Este é um guest post escrito por ContaAzul
 
Problemas de comunicação em escritórios contábeis podem custar caro.
Um documento fora do lugar significa, no mínimo, perda de tempo. Um erro de cálculo traz, pelo menos, imprevisibilidade financeira. E alguns tropeços em sequência podem determinar prejuízo, multas ou sanções.

Mas, em uma rotina apertada de números e obrigações, não é fácil controlar tudo de maneira eficaz. Hoje os clientes necessitam de soluções que resolvam suas demandas rapidamente.
Ou seja, querem que os contadores sejam capazes de contribuir para a gestão tributária e financeira de forma inteligente e prática, evitando problemas com a burocracia estatal e garantindo um crescimento sustentável.

Para que isso seja possível, é essencial minimizar os problemas de comunicação nos escritórios contábeis. A adoção da tecnologia, o mapeamento de processos e o foco nas necessidades dos clientes, por exemplo, são passos importantes.
Neste post, vamos descobrir como implementar essas medidas e superar obstáculos na comunicação externa, com o público-alvo, e interna, com os colaboradores.
 

Principais problemas de comunicação em escritórios contábeis

 
O primeiro passo para acabar com os problemas de comunicação dos escritórios contábeis é identificá-los. Pensando nisso, abordaremos cinco fatores que prejudicam os seus serviços:

1. Informações descentralizadas

Hoje, a gestão dos dados é um dos pilares de sucesso das organizações.
Por isso, é um erro grave uma companhia não ter um sistema que reúna as informações de todos os setores.
No caso de um escritório de contabilidade, é interessante contar com uma ferramenta que ajude na administração do negócio, contribuindo para padronizar processos e evitar erros com o trabalho manual. Dessa forma, é possível fazer entregas mais ágeis aos clientes, propiciando a eles um gerenciamento correto dos dados contábeis.

2. Falta de organização

A contabilidade na nuvem é uma tendência que veio para ficar.
Por outro lado, alguns escritórios insistem em trabalhar com as famosas planilhas. Essa medida dificulta o controle sobre os serviços executados para cada cliente, pois um funcionário se torna “proprietário” do serviço, e fica mais difícil monitorar a qualidade dos serviços.

É necessário que os gestores tenham condições de avaliar o que cada colaborador está fazendo de maneira prática e simples. Assim, os equívocos podem ser minimizados, viabilizando a fidelização do público-alvo.

3. Uso excessivo do papel

A famosa papelada ainda faz parte do trabalho de muitos contadores.
Mesmo com muita atenção e grande cuidado, o papel é um dos responsáveis pelos problemas de comunicação dos escritórios contábeis. Isso porque, diante de tanta informação descentralizada, o profissional perde muito tempo para localizar os dados dos clientes.

Além disso, ter vários processos em papel gera o risco de perda de informações. Imagine a irritação do gestor de uma empresa ao saber que dados contábeis não estão acessíveis por falta de controle do escritório?
Evitar isso é fácil, pois basta adotar um sistema de gestão de processos e passar a usar apenas documentos digitais.

4. Falta de registro de conclusão das tarefas

Se uma empresa não tem um controle das atividades adequado, a possibilidade de haver retrabalho é enorme, mesmo com as ações sendo feitas dentro do esperado.
Essa situação acontece pela ausência de documentos ou informações que comprovem o andamento dos serviços prestados ao cliente.

É muito ruim para a imagem de um escritório dois contadores ligarem para uma companhia pelo mesmo motivo, não é mesmo?
Com o registro das atividades em uma ferramenta, essa situação não vai acontecer de novo, porque a equipe tem todas as informações de que precisa para ser mais produtiva.

5. Acordos feitos por telefone sem registro formal

Uma evidência de como os problemas de comunicação dos escritórios contábeis podem ser sérios é a falta de profissionalismo, pois demonstra ausência de alinhamento e fragilidade no gerenciamento dos serviços.
Isso se torna evidente quando um contador promete que vai fazer uma série de atividades por telefone, mas não documenta esse acordo.

Ou seja, apenas esse profissional sabe o que deve ser feito.
Essa situação se torna ainda mais constrangedora quando o funcionário nega que tenha se comprometido com o cliente.
Para esse caso não ocorrer, o ideal é contar com um sistema que centralize todos os procedimentos realizados durante a prestação dos serviços.
 

Como reduzir o ruído da comunicação na contabilidade

 
De que forma um escritório de contabilidade pode ser mais produtivo? A resposta está nas dicas que apresentaremos a seguir.

Use uma plataforma de gestão

Quanto mais simples for a rotina de trabalho, maiores são as chances de se obter um desempenho notável.
Por isso, muitas companhias estão investindo em plataformas de gestão integradas aos clientes.

Para a gestão do escritório, essa ferramenta permite aperfeiçoar o controle financeiro (entradas e saídas de recursos), favorecendo uma análise mais precisa dos gastos e evitando a inadimplência.

Para o fluxo de comunicação com o cliente, tudo fica mais fácil: em vez de ficar cobrando informações e documentos, você pode criar um fluxo automático.
Dependendo do sistema escolhido, é possível obter todos os lançamentos dos clientes de forma rápida e prática, facilitando o fechamento do mês e a análise dos dados para uma consultoria estratégica de finanças.

Com uma plataforma integrada, não há espaço para falhas de comunicação.

Aperfeiçoe a comunicação interna

Além das reuniões periódicas com a equipe, é válido utilizar recursos de comunicação que promovam o engajamento e a transparência na circulação das informações em um escritório de contabilidade.

A intranet, por exemplo, pode ser usada para os colaboradores consultarem como os processos de trabalho devem ser executados.
Outra medida é comunicar aos empregados por meio de um jornal interno mudanças que estão sendo executadas na organização e como elas vão impactar na rotina de trabalho.

Manter toda a comunicação interna em sistemas na nuvem também é uma medida que facilita o acompanhamento de tarefas e a redução da margem de erro na troca de informações.

Invista em capacitação

Não adianta investir em tecnologia para agilizar os serviços se os empregados não souberem utilizá-la adequadamente.
Por isso, os treinamentos possuem um papel imprescindível para que as empresas estejam mais preparadas para satisfazer os anseios do público-alvo.

Ao implantar um programa de treinamento com base nas necessidades dos funcionários, será mais fácil reduzir os problemas de comunicação dos escritórios contábeis.

Isso porque os colaboradores estarão mais conscientes sobre a importância de trabalhar com os dados de maneira organizada e de como se relacionar com os clientes.
E, ao adotar uma plataforma intuitiva, na nuvem, você facilita ao máximo esse processo de adaptação dos funcionários.
 

Tecnologia facilita a integração do escritório contábil

 
É inegável que os contadores precisam da tecnologia para apresentarem um bom desempenho.

Esse aspecto torna imprescindível adotar sistemas para a comunicação e a troca de informações dentro do escritório e com os clientes.

Para o gerenciamento de tarefas, é possível utilizar sistemas como o Gestta, por exemplo, que permite visualizar o que cada um está fazendo e a evolução de cada ação. Com esse software, o controle das ações do escritório é total, e automação de tarefas, a maior possível. E no dashboard, todos os dados são exibidos em tempo real.

Para a troca de mensagens com os clientes, é possível utilizar e-mails, WhatsApp, Skype e Hangouts. E todos podem contar com automatizações dependendo da sua rotina de trabalho.
Para a conexão com os dados dos clientes, nada melhor do que experimentar uma plataforma que se integre completamente ao financeiro da empresa.

Com a Conta Azul, por exemplo, você ganha uma plataforma online à prova de erros de comunicação, que elimina o retrabalho e reduz consideravelmente as horas de trabalho operacional.
Em vez de ficar cobrando documentos e atualizando dados manualmente, já imaginou dedicar esse tempo ao atendimento e à captação de novos clientes?

Se você gostou deste post ou tem dúvidas sobre como melhorar a comunicação nos escritórios de contabilidade, deixe o seu comentário. A sua participação é muito importante para nós!