Controle financeiro, cadastro de clientes, cálculos, controle de prazos, documentos, multas fiscais, notas fiscais, a lista de tudo que podemos controlar e organizar em planilhas é extensa, inclusive é comum encontrar empresas limitadas a somente esse tipo de para sua gestão. Mas como dosar o uso de planilhas para gestão do seu escritório contábil?

Com certeza, alguém já ouviu de um amigo que perdeu meses de trabalho pois um arquivo foi corrompido, ou ainda pior, perdeu o pendrive, CD, mobile ou notebook com planilhas lotadas de informações importantes da empresa. O ruim é achar que isso não irá acontecer com sua empresa, com suas informações, ou com seu sistema de trabalho. Para documentação é sempre o momento de estar protegido.

Entenda a seguir todos os riscos envolvidos de armazenar dados importantes em planilhas e os motivos que levam você a pensar em novas estratégias de melhorias para sua gestão.

Por que as planilhas de gestão do seu escritório contábil podem ser um atraso na otimização dos processos?

Ainda é comum as planilhas terem um grande espaço no cotidiano das empresas contábeis, afinal, ela organiza e controla diversas tarefas específicas, entretanto quando se trata de dinâmica entre elas, o buraco é mais em baixo.
Sem visão do que está acontecendo no seu negócio, fica quase impossível, mensurar dados reais dos acertos e erros, para então pensar em estratégias.

Já os recursos disponíveis em um bom software, alavancam os resultados da empresa, de um ponto de vista gerencial. Conheça a seguir 4 principais fatores que causam uma ótima reflexão sobre o uso de planilhas para gestão do seu escritório contábil.

1. Planilhas não conversam entre si

O ponto mais importante é a falta de integração. É crucial que qualquer empresa trabalhe de forma integrada, a tomada de decisões depende desse alinhamento entre as áreas.

Por exemplo, ao alimentar uma planilha de recebimentos outros relatórios relacionados não irão conter as informações de forma automática, logo é necessário copiar os dados para que se tenha um controle maior nas outras planilhas, ao realizar esse processo manual os erros estão mais suscetíveis de acontecer.
Em um sistema integrado, o processo manual não existe. Um único lançamento faz com que essa informação fique disponível para o restante dos setores, do qual é relevante. Algo interessante nesse sistema é que só acessa os diversos relatórios quem tem permissão, tornando-o mais seguro ainda.

Portanto, todo o processo fica muito mais desburocratizado, simples e ágil. Ao pensar que com apenas um clique, você já consegue a emissão de relatórios primordiais para seu negócio, é maravilhoso!

2. Planilhas dão margem a erros

Devido ao fato das planilhas não se atualizarem automaticamente, isso ocasiona muitos erros.
É natural, quando se faz uma atividade repetitiva, diariamente, deixar de registrar uma operação por achar que já foi feito, ou até mesmo inserir números errôneos. A questão é, até quando as planilhas para gestão do seu escritório contábil estarão suscetíveis a esses erros?
A fim de evitar problemas decorrentes desse erro, é comum ver algumas empresas disponibilizando tempo de um funcionário para checar as atividades antes de irem para uma próxima etapa. Não é preciso dizer o quanto isso é improdutivo e o tempo que leva, afetando a produtividade de todos.

3. Planilhas não são tão seguras

As planilhas de gestão do seu escritório contábil não são tão seguras assim, mesmo quando tem senha. Falhas técnicas podem facilmente apagar um arquivo importante do computador, e contar com papéis é ainda pior.
Já um sistema especializado permite acesso a partir de vários dispositivos, além de um backup seguro que mantém uma cópia dos dados.
Normalmente é comum usuários compartilhar a mesma planilha, existe o risco de um deles apagar, por acidente, o trabalho dos outros. Um software de qualidade (link gestta) sinaliza eventuais erros de lançamento ou operacionais, evitando duplicidade ou perda de dados.

4. Planilhas não emitem alertas

Por mais organizados que sejam os processos de um escritório contábil, a correria do dia a dia contribui o esquecimento de prazos e tarefas que precisam ser entregues. As planilhas para gestão do seu escritório contábil não emitem alertas ou lembretes.
Em um sistema gerencial é possível configurar lembretes que evitam os atrasos nas obrigações do seu escritório, uma vez que avisam ao usuário sobre datas e prazos

3 sinais de que é o momento para mudança no processo de planilhas para gestão do seu escritório contábil:

1) Quando começam a aparecer erros pontuais
Quanto mais processual for sua tarefa, maiores são as divergências nos resultados. Ao buscar o erro pode-se levar mais tempo do que fazendo a tarefa em si, e sua empresa fica suscetível a basear-se em um relatório incorreto, podendo surtir efeitos negativos para o planejamento da organização.

2) Quando é crucial para a empresa o aumento de produtividade
Sabemos que cada funcionário produz de acordo com x horas, x dias na semana, há um limite de produção, existem sim as diferenças de eficiência de cada ser humano, porém elas não são tão discrepantes assim. O rendimento de cada funcionário pode sim ser maximizado, mas para isso o básico precisa ser automático.

3) Quando você precisa de mais tempo para a gestão do seu negócio
Normalmente o empresário perde muito tempo desempenhando um grande número de atividades no dia a dia (principalmente quando a empresa é pequena), logo a efetividade na gestão fica comprometida, podendo assim, a empresa ficar estagnada.

Um bom sistema de gestão de tarefas contábeis tem inúmeros benefícios, tais como:
• Padronização de todas as atividades e tarefas contábeis;
• Dados reais, relevantes e de fácil consulta;
• Integração das informações, protocolos, documentos, baixas e conversas em um só lugar;
• Delegação organizada dos funcionários para uso da ferramenta;
• Execução automatizada de tarefas;
• Atendimento do cliente de forma on-line;
• Suas informações protegidas 24 horas por dia, 7 dias da semana.

Uma gestão inteligente fundamenta-se em otimizar seus recursos, seja ele técnico, humano, financeiro ou estratégico. O ideal é achar o mais rápido possível onde está o gargalo da sua empresa, podendo assim fazer melhorias e aumentar sua eficiência como negócio. Segurança, produtividade e competitividade são motivos pelos quais sua empresa deve se empenhar.