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Quando queremos saber se uma empresa é boa de verdade, a primeira coisa que fazemos é dar aquela pesquisada básica no Google, não é mesmo? Então, se você chegou neste conteúdo é porque, provavelmente, pesquisou algo como: o Gestta vale a pena? Pois bem, fique comigo que assim que terminar sua leitura, tenho certeza que você terá tomado a sua decisão e encontrado a resposta que procurava. 

Portanto, neste artigo eu irei detalhar as principais funcionalidades da nossa ferramenta, além de mostrar quais os diferenciais que você não encontrará em outras plataformas de gestão para contadores disponíveis no mercado.

Vamos lá?

O Gestta vale a pena? – Conhecendo as funcionalidades da ferramenta

Bom, se você fez essa pesquisa é possível que já conheça nossa ferramenta e saiba que ela foi criada de forma única e exclusiva para atender as dores e necessidades do contador. 

Por isso, as funcionalidades encontradas no Gestta são certeiras e direcionadas, não só para facilitar a vida do contador e sua equipe, mas também a de seus clientes. 

Então, sem mais delongas, vamos conhecê las:

1- Dashboard contábil intuitivo

Pra começar, vamos falar da primeira coisa que o usuário vê quando entra no Gestta: o nosso dashboard.

Totalmente intuitivo, o dashboard do Gestta é atualizado em tempo real e permite que todo o escritório tenha uma visão completa de suas demandas. Ele é dividido em três níveis gerenciais diferentes: Administrativo,Gerencial e Operacional. 

Vamos entender como cada um deles funciona.

Administrativo

Começando pelo administrativo, o usuário desse nível é aquele que tem a visão mais abrangente e privilegiada dentro do Gestta. É também o que tem mais permissões para tomar decisões como: delegar deveres, aprovar ou reprovar uma tarefa e transferir responsabilidades de um colaborador para outro, por exemplo.

Além disso, ele consegue visualizar um resumo de tudo que está acontecendo no escritório, em tempo real e dividido por departamento, como: 

Total de tarefas:

• Do dia; 
• Do mês;
• Abertas; 
• Concluídas;
• No prazo;
• Em atraso;
• Para aprovação;
• Com impedimento;
• E com risco de multa.

Desempenho da equipe por funcionário dividido em:

• Total de tarefas;
• Total de concluídas;
• E o total de tarefas da semana.

Pontos importantes de atenção

Como e-mails de conclusão de tarefas com falha na entrega e/ou não baixados pelo cliente, por exemplo.

Gerencial

O segundo nível é o Gerencial, usado geralmente pelos gestores e líderes de cada departamento. Este usuário tem autonomia e visão clara sobre as demandas do seu departamento. Ele também está liberado para delegar atividades, aprovar ou reprovar tarefas e transferir responsabilidades para os colaboradores de sua equipe. Tudo de maneira rápida e assertiva. 

Em seu dashboard, o gestor pode visualizar um resumão do seu departamento, como: 

Total de tarefas do seu departamento: 

• Do dia e mês
• Abertas; 
• Concluídas; 
• No prazo; 
• Em atraso; 
• Aguardando aprovação; 
• Com impedimento; 
• E com risco de multa.

Desempenho da equipe do seu departamento:

Total de tarefas concluídas por cada funcionário.

Operacional

Por fim, o nível operacional é utilizado pelos colaboradores do escritório. Eles conseguem visualizar todas as demandas que estão sob suas responsabilidades ou que os mencionam. Isso os permite organizar suas rotinas, priorizando as tarefas mais urgentes.  

Dessa forma, vale lembrar que todas as informações contidas nos 3 dashboards são hiperlinks. Ou seja, basta o usuário clicar no campo para ter a informação completa. 

2-  Notificações em tempo real 

O Gestta é uma plataforma de gestão contábil que não deixa passar nada batido. Desde prazos, até os pequenos detalhes, nada passa por ele.

Por isso, uma das funcionalidades que não posso deixar de mencionar são as notificações em tempo real que a plataforma dá ao usuário, como quando: 

• Um documento é anexado pelo cliente em uma tarefa
• O prazo de uma tarefa que está se aproximando
• Quando há tarefas que geram multa e o cliente ainda não baixou o documento enviado; 
• Quando um cliente baixa o documento enviado. 
• Ou uma nova tarefa é atribuída ou transferida ao usuário logado.

Essas notificações aparecem no canto superior na tela. Além disso, é possível configurar o sistema para notificar o cliente também. Por exemplo, quando ele está devendo algum documento ou informação, pode ser avisado sobre isso de forma automática. Essa função é  super válida, principalmente para os casos em que a tarefa corre risco de multa. 

Veja na imagem como funcionam as notificações:

Ou seja, com uma plataforma contábil como é Gestta, nada passa despercebido aos olhos da sua equipe. 

3- Filtros precisos

Como o Gestta é uma ferramenta completa e cheia de informações, você deve estar imaginando que pode ser  difícil encontrar o que  precisa em um momento de urgência, certo? Foi por isso que nossos desenvolvedores criaram filtros precisos e otimizados.

Com opções que vão do básico ao avançado, os filtros do Gestta encontram qualquer informação. Por exemplo, se você está no meio de uma atividade super urgente e precisa localizar uma tarefa que foi concluída há algum tempo, é possível utilizar os filtros avançados e buscar por:

• Tipo de tarefa – Recorrente ou ordem de serviço;
• Status – Concluída ou em andamento;
• Departamento.

E em questão de segundos ter a informação que você precisa em sua tela

Também existem outras opções de filtros, como você pode ver na imagem:

 

Dessa forma, procurar pasta por pasta, consultar planilhas ou abrir documentos em uma área de trabalho, são tarefas que não precisam mais fazer parte do seu dia a dia. Afinal, nossos filtros fazem um verdadeiro ‘pente fino’ em suas demandas.

4- Tarefas completas, ágeis e assertivas

Como citei lá no início, o Gestta foi criado para atender as necessidades do contador, mas não é só isso, ele também foi desenvolvido para tornar a rotina do escritório mais assertiva. 

Por isso, as tarefas do Gestta reúnem funcionalidades que eu não poderia deixar de citar aqui. 

Dentro da plataforma elas são divididas em duas modalidades: 

• Recorrentes: Tarefas que se repetem e que precisam ser entregues todos os meses pelo escritório. 
• Ordens de Serviço (OS):Tarefas esporádicas, criadas para atender uma demanda específica, solicitadas, ou não, pelo cliente. 

Também é possível configurar dois prazos para elas: 

• Data legal: Que refere-se a data que a obrigação precisa ser concluída, segundo a lei. Como uma as obrigações do SIMPLES, por exemplo
• Data meta:  Data determinada pelo escritório para a conclusão de uma tarefa, geralmente antes da Data legal, com o objetivo de gerar um fôlego para a equipe finalizar com antecedência  

E além de informações precisas sobre a atividade, dentro da tarefa, você pode realizar diversos comandos, como: 

• Incluir o cliente como um usuário externo, possibilitando que ele acompanhe o andamento e status da tarefa;
• Adicionar documentos;
• Registrar o tempo dedicado à tarefa;
• Enviar e-mails sem sair da tarefa;
• Gerar e salvar histórico de toda a comunicação feita dentro da atividade;
• E transferir a responsabilidade da tarefa para outro usuário.

Essa é a visão de uma tarefa: 

Ter a possibilidade de realizar todas essas ações dentro da atividade, agiliza a rotina do colaborador e torna mais assertiva a realização de suas demandas.

5- Fluxos e templates para atividades longas

As rotinas de um escritório contábil envolvem, algumas vezes, tarefas longas, complexas e difíceis de acompanhar.

Por isso, no Gestta é possível criar templates com fluxos para esse tipo de tarefa. Assim, você pode distribuir aquela atividade que tem diversas etapas e passa por outros departamentos para ser finalizada, em um fluxo intuitivo e bem fácil de acompanhar. 

Da uma olhada nesse exemplo: 

Na imagem, você pode ver o fluxo de tarefas criado para uma das atividades mais longas de um escritório: a abertura de uma nova empresa. Portanto, sem um fluxo a seguir, fica fácil se perder dentro desse processo. Por isso, é importante ter como e onde acompanhá-lo.  

Além disso, os fluxos são totalmente personalizados, ou seja, você pode criá-los à sua maneira, de acordo com o tamanho e departamentos do seu escritório. 

6- Distribuição de documentos de forma ágil

Essa funcionalidade tem nome: Gestta Express!

Pra que entenda bem como ela funciona, vou continuar usando o exemplo do fluxo de abertura de empresa. Vamos supor que você passou o dia recebendo e conferindo todos os documentos encaminhados pelo departamento legal referente a abertura de uma nova empresa. E, no fim desse trabalho,  precisa anexar todos eles nas atividades do fluxo em questão. Subir, um por um, além de ser desanimador, dá um baita trabalho e pode ser que você acabe esquecendo de fazer o upload de algum, não é mesmo? 

Com o Gestta Express, essa atividade passa de manual para automática.

Isso porque, basta que você selecione os documentos e arraste todos eles para dentro do Express que o próprio Gestta, vai identificar e distribuir cada um deles pelas tarefas correspondentes. E assim,  concluí-las e notificar o cliente (se assim estiver configurado). De forma ágil e simples. 

Não é atoa que essa é uma das funcionalidades queridinhas dos escritórios. 

7- Múltiplos canais de atendimento

Sim, além de todas as funcionalidades que mencionei, o Gestta ainda disponibiliza ao escritório, múltiplos canais de atendimento ao cliente, como:

• Email integrado a tarefa, que já mencionei;
• Portal do cliente;
• App;
• Gestta Messenger (integração do Gestta com o WhatsApp).

E o melhor, o escritório pode gerenciar todos esses canais de forma centralizada dentro  do Gestta. Ou seja, chega de pular de sistema em sistema para responder um email, mandar uma mensagem via WhatsApp ou atender a uma solicitação do cliente.

Tudo é feito de forma ágil e simples no mesmo ambiente. 

Portal e App

O portal e o app são funcionalidades bem parecidas, adaptadas para o formato de tela que o usuário estiver utilizando. Nos dois, o cliente ganha um usuário e uma senha e pode fazer, dentro desses canais, diversas ações, como: 

• Solicitar uma ordem de serviço para o escritório e ver todas as ordens abertas e concluídas;
• Enviar documentos;
• Visualizar a lista de documentos pendentes (que ele tem de enviar para o escritório) e o histórico de todos os documentos que ele já enviou. 

 Além disso, no caso do app, é possível deixá-lo com a cara e o logo do seu escritório, passando maior credibilidade ao cliente.

Gestta Messenger

Já o Gestta Messenger, a integração que conecta o Gestta diretamente ao WhatsApp, acaba com problema de um escritório com vários números de contato e aquela confusão na cabeça do cliente. 

Portanto, com essa funcionalidade, todos podem logar e utilizar o mesmo número em suas máquinas. Isso torna o atendimento centralizado, diminui os riscos de um cliente ficar sem respostas e mantem salvo o histórico das conversas. Além de blindar você e seu cliente de possíveis problemas ou desentendimentos. 

Ou seja, nada de ficar pulando de sistema em sistema e perdendo históricos importantes, com o Gestta tudo é centralizado e protegido. 

Será que o Gestta vale a pena? – Conhecendo nosso diferenciais

Bom, agora que você já entende as principais funcionalidades do nosso sistema, está na hora de conhecer nossos diferenciais. 

Claro que, tudo o que mencionei neste artigo até agora, fazem parte dos nossos diferenciais. Afinal, foram funcionalidades criadas de forma exclusiva por nossos desenvolvedores.  No entanto, existe aquele ‘algo a mais’ que só quem usa o Gestta sabe. São pequenos detalhes que tornam a ferramenta realmente diferente do que já tem no mercado. 

Vamos conhecê-los

1- Relatórios que ajudam a avaliar o desempenho do escritório

Fazer a avaliação de desempenho do seu escritório é fundamental para entender se tudo está caminhando para o sucesso, ou se existem gargalos para eliminar. Porém, sem dados reais, fica difícil medir de forma concreta e específica as atividades de seus colaboradores. E é aí que entra um dos grandes diferenciais do Gestta.

Tudo que acontece dentro do Gestta se transforma em dados. Essas informações são consolidadas em relatórios de fácil interpretação que podem ajudar você a avaliar a performance do seu escritório. 

Os relatórios fornecidos pelo Gestta podem ser visualizados em modo tabela ou gráfico. Além disso, você pode exportar, imprimir ou compartilhar esses arquivos por e-mail com sua equipe. 

Dessa forma, com os dados fornecidos, é possível tomar decisões estratégicas, encontrar possíveis gargalos, evitar desperdícios, definir e criar melhorias. Além de promover um feedback mais efetivo aos seus colaboradores. 

2- Dados precisos sobre o atendimento ao cliente

Como disse, tudo o que acontece dentro do Gestta se transforma em dados e no Gestta Messenger, isso não é diferente.

Todas as conversas e atendimentos que acontecem dentro do Gestta Messenger podem ser avaliadas. Assim, você passa a entender melhor como funciona o relacionamento do seu escritório com os clientes.

Já pensou ter, na tela do seu computador, informações como:

• Quantos atendimentos seu escritório faz por mês;
• Qual o tempo médio de espera que cada cliente precisa aguardar para ser atendido;
• Quando o atendimento começa, cerca de quanto tempo o seu colaborador demora para resolver;
• E qual colaborador faz mais atendimentos?

Pois é isso que o Gestta Messenger entrega. Além disso, também é possível encontrar aqueles clientes que mais demandam atendimento. Ter essa métrica em mãos te ajuda a identificar um cliente que talvez precise de uma atenção maior, um treinamento sobre os processos do seu escritório, ou quem sabe até uma reavaliação de honorários. 

Portanto, poder acompanhar cada detalhe do atendimento do seu escritório ajuda a manter seus clientes fidelizados e satisfeitos com a sua entrega. E um cliente satisfeito, pode indicar seu trabalho e render novos parceiros para o seu negócio.

3- Segurança das informações

Com essa quantidade de informação e dados que o Gestta armazena, você pode ter se perguntado como mantemos a segurança de tudo isso, certo? Pois bem, eu te explico como.

Nosso sistema em nuvem é fornecido pela Amazon Web Services (AWS), que é a plataforma de nuvem mais adotada e mais abrangente do mundo. Ela garante a segurança das informações, seguindo inclusive normas recomendadas pela  LGPD e padrões internacionais de segurança, como ISO, SSL. Utilizamos também o sistema de criptografia, que por meio de algoritmos complexos, impede a visualização das informações por um invasor. 

Além disso, por ser um sistema em nuvem, o Gestta disponibiliza 1 terabyte para que seus arquivos sejam armazenados, ou seja, você pode salvar arquivos como se não houvesse amanhã.

4- Envio de cobranças automatizado

Com todas essas funcionalidades e diferenciais, a tendência é que seu escritório aumente a quantidade de clientes. Agora, imagine controlar toda essa cobrança em uma planilha do Excel, por exemplo ou encaminhar os boletos cliente por cliente? Vai dar uma baita trabalho, não é mesmo? Nada disso! O Gestta também automatiza essa ação!

Com a nossa plataforma é possível programar o envio de cobrança para os clientes, além de automatizar lembretes de vencimentos. Assim, você não precisa ter o trabalho de fazer esse controle na mão.

O envio automático de cobrança também melhora o seu controle financeiro. Controlando seus custos e investimentos de acordo com as datas estipuladas dos recebimentos.

Portanto, sabendo as datas em que haverá dinheiro em caixa, fica muito mais fácil e prático organizar o setor financeiro. Considerando pagamentos para fornecedores e demais custos, por exemplo.

5- Suporte proativo durante toda a jornada

Nosso time de suporte não é aquele serviço tradicional de atendimento reativo que apenas responde a chamados. Pelo contrário: temos uma equipe totalmente proativa que vai prestar todo o treinamento necessário para que seu escritório consiga extrair o máximo potencial da ferramenta. Além disso, te ajudamos a fazer as primeiras configurações e cadastros e deixar tudo redondinho. Pra rodar da forma mais eficiente e otimizada possível. 

Assim que o Gestta é contratado, o nosso time de sucesso do cliente, cria um cronograma completo, com encontros onlines e capacitações. Tudo muito bem organizado, priorizando a rotina do escritório. Afinal, é fundamental que todos participem e aprendam como funciona a ferramenta. 

Depois dessa fase de iniciação, sua empresa poderá contar com o suporte da nossa equipe para tudo que precisar, de segunda a sexta, das 8h às 18h, enquanto durar nossa parceria. É por isso que preferimos chamar esse serviço de Customer Success, ou Sucesso do Cliente, porque nossa maior motivação é garantir o sucesso do seu negócio.

O Gestta vale a pena? Veja a opinião de quem usa a ferramenta

A melhor maneira de saber se uma ferramenta vale realmente a pena é ouvir a opinião de quem a usa. Por isso, antes de terminar esse artigo quero te mostrar alguns depoimentos, espontâneos, que recebemos dos clientes. Acho que assim, fecharemos com chave de ouro esse artigo, além de dar mais credibilidade a tudo o que falamos até aqui.

“O Gestta trouxe segurança para nossa empresa, inovou na gestão de tarefas dos colaboradores, trouxe visibilidade para os gestores e produtividade dos departamentos. Tudo isso otimizou o tempo de conclusão de processos, aprimorou o envio de documentos e também a nossa comunicação com os nossos clientes.”

João E. de Miranda

SLM Assessoria Contábil

“Quando contratei o Gestta tive dificuldade de ver o real benefício do serviço, mas hoje, utilizando bastante a ferramenta, entendo que é indispensável pra qualquer escritório. Isso pois ela oferece, principalmente relatórios que me ajudam a gerenciar e controlar minhas tarefas com segurança.“

Jonathan Borel

Contágora – Contabilidade

“Nenhum dos sistemas que conhecíamos foi concebido exclusivamente para o mercado contábil. Por isso, tínhamos controles próprios, porém, arcaicos. Quando conhecemos o Gestta, passamos a organizar todas as rotinas dentro do sistema. Desde o faturamento do cliente até a roteirização da expedição.”

Rogério Silva

Fisconnect Assessoria Contábil

E aí, respondemos a sua pergunta? 

Bom, nesse artigo eu tentei brevemente destacar as principais funcionalidades e diferenciais que fazem do Gestta uma ferramenta necessária e única. Até porque, existem outras plataformas de gestão e não estamos aqui para desmerecê-las e sim, para destacar o melhor da nossa ferramenta e o que podemos fazer pelo seu escritório. 

Espero ter atingido esse objetivo e que você, ao terminar esse artigo, tenha encontrado o que precisava para responder a pergunta que te trouxe até aqui: o Gestta vale a pena?

Portanto, se a sua resposta for positiva ou se precisar de mais insumos para tomar essa decisão, clique no link abaixo e agende uma apresentação online, sem compromisso, com um de nossos especialistas. Será incrível te receber!

E se você já usa o Gestta e veio apenas prestigiar o artigo, deixe seu comentário e ajude outros contadores a decidirem se o Gestta vale a pena. Afinal, nada como a palavra de um colega de profissão para comprovar tudo o que foi dito aqui.

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