6 problemas de se fazer a gestão de tarefas por e-mail que todo contador deve evitar

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Ter um endereço de e-mail é quesito quase que obrigatório no mundo corporativo. No entanto, essa ferramenta muitas vezes absorve “tarefas” que não fazem parte de suas especialidades. No seu escritório, por exemplo, existem tarefas que acontecem todos os dias e que são gerenciadas através de um email? Eu tenho quase certeza que a sua resposta é sim! Pois, isso acontece em diversos escritórios, mas saiba que esse hábito  não é ideal e nem o mais indicado. Portanto, se você tem usado esse canal para além da sua principal função, precisa continuar essa leitura para descobrir os 6 principais problemas de se fazer a sua gestão de tarefas contábeis por e-mail.

Algumas empresas já notaram os problemas em fazer a gestão de tarefas contábeis por email

Você sabia que só hoje, na data em escrevo esse artigo, 25 de outubro de 2021, já foram enviados mais de 92.032.574 e-mails no mundo todo? Pois é, os dados são do site Worldometers, que reporta esse envio em tempo real e, se você acompanhar as estatísticas do portal, verá que a cada segundo esse número aumenta. Ai, eu te pergunto, será que grande parte desses emails referem-se a solicitações de tarefas? Provavelmente sim! Mas por não ser o canal ideal para isso, muitas empresas estão repensando o uso dessa ferramenta.

O e-mail foi criado essencialmente para manter a comunicação, mas, com o passar do tempo, diversas demandas foram atribuídas a ele. Em alguns escritórios contábeis, os e-mails são, na verdade, mensagens com tarefas aleatórias despejadas na caixa de entrada de alguém, sem controle, sem parâmetro, sem responsável e, na maioria das vezes, sem que o remetente se preocupe com a disponibilidade de quem o está recebendo

Por conta disso, algumas empresas, como a Chemtech, estão remoldando o uso dessa ferramenta para que ela seja utilizada somente para a comunicação e não para solicitações e acompanhamento de tarefas.

Ou seja, grandes empresas já estão enxergando os riscos que a gestão de tarefas por email pode causar ao dia a dia delas. 

6 Problemas em fazer a gestão de tarefas por email

Se você ainda não está convencido dos riscos de gerir suas tarefas via email, , vou apresentar 3 problemas que utilizar essa ferramenta para o propósito errado pode causar ao seu escritório. 

1- Informações desatualizadas

O primeiro dos vários problemas em fazer a gestão de tarefas contábeis por email é a impossibilidade, sua e de seus clientes, em acompanhar e consultar o status de uma demanda.

“Onde está aquela demanda que eu te passei?”

“ O balanço da minha empresa já foi realizado? Está em andamento?”

É muito improdutivo quando seus colaboradores precisam pausar suas atividades para encontrar uma informação dessas em meio a dezenas de trocas de emails.

Ainda, pesquisas revelam que cerca de 2 horas por dia são gastas pelos colaboradores para esse fim, ou seja, essa busca por informações, consome muito tempo, energia e dinheiro. E sabe qual é a pior parte? A falta de informação atualizada e transparência pode gerar ainda mais e-mails. Ou seja, é vira uma bola de neve.

2- Falta de segurança da informação

Não é novidade para ninguém que e-mails não são uma forma segura de realizar transações e acompanhar tarefas. Afinal, através deles, qualquer um pode ser o aprovador, o executor ou o demandante de uma determinada atividade. 

Ou seja, um dos problemas em fazer a gestão de tarefas contábeis por email é a inexistência de regras e dificuldade em controlar todos esses dados e informações, com segurança.

3- Dificuldade de monitoramento

Outro problema em fazer a gestão de tarefas contábeis por email é a dificuldade de monitoramento. 

Quando todas as solicitações são mantidas na caixa de entrada de um colaborador, você, como gestor, perde a capacidade de monitorar a operação e, desesperado, pode ter uma das ideias mais improdutivas para um escritório: pedir para ser colocado em cópia de todos os emails. 

Ao invés de trazer segurança e possibilitar o acompanhamento das atividades, uma escolha como essa acabará lotando a sua caixa de entrada e fazendo com que você  perca mais tempo lendo esses e-mails do que apoiando e colaborando de fato com sua operação. 

4- Não há indicadores de performance

A falta de indicadores de performance é outro dos problemas em fazer a gestão de tarefas contábeis por email. 

E-mails não geram base de dados, o que torna impossível avaliar o desempenho da equipe ou do processo.

Na ausência de ferramentas adequadas, a primeira solução que vem à mente é a boa e velha planilha, o que ao invés de colaborar, faz com que você e seus colaboradores percam inúmeras horas elaborando e analisando uma planilha cujo conteúdo pode ser duvidoso. É por isso que planilhas também não são o melhor meio para gerir suas tarefas contábeis. A propósito, esse é um assunto que falamos neste outro artigo aqui do blog: Planilhas para gestão do seu escritório contábil – Porque você não pode depender somente delas.

5- Dificuldade de estabelecer prioridades

É impossível definir prioridades quando você não sabe:

  • Qual é a situação?
  • Quem é o responsável.
  • Qual é o prazo?

E muitos tentam superar esse problema com um: “ah, mas eu posso colocar a bandeirinha vermelha nesse e-mail, sinalizando a urgência” Ok, mas qual é a regra por trás da bandeirinha vermelha? O que faz dessa solicitação uma  prioridade?

O que eu quero dizer é que, gerenciar as demandas por email, impossibilita o colaborador de identificar o que deve ser feito, quando deve ser feito e quais devem ser suas prioridades. 

6- Achar que basta documentar o processo

Documentar o processo pode funcionar enquanto o gestor estiver do lado do colaborador. 

No entanto, basta dar as costas para que tudo volte ao “normal”, se tornando um dos grandes problemas em fazer a gestão de tarefas contábeis por email

Ou seja, quando os processos não são documentados, se torna difícil acompanhá-los, medi-los e melhorá-los. E é exatamente essa dificuldade que fazer a gestão de tarefas por email gera para o escritório. 

Qual o momento de mudar e evitar os problemas de se fazer a gestão de tarefas contábeis por email

Creio que, com os exemplos acima, tenha ficado claro que o e-mail deve não ser a melhor forma de realizar a gestão do seu escritório. Então, para decidir se é hora de encontrar algo mais adequado para essa finalidade, pergunte a si mesmo:

  • Existe um um grande volume de tarefas rotineiras?
  • Os responsáveis por essas demandas estão distribuídos em departamentos diferentes?
  • O controle das etapas, prazos e acesso às informações é algo que deve ser executádo com qualidade e agilidade?
  • Existe dificuldade no controle e visualização do desempenho do seu escritório?

Se a resposta é sim para alguma das perguntas acima, está na hora de repensar o uso do email para essa finalidade e procurar soluções que possam te dar maior controle sobre a sua operação, como o Gestta, por exemplo. 

O Gestta é um sistema de gestão contábil criado com exclusividade para os contadores que ajuda a ter uma visão macro das atividades e performance do seu escritório de forma segura, centralizada e rastreável. 

Para fazer isso, ele oferece funcionalidades como: 

  • Distribuição inteligente de tarefas; 
  • Automação de tarefas que não exigem dedicação humana; 
  • Múltiplos canais de atendimento ao cliente (inclusive a oferta de um app personalizado e integração com o WhatsApp);
  • Portal exclusivo para os clientes do escritório;
  • Controle de prazos;
  • Envio e Arquivamento seguro de documentos;
  • Apoio a gestão planejada de pessoas; 
  • Envio de emails de forma centralizada, sem sair da plataforma;
  • Controle de envio, abertura e leitura de emails encaminhados para os clientes;
  • Relatórios  de indicadores para avaliação de desempenho de forma analítica e consciente.

Além dessas funções, o Gestta também facilita o mapeamento de suas atividades, melhorando a produtividade e a qualidade de suas entregas. Com tudo isso, você poderá ter ao seu lado uma ferramenta mais assertiva para suas demandas e, inclusive, substituir o email como gestor de tarefas de vez!

Ficou interessado em saber mais sobre o Gestta? Então, clique no botão abaixo e agende uma demonstração, gratuita e sem compromisso, com um de nossos especialistas. 

Agora é com você!

Espero que esse artigo tenha ajudado você a entender os problemas em fazer a gestão de tarefas contábeis por email e como isso torna inadequada e improdutiva a sua gestão. Agora cabe a você mudar esse cenário e passar a ter mais controle sobre o seu escritório ou continuar usando o email para uma função que não é a dele. A decisão é sua!

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