Encontrar uma informação na sua empresa é difícil? Você tem problemas com a integração entre os departamentos? Seus colaboradores levam muito tempo para organizar suas rotinas? Um sistema de gestão contábil pode ser a solução para todos esses e outros problemas. Pois é, a rotina intensa dos escritórios contábeis pode se tornar muito mais simples, otimizada e estratégica, com um bom sistema de gestão. No entanto, apesar de trazer todas essas facilidades, muitas afirmações falsas ainda circulam por aí em relação a ele, causando um certo afastamento em alguns profissionais. Declarações, como “Meu escritório é pequeno, não precisa de um sistema de gestão contábil” ; “Uma planilha bem feita, supre essa necessidade” e “Minha equipe pode ser resistente, e isso dará muito trabalho”, são apenas alguns exemplos do que você já deve ter ouvido por aí sobre ele. No entanto, elas são infundadas e precisam ser desconstruídas para mudar a ideia que gestores, e até mesmo colaboradores, têm sobre os softwares de gestão contábil.
Por isso, neste artigo, irei listar 8 questões sobre essa ferramenta para que você possa esclarecer todas as suas dúvidas. Vamos lá?
Verdadeiro ou Falso? 8 mitos sobre sistema de gestão contábil
O software de gestão é um dos principais aliados de um escritório que deseja conquistar excelentes resultados com sua operação. Afinal, com ele os gestores são capazes de registrar, organizar, consultar e analisar diferentes dados e indicadores, que dão a eles uma visão macro do escritório e um auxílio efetivo na tomada de decisões estratégicas.
Mas, se você ainda não migrou seus departamentos e processos para essa ferramenta por conta dos vários mitos que circulam por aí sobre ele, chegou a hora de desvendá-los.
Confira abaixo as respostas mitos sobre o sistema de gestão contábil :
1 – “Apenas grandes escritórios precisam de um sistema de gestão contábil”
Verdadeiro ou Falso? Falso! Não tinha como começar com outra afirmação se não essa que é um dos grande MITOS sobre o sistema de gestão contábil.
Os pequenos escritórios podem e devem apostar nessa ferramenta. Isso porque, a necessidade desse software não tem a ver com o porte do escritório e sim com a vontade dele de unificar seus departamentos, otimizar seus processos, aumentar a produtividade e se destacar no mercado.
Além disso, segundo um levantamento do Portão ERP, as pequenas empresas, com faturamento entre R$ 2,4 mil e R$ 16 mil ao ano, representam 21,17% do mercado que consome softwares de gestão, enquanto as grandes, acima de R$ 300 mil, chegam apenas a 16,49%. Ou seja, quase metade das empresas que utilizam softwares de gestão são pequenas ou médias.
Claro que nada impede que o seu escritório continue trabalhando com planilhas e processos manuais. No entanto, trabalhar dessa forma, leva a um desperdício de tempo, expertise, força de trabalho e a índices consideráveis de erros, o que para o mercado contábil pode significar uma grande perda financeira com graves consequências.
2 – “O custo de um sistema de gestão contábil é muito alto para o meu escritório”
Verdadeiro ou Falso? Falso! Outro grande MITO sobre o sistema de gestão contábil é que ele é caro demais. Isso porque, quando o custo dessa ferramenta x os seus benefícios é colocado na balança, é fácil ver o quanto de economia um escritório pode ter. Afinal, ela reduz significativamente os custos com burocracia, atividades internas, retrabalho e gerenciamento financeiro.
Tudo isso mediante a otimização dos processos operacionais que, consequentemente, propiciam maior economia de tempo, permitindo que você e seus colaboradores invistam em tarefas mais estratégicas do negócio, como o relacionamento com seus clientes, por exemplo. Além disso, com essa redução de tempo que o software de gestão contábil possibilita, você pode aproveitar a expertise de seus profissionais para adicionar novos serviços ao seu portfólio, atendendo às novas demandas e necessidades de seus clientes, como a recuperação de crédito tributário, consultoria estratégica, entre outros.
Portanto, além de não sair caro, o sistema de gestão contábil gera mais lucro e abre novas oportunidades para o seu escritório.
3 – “Qualquer sistema de gestão serve, não precisa ser um contabil”
Verdadeiro ou Falso? Falso! Contratar um sistema genérico, não é a mesma coisa que contratar um sistema desenvolvido para escritórios contábeis. Afinal, as necessidades desse mercado em relação à gestão, padronização dos processos e operacionalidade, precisam ser atendidas de forma específica. Portanto, esse é mais um dos MITOS sobre o sistema de gestão contábil que iremos desvendar aqui.
Quando um software de gestão é criado com exclusividade para um mercado, ele procura atender as dores, necessidades e desejos dessa persona. A empresa analisa, ouve, investiga, faz pesquisa de mercado e vai nos mínimos detalhes para construir uma ferramenta que atenda verdadeiramente o que esse público procura. E quando levamos essa questão para o mercado contábil, fica ainda mais evidente.
Isso porque, alguns sistemas de gestão desenvolvidos para o mercado contábil, vão com tarefas pré configuradas, avisos sobre vencimentos de declarações de acordo o estipulado por lei, entre outras personalizações que os sistemas genéricos não podem atender. Dessa forma, se você procura eficiência e assertividade, apostar em qualquer ferramenta, certamente, não é a melhor escolha.
4 – “Ter dados na nuvem não é seguro“
Verdadeiro ou Falso? Falso! É natural que, devido ao aumento dos ataques cibernéticos, manter dados e informações tão sigilosas em um ambiente como a nuvem, cause medo e receio em muitos empresários. No entanto, afirmar que esse ambiente não é seguro, é um dos grandes MITOS sobre os softwares contábeis. Afinal, os dados da sua empresa armazenados na nuvem estão muito mais seguros do que em planilhas do Excel. Pois, nesse caso, qualquer problema no seu computador, ou no de qualquer outro colaborador, pode significar a perda de informações importantes para você e seus clientes.
Além disso, com as informações salvas na nuvem, você pode restringir o acesso a alguns documentos, ter seus dados protegidos por meio de backups e criptografias, ter mais espaço para salvar o que for necessário e uma possibilidade maior de integração com os departamentos. E, por ser online, você pode acessá-los a qualquer hora e de onde estiver, até mesmo pelo celular, o que torna o seu dia a dia muito mais ágil.
Ou seja, ter os dados em nuvem, não é só seguro, é prático, acessível e necessário.
5 – “O software de gestão contábil conta com relatórios precisos”
Verdadeiro ou Falso? Verdadeiro! Esse não é um mito sobre sistemas de gestão contábil, porque SIM, essa ferramenta disponibiliza ao escritório relatórios precisos, completos e cheios de informações poderosas para a sua tomada de decisão. São relatórios intuitivos e claros sobre a situação do seu escritório, o desempenho de seus colaboradores, a percepção do seu cliente em relação ao atendimento e relacionamento com o seu negócio, entre vários outros.
Isso porque, essa ferramenta consegue transformar as informações contidas em seu dashboard, assim como tudo mais que acontece na plataforma, em dados claros, concretos e assertivos. Assim, com essas informações em mãos, você pode mensurar o real resultado do seu escritório, entender seus clientes, acompanhar o trabalho dos seus colaboradores e criar metas específicas e tangíveis.
Por isso, costumo dizer que nada passa batido por um sistema como esse.
6 – “Os colaboradores podem ser resistentes ao sistema de gestão contábil no início”
Verdadeiro ou Falso? Verdadeiro! Outra declaração que não é um dos mitos sobre o sistema de gestão contábil é que SIM, os colaboradores podem ser resistentes a ele no início e os motivos podem ser muitos, veja:
- Medo de serem substituídos;
- Familiaridade com a rotina manual;
- Medo da mudança;
- Costume em lidar com planilhas e papéis.
Esses são apenas alguns dos pensamentos que podem fazer com que seus colaboradores sejam resistentes ao sistema de gestão contábil. No entanto, a boa notícia é que a saída dessa situação é bem simples, basta mostrar as possibilidades e benefícios que a ferramenta traz e ajudá-los a entender que ela veio para agregar e otimizar o trabalho operacional deles. E, isso não quer dizer que ela irá substituí-los e sim que dará mais tempo para que usem toda a expertise e conhecimento que tem para demandas e atividades mais estratégicas do escritório.
Tudo isso quebrará qualquer objeção que possa aparecer. Afinal, no dia a dia, e a curto prazo, isso se mostrará realidade. Pois, um software de gestão contábil, automatiza apenas o que não precisa da destreza e habilidade humana para ser feito. Portanto, seus colaboradores não têm o que temer e você pode passar essa segurança a eles.
7- “É necessária uma mudança de cultura”
Verdadeiro ou Falso? Verdadeiro! Como vimos no tópico acima, esse não é um mito sobre software de gestão contábil. Pois é, a adição de um sistema de gestão exige SIM uma mudança de cultura, visão e processos, dentro do escritório. Isso porque, essa ferramenta não é apenas um sistema novo na empresa, ela irá transformar todas as atividades e processos do negócio. Que antes, muito provavelmente, fazia as coisas de uma forma um pouco mais analógica, nesse sentido.
Portanto, será necessário um trabalho forte de conscientização para que sua equipe entenda que a evolução é necessária e que essa mudança, que no início pode dar medo, abrirá novas possibilidades para todos que fazem parte do escritório. Afinal, a empresa irá lucrar mais, os colaboradores terão menos retrabalho e poderão colocar todas as suas habilidades em prática e os clientes ficarão mais satisfeitos com a qualidade e agilidade do serviço.
8 – “Com um sistema contábil fica mais encaminhar meus honorários”
Verdadeiro ou Falso? Verdadeiro! Outro ponto que não é mito sobre o sistema de gestão contábil. Afinal, o envio de honorários é SIM facilitado quando se tem uma ferramenta dessas como sua aliada.
Isso porque, quando a cobrança é feita de forma manual, além de ser maçante e desorganizada, pois, encaminhar boletos, cliente por cliente e controlar toda essa cobrança em uma planilha do Excel, não é nada assertivo, ela aumenta as chances de erros e causa retrabalhos. E mais, ela mina a produtividade dos seus colaboradores, que deixam de executar demandas mais desafiadoras e estratégicas, para lidar com toda essa operacionalidade.
No entanto, quando essa tarefa é automatizada com um sistema de gestão contábil, é possível programar o envio dos honorários para os clientes, automatizar lembretes e avisos, definir uma régua de cobrança e ter um maior controle do seu financeiro.
Mitos desvendados?
O objetivo desse artigo foi derrubar alguns mitos sobre o sistema de gestão contábil que, certamente, já apareceram no seu dia a dia. Com essas informações, além de ficar por dentro desse universo e conhecer mais sobre essa ferramenta, espero que você esteja considerando a possibilidade de adotar uma para o seu escritório.
Pensando nessa hipótese, não posso encerrar esse artigo sem falar um pouco sobre o Gestta, o nosso sistema de gestão contábil, desenvolvido para atender, com exclusividade, as dores e necessidades desse mercado. Por isso, todas as suas funcionalidades foram criadas de forma estratégica, pensando em otimizar o dia a dia de um escritório.
Conheça algumas delas:
- Painel de controle intuitivo para visão macro do escritório
- Pontos de atenção na tela inicial
- Três níveis de controle: Administrador, Gerente e Operacional
- Distribuição automática de tarefas pelo time, de acordo com o regime dos clientes
- Filtro de busca preciso para encontrar qualquer coisa com poucos cliques
- Reconhecimento e distribuição automática em lote de documentos pelas tarefas correspondentes
- Cobrança automática de documentos para evitar esquecimentos, atrasos e multas
- Geração de relatórios com métricas fundamentais para uma gestão mais consciente
- Armazenamento seguro de documentos com selo Amazon Web Services de qualidade
- Módulo de circular para disparo inteligente de avisos, newsletters e promoções
- Módulo de atendimento via Whatsapp totalmente integrado com a plataforma de gestão
- Área de login e App exclusivo para o escritório disponibilizar para sua base de clientes
- Integração homologada com as Soluções Domínio da Thomson Reuters
- Nada de parar no tempo! Novas melhorias implementadas regularmente
- Implantação orientada passo-a-passo com uma equipe altamente preparada
- Suporte proativo durante toda a vida útil da parceria, de segunda a sexta, das 9h às 18h
São muitas funcionalidades, não é mesmo? Mas será que o Gestta entrega tudo isso? Bom, como o objetivo desse conteúdo é desvendar mitos, que tal ouvir de quem usa a ferramenta se tudo isso é verdade? Clique no link e veja a opinião dos nossos clientes!
E se quiser ver a ferramenta funcionando com os seus próprios olhos, porque não agendar uma demonstração, gratuita e sem compromisso, com um de nossos especialistas? Assim, você pode tirar todas suas dúvidas ao vivo!
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Até o próximo conteúdo!
