Caso um evento negativo impactasse o funcionamento do seu escritório agora, você saberia como contornar a situação e seguir em frente com a sua operação? Pergunta difícil, não é mesmo? Afinal, esse é o tipo de circunstância que, geralmente, as empresas não preveem, porém, estão sujeitas a passar. Daí a importância de ter um Plano de Continuidade de Negócios (PCN), para evitar maiores problemas. 

Ter um Plano de Continuidade de Negócios pode ajudar o seu escritório a agir de forma coordenada para superar qualquer evento que impacte negativamente o funcionamento da sua operação. 

Quer saber mais sobre esse conceito? Então continue comigo pois, neste conteúdo, irei explicar melhor o que é um PCN, qual a sua importância e como colocá-lo em prática.

Vamos lá? 

O que é e qual a importância de um Plano de Continuidade de Negócios (PCN)?

Todo negócio, independente do seu porte ou ramo, está sujeito a interrupções e situações adversas que podem dificultar ou impedir o funcionamento de sua operação. Essas paralisações, embora sejam raras, podem acontecer a qualquer momento, causadas por diversos tipos de ameaças, como: desastres naturais, incêndios, fraudes financeiras, pandemias, falhas nos sistemas, invasão de hackers, entre vários outros motivos.

Por isso, ter um Plano de Continuidade de Negócios, também conhecido como PCN, é contar com estratégias e planos de ação preventivos que podem garantir o funcionamento da parte essencial do seu escritório até que a situação seja controlada, restabelecida ou normalizada. 

As organizações com visão de futuro, que possuem um Plano de Continuidade de Negócios, bem elaborado e estruturado, garantem sua perenidade e sobrevivência diante de circunstâncias inesperadas. Além de terem uma visão integral e abrangente de seus processos de negócio.

Exemplo de Plano de Continuidade de Negócios

Quer entender melhor o que esse plano? Veja o exemplo da Tercon, uma empresa gestora de fundos, que elaborou um Plano de Continuidade de Negócios voltado à área de segurança da informação.

Clique aqui: https://bit.ly/3s7Kt3H 

Quais as vantagens de um Plano de Continuidade de Negócios?

Poder contar com um Plano de Continuidade de Negócios, sólido, estruturado e eficiente, pode trazer uma série de vantagens competitivas para o seu negócio. Veja a seguir as principais:

• Identificação dos processos mais críticos;
• Clareza sobre o impacto das situações de ruptura em toda a organização;
• Maior noção sobre o quanto a empresa está exposta a riscos e ameaças;
• Eficiência ao reagir a interrupções da operação;
• Minimização dos impactos negativos;
• Aumento das chances de sobrevivência da empresa.

Como criar um Plano de Continuidade de Negócios para o seu escritório?

Como você pode ver, criar um Plano de Continuidade de Negócios pode tornar sua empresa antifrágil, resistente e preparada para lidar com situações adversas. 

Então, bora criar um paro o seu escritório? Veja o passo a passo completo!

1- Identifique os objetivos do plano

A elaboração do seu Plano de Continuidade de Negócios começa quando você identifica o seu objetivo. 

Para isso, fundamental responder a duas questões: 

O que pode acontecer?

Aqui, você identifica que tipo de desastres, incidentes e falhas o seu negócio está sujeito. Essa resposta pode mudar de acordo com a natureza do segmento, tipo de serviço e até a localização da empresa, mas algumas opções comuns são:

• Falhas tecnológicas;
• Catástrofes naturais;
• Fraudes;
• Roubo;
• Inadequação à legislação;
• Entre outras.

Como esses incidentes me impactam?

Em seguida, você precisa estudar e determinar como cada um desses possíveis riscos podem afetar o funcionamento do negócio, caso venham a acontecer. É fundamental aqui categorizá-los pela probabilidade de acontecer e pelas consequências que trariam caso acontecessem.

2-  Faça uma análise dos incidentes e encontre possíveis soluções

Definiu os possíveis incidentes e como eles podem impactar seu escritório? Agora é hora de analisar cada um deles e realizar um diagnóstico do ambiente. Tudo isso considerando processos, instalações, tecnologias, recursos críticos e pessoas. A ideia aqui é começar a definir uma estratégia com base nos problemas que encontrou.

Nessa etapa, é preciso entender quais são os serviços e processos críticos para a organização. Isto é, aqueles que são o ponto chave e não podem parar em hipótese alguma e como você fará para mantê-los funcionando. 

A criação de um BIA (Business Impact Assessment) é essencial aqui. Isso porque, o BIA determina os potenciais efeitos da interrupção de determinados processos caso ocorra um problema. Isso torna mais clara a visualização, facilitando a definição de possíveis estratégias de continuidade.

3-  Documente todo o plano

Com tudo isso pronto, é possível começar a desenhar a documentação com base nas informações, dados e análises feitas nos tópicos anteriores. 

Basicamente, o Plano de Continuidade de Negócios do seu escritório, deve conter os seguintes tópicos:

• Situações e momentos em que o plano deve ser acionado
• Mecanismo de ativação;
• Declaração de política e compliance;
• Objetivo e escopo;
• Instruções;
• Potenciais cenários de perda;
• Identificação, análise e avaliação de riscos;
• Ações a serem tomadas;
• Responsabilidades e Responsáveis;
• Roteiro de simulação.

4- Defina Subplanos dentro do documento PCN

Com base no Plano de Continuidade de Negócio é possível criar quatro sub planos menores, ligados entre si, cada qual para um estágio diferente. São eles:

• Contingência: orienta as ações a serem tomadas imediatamente após o evento ocorrer, para impedir a interrupção das operações, dar respostas e combater a situação adversa;
• Gerenciamento de Crises: descreve um conjunto de ações, funções e responsabilidades, e define o que será feito para contornar a crise como um todo e sobreviver a ela;
• Recuperação de desastres: serve para recuperar os danos causados à empresa por causa da crise, uma vez que estiver controlada;
• Testes: sem a realização de testes, não podemos garantir que o plano é eficiente, certo? Por isso, o plano de testes documenta os objetivos, forma de realização e escopo dos testes;
• Gestão de Continuidade dos Negócios: esse plano abraça toda a estratégia de Gestão de Continuidade, documentando todas as ações e objetivos dela.

5 -Treine os colaboradores e revise o plano

Por fim, chegou a hora de apresentar o seu Plano de Continuidade de Negócios aos colaboradores e gestores do seu escritório para que todos fiquem a par do planejamento e possam sugerir possíveis alterações. Além disso, é fundamental treiná-los para que estejam bem preparados e saibam o que fazer frente a um problema.

Depois disso, revise o plano, faça os ajustes necessários e o mantenha ao alcance de todos. Afinal, de nada adianta ter um PCN se o acesso a ele for difícil. Por isso, salve em um local fácil e disponível. 

Pronto para definir o seu Plano de Continuidade de Negócios?

Em suma, o Plano de Continuidade de Negócios tem como finalidade criar normas e padrões para que, em situações adversas, o seu escritório possa recuperar, retomar e dar prosseguimento aos processos de negócio. Isso evita que eles sofram danos mais profundos ou provoquem perdas financeiras. 

Por isso, espero que você tenha encontrado aqui insumos suficientes para criar um Plano de Continuidade de Negócios para o seu escritório e coloque a mão na massa!