Manter alta performance do seu time contábil é um desafio para você neste momento? Pois saiba que é possível facilitar essa tarefa por meio da análise de das métricas de produtividade certas. 

As métricas de produtividade são parâmetros utilizados para analisar a produção gerada por uma equipe, por um processo ou por um colaborador específico. As informações proporcionadas por elas viabilizam a identificação de gargalos e pontos que precisam ser otimizados no seu negócio. Com isso, essas métricas promovem diversos benefícios à organização, melhorando a performance e a produtividade de suas equipes

No entanto, encontrar a métrica certa para o seu negócio pode ser um grande desafio. É como disse Jeff Haden, escritor e desenvolvedor de métricas relacionadas à produtividade: “Medir é importante, mas medir o que você realmente precisa e medir da maneira certa é fundamental”.

Por isso, neste artigo, eu reuni as 7 métricas de produtividade que podem, de fato, ajudá-lo a medir a performance do seu time contábil, de maneira assertiva e eficiente! 

Vamos lá? 

Por que é importante analisar suas métricas de produtividade?

As métricas de produtividade servem, principalmente, para mensurar e acompanhar de perto como anda a performance do seu time em relação ao cliente e ao escritório. Trata-se de uma boa prática de gestão que faz toda a diferença na tomada de decisões, entre outros fatores.

Isso acontece porque os dados obtidos por meio das métricas ajudam os gestores a relacionarem variáveis e visualizarem os pontos fortes e fracos do seu time. Além disso, as métricas certas entregam dados e informações que, de acordo com critérios e regras estabelecidas, apontam para qual direção a empresa está seguindo de acordo com a produtividade de seus colaboradores e gestores.

Dessa forma, podemos dizer que as métricas de produtividade exercem a mesma função e importância que um GPS. Afinal, elas mostram onde você e sua equipe estão agora e apresentam informações relevantes que podem ajudá-los a encontrar a melhor direção para o ponto desejado.

Quais métricas de produtividade podem te ajudar a avaliar a performance de seus times contábeis

Agora que você compreendeu mais sobre o conceito das métricas de produtividade,  está na hora de chegar ao ponto alto do artigo que é conhecer as principais métricas que podem ser utilizadas para medir a performance de sua equipe contábil. 

Vamos lá? 

1- Tempo de resposta

Quanto tempo seu cliente demora para ser atendido durante um chamado? Essa é uma das métricas de produtividades mais importantes que o seu escritório deve analisar. 

A primeira resposta que seu escritório devolve ao cliente é muito importante. É a partir dela que o parceiro sabe que sua equipe já viu a solicitação dele e está trabalhando para resolvê-la. 

Por isso, essa métrica é relevante, pois uma demora significativa para o primeiro atendimento, pode tornar esse cliente um detrator dos seus serviços. Se sentindo muitas vezes esquecido ou deixado de lado. 

Dessa forma, quando o gestor tem visão e consciência dessa informação, ele pode trabalhar para manter os bons resultados, ou melhorá-los, caso haja necessidade. Além de entender, junto com a equipe, a rotina de trabalho e como andam as demandas e assim, trabalhar para melhorar o seu tempo de resposta. 

2- Número de chamados trabalhados por dia

Sua equipe pode passar boa parte do dia trabalhando em chamados, mas não necessariamente resolvendo todos eles. Alguns podem ser  mais complexos que os outros e, por conta disso,  demandar mais tempo para investigar suas causas e as possíveis soluções. Por isso, essa métrica de produtividade é um indicador importante. Já que você poderá perceber que, mesmo que o número de chamados resolvidos não esteja tão alto, pode ser que a produtividade da sua equipe continue boa. 

Outro ponto importante é que, caso o número de chamados resolvidos esteja baixo, talvez seja o momento de você verificar se existem gargalos impedindo a resolução deles ou se sua equipe tem pouca autonomia e depende muito de outras pessoas para resolvê-los. 

Fazer essa análise é fundamental para poder utilizar os dados da métrica de maneira correta. 

3- Métrica de desempenho individual

 A métrica de desempenho individual mostra como anda a performance de cada colaborador do seu time. Essa métrica identifica quais colaboradores tiveram mais atendimentos e problemas resolvidos e ajudam a identificar qual deles vem se destacando ou até mesmo se algum deles está sobrecarregado. 

Com essa informação o gestor poderá verificar se existe algum colaborador que precise de treinamento ou ajuda em relação a sua carteira de empresas ou até mesmo incentivar possíveis promoções de cargos ou bonificações por mérito no desempenho, o que também ajuda a melhorar a performance individual.

É fundamental que essa métrica seja utilizada em comparação ao número total de chamadas recebidas durante o período que você irá verificar. Isso porque, a produtividade deve ser analisada de acordo com a demanda.  Ou seja, poucos chamados podem indicar uma boa produtividade quando o número deles também for baixo, por exemplo.

4- Tempo de ociosidade

A medição do tempo de ociosidade de sua equipe também é importante para que seja possível analisar a produtividade da empresa. Quando seus colaboradores fazem grandes períodos de intervalos, isso pode ter impacto na produção como um todo.

Além de medir a ociosidade, essa métrica também pode ser aplicada para verificar o tempo utilizado pelos colaboradores para realizar uma tarefa ou solucionar um chamado, o que também é importante para entender porque alguns levam mais e outros menos tempo para realizar uma atividade. E identificar se existe ociosidade ou dificuldade da parte do colaborador.

Por meio dos resultados obtidos, seu escritório conseguirá identificar se é preciso contratar novos colaboradores ou apenas melhorar o engajamento da sua força de trabalho já existente. 

5- Nível de assiduidade do time

Com que frequência seus profissionais faltam ao trabalho ou se atrasam para chegar à empresa? Para responder a essa questão, você precisa conhecer a assiduidade de sua equipe. 

Essa também é uma métrica de produtividade e, em termos percentuais, mostra o quanto um colaborador é assíduo ao relacionar o número de horas efetivamente trabalhadas pelo total de horas que deveriam ter sido trabalhadas.

Muito além do ato de “bater ponto”, o nível de assiduidade, ou absenteísmo, pode medir o engajamento e o interesse  de um colaborador com seu trabalho e sua equipe.

Pontualidade e assiduidade são fatores diretamente ligados à produtividade da empresa e, dessa forma, precisam ser sempre acompanhados pelos gestores.

5- Índice de turnover

Avaliar o grau de rotatividade dos seus colaboradores, também é uma métrica de produtividade.

Grandes taxas de turnover podem sinalizar problemas de liderança, de clima organizacional e de valorização dos colaboradores. E quando a empresa enfrenta problemas internos, possivelmente eles irão refletir diretamente na performance de sua equipe.

O grau de turnover pode ser calculado com base no tempo médio de permanência de cada colaborador da empresa. A fórmula clássica é  (nº de demissões + nº de admissões)/2, dividido pelo total de funcionários. Essa taxa de rotatividade acaba se tornando importante para que a organização entenda seus problemas e crie ações para solucioná-los, melhorando os resultados da empresa como um todo.

6 -Indicadores de capacidade e tecnologias

Quando se fala sobre métricas de produtividade em um escritório, é importante fazer o acompanhamento da capacidade de seus processos internos. 

Ou seja, utilizar ferramentas para mensurar a capacidade de um determinado processo, equipe ou colaborador de produzir durante um período de tempo específico.

Em um departamento fiscal, por exemplo, saber quanto o colaborador entrega, o número de balancetes fechados, competências lançadas e lançamentos realizados são pontos importantes de avaliação de performance dele. 

Ter o controle desses dados permite aos gestores verificar se há um desequilíbrio nas atividades.

Além disso, é essencial identificar tarefas que podem ser automatizadas e, assim, aumentar a performance e qualidade de entrega dos serviços. 

7- Pesquisa de satisfação

As pesquisas de satisfação têm um aspecto curioso pois podem ser usadas tanto para estimar a satisfação dos clientes com a experiência oferecida quanto para dimensionar como os colaboradores se sentem em relação ao ambiente de trabalho. Ainda que esses fatores sejam subjetivos, acompanhá-los é essencial

O nível de satisfação do colaborador é considerado um grande diferencial competitivo, pois ele influencia diretamente no crescimento dos negócios.Isso acontece porque, quando estão satisfeitos, os colaboradores tendem a se empenhar mais para realizar seu trabalho e a busca pelo próprio crescimento profissional.

Ou seja, colaboradores engajados tendem a ter um maior comprometimento e a serem mais produtivos, aumentando o potencial de se alcançar bons resultados no negócio.

Para identificar o nível de satisfação dos seus colaboradores, você pode encaminhar uma pesquisa como a NPS que você compartilha com seus clientes. E identificar pontos frágeis e fortes referente a sua empresa e a gestão do seu escritório.

Principais vantagens das métricas de produtividade

Depois de conhecer as principais métricas de produtividade, saiba que trabalhar com elas pode gerar vantagens competitivas importantes para o seu escritório.

Ou seja, quem mensura as atividades e se preocupa em encontrar meios de utilizá-las tem benefícios que permeiam desde a gestão até o operacional. Eles influenciam tanto nas decisões diretivas quanto naquelas de menor impacto.

Vamos conhecê-las!

1- Tomada de decisão

Com ferramentas e técnicas capazes de medir a produtividade de sua equipe fica mais fácil para o gestor decidir por qual caminho seguir. Como o exemplo do GPS que usei no início. 

Seja uma reestruturação da equipe, definir investimentos ou o fechamento de novos contratos, a tomada de decisão embasada em dados tem mais consistência e potencial para ser certeira.

Os indicadores amparam as decisões da gestão, além de nivelar os critérios da empresa para escolher as ações mais apropriadas, tanto para corrigir situações quanto para o futuro.

2- Mapear problemas

E por falar em corrigir situações, um dos principais benefícios das métricas de produtividade de sua equipe é a possibilidade de mapear problemas e gargalos do seu escritório que podem estar impactando no desempenho de seus colaboradores. 

A avaliação das métricas permite que as disfunções sejam solucionadas de forma ágil e que possam ser corrigidas para evitar erros e reduzir custos desnecessários. 

3- Assegurar processos

O fluxo das tarefas do escritório também ganham vantagens quando o assunto é produtividade. Os indicadores facilitam para que as regras de negócio e a rotina de trabalho do escritório sejam estabelecidas e compartilhadas com os colaboradores. 

Assim, a execução dos processos internos se torna mais segura, pois passa a seguir etapas definidas e apontadas pela gestão como as mais apropriadas para a entrega das tarefas.

4- Melhorar a performance

O crescimento da empresa pode ser potencializado com a análise regular das métricas de produtividade e, com isso, a performance dos colaboradores também. Gestores que avaliam os resultados e acompanham o desempenho da equipe conseguem reconhecer possíveis melhorias que impactam no desenvolvimento deles. 

Quem não quer crescer profissionalmente, não é mesmo? Fomentar a evolução dos colaboradores é uma atividade que colabora diretamente com a retenção de talentos.

5- Identificar oportunidades

Diante de uma análise criteriosa das métricas de produtividade, algumas oportunidades podem ser mapeadas. Como exemplo, é possível identificar práticas que estão trazendo bons resultados com um determinado cliente e replicá-las com os demais. 

Além disso, é um meio que auxilia a propor novas soluções e implementar etapas do fluxo interno que não tinham sido pensadas anteriormente. Para os colaboradores, as oportunidades também podem ser identificadas de acordo com o perfil e desempenho do colaborador, ele pode ser convidado a novos cargos e novas funções.

Pronto para começar?

Agora que você conhece as principais métricas de produtividade e entende a importância de monitorá-las para fazer uma gestão cada vez mais promissora e estratégica, está pronto para colocar a mão na massa! Analisar os tipos certos de indicadores é essencial, afinal, eles te ajudarão a alcançar a eficiência operacional e aumentar a satisfação do cliente. 

E lembre-se, mudanças acontecem regularmente e, para poder se adaptar e se manter competitivo, suas métricas de produtividade devem estar sempre atualizadas. Por isso, quando colocá-las em prática pela primeira vez, defina um cronograma, para que saiba exatamente quando retomá-las, combinado?

Caso você utilize outra métrica de produtividade, diferente das que eu citei aqui, deixe sua indicação nos comentários! Assim você nos ajuda a manter esse conteúdo sempre atualizado!