Para que um escritório funcione de maneira assertiva é extremamente importante que todos tenham pleno conhecimento de suas funções. Quando não há clareza em relação ao que cada um deve fazer e quais são às expectativas a serem atendidas, é bem provável que ocorram falhas na execução dos processos. Para evitar que isso aconteça, existe uma ferramenta chamada Matriz RACI, também conhecida como matriz de responsabilidade. Ela tem como objetivo contribuir para que os membros de uma equipe visualizem de forma clara seus papéis e responsabilidades dentro de um escritório.

Quer entender melhor como a Matriz RACI funciona e como implantá-la em seu escritório? Continue comigo! 

O que é Matriz RACI

A matriz RACI ou matriz de responsabilidades é uma ferramenta em formato de tabela que ajuda no alinhamento do nível de envolvimento de uma equipe em suas atividades. Isso facilita a gestão e a execução dos processos, além de proporcionar a visibilidade dos papéis que cada colaborador está assumindo dentro do escritório. 

Por isso, quando bem aplicada, ela pode:

• Reduzir conflitos no que se refere às tarefas e obrigações que competem a cada colaborador;
• Melhorar transparência e facilitar a identificação sobre quem faz o quê dentro do escritório;
• Aumentar a clareza sobre o limite de envolvimento de cada colaborador em determinada demanda;
• Melhorar comunicação;
• Tornar mais assertiva a cobrança de resultados e a oferta de feedbacks
• Criar uma cultura de responsabilização e prestação de contas, além de uma equipe autogerenciável, o que evita o microgerenciamento. 

Quais são os papéis atribuídos pela Matriz RACI?

 O acrônimo RACI é formado por quatro letras que simbolizam quem são os atores fundamentais em um processo e qual função cada um deve desempenhar. 

Para que você entenda melhor, vou explicar o significado de cada um deles. 

(R)esponsible — Responsável

Como o próprio nome já diz, o responsável é quem executa a atividade, ou seja, o “dono” de uma tarefa ou demanda. Pode ser que exista mais de um responsável pela tarefa, mas é recomendável que, ao preencher a Matriz RACI, seja designada apenas uma pessoa. Afinal, é como diz o ditado: cachorro com dois donos morre de fome.

(A)ccountable — Aprovador

O aprovador é a autoridade dentro da Matriz RACI, pois quem assume esse papel é responsável por aprovar o resultado de uma tarefa. É ele quem tem poder de decisão e dá o aceite formal para o responsável que executou a atividade, como um gerente ou supervisor, por exemplo.

(C)onsulted — Consultado

O consultado, como você já deve ter adivinhado, é quem pode ser consultado na hora de executar uma determinada demanda. Trata-se de uma figura especialista em determinado assunto e que possui conhecimento, experiência e informação e, portanto, pode contribuir muito com o resultado final da tarefa.

(I)nformed — Informado

Informado, refere-se àquele que deve ser notificado sobre uma determinada atividade. Normalmente, as notificações estão relacionadas ao início e ao término da atividade e como ela afeta cada parte interessada. Um exemplo de parte interessada que se encaixa na definição de informado é o seu cliente,  por exemplo. Afinal, ele não atua diretamente no resultado de uma atividade, mas é impactado por ela e tem interesse no seu resultado.

Como aplicar a Matriz RACI em seu escritório

Agora que eu já te falei um pouquinho sobre a Matriz RACI e quais os benefícios que ela pode proporcionar ao seu escritório, imagino que esteja ansioso para saber como implantá-la, não é mesmo? Então, vamos colocar a mão na massa!

1 – Definir as tarefas do processo 

Para começar, você deve definir ou identificar, em uma lista, quais são as tarefas de um determinado processo. Uma dica é utilizar uma planilha para fazer esta lista, ok? Para exemplificar, eu escolhi o processo de abertura de empresa. 

Nesse caso, as tarefas serão: 

• Solicitar o envio dos documentos necessários;
• Validá-los;
• Elaborar contrato social;
• Registrar na junta comercial;
• Realizar a inscrição estadual;
• Emitir certificado digital;
• Encaminhar CNPJ para o cliente.

2- Identificar quem são os atores do processo 

Tarefas definidas, agora você precisa listar todas as pessoas envolvidas no processo e relacioná-las às atividades, de modo que formem uma matriz.

• Analista Comercial;
• Gerente;
• Analista de Legalização;
• Assistente de logística;
• Solicitante.

3 – Atribua o RACI

Agora é só atribuir toda essa lista à Matriz RACI, linkando pessoas e atividades aos acrónimos. Veja o exemplo:

Elementos adicionais da Matriz RACI

Após o exemplo, você pode ter sentido que talvez esses elementos não se adequem corretamente a sua equipe, mas não se preocupe, você ainda poderá utilizá-la! Isso porque, existem elementos que, quando necessários, podem ser adicionados à sua Matriz RACI para delegar determinadas tarefas, o que a torna mais flexível e adaptável.

Vamos conhecê-los: 

Backup

Designa a pessoa que substituirá o responsável de uma atividade, em casos excepcionais. 

Notify

É uma espécie de variação do informado, mas que indica especificamente um membro da equipe que precisa saber quando uma atividade é concluída, pois dará prosseguimento a ela ou precisa do resultado da atividade para utilizar como insumo em uma tarefa.

Originator

É aquele que gerou a necessidade daquela atividade, ou simplesmente, quem passou a demanda, dando aos envolvidos a visão e a orientação necessária sobre como a tarefa deve ser executada e qual é o resultado esperado.

Manager

Papel assumido por quem gerencia times e tarefas, mas não tem poder de decisão para aprovar resultados, como um analista sênior, por exemplo. 

Viu como é possível adaptar a Matriz RACI a suas necessidades? Porém, é preciso ter um pouco de cuidado para não tornar complexa uma ferramenta que tem como princípios a simplicidade e a transparência, combinado?

Pronto para colocar a mão na massa?

Em síntese, a Matriz RACI é uma ferramenta que existe para a delegação e visualização dos atores das tarefas em uma equipe e, como vimos, os benefícios que ela pode proporcionar são ótimos. Afinal, a clareza dos papéis a serem desempenhados por cada colaborador e gestor, em um processo ou tarefa, organiza e qualifica as entregas que devem ser realizadas. Tanto para a gestão, quanto para os demais membros da equipe. 

Então, aplique a Matriz RACI em seu escritório e volte neste conteúdo para me contar como foi, combinado? E claro, se você ficou com qualquer dúvida, deixe um comentário para que eu possa ajudá-lo! 

Até o próximo conteúdo!