Ter indicadores de performance é como ter um termômetro medindo constantemente a saúde do seu escritório. Sem eles, fica difícil identificar o desempenho real dos seus departamentos, assim como, criar e mensurar ações de melhoria. Neste contexto o full time equivalent (FTE) é um dos indicadores mais apropriado para quem buscar melhorar processos, aumentar a produtividade e otimizar os gastos da empresa.

Então, se esses são seus objetivos, neste conteúdo eu vou ensiná-lo tudo o que precisa saber sobre o FTE e te ajudar a usufruir de todo os benefícios dessa ferramenta.

Vamos lá?

O que é FTE

Vamos partir do princípio para que você possa entender os próximos passos deste artigo.

Full time equivalent, FTE ou em português “Equivalente em tempo integral”, é um indicador-chave de performance que ajuda o seu escritório a mensurar a quantidade de força de trabalho gasta em uma determinada atividade ou departamento.

Sabemos que a maioria dos funcionários fazem pequenas pausas ao longo do dia como, idas ao banheiro, paradas para o cafezinho ou conversas com os colegas de trabalho e aquela checagem rápida nas redes sociais, certo? O que, vale lembrar, é saudável e faz parte do dia a dia de qualquer escritório. O desafio está em mensurar a real produtividade dos colaboradores por conta desse contexto

É justamente para isso que e o FTE serve! Ele permite que, através de um cálculo das horas trabalhadas x total de horas contratadas, você visualize com clareza o tempo de produtividade semanal, mensal e anual de cada colaborador.Desta forma é possível analisar se a jornada de trabalho está valendo o custo.

Ou seja, ele é um parâmetro utilizado para medir a real força de trabalho que a sua organização possui. E, com base nisso, identificar as reais necessidades e capacidades do seu escritório, alocando os colaboradores conforme seus perfis, diminuindo os índices de insatisfação e trazendo um melhor retorno sobre o investimento.

Na prática, o FTE pode ser aplicado para tomar uma decisão mais precisa em diversos momentos, como:

• Cálculo dos custos de um novo funcionário;
• Recrutamento/contratação;
• Pagamento de salários;
• Concessão de benefícios;
• Compra de equipamentos;
• Escolha entre período integral e meio período;
• Avaliação da viabilidade de contratar uma empresa terceirizada;
• Contratação de ferramentas de automação.

Como funciona o cálculo do FTE

O cálculo do full time equivalent parte de uma quantidade de trabalho base para identificar a real quantidade de esforço despendido. Vamos supor que o padrão do seu escritório seja de 40 horas semanais de trabalho, dessa forma, um colaborador que trabalha full time (tempo integral) equivale a 1 FTE, já um colaborador que trabalha part-time (meio período), por sua vez, equivale a 0,05 FTE.

Vou exemplificar: um setor fiscal que tem 10 colaboradores part-time e um setor contábil que tem 5 colaboradores full-time possuem, na prática, a mesma quantidade de força de trabalho. Se fôssemos observar apenas o número de colaboradores, poderíamos pensar que o setor fiscal utiliza mais horas de trabalho, porém, ao calcular o FTE, percebemos que ambos possuem a mesma quantidade: 5 FTEs. Isso porque cada um dos 10 colaboradores fiscais representam apenas 0,5 FTEs, por serem part-time. 

Vale ressaltar que o cálculo do FTE leva em conta a quantidade de horas contratadas. Ou seja, como citei no início, não importa se o colaborador gastou alguns minutos tomando um café, dando uma pausa ou indo ao banheiro, esses minutos não devem ser descontados. Você deve contabilizar a quantidade de horas totais, as que estão no contrato de trabalho. Entretanto, ao calcular o FTE de um determinado período ou atividade, é preciso descontar faltas, férias etc. Nesse caso, as horas que não foram trabalhadas de fato não entram no cálculo.

Esse cálculo representará uma grande mudança no aspecto organizacional do seu escritório, padronizando salários e identificando quando deverá ocorrer contratações, cortes e redução de custos nos departamentos, por exemplo.

Como calcular o FTE

A fórmula do full time equivalent é bem simples, veja:

Para que você não erre na hora de definir a primeira variável dessa equação, vamos entender como chegar ao total de horas contratadas por semana da sua equipe.

Primeiro, você deve multiplicar as horas trabalhadas diariamente pelo número de dias trabalhados durante a semana. Dessa forma, se o seu escritório tem uma carga horária integral de 8 horas por dia e trabalha de segunda a sexta, basta multiplicar 8 por 5.

Com o total de horas semanais por colaborador full-time encontrada, é hora de fazer o mesmo com os colaboradores que trabalham part-time.

Levantando a hipótese de que seu escritório contratou apenas funcionários de part-time e full-time e que não exista uma contratação em regime de horário que não se encaixe em nenhum desses dois regimes de expediente, sabemos que os colaboradores que não ficam o dia todo, trabalham 20 horas por semana.

Encontrada a quantidade de horas para cada regime de trabalho, não se esqueça de multiplicar o resultado pelo número de trabalhadores da empresa. Seguindo o exemplo que dei no início, se você tem 5 funcionários que trabalham 40 horas e 3 que trabalham 20 horas por semana, basta multiplicar e depois somar esses dois números.

Dessa forma, os 5 funcionários de 40 horas trabalham um total de 200 horas semanais, enquanto os 3 que trabalham 20 horas ficam 60 horas por semana na empresa. Daí é só somar as 200 horas dos 5 trabalhadores em período integral com as 60 horas dos 3 que trabalham meio período. Assim, a primeira variável da fórmula foi encontrada: 260.

Com essa informação em mãos, é hora de encontrar o seu FTE conforme a imagem inicial. 

FTE = total de horas contratadas dos colaboradores por semana/40

O que, no caso do exemplo que criei, seria: 260 dividido por 40, obtendo o FTE de 6,5.

Para calcular o FTE mensal e anual, o cálculo funciona da mesma maneira:

• Anual: divida as 260 horas totais por 2.080 (8 horas por dia x 5 dias por semana x 52 semanas por ano);

• Mensal: divida as 260 totais por 173,33 (2.080 / 12). 

Como o cálculo FTE pode ser útil

Bom, agora que você compreendeu o que é FTE e viu como calculá-lo não é tão difícil assim, vai se surpreender ainda mais ao descobrir o quão ele pode ser útil, veja: 

Ajuda a mensurar a eficiência de seus processos

Processos mal definidos, com gargalos e cheios de redundâncias, impactam e muito o número de FTEs necessários para fazer uma entrega. Não é atoa que um dos indicadores de eficiência dos processos é justamente ele.

Vale lembrar que processos eficientes permitem que se faça mais em menos tempo.

Acompanhar o full time equivalent durante a  melhoria de um processo, por exemplo, é essencial. Seja para descobrir quando ele precisa ser redesenhado, como para saber se mudanças em um determinado processo surtiram efeito.

Permite analisar a produtividade da equipe

A análise de produtividade é uma das principais utilizações do cálculo do FTE. 

Utilizando de benchmarks, você pode verificar se outros escritórios produzem mais sem precisar de tantas pessoas. Você também pode fazer essa comparação entre diferentes formações de um mesmo time. A partir disso, é possível verificar como está a produtividade de um time em comparação com a média do mercado.

Descobre problemas organizacionais

Ter problemas na produtividade não quer dizer que seus colaboradores são preguiçosos. Na verdade, o problema pode estar em: processos mal definidos e desorganizadas, na falta de ações de motivação para a equipe e treinamentos. Portanto, a necessidade de muitos FTEs para tarefas teoricamente simples, indicam problemas organizacionais.

Além disso, o turnover também reflete no FTE. Isso porque, quando há um fluxo muito grande de saída de profissionais qualificados e entrada de profissionais inexperientes, é muito provável que a produtividade da equipe diminua e sejam necessários mais FTEs para entregar uma atividade.

Outro problema que o FTE ajuda a descobrir é a falta de ferramentas adequadas. Quando não há automações, os colaboradores usam muito do seu tempo em tarefas repetitivas e manuais, que poderiam ser otimizadas por meio de um software.

Indica a dimensão ideal de uma equipe

O cálculo de FTE ajuda a dimensionar o tamanho ideal da equipe. Assim, você pode montar um times com a quantidade de pessoas necessárias para atingir determinado objetivo sem perder a excelência. 

Vale lembrar que é sempre necessário utilizar uma margem de erro em sua FTE para que não faltem recursos humanos quando surgirem atividades inesperadas.

Ajuda a identificar a aderência dos profissionais às atividades

Quando um colaborador demanda mais horas do que o usual para fazer uma entrega, pode ser que ele não tenha aderência às atividades que lhe foram designadas. Isso não quer dizer que se trata de um profissional ruim, mas que, talvez, ele seria mais produtivo realizando outras atividades com as quais tivesse mais fit.

O cálculo do FTE ajuda a designar atividades para as pessoas certas e reposicionar os profissionais em determinados cargos. 

Existe um número de FTE ideal?

Não existe um número ideal de FTE, o cálculo deve ser utilizado para gerenciar equipes e recursos, especificamente, quando é necessário tomar decisões de pessoal. 

Por exemplo, seu escritório está com um projeto de mudança de sistema contábil estimado em 500 horas de trabalho. Nesse caso, você pode determinar suas necessidades de pessoal usando a seguinte equação:

FTE: 8 horas x (número de funcionários em tempo integral) x (número de dias trabalhados) = 500 horas 

Se você seguir em frente e dividir 500 por 8, isso significa que o número de colaboradores full-time necessários para trabalhar por oito horas é de 62,5: (número de funcionários em tempo integral) x (número de dias trabalhados) = 500 horas / 8 horas = 62,5

Existem várias maneiras de utilizar este número, tudo depende de suas necessidades. Você pode escolher designar 6 colaboradores full-time e 1 part-time para trabalhar no projeto por 10 dias. Ou você pode alocar trabalho para 12 colaboradores full-time e um part-time por cinco dias. 

Você pode ajustar e diversificar os cálculos com base em suas necessidades, aumentando ou diminuindo conforme necessário. 

Entendeu o que é FTE e como ele pode ser útil para o seu escritório?

Espero que esse artigo tenha te ajudado a entender o que é FTE de fato e como ele pode ser útil nas mais diversas demandas do seu escritório.

Vale ressaltar que essa é uma das melhores métricas para utilizar na hora de realizar o seu planejamento estratégico para próximo ano. Então, reserve um momento do seu dia, calcule o FTE do seu escritório e comece agora a estruturar seus times.

E me conta, seu escritório utiliza alguma métrica para mensurar a produtividade e a força de trabalho de sua equipe? Deixe sua indicação nos comentários, assim você nos ajuda a manter esse blog sempre atualizado!