Muitas empresas vêm sofrendo mudanças organizacionais em seu ambiente corporativo. E reduzir os custos internos é uma das ferramentas estratégicas adotadas para se ter uma gestão focada em conter despesas e melhorar processos. É nesse ensejo que surge essa nova demanda para o contador, o outsourcing contábil. 

Mais do que uma simples terceirização, o outsourcing contábil é a oportunidade que o contador tem de assumir uma área inteira do seu cliente e contribuir para o sucesso dele. 

O outsourcing contábil vai além de ser um serviço prestado de forma especializada, ele consiste em oferecer uma gestão concentrada em soluções estratégicas e de alta performance, com profissionais altamente especializados da área. 

Mas é preciso estar pronto para assumir essa responsabilidade e é sobre isso que iremos falar neste conteúdo.  

Então, se você deseja saber mais sobre o que é outsourcing contábil e como oferecer esse serviço para os seus clientes, continue lendo este artigo.

O que é Outsourcing 

Antes de começarmos, é interessante entender o significado  literal da palavra. 

Outsourcing é uma expressão da língua inglesa, em que “out” quer dizer fora e “sourcing”, fonte, ou seja, significa que você buscará algo em uma fonte externa.  

Aqui no Brasil, muitos se referem ao outsourcing como terceirização,  mas as duas expressões não exatamente significam a mesma coisa. Veja bem: no outsourcing pede um serviço especializado e focado em determinada área, com mão de obra técnica e experiente, enquanto normalmente a terceirização comum é algo menos minucioso e sem tanto conhecimento específico. 

O que é o Outsourcing Contábil 

Agora que entendemos o que significa a palavra, sabemos que outsourcing contábil, refere-se a Terceirização de um serviço contábil.  Inclusive, esse termo deriva de um outro conceito que talvez você já tenha ouvido falar: o  Business Process Outsourcing, conhecido como BPO.  

O Outsourcing Contábil ganhou força em meados dos anos 2000, com o crescimento da utilização da tecnologia na prestação de serviços e do surgimento dos ERP’s contábeis.

Diferente da assessoria ou consultoria contábil, no outsourcing contábil, o escritório assume uma, ou várias, áreas que não fazem parte do core business do cliente, como departamento fiscal, contábil, tributário, financeiro etc,  mas são fundamentais para a empresa e exigem um alto grau de customização.  

Por isso, o serviço de outsourcing contábil vai muito além de uma simples terceirização, o escritório contábil passa a cuidar de áreas estratégicas do cliente e a lidar com informações de alta relevância, impactando diretamente em seus resultados.   

Portanto, para oferecer o outsourcing contábil, o escritório deve fornecer ao contratante: infraestrutura, conhecimento e profissionais técnicos.  

Quais as vantagens de oferecer o serviço de Outsourcing Contábil 

Contar com o serviço de outsourcing contábil é invariavelmente mais vantajoso para um negócio, do que instalar um setor inteiro para executar determinado trabalho.  

A empresa que opta por contratar esse serviço economiza capital, garante mão de obra técnica, evita gastos com benefícios de colaboradores e garante a entrega de um trabalho mais otimizado. Inclusive você pode adotar esse discurso na hora de oferecer seu serviço de outsourcing contábil.

Do lado das empresas contábeis, há uma grande oportunidade de ampliar os serviços e crescer junto.   

O mercado de outsourcing contábil é tão  promissor que, seis das maiores empresas de contabilidade do mundo, que incluem nomes como Deloitte e KPMG ,oferecem este tipo de serviço aos seus clientes.  

Para empresas contábeis, oferecer o outsourcing contábil é uma forma de ampliar seu portfólio de serviços e construir relações de longo prazo com seus clientes, já que o nível de confiança e interdependência será muito maior.  

Inclusive, esse serviço poderá ter boa saída no mundo pós pandemia. Considere que, depois que esse período de crise estabilizar, as empresas estarão com diversas obrigações que foram postergadas ou alteradas para cumprir. Para isso, terão de reorganizar totalmente setores como o fiscal, tributário, de pessoal e financeiro. Neste contexto, um complemento externo com o outsourcing contábil, pode ser a solução que o empresário irá precisar.  

Oferecer um serviço de outsourcing contábil também aumenta a receita recorrente vinda dos honorários, uma vez que, você poderá aumentar a sua carteira de clientes oferecendo um serviço especializado e personalizado. 

E muitas vezes a precificação de um serviço como esse é maior e mais significativa que a mensalidade paga pelo pacote integral. 

Ou seja, sem dúvidas um serviço de outsourcing contábil é vantajoso tanto para o escritório que oferece, como para o cliente que contrata. 

4 Passos para começar a oferecer o serviço de Outsourcing Contábil 

Para que um escritório ofereça o serviço de outsourcing contábil, precisa primeiro garantir toda a infraestrutura, conhecimento e profissionais treinados para assumir essa demanda com excelência. 

Vamos entender melhor como estruturar o outsourcing contábil em seu escritório e começar a oferecer esse serviço aos seus clientes.  

1- Defina o seu serviço 

O primeiro passo deve ser definir qual serviço você deseja oferecer ao cliente.  

Quando uma empresa decide terceirizar um serviço, ela procura alguém especializado, por isso é importante definir se você irá trabalhar com o outsourcing contábil em todas as áreas de atendimento do seu escritório ou se irá especificar e virar especialista em alguma.  

O mercado de outsourcing contábil nas áreas financeiras e tributárias, são as mais exploradas e procuradas hoje.

Então vale a pena fazer uma pesquisa de mercado e analisar até mesmo os perfis existentes em sua carteira, pois podem ser eles seus primeiros clientes de outsourcing.

2- Especialize sua Equipe 

Após definir qual área sua empresa pretende terceirizar, é fundamental investir no treinamento de quem irá executar o trabalho.  

Pois, não basta apenas entender da função no dia a dia, é importante que o profissional, responsável pelo outsourcing, seja técnico, tenha conhecimentos avançados sobre a área e esteja afiado para responder a qualquer questionamento do cliente.  

Então procure cursos de especialização e palestras com profissionais que já oferecem o serviço de outsourcing na área que deseja atuar. Sem dúvidas, adquirir conhecimento avançado ajuda a executar o trabalho com excelência, além de agregar valor ao cliente.

Lembrando que, o outsourcing contábil pode ser feito de forma presencial, com funcionários trabalhando diretamente na sede da contratante, ou de forma remota, através dos meios digitais em seu escritório. Ou seja, nem sempre seu colaborador estará fisicamente sob sua supervisão, por isso, é importante treiná-lo para que isso não afete a entrega do serviço. 

3- Escolha bem seu primeiro cliente 

Para ser o seu primeiro cliente de outsourcing contábil, busque por empresas com baixa complexidade. 

Se você decidir por começar o outsourcing contábil focado no financeiro, por exemplo, um cliente em potencial seria aquele com um baixo volume de notas e que desconhece sua situação financeira.  

Empresas enxutas, sem funcionários com expertise na área ou processos prejudicados, também são ótimos candidatos, além disso, vale muito a pena apostar em sua carteira de clientes para começar. Dessa forma você consegue testar o funcionamento dessa nova estratégia, sem correr grandes riscos. 

4- Personalize a proposta 

O Outsourcing contábil é um serviço a parte dos demais que seu escritório oferece, por isso é importante que você tenha uma proposta diferenciada.  

Crie uma proposta clara e bem objetiva. O cliente precisa entender qual parte será de responsabilidade do profissional de outsourcing e quanto você depende dele para executar o trabalho.  

Usando o departamento pessoal como exemplo, é importante que o cliente saiba exatamente o que ele precisa encaminhar para que contabilidade consiga concluir o seu trabalho, quais são os prazos para o envio de uma documentação para um novo funcionário, o envio do ponto dos colaboradores e qual a consequência de não cumpri-los.  

Essas informações precisam constar na proposta contábil e no contrato, assim todas as partes ficam cientes de suas responsabilidades, evitando problemas futuros.

5- Tenha um sistema de gestão

O cliente que procura o outsourcing contábil, também quer infraestrutura de qualidade e rapidez nas informações, já que muito provavelmente ele dispensou um serviço que antes  era feito internamente.

Por isso , um sistema de gestão contábil é fundamental para exercer uma entrega com a mesma velocidade, sem deixar que o cliente sinta falta de ter o acesso a informação tão próxima como tinha antes.

Com uma ferramenta online de gestão para contabilidade, como o Gestta, por exemplo, você consegue centralizar a comunicação, o envio de documentos, além de acompanhar os indicadores dos seus profissionais focados no outsourcing contábil, o que permite a ele trabalhar alocado no cliente ou dentro do seu escritório sem que você perca o controle sobre o que está sendo entregue

O Gestta também oferece diversas formas de comunicação com o cliente, como:

1. Email
2. Portal;
3. App;
4. E o Gestta Messenger (integração do Gestta com o WhatsApp).

O que possibilita a você e ao profissional responsável pelo outsourcing contábil, administrar o atendimento e o envio de informações em uma única plataforma. 

Agora é colocar a mão na massa! 

Como vimos aqui, o outsourcing contábil, só tem um nome complicado, mas executar essa estratégia em seu escritório contábil não é tão difícil. E seguindo as dicas citadas neste conteúdo, essa tarefa pode ficar ainda mais fácil.

Então coloque a mão na massa e comece a oferecer esse serviço aos seus clientes. Se você já faz uso dessa estratégia, conta pra gente nos comentários como tem sido a sua experiência,  adoraríamos saber mais sobre a sua jornada!