Manter a produtividade nos escritórios contábeis não é tarefa fácil. Com uma rotina sempre agitada, muitos contadores acabam perdendo a empolgação muitas vezes até sem perceber. Com isso as metas vão se tornando cada vez mais difíceis de bater e a equipe contábil começa a se acomodar nessa rotina de insucessos, produzindo bem menos do que poderiam e tudo vira uma bola de neve.

Para resolver esse problema é preciso aprender a identificar o que os causa e é justamente esse o objetivo do post de hoje, mostrar a você como identificar e solucionar alguns dos maiores inimigos da produtividade nos escritórios contábeis. Pronto para a caça?

1- Falta do senso de pertencimento

O senso de pertencimento é aquela sensação que se tem ao fazer parte de uma equipe. É quando você sabe que seus esforços contribuem para o objetivo do coletivo e mais que isso, os outros também estão se esforçando para atingir esse objetivo.

Quando uma pessoa motivada se depara com pessoas que não possuem o mesmo sentimento é questão de tempo para que ela também perca a empolgação. Esse desânimo também chega quando essa mesma pessoa percebe que seus esforços, sugestões e atitudes pouco ou nada contribuem para o sucesso da equipe.

E em meio a correria do dia-a-dia é muito comum que os gestores contábeis acabem contribuindo (mesmo que inconscientemente) para que isso aconteça.

Para resolver esse tipo de problema e não deixar que a desmotivação afete a produtividade nos escritórios contábeis os líderes precisam estar atentos aos seus funcionários.

Devem ter total controle sobre as tarefas que cada um executa para evitar sobrecarga e frequentemente ouvir o que seus colaboradores têm a dizer. Outras atitudes que podem ajudar são:

  • dar feedbacks com frequência;
  • investir em capacitação profissional;
  • valorizar e reconhecer o esforço individual;
  • abrir espaço para ideias em relação aos processos;
  • dar autonomia aos colaboradores.

Essas atitudes, embora simples, podem fazer muita diferença na produtividade dos colaboradores, pois os mantém motivados e ajudam a criar o senso de pertencimento. Um time motivado dá o máximo de si para alcançar os resultados, lembre-se disso.

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2- Documentos

Imagino que você tenha dito algo como: como assim? O que mais tem em escritórios são papéis! Concordo, mas isso não os impede de serem um dos principais vilões da produtividade nos escritórios contábeis.

Mas, calma, não significa que você deva se desfazer deles, sei que isso é praticamente impossível, mas separe algum momento na agenda do escritório para digitalizar tudo aquilo que pode ser armazenado virtualmente.

Como você provavelmente lida com muitos documentos fiscais que necessitam de carimbos e assinaturas, sugiro que considere a possibilidade de utilizar arquivos, pastas numeradas e etiquetas que facilitem a ordenação dos documentos. E por que fazer isso?

Porque seu time contábil gasta tempo procurando por documentos quando poderia investi-lo em atividades mais interessantes como a prospecção de novos clientes ou na elaboração de relatórios estratégicos.

Portanto, um dos primeiros passos para aumentar a produtividade é criar e manter a organização de documentos. Essa é uma prática que deve ser adotada por todos os colaboradores.

Considere fazer uma limpeza periódica para eliminar aqueles documentos que não precisam mais ser armazenados e digitalizar tudo o que for possível, com isso você reduzirá o espaço ocupado por toda a papelada e facilitará as buscas no futuro.

3- Processos ineficientes

Grandes escritórios contábeis têm investido cada vez mais em tecnologia. Utilizar por exemplo um sistema de gestão contábil não é mais um diferencial, é o mínimo que se espera de uma empresa que deseja estar acima da média, mas o que isso tem a ver com a produtividade nos escritórios contábeis?

Bom, um sistema de gestão contábil por exemplo é capaz de automatizar tarefas e reduzir a quantidade de processos que são realizados de forma manual como o reconhecimento de guias e a baixa nas tarefas do seu escritório. Isso eliminaria os atrasos e consequentemente as multas, já imaginou ter um escritório que NUNCA atrasa o envio de documentos?

Além disso, reduz-se também os retrabalhos e erros que são comuns em tarefas totalmente manuais e repetitivas e consequentemente ganha-se em produtividade.

Então, se você não investe em tecnologia e ferramentas adequadas, saiba que pode estar contribuindo para a queda de produtividade em sua empresa.

Seu time pode estar gastando muito tempo dando baixa em guias, enviando e-mails para cobrar clientes e reconhecendo guias sendo que tudo isso poderia ser feito por uma ferramenta. Sem falar no prejuízo causado pela falta de controle no envio de documentação que ocasiona as famosas multas por atraso.

4- Falta de controle

Responda rápido: Você sabe em quê os colaboradores do seu time estão trabalhando exatamente e em que etapa do processo cada um deles está? Se a resposta foi não, talvez você esteja correndo riscos.

Ao não ter uma visão abrangente sobre o cenário produtivo de um escritório, o gestor pode ser incapaz de identificar gargalos que estejam sugando a produtividade nos escritórios contábeis. Ele acha que tudo está indo bem, quando na verdade está perdendo eficiência lentamente.

E aproveitando o gancho da tecnologia que foi mencionado no tópico anterior, um bom sistema de gestão contábil pode ajudar nesse problema, pois possui um dashboard, tela que permite visualizar todos os processos em andamento, quem está cuidando e em qual etapa a tarefa se encontra.

Isso permite ações antecipadas, ou seja, corrige-se um problema antes de ele se tornar prejudicial para os resultados do escritório. O dashboard também pode ser utilizado para mensurar prazos e avaliar o desempenho de cada colaborador.

Já o colaborador consegue mostrar seus resultados com mais facilidade. É possível investir em sua valorização ao apresentar por exemplo uma quantidade satisfatória de tarefas que o façam se destacar e quem sabe esses resultados possam contribuir para uma futura promoção ou participação nos lucros, etc.

O fato é que ambos podem ganhar quando é possível se ter o controle de tudo o que é feito no escritório.

Bom, agora que você já conhece alguns dos maiores vilões da produtividade nos escritórios contábeis e sabe como combatê-los, que tal fazer uma avaliação em sua empresa e tentar identificar se algum dos problemas citados tem atrapalhado sua busca por resultados?

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