Um processo contábil nada mais é do que um conjunto de atividades que um escritório realiza regularmente para atingir um objetivo. Ou seja, do envio de um boleto à abertura de uma empresa, há sempre um processo por trás focado em assegurar a eficiência dessas tarefas. No entanto, sem uma boa gestão, alguns problemas podem impactar a efetividade deles, como a falta de engajamento dos colaboradores, responsabilidades mal definidas, excesso de burocratização, entre outros. E para o gestor de um escritório, que tem um dia a dia corrido e cheio de responsabilidades, enxergar esses contratempos que sabotam e causam prejuízos ao negócio, pode não ser fácil. Por isso, neste post, eu resolvi selecionar os principais problemas na gestão de processos de um escritório contábil, seguido de dicas e sugestões de como resolver cada um deles. 

Vamos lá?

5 principais problemas na gestão de processos de um escritório contábil e como solucioná-los

A gestão de processos pode envolver uma série de problemas organizacionais difíceis de detectar. Mas, com o apoio certo, é possível não só identificar, mas também solucionar cada um deles de forma simples e assertiva. 

Veja:

1- Falta de engajamento dos líderes

O primeiro problema na gestão de processos de um escritório contábil que vou citar é a falta de engajamento dos líderes e colaboradores. 

É fato que para uma gestão de processos eficiente, todos os colaboradores, sejam os envolvidos ou impactados por esses processos, devem ser engajados e motivados a segui-los da maneira correta. No entanto, se eles, e principalmente seus líderes, não estão comprometidos com esse fluxo, tudo pode dar errado. 

É muito importante que a adesão aos processos de uma empresa aconteçam no sentido Top Down, ou de cima para baixo, se preferir. 

Quando os profissionais de um escritório, principalmente aqueles com poder de decisão, se comprometem com a gestão de processos, as mudanças fluem melhor, os recursos são alocados da maneira certa e os colaboradores se movimentam de acordo com as necessidades do negócio. Porém, quando não há esse comprometimento da liderança, não se pode esperar engajamento do restante dos times, o que acaba prejudicando a eficiência não só do processo, mas do escritório como um todo. 

Como solucionar: 

Uma forma de reverter esse problema é permitir que todos participem da elaboração desses processos, deem suas opiniões e se sintam parte importante dessa estratégia. Isso porque, as pessoas respondem melhor e se sentem mais engajadas quando executam processos nos quais estiveram envolvidas. Além disso, quando essas ações são construídas de maneira compartilhada, fica mais fácil descobrir falhas que só quem executa o processo consegue reconhecer. 

Outra atitude que pode ajudar a solucionar esse problema na gestão de processos de um escritório contábil é investir em reuniões de conscientização, com foco em exaltar os benefícios desse processo. Uma sugestão é mostrar e exemplificar como ele pode tornar a rotina mais ágil, as atividades menos operacionais e as demandas diárias mais simples e estratégicas.  

2- Não pensar no que pode dar errado

Outro problema na gestão de processos de um escritório contábil é que, durante a criação de um fluxo de atividades, muitos gestores acabam focando apenas no caminho que dá certo e esquecem que exceções, desvios e variações podem acontecer durante a execução de uma tarefa. 

Mesmo a demanda mais simples, como o preenchimento de uma nota fiscal, pode dar errado. Imagine a seguinte situação: um cliente encaminha os dados para preenchimento da sua DRE, mas nota que um dos valores está incorreto. Porém, nesse meio tempo, o documento já está sendo preenchido pelo último departamento do seu escritório e, segundo o processo definido, o colaborador não pode alterar esse valor sem que o documento passe novamente por todos os departamentos. 

Além de burocratizar a tarefa, todo esse processo gera atrasos desnecessários à execução da atividade. 

Como solucionar: 

Com a colaboração da sua equipe, sem dúvidas, esse problema na gestão de processos de um escritório contábil, pode ser solucionado. Afinal, ninguém melhor do que seus colaboradores para apontar as verdadeiras falhas, exceções e desvios que podem ocorrer durante a execução de uma tarefa. 

Investir em um mapeamento aprofundado do processo também pode evitar esse tipo de problema. Para isso, você pode desenhar um fluxograma de como o processo funciona atualmente e, com essa análise mais visual do fluxo, explorar cada detalhe das etapas que o compõem. Desenvolver um processo mais flexível, que permita que o colaborador volte uma etapa na tarefa para corrigir um erro assim que identificado e, depois disso, continuar de onde parou, também ajuda. 

Com todas essas ações, você cria um processo eficiente, funcional e de acordo com as necessidades do seu time. 

3- Deixar de definir responsabilidades

A falta de responsabilidades bem definidas também é um problema na gestão de processos de um escritório contábil.

Isso porque, para que um processo funcione é extremamente importante que todos, colaboradores e líderes, tenham pleno conhecimento de suas funções. Pois, quando não há clareza em relação ao que cada um deve fazer e quais são as expectativas a serem atendidas, é bem provável que ocorram falhas na execução das atividades. 

Ou seja, sem uma boa definição de responsáveis, as tarefas ficam desorganizadas e atrasadas. E sabemos o quanto isso pode ser perigoso para um escritório contábil. 

Por isso, faz parte do trabalho da gestão de processos definir as responsabilidades de cada colaborador, sem deixar espaço para dúvidas.

Como solucionar: 

A melhor maneira de definir responsabilidades é conhecendo o processo de forma detalhada, como falei no tópico anterior. Com uma análise macro de cada etapa da atividade, fica mais fácil identificar quem são seus responsáveis e quais são suas obrigações. 

Outra aliada dessa solução é a Matriz Raci, também conhecida como matriz de responsabilidades. Essa ferramenta ajuda a alinhar o nível de envolvimento de uma equipe em suas atividades, o que facilita a gestão e a execução dos processos. Além de proporcionar maior visibilidade dos papéis que cada profissional está assumindo dentro do escritório. 

Para entender melhor como essa matriz funciona, no artigo a seguir você se aprofunda no assunto e aprende em detalhes como aplicá-la em seu escritório: Matriz RACI – Veja como criar uma matriz de responsabilidades para os seus colaboradores em 3 passos simples. 

4- Não implantar melhorias

 A falta da melhoria contínua é um dos maiores problemas na gestão de processos de um escritório contábil. 

Isso porque, as necessidades de um escritório hoje, não são as mesmas de quando o fluxo foi desenhado e implantado. Por conta disso, a falta de acompanhamento e melhorias podem levar ao reaparecimento de problemas e, no pior dos casos, ao surgimento de novos. 

 No entanto, na maioria das empresas, a melhoria nos processos só é colocada em pauta quando um grande problema acontece, um novo serviço é adicionado ao portfólio do escritório ou um novo sistema é implantado, por exemplo. 

Como solucionar: 

Para solucionar esse problema na gestão de processos de um escritório contábil, utilizar ferramentas, como Ciclo PDCA, 5W2H, entre outras metodologias, podem funcionar. Mas, existem outras práticas que são igualmente eficazes, porém mais simples de implantar.

Veja:  

• Entenda profundamente seus processos do jeito que eles são agora;
• Procure compreender as necessidades dos usuários dos processos, ou seja, seus colaboradores e clientes;
• Permita que seus colaboradores deem ideias e sugestões de melhorias, pois, como já disse, eles são a frente da sua operação e podem ter uma visão muito mais detalhada e prática do que precisa ser melhorado em seus processos;
• Esteja atento às tendências e inovações;
• Não tenha medo de errar ao implantar uma melhoria. Lembre-se que isso faz parte do processo;
• Tenha em mente que a melhoria contínua é um processo cíclico e, portanto, deve fazer parte da cultura do seu escritório.

5- Não acompanhar o desempenho do processo

Outro problema comum na gestão de processos de um escritório contábil é a falta de acompanhamento dos resultados. 

A falta de acompanhamento contínuo leva ao reaparecimento de problemas e ao surgimento de novos que ainda não foram antes mapeados. Além disso, deixar de acompanhar o desempenho de um processo, pode:

• Dificultar a identificação de gargalos;
• Prejudicar a sincronia entre atividade e objetivos da empresa;
• Dificultar a tomada de decisão;
• Impossibilitar a criação de metas;
• Prejudicar o acesso a informações do seu negócio. 

Como solucionar: 

Uma dica para solucionar esse problema na gestão de processos do seu escritório contábil é associar um, ou mais,  KPIs a cada um dos processos existentes em seu escritório. 

Os KPIs são indicadores que podem ser usados para medir, comparar e acompanhar o desempenho dos processos, do trabalho e das estratégias de um negócio. Além disso, eles fornecem insumos, números e informações relevantes sobre o seu escritório. 

Por isso, sempre que criar um novo processo,  associe a ele um, ou mais, KPIs de acompanhamento, como:

• Índice de reclamações: Para identificar erros, imprevistos e gargalos que possam indicar a perda de qualidade dos seus serviços e pontos de melhoria nos processos;
• Percentual de inadimplência: Mostrando quantos clientes estão devendo ou atrasando o pagamento para o seu escritório;
• Índice de satisfação: Para que você identifique o quão satisfeitos estão seus clientes externos.

No artigo a seguir, você pode entender melhor como funcionam os KPIs e como fazer uso deles: KPI – O que são os indicadores chaves de performance e como analisá-los pode tornar a gestão do seu negócio contábil mais assertiva. 

Pronto para solucionar os problemas de gestão de processos do seu escritório?

Neste conteúdo eu listei alguns dos problemas mais comuns na gestão de processos de um escritório contábil, mas claro que existem outras diversas situações que também podem sabotar sua iniciativa. Por isso, espero que, com este texto, eu tenha te ajudado a abrir os olhos para essa necessidade e que agora você passe a observar de maneira mais detalhada seus processos, buscando sempre oportunidades de melhorá-los e torná-los mais eficientes, combinado?

Então, agora é colocar a mão na massa!

Até o próximo conteúdo!