Controle financeiro, cadastro de clientes, cálculos, controle de prazos, documentos, multas fiscais e notas fiscais. A lista de tudo que podemos controlar e organizar em planilhas é extensa. Inclusive é comum encontrar empresas limitadas a somente esse tipo de controle para sua gestão, mas como dosar o uso de planilhas para gestão do seu escritório contábil?

Com certeza, alguém já ouviu de um amigo que perdeu meses de trabalho pois um arquivo foi corrompido, ou ainda pior, perdeu o pendrive, CD, mobile ou notebook com planilhas lotadas de informações importantes da empresa. O ruim é achar que isso não irá acontecer com sua empresa, com suas informações ou com seu sistema de trabalho. Afina,. quando o assunto é documentação, todo cuidado é pouco. Por isso, entenda a seguir todos os riscos envolvidos em armazenar dados importantes apenas em planilhas e os motivos pelo que você deve pensar em novas formas de fazer sua gestão!


Por que as planilhas de gestão do seu escritório contábil podem ser um atraso na otimização dos processos?


Ainda é comum as planilhas terem um grande espaço no cotidiano das empresas contábeis, afinal, elas organizam e controlam diversas tarefas específicas. Entretanto, quando se trata da dinâmica entre elas, o buraco é mais em baixo. Sem visão do que está acontecendo no seu negócio, fica quase impossível mensurar os dados reais dos acertos e erros, para então pensar em estratégias.

Já os recursos disponíveis em um bom software, alavancam os resultados da empresa de um ponto de vista gerencial. Dessa forma, conheça a seguir 4 principais fatores que causam uma ótima reflexão sobre o uso de planilhas para gestão do seu escritório contábil.

1. Planilhas não conversam entre si

O ponto mais importante é a falta de integração. É crucial que qualquer empresa trabalhe de forma integrada, afinal, a tomada de decisões depende desse alinhamento entre as áreas.

Por exemplo, ao alimentar uma planilha de recebimentos, outros relatórios relacionados não irão conter as informações de forma automática. Logo, é necessário copiar os dados para que se tenha um controle maior nas outras planilhas. E ao realizar esse processo de forma manual, os erros estão mais suscetíveis de acontecer.

Por outro lado, em um sistema integrado, o processo manual não existe. Um único lançamento faz com que essa informação fique disponível para o restante dos setores, do qual é relevante. Algo interessante em um sistema como esse é que só quem tem permissão pode acessá-los, o que o torna ainda mais seguro neste sentido. Portanto, todo o processo fica muito mais desburocratizado, simples e ágil. Ao pensar que com apenas um clique, você já consegue a emissão de relatórios primordiais para seu negócio, é maravilhoso!

2. Planilhas dão margem a erros

Devido ao fato de as planilhas não se atualizarem automaticamente, isso ocasiona muitos erros. É natural, quando se faz uma atividade repetitiva diariamente, deixar de registrar uma operação por achar que já foi feito, ou até mesmo inserir números errôneos. A questão é, até que ponto as planilhas usadas para gestão do seu escritório contábil estarão suscetíveis a esses erros?

A fim de evitar problemas decorrentes dessa falha, é comum ver algumas empresas disponibilizando tempo de um colaborador para checar as atividades antes de irem para uma próxima etapa. Não é preciso dizer o quanto isso é improdutivo e como afeta a produtividade de todos.

3. Planilhas não são tão seguras

As planilhas de gestão do seu escritório contábil não são tão seguras assim, mesmo quando tem senha. Falhas técnicas podem facilmente apagar um arquivo importante do computador e contar com papéis é ainda pior. Já um sistema especializado permite acesso a partir de vários dispositivos, além de um backup seguro que mantém uma cópia dos dados.

Normalmente é comum usuários compartilharem a mesma planilha. E, nesses casos, existe o risco de um deles apagar, por acidente, o trabalho do outro. Com um software de qualidade, esse tipo de de problema é evitado. Isso porque, ele sinaliza eventuais erros de lançamento e operacionais. Isso evita riscos de duplicidade ou perda de dados.

4. Planilhas não emitem alertas

Por mais organizados que sejam os processos de um escritório contábil, a correria do dia a dia contribui para o esquecimento de prazos e tarefas que precisam ser entregues. Isso acontece porque as planilhas para gestão do seu escritório contábil não emitem alertas ou lembretes. Já em um sistema gerencial é possível configurar lembretes que evitam os atrasos nas obrigações do seu escritório. Uma vez que avisam ao usuário sobre datas e prazos.

planilhas para gestão do seu escritório contábil


3 sinais de que é o momento para mudança no processo de planilhas para gestão do seu escritório contábil:


1) Quando começam a aparecer erros pontuais

Quanto mais processual for sua tarefa, maiores são as divergências nos resultados. Dessa forma, ao buscar o erro pode-se levar mais tempo do que fazendo a tarefa em si. E assim, sua empresa fica suscetível a basear-se em um relatório incorreto, podendo surtir efeitos negativos para o planejamento da organização.

2) Quando é crucial para a empresa o aumento de produtividade

Sabemos que cada funcionário produz de acordo com x horas e x dias na semana. Isso porque, há um limite de produção, existem sim as diferenças de eficiência de cada ser humano, porém elas não são tão discrepantes assim. O rendimento de cada funcionário pode sim ser maximizado, mas para isso, atividades meramente operacionais e repetitivas precisam ser automatizadas.

3) Quando você precisa de mais tempo para a gestão do seu negócio

Normalmente o empresário perde muito tempo desempenhando um grande número de atividades no dia a dia (principalmente quando a empresa é pequena). Logo, a efetividade na gestão fica comprometida, podendo deixar a empresa estagnada.

Um bom sistema de gestão de tarefas contábeis tem inúmeros benefícios, tais como:

E é isso!

Espero que esse artigo tenha te ajudado a entender os riscos que depender apenas de planilhas pode trazer para a gestão do seu escritório contábil.

Vale dizer que, uma gestão inteligente fundamenta-se em otimizar seus recursos. Sejam eles técnicos, humanos, financeiros ou estratégicos. Por isso, o ideal é achar, o mais rápido possível, onde está o gargalo da sua empresa e assim fazer as melhorias que precisa e, consequentemente, aumentar sua eficiência como negócio. E lembre-se: segurança, produtividade e competitividade, são motivos pelos quais sua empresa deve se empenhar!