Eisenhower

Neste conteúdo entendemos o que é uma matriz de Eisenhower e como gerenciar suas atividades com esse método. Agora, para colocá-la em prática, você pode criar um quadro, como o da imagem que mostramos no início deste conteúdo. Para isso, deixei ele disponível para download neste link: matriz de Eisenhower modelo. Uma dica é imprimir e utilizar post its para preenchê-la. Ou, se você for mais digital, também você utilizar gerenciadores de tarefa online como uma planilha no google drive ou ferramentas de tarefas baseadas em kanban como

• Trello
• Jira
• E Kanbanflow

Em todos elas você pode distribuir suas tarefas seguindo o conceito Eisenhower. Inclusive, aqui tem um modelo de quadro do Trello baseado na matriz de Eisenhower para você se inspirar.

Como equilibrar os quadrantes da matriz de Eisenhower

Sabemos que o quadrante 2 (Não Urgente, mas importante) diz respeito a qualidade, ou seja o tempo gasto na execução das tarefas dele tendem a aumentar a sua eficácia no geral. Então sabemos que  é aqui que o crescimento profissional encontra o planejamento, a prevenção e a ação. Portanto, para avaliar onde você está localizado na matriz, comece a rastrear seu tempo e tarefas. Avalie sua rotina e recolha dados desses dias. Com os resultados, comece a organizá-los fazendo as seguintes perguntas:

1. Isso foi urgente para mim?
2. Isso foi importante para mim?

Lembre-se de que você está apenas decidindo esses critérios com base nos resultados desejados por você e não por outras pessoas. 

Depois que suas tarefas forem classificadas nos quadrantes apropriados, veja onde você está usando mais o seu tempo. Se você notar que tem passado muito tempo no primeiro quadrante (Importante e Urgente), invista no planejamento para agregar mais valor a sua rotina:

• Crie um plano semanal ou mensal em torno de suas metas e prazos atuais. No final de cada semana, faça uma revisão e reflita sobre como o seu plano funcionou e tente ajustá-lo para a próxima semana. 
• Se a maioria das tarefas do primeiro quadrante vierem de fontes externas, faça uma estratégia de antecipação. Pode ser necessário desenvolver um fluxo de trabalho mais proativo com sua equipe. 
• Se houver um cliente em particular que está criando muitas tarefas do primeiro quadrante, veja se todo esse trabalho está valendo a pena ou como você pode educá-lo.

Se você notar que tem gasto muito do seu tempo no terceiro quadrante (Não importante, mas urgente), delegue, elimine ou limite a quantidade de tempo gasto nessas tarefas:

• Crie estratégias e escreva etapas específicas sobre como você pretende limitar essas tarefas. Você pode delegá-las? Pode dizer não? Você pode resolver essas tarefas em uma única tarde durante a semana? 

E se você perceber que passa  muito tempo no quarto quadrante (Não importante nem urgente), tente usar um controle de tempo para identificar os maiores desperdiçadores de tempo. E assim crie estratégias para evitá-los ou limitá-los.

Pronto para tomar as melhores decisões? 

A matriz de Eisenhower te ajuda a tomar decisões melhores para o seu dia a dia. Com ela você passa a entender sua rotina e priorizar as tarefas que realmente fazem sentido, ao invés de dedicar tempo a atividades que poderiam ser delegadas. Sendo assim, ao invés de tentar realizar o maior número possível de tarefas e responsabilidades em um único dia, priorize. Lembre-se que o gerenciamento inadequado de sua rotina pode facilmente levar ao estresse e à exaustão do trabalho.

Portanto, siga as dicas que mencionamos aqui, monte a sua matriz de Eisenhower e comece a tomar decisões melhores, priorizando o seu tempo e tornando a sua rotina mais assertiva e eficiente. 

Ah, quer tornar a rotina do seu escritório ainda mais ágil e otimizada? Conheça o Gestta, nossa ferramenta de gestão exclusiva para contadores! Nela você consegue fazer uma distribuição mais inteligente de tarefas, ter visão macro de todas as demandas em andamento e ainda gerar relatórios essenciais para tomadas de decisão mais estratégicas e conscientes. Clique e agende uma demonstração exclusiva: