Você tem uma atenção grande aos detalhes e está a todo momento observando sua equipe trabalhar? Não deixa que nada saia do seu escritório sem a sua revisão e controla cada minuto do trabalho de seus colaboradores? Se você respondeu sim para essas questões, saiba que, ao invés de monitorar a produtividade de sua equipe, é bem provável que você esteja microgerenciando o trabalho deles. E isso pode ser bem ruim para o seu negócio. 

Como líder, é crucial saber a diferença entre monitorar e microgerenciar. A microgestão pode facilmente deixar seus colaboradores estressados, desmotivados e subestimados, fazendo com que eles percam a disposição e vontade de dar tudo de si no trabalho. Isso, naturalmente, pode resultar em perdas significativas de produtividade, qualidade e lucro. 

Monitorar a produtividade do colaborador significa garantir que sua produção esteja alinhada com o que precisa ser alcançado e não forçar o time a fazer o trabalho da maneira que você faria ou do jeito que você considera o mais correto. 

No entanto, ultrapassar a linha tênue entre o líder que monitora e orienta o time e o líder que microgerencia é muito fácil. Por isso, no artigo de hoje eu apresento 6 dicas para ajudá-lo a manter sua gestão bem longe desse problema.

Vamos lá?

Porque é importante monitorar a produtividade de sua equipe

Antes de tudo, você precisa saber que monitorar a produtividade de sua equipe é imprescindível para o funcionamento do seu escritório. Afinal, esse é um atributo fundamental para o sucesso do seu negócio e impacta diretamente a sua receita. 

Monitorar a produtividade permite que você identifique falhas no processo, solucione problemas com rapidez, tenha uma visão macro sobre o que ocorre no escritório e, consequentemente, conquiste mais clientes, além de reter sua carteira atual. Além disso, há a possibilidade de diminuir custos encontrando tarefas que podem ser eliminadas do dia a dia de sua equipe . 

No entanto, o que quero dizer aqui é que, embora seja importante monitorar a produtividade de seus colaboradores, é fundamental lembrar que microgerenciá-los não é a melhor maneira de fazer isso. E esse tipo de liderança pode afetar a eficiência, a excelência dos processos, a eficácia dos resultados e a qualidade do escritório como um todo.

Ou seja, o ideal é encontrar e não ultrapassar a linha que separa esses dois modos de gerenciar seu time. E o primeiro passo para isso é identificar se você tem um perfil de liderança que microgerencia.

Como saber se você está sendo um microgerenciador? 

Ninguém é microgerenciador porque quer, ou seja, você não acorda determinado a ser controlador e microgerenciador. Mas muitas vezes, na intenção de manter a qualidade do trabalho e a produtividade de sua equipe, acaba ultrapassando a linha tênue entre monitorar e microgerenciar. 

Por exemplo, digamos que sua colaboradora, responsável pela legalização, está trabalhando na abertura de uma empresa. Um gestor que microgerencia a produtividade, exigirá dia e hora para a finalização desse trabalho, solicitará atualizações constantes sobre o andamento da abertura. Assim como a cópia de todos os emails e provavelmente estará atrás dessa colaboradora acompanhando de perto e em tempo real todo o seu trabalho. Ultrapassando assim, o limite de acompanhamento aceitável, limitando a autonomia da colaboradora e microgerenciando, ao invés de monitorar. 

Para te ajudar um pouco mais a identificar se você é, ou está sendo, um microgerenciador, vou elencar aqui embaixo algumas características desse tipo de gestor:  

• Tem resistência em delegar;
• Fica corrigindo detalhes minúsculos, ao invés de olhar para o quadro geral;
• Desencoraja os outros a tomarem decisões sem consultá-lo;
• Dificilmente fica satisfeito com o tempo das entregas realizadas pela sua equipe;
• Sente orgulho em fazer correções;
• Insiste em ser copiado em todos os e-mails;
• Tem dificuldade em ouvir o que um funcionário tem a dizer;
• E tem problemas em receber feedbacks.

Se você se reconheceu em alguma dessas atitudes deve estar se perguntando: mas, como vou gerenciar meus colaboradores de perto sem ser declarado um microgerenciador?

Entendo que também é seu trabalho evitar que as tarefas sejam executadas fora do cronograma. Ainda mais na contabilidade, onde erros e atrasos podem causar multas, entre outros entraves. No entanto, fazer isso microgerenciando seus colaboradores, não é o melhor caminho. 

Por isso, a seguir, irei mostrar como fazer isso do jeito certo! Mas antes, preciso que você veja o quão microgerenciar pode ser prejudicial ao seu negócio, então continue lendo. 

Quais os impactos negativos de microgerenciar? 

Microgerenciar, ao invés de monitorar, pode causar impactos extremamente negativos ao seu negócio. Abaixo vamos conhecer alguns deles: 

Aumenta o estresse, a frustração e o esgotamento

Quando os colaboradores sentem que, constantemente, tudo o que fazem é examinado, alterado e observado, eles ficam frustrados e estressados, o que, muitas vezes, leva ao esgotamento. Além disso, eles também sentem a falta de autonomia, o que pode impactar seu desempenho profissional e na capacidade de ser criativo, resolver problemas e se destacar em sua função. 

Sufoca a criatividade e a inovação

As organizações prosperam com criatividade e inovação. No entanto, essa cultura não pode acontecer quando os colaboradores são microgerenciados. Para serem inovadores, eles precisam sentir como se estivessem trabalhando em um lugar seguro para correr riscos, cometer erros e tentar coisas novas. Ou seja, nada do que pode acontecer quando estão sendo controlados e limitados.

Prejudica a confiança

Promover a confiança e a lealdade dentro da força de trabalho de uma empresa é uma vantagem competitiva valiosa que leva muito tempo para ser construída. Quando existe esse sentimento de confiança, os colaboradores têm maior probabilidade de falar positivamente sobre o escritório, vestir a camisa da empresa e trabalhar de forma verdadeiramente engajada. 

No entanto, quando são microgerenciados, esse senso de confiança organizacional é quebrado, prejudicando o andamento do todo. E isso pode ser sentido também pelos clientes, afetando a relação deles com o escritório e, consequentemente, aumentando o churn e reduzindo a fidelização. 

Aumenta a rotatividade

Bons profissionais não querem trabalhar todos os dias para se sentirem estressados, desvalorizados e sem importância. É por isso que o microgerenciamento, em qualquer nível, pode afetar a rotatividade. 

Os talentos, inevitavelmente, deixarão a empresa por um cargo em outro lugar onde se sintam valorizados e livres para serem criativos.  

Esse impacto na rotatividade pode trazer consigo uma série de custos associados,  relacionados a recrutamento, perda de produtividade e aumento de treinamento. Além disso, se um microgerente continuar sem repercussões, o ciclo só continuará com as novas contratações.  

 6 dicas para monitorar a produtividade do seu time sem ser microgerenciador

O fato é que o trabalho de coordenação e gestão de um escritório não é um dos mais fáceis. Não se trata apenas de ter o conhecimento certo para o cargo, mas também de ter atitudes assertivas para o monitoramento de produtividade da equipe. E para isso algumas estratégias importantes devem ser levadas em conta na hora de supervisioná-la. Afinal, um gerenciamento eficaz pode fazer toda a diferença no aumento ou na queda produtiva dos colaboradores

Por isso, mesmo que você não tenha encontrado semelhança entre o seu perfil de gestor e o microgerenciamento, essa etapa serve para você também. Afinal, é importante saber o que evitar para não se tornar um gestor que microgerencia seus colaboradores, não é mesmo? 

Então vamos!

1- Defina metas

Para monitorar a produtividade de seus colaboradores sem microgerenciá-los, a primeira coisa a se fazer é definir metas claras sobre o que precisa ser feito, qual a sua expectativa em relação a qualidade desse serviço e qual o prazo de entrega. Caso contrário, seus colaboradores não saberão o que fazer nem o que você espera deles.

Por isso, é importante que você dê a eles uma visão geral do que você espera e deixe que tenham liberdade para tomar suas próprias decisões. Isso evita que você se concentre em pequenos detalhes e, assim, passe a confiar no que seus colaboradores são capazes de fazer.

Se você sabe o que esperar de seus colaboradores, não há necessidade de microgerenciá-los a todo momento.  

2- Faça reuniões regularmente

Outra maneira de monitorar seus colaboradores sem microgerenciá-los é agendando reuniões de alinhamento, semanais e mensais de preferência. É importante fazer essas reuniões com apresentação de relatórios de evolução e resultados. Nesses encontros, é fundamental discutir as principais iniciativas, como está sendo a produtividade da equipe, se existe dificuldade em alguma questão, entre outros.

É interessante deixar que cada colaborador compartilhe suas atualizações sobre o que considera importante. Assim, você pode usar esse momento para estar mais próximo dos processos deles e entender como está o andamento de cada um. 

Promover reuniões regulares garante que você saiba melhor como foi a semana e o mês, sem, necessariamente, cercá-los ou deixá-los sem autonomia. 

3- Forneça feedbacks

A comunicação é um dos segredos para o sucesso de qualquer empresa e equipe. 

Por isso, para que o monitoramento de produtividade seja transparente e eficaz, desenvolva a cultura do feedback entre todos do escritório.

O feedback não só permite que você fique ciente do que está acontecendo, como ajuda a remover obstáculos que possam aparecer ao longo do caminho. Além disso, é fundamental que você também esteja aberto a ouvir o feedback de seus colaboradores e se mostre aberto a colocar em prática sugestões verdadeiramente válidas para o negócio.

Todavia, tenha cuidado para não perguntar constantemente “Como está o desenvolvimento das atividades?” Embora seja importante permanecer envolvido é, igualmente, essencial que você forneça aos membros da equipe o tempo e o espaço necessários para realização dos trabalhos.

4- Capacite seus colaboradores

Para se ter confiança na equipe é preciso contar com profissionais verdadeiramente capacitados. 

Por isso, invista constantemente em treinamentos, mentorias e cursos. Ter a certeza de que você tem um time que realmente sabe o que está fazendo o deixará muito mais seguro para permitir a autonomia, deixando que tomem decisões sem a sua constante supervisão ou aval. Isso evita que você caia na tentação de monitorar a produtividade e performance deles de forma muito próxima. 

5-  Reveja seus processos

Analisar os processos do setor e ver se eles podem se tornar mais enxutos, com menos etapas de aprovação e mais liberdade para a atuação dos profissionais. Também ajuda a diminuir o impulso de microgerenciar ao invés de apenas monitorar a produtividade.

Isso permite que você diminua a frequência de conferência de alguns relatórios e entenda 

que nem tudo precisa ser checado diariamente. 

Desta forma pode concentrar mais tempo de sua equipe na execução e mais do seu tempo em atividades táticas e estratégicas. 

6- Tenha uma ferramenta de gestão para te auxiliar

Como citei anteriormente, tornar os processos mais enxutos ajuda a diminuir o impulso de microgerenciar tudo em sua volta. Neste contexto, um sistema de gestão também ajuda a reduzir essa ansiedade.

Isso porque as melhores ferramentas de gestão contábil contam com um dashboard repleto de informações sobre a rotina do escritório. Assim como uma visão macro de todas as atividades que estão sendo realizadas e por qual colaborador. Isso deixa você mais tranquilo e sem a necessidade constante de cercar e interrogar sua equipe em busca de respostas sobre um determinado serviço. 

Além disso, com uma boa ferramenta é possível enxergar não só as atividades, mas também o que rola nos meios de comunicação do seu escritório. Ou seja, toda conversa que aconteceu via email ou WhatsApp, entre cliente e colaborador, fica salvo dentro da ferramenta. Isso permite que você fique por dentro de tudo, sem microgerenciar. E, com o tempo, acompanhando da forma certa as atividades de seus colaboradores, você verá que eles têm feito tudo corretamente e que não precisam mesmo dessa supervisão excessiva. 

Agora é com você

Viu como o microgerenciamento pode ser negativo para a empresa e como é possível fazer o monitoramento da produtividade de seus colaboradores sem microgerenciá-los? Então agora cabe a você mudar a forma como isso é feito no seu escritório!

Vale mencionar que o monitoramento da produtividade de sua equipe pode ser uma ótima prática para impulsionar os lucros da sua empresa e estar por dentro de tudo o que acontece em seu escritório. Porém, é importante seguir as dicas apresentadas aqui para não correr o risco de transformar o monitoramento em pressão e falta de confiança em seus colaboradores. Resultando em um efeito completamente contrário ao que gostaria. 

Utiliza algum outro método para monitorar a produtividade de sua equipe sem exercer o microgerenciamento? Deixe sua dica aqui nos comentários, será muito legal aprender com você!