Um dos grandes pilares para o sucesso e longevidade de um negócio é a sua saúde financeira, não é mesmo? Inclusive, segundo dados do IBGE de 2021, 48% das empresas brasileiras fecham em até 3 anos devido a problemas financeiros. Ou seja, quando se fala em finanças, é fundamental ter boas estratégias para não fechar portas. Com isso, posso destacar a importância da previsão orçamentária, uma ferramenta de gestão fundamental em uma empresa.

Dentro desse conceito, o verbo “planejar” tem a ver com projetar um cenário e se programar para o futuro. Dessa forma, posso dizer que a finalidade da previsão orçamentária vai muito além do que só registrar a movimentação do caixa do seu escritório. Isso porque, ela mantém o seu negócio longe de riscos e te ajuda a ter uma visão a longo prazo muito mais assertiva. 

Por isso, neste conteúdo, nós vamos entender um pouco mais sobre essa previsão e  aprender, passo a passo, como criar uma para o seu escritório. 

Vamos lá?

O que é previsão orçamentário?

Sendo bem direta, posso dizer que a previsão orçamentária trata-se de uma ferramenta que te ajuda a controlar seu orçamento, baseando-se em estimativas pautadas pelo histórico, pelos objetivos do escritório, entre outros fatores. 

Para que fique mais claro o seu entendimento, imagine a previsão orçamentária como uma contabilidade reversa. 

Qualquer negócio precisa de um balanço de despesas e receitas, algo que geralmente acontece ao final de cada mês, não é mesmo? Pois bem, esse balanço é a contabilidade, que acompanha o fluxo de caixa que acontece depois que gastos e ganhos ocorreram, certo? Já na previsão orçamentária, a empresa não espera as movimentações ocorrerem, ela se adianta e projeta, ou simula, essa realidade. Como quando você vai contratar um sistema de gestão contábil e pede antes uma demonstração e um orçamento para que tenha uma previsão dos custos a mais que eu escritório poderia ter. 

É esse o princípio que é levado a sua organização quando se coloca a previsão orçamentária em prática, considerando também a receita esperada para o período. É por tudo isso que posso dizer que essa ferramenta evita riscos e permite o melhor aproveitamento de oportunidades de lucro para o seu escritório. Sem ela, você deixa de conhecer a realidade do próprio negócio e pode ter dificuldades para evitar prejuízos ou para promover o crescimento do escritório e, em cenários bem pessimistas, entrar na estatística de empresas que fecharam por falta de uma previsão orçamentária estratégica.

Quais os tipos de previsão orçamentária

Quando falamos sobre o que é a previsão orçamentária, precisamos complementar com o fato de que existem diversos tipos de plano que você pode usar no seu escritório. 

Abaixo eu destaco os principais: 

Estático

A previsão orçamentária estática é, como o próprio nome já diz, aquela que permanece inalterada independentemente dos resultados que seu escritório esteja entregando. Por exemplo, você separou R$500 para investir em marketing contábil no primeiro semestre de 2022. Seguindo os princípios estáticos, você não pode aumentar nem reduzir esse valor, mesmo que as ações estejam com bons retornos financeiros. 

Em geral, esse tipo de previsão, mesmo um pouco mais engessada, é usada por grandes escritórios, pois facilita o controle do dinheiro em todos os seus departamentos. 

Flexível

Já na previsão orçamentária flexível, você pode fazer mudanças sempre que elas forem possíveis, oportunas ou necessárias. Ou seja, diferente do modelo anterior, esse aqui conta com uma margem para mudanças. 

Essa flexibilidade se aplica a gastos operacionais que vão desde melhorias no processo até questões de contratação. Se durante a entrega do IR, por exemplo, seu escritório precisar contratar colaboradores, é esse tipo de planejamento que vai criar margem para que isso seja possível.

Por conta disso, esse tipo de planejamento impõe um acompanhamento mais frequente do plano para que ajustes sejam promovidos evitando surpresas ou gargalos. 

Contínuo

Aqui, a palavra “contínuo” faz referência à frequência com que a previsão orçamentária é revisada. A ideia é que, ao fim de cada mês, a empresa reveja o plano e acrescente mais um mês, mantendo um total de 12 meses planejados sempre.

Assim, a ideia desse modelo é garantir que a empresa tenha um orçamento sempre atualizado, evitando que novas definições demorem a ser feitas.

Ajustado

Um pouco parecido com o flexível, a previsão orçamentária ajustada permite que você realize ajustes de tempos em tempos com o objetivo de garantir a saúde do seu negócio.

Por exemplo, vamos imaginar novamente que seu escritório separou uma quantia de R$500 para marketing contábil. No entanto, ao final do primeiro trimestre do ano, você identificou que gastou R$2500, ao invés dos R$1500 previstos. Com isso, você entende que precisará ajustar o orçamento para os demais meses do ano.   

Esse tipo de planejamento é interessante, porque permite revisões que adequem as expectativas com base na realidade.

Como montar uma previsão orçamentária?

Agora que você está afiado quanto a parte teórica da previsão orçamentária, vamos a etapa prática, o passo a passo para você montar o plano do seu escritório. 

Vamos lá?

1-  Organize suas contas a receber

O primeiro passo da previsão orçamentária é organizar todas as suas contas a receber, com datas de vencimento, formas de pagamento e todas as informações que você julgar relevante, como:

• Nome da financeira;
• A partir de qual data são cobrados juros;
• Quais delas podem gerar multas;

Essas informações são necessárias para que você comece a projeção de receitas do seu escritório. E, mesmo que sejam vendas já realizadas e boletos já emitidos, ainda é projeção. Afinal, infelizmente, a inadimplência é uma realidade e você precisa levar isso em consideração.

2 – Faça o mesmo com as contas a pagar

No segundo passo, faremos o mesmo processo, mas agora com as contas a pagar.  Ou seja, todas as despesas já programadas do seu escritório, como energia, aluguel, internet, folhas de pagamento, software contábil, ERP, entre outros.

Você pode coletar as mesmas informações que mencionei no item acima e, uma dica valiosa é categorizar essas despesas por departamento. Assim, você já começa a enxergar quais áreas estão com volume mais alto de gastos.

3 – Acompanhe de perto as inadimplências

Um ponto fundamental é que você acompanhe de perto suas contas a receber, de forma a identificar com agilidade as inadimplências e, assim, poder resolvê-las em tempo hábil. 

Como eu disse, as inadimplências existem e devem ser levadas em consideração durante a previsão orçamentária. No entanto, não deixe que isso se torne algo “natural” em seu escritório, combinado? Se a inadimplência tem se tornado algo rotineiro, talvez seja o momento de reavaliar sua carteira de clientes e entender quais ações podem ser feitas quanto a isso. 

4 – Colete dados e analise o histórico

A coleta de dados é um passo fundamental para a realização da previsão orçamentária. Para isso, o ideal é utilizar três relatórios que você, como contador, conhece bem, são eles: 

• DRE Projetado – Para indicar o quanto de lucro o seu escritório será capaz de gerar;
• Projeção de Fluxo de Caixa – Mostrando quanto de dinheiro o seu escritório terá em caixa para arcar com com suas responsabilidades, como o pagamento de salários e custos com fornecedores;
• Projeção de Balanço Patrimonial – Para indicar quanto de riqueza o seu negócio irá acumular no período estipulado da previsão, quer tenha ou não expansão patrimonial.

A ideia aqui é ter insumos suficientes para fazer uma projeção adequada sobre as finanças do escritório e, consequentemente, para uma tomada de decisão mais assertiva.

Ainda, verifique também se no ano anterior houve algo que impactou seu negócio, um gasto a mais que chegou inesperado ou um departamento que usou mais do que deveria e não pode ser suprido, por exemplo. Assim, você terá base para definir os limites e as categorias de contas que precisam ser analisadas mais de perto. 

5 – Simule cenários

Se você seguiu todas as dicas anteriores, já tem em mãos uma boa quantidade de informações sobre as finanças do seu escritório e isso é ótimo. No entanto, a previsão orçamentária, não acaba por aqui. 

Mesmo usando muitos dados para trazer uma visão mais realista do negócio é necessário criar cenários para se planejar de forma estratégica e encontrar novas possibilidades que podem acontecer ao seu escritório. Sejam elas boas ou não. Isso porque, ter um bom plano orçamentário é ter aquilo o que se precisa para encarar uma situação ainda que ela não seja favorável ao seu negócio. 

Para isso, você pode utilizar a análise SWOT como aliada para desenhar futuros cenários de acordo com as forças e fraquezas do seu escritório. Assim, você conseguirá ter uma visão macro dos problemas que podem te afetar e como você irá reagir a eles.

6 – Aposte em reuniões para definir o orçamento

Agora que você tem o histórico, chegou a hora de organizar reuniões para definir o orçamento necessário. 

A ideia é que gestores de cada departamento do seu escritório tenham as informações necessárias para ajudar no processo da previsão orçamentária.  Afinal, eles vivem o dia a dia do setor e, por isso, conseguem indicar melhor quais são os custos. Assim com, quais os investimentos têm sido feitos nos outros anos, se estão adequados às atuais demandas e como é possível melhorá-lo. 

Por mais próximo da realidade de cada departamento que um CEO tente ser, conhecer de perto suas demandas pode ser complicado. Apostar somente na própria percepção a respeito dos custos e receitas de cada setor pode ser arriscado, levando a projeções equivocadas e à má distribuição de recursos.

Porém, não adianta que cada gestor chegue à reunião dizendo que seu departamento precisa de R$5mil por mês, trimestre ou seja qual for o período. A alta gestão ainda vai precisar se pautar por essa informação para saber como atender às necessidades e manter a saúde financeira da empresa. Portanto, não se apresse demais nessa definição e analise os números de cada departamento com cuidado.

7 – Defina prazos para a conclusão da previsão orçamentária

Pode ser que você tenha uma divisão grande de departamentos em seu escritório, ou que seus gestores estejam muito atarefados e não tenha tempo diário para realizar a previsão orçamentária. Por isso, é importante que seu escritório realize quantas reuniões forem necessárias para alinhar demandas e possibilidades. Em contrapartida, é necessário definir um prazo para que o mesmo seja concluído. 

Afinal, todo esse planejamento é estratégico e se não ficar pronto a tempo de guiar as decisões do seu escritório, vai resultar em esforço inútil.

8- Apoie-se no histórico e faça benchmarking

Por fim, o último passo da sua previsão orçamentária envolve um olhar para fora da sua empresa.

Afinal, a previsão orçamentária tem potencial para direcionar um negócio ao sucesso. Por isso, não custa observar como os concorrentes estão se organizando nesse sentido.

Avaliar padrões e fazer as devidas comparações, pode ajudar sua empresa a identificar oportunidades de redução de custos ou de realocação de recursos para aumentar as chances de lucro.

Esse olhar na concorrência, pode dar a você uma nova perspectiva do seu negócio. Além de novos insights e um olhar mais macro, até mesmo, em relação ao mercado contábil, como um todo. 

Pronto para começar a sua previsão orçamentária?

A previsão orçamentária é importante porque permite que o seu escritório faça bom uso de seus recursos financeiros, encontre formas de reduzir custos e de aumentar sua lucratividade. Afinal, é por meio dessa ferramenta que você compreenderá cenários e fará projeções que o permitirão cumprir com os objetivos comuns do seu negócio.

Então, espero que esse artigo tenha oferecido a você boas dicas para começar o seu a previsão orçamentária, agora mesmo!

Mas, antes de irmos, quero deixar uma última dica: Acompanhe e revise o plano. 

De nada adianta você ter todo esse trabalho e, após concluir o desenho do seu plano, não acompanhá-lo e nem revisá-lo! Isso porque, planejamento algum funciona como bola de cristal, não é mesmo? É preciso acompanhar as finanças do seu escritório para saber se as projeções feitas estão realmente se concretizando ou não. Algo que vale para gastos e receitas. Para tanto, o ideal é definir algumas métricas e acompanhá-las de perto mensalmente. Assim, as necessidades de ajuste podem ser identificadas a tempo, impedindo que a empresa tenha surpresas e que futuras previsões orçamentárias sejam ainda mais assertivas. É natural que, a depender do cenário, revisões e até refações sejam necessárias. 

Dito isso, agora você está pronto para colocar a mão na massa.

Até o próximo conteúdo!