Além da tarefa de atentar-se à dor dos parceiros, aumentar o portfólio de serviços, prospectar novos clientes e manter fiéis os antigos, muitos escritórios contábeis ainda lidam, mensalmente, com outro grande desafio: receber o pagamento em dia de seus honorários.
Para solucionar este problema, a busca por um plano de ação para diminuir o índice de inadimplência de seus clientes e receber suas cobranças dentro do prazo é essencial.
Por isso, se você faz parte do grupo de empresários contábeis que sofrem com esse mal, continue comigo e descubra como reorganizar os métodos de cobranças do seu escritório e alcançar estabilidade quando o assunto é receber seus honorários pontualmente.
Vamos lá?
5 dicas para receber o pagamento de seus clientes contábeis em dia
Confira, a seguir, 5 maneiras pelas quais as chances do seu escritório receber seus pagamentos em dia serão potencializadas. Afinal de contas, os compromissos financeiros do seu negócio esperam que seus clientes também honrem os seus, não é mesmo? Então, bora descobrir como fazer isso acontecer?
1- Ofereça desconto pelo pagamento antecipado
Quem não gosta de um desconto, não é mesmo? E porque não usar esse gatilho como uma motivação a mais para o seu cliente honrar o compromisso com o seu honorário? Ou seja, ao invés de esperar passivamente que o parceiro pague em dia sua cobrança, ofereça a ele um desconto pelo pagamento antecipado. Assim, ele terá um motivo a mais para pagar esse boleto antes mesmo da data de vencimento chegar.
E não precisa ser nada muito grande, uma porcentagem pequena, de 3 a 5% de desconto para pagamentos até 10 dias antes do vencimento, por exemplo, pode ser o bastante para engajar seus clientes e fazer com que seu escritório receba o pagamento em dia.
Driblar a inadimplência abrindo mão de uma porcentagem tão pequena como essa, sem dúvidas, pode valer a pena.
Apenas lembre-se de adicionar o percentual de desconto e o período em que ele é válido no campo de observação no boleto que vai para o cliente. Assim, você evita dúvidas e mal entendidos.
2- Crie um bônus de fidelidade
Sabe aquele cliente do seu escritório que sempre faz o pagamento em dia dos seus honorários? Por que não recompensá-lo por isso? Eu sei, você pode pensar que essa é a obrigação dele, afinal, você e sua equipe também entregam as guias e declarações da empresa que ele tem, em dia, certo? Mas saiba que, essa estratégia serve para motivar também aquele cliente inadimplente que não cumpre com essa mesma obrigação. Ou seja, o objetivo é criar um efeito cascata.
A ideia é desenvolver um bônus fidelidade e premiar o cliente que paga, pontualmente, suas cobranças recorrentes, por um tempo determinado.
Por exemplo, todo parceiro que pagar seus honorários, durante um semestre, sem atrasar em nenhum mês, ganha 30 dias do serviço de BPO Financeiro, gratuito, para a sua empresa. Bacana, não é mesmo? Qual cliente não se esforçaria para cumprir esse compromisso?
E pense pelo lado estratégico: se o cliente utilizar o BPO financeiro por 1 mês e sentir a diferença que esse serviço fez a empresa dele, as chances do mesmo adquirir mais esse serviço com o seu escritório, após o período gratuito, são altíssimas. Ou seja, essa é uma ótima forma de praticar o cross selling dentro da sua carteira.
3- Use lembretes de cobrança
Outra forma eficiente de lidar com a inadimplência e receber o seu pagamento em dia é utilizar a régua de cobrança e automatizar o envio de lembretes aos clientes, antes e durante a data de vencimento do título.
A régua de cobrança serve para registrar, organizar e acompanhar cada etapa da cobrança de clientes do seu escritório. É um roteiro que tem, como objetivo, realizar esse processo de forma sistemática, reduzindo as dívidas e os atrasos de pagamento. Para isso, ela define datas específicas para enviar lembretes aos clientes, disponibilizar o meio de pagamento a eles e informá-los sobre uma fatura atrasada. Assim, ela utiliza os diversos canais de comunicação para notificar o cliente antes, durante e depois do vencimento de uma fatura.
Uma boa forma de utilizar a régua de cobrança é começar o envio de lembrete alguns dias antes do vencimento, no dia do vencimento e após o vencimento. Com isso, o cliente fica ciente que o seu escritório tentou vários contatos e você pode partir para outras vias, como o envio de uma proposta de negociação de dívida, por exemplo. Além disso, ao estabelecer esse contato prévio, é possível prever se o pagamento cairá dentro do prazo, estipulado entre você e seu cliente, ou se haverá atraso. Por isso, deixe explícito na mensagem de cobrança a importância de comunicar a empresa caso algo ocorra e o atraso seja inevitável.
4- Mude a abordagem com os inadimplentes
Quando você utiliza uma ferramenta como a régua de cobrança, consegue de forma bem simples levantar dados para montar um histórico de inadimplentes. Por isso, outra dica para receber seus pagamentos em dia é utilizar esse relatório e, antes mesmo do vencimento do seu honorário, entrar em contato com os nomes que estão nessa lista.
O objetivo é mudar a abordagem utilizada com esses clientes, a fim de encontrar a melhor forma de receber o valor devido por ele.
Talvez o que os levou a atrasar o honorário de forma tão recorrente, seja o meio de pagamento, a data de vencimento ou o valor do serviço. Por isso, através do diálogo, com antecedência, é possível negociar o que for melhor para o seu negócio e, também, para o seu cliente. Afinal, quem sabe a falta de diálogo não esteja prejudicando ambos os lados?
5- Tenha um sistema de gestão que automatize a sua cobrança
Por fim, uma das melhores opções para controlar a inadimplência e garantir o pagamento em dia de seus honorários é contratar um sistema de gestão que te ajude a automatizar essa cobrança. Desse modo, as faturas e os lembretes são disparados automaticamente e no prazo programado. Outra vantagem da contratação de um sistema como esse é que ele serve para manter a regularidade da cobrança também depois do vencimento. Pois os lembretes de fatura atrasada e propostas de negociação também podem ser automatizados por você.
Sem contar que, a organização que a cobrança automatizada pode trazer ao seu escritório, também ajuda a garantir o pagamento em dia de seus clientes. Ou seja, vale a pena considerar um sistema que te ajude com isso, como o Gestta, por exemplo.
Isso porque, com a nossa plataforma, é possível programar o disparo dos boletos para os clientes e automatizar o envio de lembretes de vencimentos. Além disso, com o Gestta, você também pode verificar os clientes que visualizaram toda a cobrança encaminhada pelo seu escritório. Fornecendo ainda mais controle e informações sobre o processo.
Caso você ainda não conheça, o Gestta é uma plataforma de gestão contábil criada para atender, não só a dor da inadimplência, mas todas as outras necessidades exclusivas de quem trabalha no mercado contábil. Ou seja, você!
Por isso, todas as suas funcionalidades foram criadas de forma estratégica, pensando em otimizar seu dia a dia.
Conheça algumas delas:
- Painel de controle intuitivo para visão macro do escritório
- Pontos de atenção na tela inicial
- Três níveis de controle: Administrador, Gerente e Operacional
- Distribuição automática de tarefas pelo time, de acordo com o regime dos clientes
- Filtro de busca preciso para encontrar qualquer coisa com poucos cliques
- Reconhecimento e distribuição em lote de documentos pelas tarefas correspondentes
- Cobrança automática de documentos para evitar esquecimentos, atrasos e multas
- Geração de relatórios com métricas fundamentais para uma gestão mais consciente
- Armazenamento seguro de documentos com selo Amazon Web Services de qualidade
- Módulo de circular para disparo inteligente de avisos, newsletters e promoções
- Módulo de atendimento via Whatsapp totalmente integrado com a plataforma de gestão
- Área de login e App exclusivo para o escritório disponibilizar para sua base de clientes
- Integração homologada com as Soluções Domínio da Thomson Reuters
- Nada de parar no tempo! Novas melhorias implementadas regularmente
- Implantação orientada passo-a-passo com uma equipe altamente preparada
- Suporte proativo durante toda a vida útil da parceria, de segunda a sexta, das 9h às 18h
Ou seja, o Gestta automatiza outras tarefas operacionais do seu escritório e ainda proporciona a você a chance de reduzir a inadimplência de seus clientes e manter o controle dos seus pagamentos.
Ficou curioso? Quer conhecer mais sobre o Gestta e todas essas funcionalidades em ação? Então, clique no botão abaixo e agende uma demonstração, gratuita e sem compromisso, com um de nossos especialistas.
Pronto para receber seus pagamentos em dia?
Receber o pagamento em dia é o sonho de quem lida com inadimplência recorrente, não é mesmo? Por isso, espero que as dicas deste artigo possam ajudá-lo a mudar esse cenário e que você consiga receber seus honorários da mesma maneira que faz suas entregas: com responsabilidade, qualidade e, claro, em dia!
Então, bora colocá-las em prática e depois volte aqui para contar quais foram os resultados, combinado?
Até o próximo conteúdo!