Organograma Empresarial: 3 Passos para montar o seu

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Se você está começando agora ou já é um veterano do mercado, provavelmente já ouviu  falar sobre o organograma empresarial e como ele pode estruturar uma empresa, certo? Pois bem! Mesmo que já conheça o conceito, é normal que ainda tenha dúvidas ou, até mesmo, não o veja como uma necessidade para o seu momento atual. Se você pensa assim, prepare-se para mudar de ideia!

Um organograma empresarial pode ajudá-lo a entender como funciona cada departamento e gestão de sua empresa. Sem contar que ele pode demonstrar de uma forma visual e clara ao seu colaborador qual papel ele realmente representa em escritório e a quem deve se reportar.

Então no artigo de hoje iremos entender melhor o que é um organograma empresarial e como montar um para seu escritório em 3 passos bem fáceis.

Vamos lá?

O que é um organograma empresarial?

O Organograma empresarial é uma representação visual de como funciona a estrutura da sua empresa. Ele descreve com clareza a função de cada colaborador e esclarece quem se reporta a quem.

Na maioria das empresas, o organograma empresarial e sua manutenção, ficam a cargo do RH. Mas mesmo que sua empresa não disponha  desse setor, é importante que você entenda melhor como esse documento funciona e como deve ser criado.

Como criar um organograma empresarial

Por mais difícil que pareça, montar um organograma empresarial pode se tornar uma tarefa bem fácil, se dividido em etapas!

Isso porque, ao executar um passo de cada vez, você pode visualizar qual organograma melhor se encaixa em seu negócio e, no final do processo, desenvolver um modelo exclusivo que poderá ser utilizado durante todo o ciclo de vida do seu negócio. Assim, a parte mais complexa do organograma, será feita apenas uma vez!

Com isso em mente, vamos às etapas?

Primeira etapa: Como escolher e estruturar um organograma empresarial.

Essa é a etapa de criação, ou seja, é onde iremos decidir que tipo de gráfico iremos utilizar.

Existem alguns designs convencionais e populares que você pode considerar se adaptar a sua empresa.

Vou apresentar cada um deles para você:

  • Organograma hierárquico:

Para começar, esse tipo de organograma inicia-se com o lugar mais alto da sua empresa e segue mostrando toda a cadeia de liderança. Uma linha entre cada colaborador mostra quem supervisiona diretamente cada departamento.

O exemplo abaixo, mostra exatamente como esse gráfico funciona.

Sem muitos detalhes, esse organograma é bem direto e dificilmente será necessário alterá-lo

ORGANOGRAMA EMPRESARIAL hierárquico

Neste outro exemplo, fizemos de maneira semelhante, mas de uma forma mais visual:

ORGANOGRAMA EMPRESARIAL hierarquico

Os dois modelos podem ser utilizados> Veja qual melhor combina com a atual linguagem do seu escritório.

  • Organograma funcional

Essa opção deve ser considerada quando sua empresa dispõe de vários departamentos, como DP, Contábil, Fiscal etc.

Esse modelo não é tão diferente do anterior, o que difere é a separação por departamento.

No exemplo abaixo estão algumas informações que devem constar nesse tipo de organograma. Uma boa dica é preenchê-las com atenção, pois assim poderá utilizá-las em qualquer modelo que escolher.

  • Nome do funcionário (deixe em branco se a vaga estiver aberta);
  • Departamento (DP/ Fiscal/ Tributário/BPO…);
  • Cargo;
  • Descrição de suas obrigações (uma ou duas frases devem ser suficientes);
  • Informações de contato (endereço físico, número de telefone ou extensão, número de telefone comercial, endereço de e-mail comercial).

Confira uma representação abaixo:

ORGANOGRAMA EMPRESARIAL funcional

Ou seja, o organograma funcional oferece uma visual um pouco mais amplo de como funciona sua empresa.

  • Organograma Matriz

Essa opção pode ser conhecida também como organograma multifuncional.É útil quando existem vários supervisores para um mesmo departamento, o que geralmente não se aplica para a grande maioria dos escritórios contábeis, mas é interessante que você o conheça.

O Organograma tipo matriz mostra o relacionamento do supervisor e seus funcionários, sem deixar de mostrar o gerente, equipe e departamento no qual cada um deve se reportar.

Veja a representação visual abaixo e preste atenção nas linhas, elas são diferentes para mostrar que existem mais conexões dentro dos departamentos.

ORGANOGRAMA EMPRESARIAL matriz
  • Organograma em círculo

Essa última opção é a mais popular e a que eu mais gosto.

O organograma em círculo retira a hierarquia tradicional e mostra como todos os funcionários podem compor um papel de importância na empresa.

Acredito que o organograma circular seja a melhor forma de representar e identificar a importância do trabalho em grupo e a relação de todas as áreas para que o objetivo estratégico da empresa seja alcançado.

Veja que, neste caso, a posição mais alta da empresa continua como um ponto alto e vai se desdobrando ao longo do gráfico.

Sem muitos detalhes sobre o trabalho de cada um, esse modelo representa somente como deve ser composta a hierarquia.

 Veja na imagem:

ORGANOGRAMA EMPRESARIAL circular

Passo 2- Coletando informações

Agora que você já decidiu qual organograma empresarial irá utilizar, iremos para etapa que preencherá cada um deles de forma correta.

Vamos começar listando cada colaborador e coletando as informações que o gráfico escolhido precisa.

Vamos supor que você tenha escolhido o gráfico hierárquico. Você deve adicionar cada posição em sua ordem de hierarquia, onde o proprietário do escritório fica no topo, na primeira camada e qualquer colaborador que se reporte diretamente a ele na segunda camada e assim avançando.

Agora se a sua escolha foi o organograma funcional ou em círculo, você deve organizar sua lista por departamento, conforme mostramos.

E se decidiu que a matriz é a que melhor se encaixa em sua empresa, é imprescindível que você anote toda sua equipe de supervisão e como eles se relacionam.

Lembre-se: nesta etapa coletar o máximo de informações que puder, é indispensável.

Etapa 3: Onde montar o organograma empresarial

Se você chegou até aqui, parabéns!

Você já passou pela parte mais complexa de todo o trabalho.

Agora vamos de fato montar o seu organograma empresarial.

É possível encontrar plataformas próprias e pagas para criar o seu organograma empresarial.

Mas se você ainda não está pronto para este investimento, fique tranquilo, pois há alternativas que poderão ajudá-lo.

Vamos explorar algumas delas:

Existem inúmeras imagens e modelos de organograma empresarial na internet que você pode baixar e editar usando programas como Photoshop.

Mas se você não entende muito sobre esse tipo de programa, pode usar o Office também! O Powerpoint, Word, ou até mesmo as planilhas disponíveis no Google Drive, por exemplo podem ajudá-lo nessa etapa.

Ainda  sobre o Office, no próprio site da Microsoft existem modelos de organogramas que você pode baixar de forma gratuita e adicionar as suas informações.

Além disso, tem  também o site Canva e 24Slides. Os dois oferecem versões gratuitas de organograma.

No caso do 24Slides, ele permite que você escolha um dos modelos disponíveis de forma gratuita no site e edite com as suas informações, utilizando a aba do Google Drive “APRESENTAÇÕES”. Já no Canva, você pode adicionar suas informações e editá-las direto no site.

Enfim, são ótimas alternativas, para quem não está preparado para investir em um sistema pago, mas deseja um organograma de qualidade.

Independente de qual site usar, não esqueça de salvar o modelo em forma de arquivo editável. Assim quando houver mudanças na equipe e crescimento no seu escritório contábil, você pode editá-las facilmente, evitando que o processo precise ser feito novamente.

Quais os benefícios de um organograma empresarial?

É possível que após ler todas as dicas, você ainda esteja pensando se realmente precisa de um organograma empresarial. Pensando nisso, separei alguns dos benefícios que um organograma empresarial pode trazer a sua empresa:

  • Eliminar dúvidas quanto a estrutura do seu escritório

O processo de criação de organograma te força a distribuir de forma oficial cada tarefa e função dos seus colaboradores e entender melhor como funciona cada departamento.

Claro que você pode sempre reestruturar, mas se você criar esse esboço e alinhar as expectativas de cada posição, o departamento nunca ficará perdido, Cada um saberá a sua real função, importância e lugar na empresa.

Além disso, se o organograma da sua empresa estiver bem estruturado, seus funcionários já saberão não apenas o nome da pessoa a ser consultada, mas também qual posição eles ocupam e quais responsabilidades supervisionam.

  • Aumento da eficiência de sua equipe

Um dos maiores benefícios do organograma empresarial é poder examinar a estrutura atual do seu escritório e descobrir como melhorá-lo.

Será que não existe em sua equipe, alguém responsável por muitas tarefas e outros com poucas? Ou  talvez deveres que caem por terra, ou alguma operação que você poderia entregar a um colaborador ao invés de deixar sob sua responsabilidade?

Em todos esses casos, ter um organograma te força a reorganizar toda a tarefa do seu escritório de uma forma que possa aproveitar melhor os colaboradores do seu escritório contábil, e assim aumentar a produtividade da sua operação. Com isso, quem sabe você consegue criar novos departamentos como um BPO Financeiro, ou até mesmo uma área para análise tributária.

  • Auxilia suas vendas

Você já imaginou durante uma apresentação comercial, mostrar ao seu cliente que existe um organograma empresarial do seu escritório onde todos sabem suas funções e responsabilidades? Isso seria um diferencial e tanto! É por isso que ter um organograma também pode ser utilizado  durante a apresentação de sua proposta contábil, por exemplo

É interessante que seu cliente veja o quanto seu escritório é organizado e, caso precise, sempre saberá com quem falar, qual número ligar e quem são os rostos por trás de cada função, humanizando ainda mais seu atendimento e sendo um diferencial no seu negócio. Por isso, adicione o organograma a sua apresentação comercial.

  • Ajuda a planejar o futuro do seu escritório

Por fim, mas não menos importante, um organograma empresarial pode ajudá-lo a se preparar para evoluir e expandir o seu escritório.

Agora que você já sabe como fazer, uma ótima sugestão seria criar dois organogramas:Um para refletir o cenário atual de sua empresa e outro para mostrar como deseja crescer.

Seu gráfico pode te mostrar o passado, como a saída de um colaborador por exemplo, ou sugerir um futuro com espaços em branco para você preencher com novas propostas. Isso criará uma espécie de roteiro, cheio de informações e metas para suas futuras contratações. Ou seja, um organograma, só traz benefícios!

Então é isso!

Um organograma te ajuda a entender o momento da sua empresa, identificar como deseja crescer e manter tudo às claras.

Pode parecer difícil se organizar para um processo tão sério, mas seguindo cada etapa que mencionei acima, o processo pode ser mais fácil do que imagina.

E você, me conta, possui um organograma empresarial em seu escritório contábil? Como foi esse processo para você? Quero muito saber como foi sua experiência. Aguardo seu comentário!

Um grande abraço e até a próxima!

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