Otimizar processos contábeis – 6 dicas que podem te ajudar!

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Se o seu escritório sofre com frequentes atrasos, perde parte dos recursos no pagamento de multas e têm dificuldade para realizar uma gestão eficiente, talvez seja hora de considerar algumas ações para otimizar processos contábeis. Isso significa ter mais controle sobre tudo o que é feito, por quem é feito e quando será entregue. Significa também automatizar alguns processos manuais e aproveitar o tempo da equipe em atividades mais produtivas. Como a prospecção de novos clientes, capacitação profissional, entre outros.

Quer obter esses resultados? Então continue a leitura! Nos próximos tópicos você encontrará 6 dicas que poderão te ajudar.

Vamos lá?

1- Crie um mapa

O primeiro passo para otimizar processos contábeis é criar um mapa das atividades do seu escritório. E isso, nada mais é que desenhar o fluxo das tarefas internas. Essa ação, ajuda a identificar toda a demanda do escritório de maneira visual e fluida. Desta forma, é possível entender melhor e de forma macro tudo o que acontece em cada departamento. 

Para criar esse mapa, você pode desenhar o caminho que cada processo interno percorre e classificá-los de acordo com a sua dificuldade. Para deixar ainda mais visual, você pode categorizá-los usando cores de acordo com a complexidade ou prioridade. Por exemplo, o processo de folha de pagamento  pode ser classificado como vermelho, pois exige atenção com o prazo de entrega. 

Fazendo uma analogia simples, mapear as tarefas é como ter um mapa aberto sobre a sua mesa. Nele é possível demarcar todas as rotas, que são os processos envolvidos em cada uma de suas demandas. E, dessa forma,  visualizar com mais clareza as atividades essenciais do escritório, as que agregam mais valor e as que geram inconformidades, gargalos e atrasos.

2- Esteja aberto a reorganizar

Agora que você criou o seu mapa, é possível enxergar as demandas do escritório e encontrar colaboradores sobrecarregados e aqueles que podem estar mais ociosos. Pra que você continue otimizando processos contábeis, pense em como poderia redistribuir as demandas dentro do departamento. Assim você estará criando um time mais dinâmico e uma rotina equilibrada. Isso é importante para que o trabalho em equipe flua e o escritório alcance um novo nível de eficiência.

Alguns exemplos de ações que podem ser tomadas para reorganizar seus processos são:

  • Determinar as responsabilidades e funções de acordo com as habilidades de cada colaborador;
  • Sequenciar de forma lógica o fluxo de trabalho, proporcionando mais eficiência e menos ociosidade;
  • Definir prazos;
  • Criar prioridade e definir as tarefas urgentes.

3- Priorize

No tópico acima, citei que para otimizar seus processos é fundamental saber priorizar. Ou seja, se você ou sua equipe têm o hábito de chegar no escritório e ir realizando as tarefas conforme as demandas vão aparecendo, está na hora de mudar essa rotina. Quando se trabalha dessa forma as atividades não são priorizadas por importância e sim por ordem de chegada. No entanto, nem tudo que aparece primeiro é realmente urgente ou relevante.

Uma boa forma de saber o que priorizar é utilizar métodos como matriz de Eisenhower, que ajuda a priorizar as tarefas do dia a dia de um modo que as de maior relevância não sejam ofuscadas por atividades não tão importantes assim. A matriz Eisenhower, propõe que você, ao fim de cada dia, você separe as atividade do dia seguinte e as divida em quatro quadrantes: 

  • Urgente;
  • Não urgente;
  • Delegar;
  • E excluir.

Assim, na manhã seguinte, você saberá exatamente por onde começar. Tornando sua rotina muito mais objetiva e assertiva, evitando que você ou sua equipe empreguem tempo em tarefas não urgentes. 

Quando se cria uma rotina no dia anterior é possível superar a tendência natural de se concentrar no que aparece primeiro e que, nem sempre, é tão importante assim. Desta forma, é possível ganhar tempo para fazer as demandas de forma mais eficiente. E assim, você e sua equipe saem do nível  apagadores de incêndios” para uma posição em que podem desenvolver melhor suas atividades. 

4- Compartilhe informações online

Outra forma de otimizar processos contábeis é ter um bom canal para compartilhar informações. Alguns escritórios, ainda utilizam meios off-line para organizar as informações de seus clientes, documentos importantes, análises financeiras, listas etc. Esses arquivos são utilizados em diferentes processos e departamentos. Por esse motivo, mantê-los salvos off-line nas máquinas dos colaboradores, pode trazer problemas, principalmente quando mais de um colaborador precisa acessar o mesmo documento, ou em casos em que é necessário algum tipo de permissão. Isso atrasa o cumprimento das atividades e retira a autonomia do colaborador. 

Para tornar esse processo mais otimizado, opte por um canal em nuvem para compartilhar e salvar essas informações de forma online. Assim os departamentos podem utilizar de forma simultânea e em qualquer lugar. Isso tornará as atividades rotineiras, como abrir um contrato ou encontrar uma guia, muito mais eficientes e menos burocráticas. 

5- Evite o microgerenciamento

É comum que tarefas importantes ou de maior responsabilidade, sejam feitas somente pelo gestor. No entanto, essa atitude pode ser prejudicial com o decorrer do tempo. Afinal, nem sempre esse gestor estará disponível. Ele pode tirar férias, pegar um atestado ou se ausentar por tempo indeterminado. E é aí que surge o problema, não terá outra pessoa treinada e segura para assumir as responsabilidades dele. 

Por isso, evitar o microgerenciamento de tarefas por uma só pessoa ajuda, não só a otimizar processos contábeis, como capacitar e auxiliar no desenvolvimento profissional de sua equipe.

No entanto, se os seus colaboradores não estão prontos para assumir essas responsabilidades, seja por falta de conhecimento ou confiança, algumas ações podem mudar esse cenário, como: 

  • Fomentar a cultura do compartilhamento de informações e responsabilidades;
  • Permitir que seus colaboradores participem ativamente na tomada de algumas decisões
  • Promover mentorias, debates e workshops internos para a troca de experiências e conhecimento;
  • Incentivar o espírito de autogestão na equipe.

Gestta - Sistema de gestão para contadores

6- Utilize uma ferramenta de gestão online

Como você pôde ver, otimizar processos contábeis não é uma tarefa difícil, porém, exige uma série de ações e direcionamentos que seriam mais fáceis com o auxilio de uma ferramenta de gestão contábil. Dessa forma, como última dica deste artigo, deixo a mais importante: utilize uma ferramenta de gestão online! 

Uma ferramenta de gestão vai manter seus processos organizados, suas informações centralizadas, evitar erros e ainda colocar todas as dicas mencionadas aqui em prática.  Não são todas, mas ferramentas feitas para o mercado contábil, podem criar checklists para a execução de uma determinada atividade, sinalizar pontos de atenção sobre a demanda e o melhor: possibilitar uma visão macro das atividades do seu escritório. E, por ser online, torna possível o compartilhamento de informações na nuvem, o que não só otimiza processos contábeis, como traz segurança e agilidade à rotina. 

Além disso, uma boa ferramenta de gestão, possui recursos como:

Tudo isso torna seus processos mais ágeis e assertivos.

Preparado para otimizar seus processos contábeis?

Espero que as dicas citadas aqui ajudem você a otimizar seus processos e toda a rotina do seu escritório. Lembre-se: quando seus processos estão otimizados, seu time tem mais tempo para cuidar de questões mais estratégicas. Isso abre portas para que o seu escritório atue em novos mercados e cenários. Ou seja, são inúmeras as vantagens em otimizar processos contábeis. Então comece hoje mesmo a colocar as dicas desse artigo em prática, para colher os frutos dessa mudança logo logo!

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