Todo escritório competitivo está em busca da chamada “qualidade total dos serviços”, que só pode ser alcançada com o devido acompanhamento e aperfeiçoamento contínuo dos  processos. Para isso, é importante estabelecer mecanismos de controle para que o negócio continue a produzir resultados satisfatórios, mesmo diante de imprevistos, como uma mudança na equipe ou a eventual ausência de um colaborador, por exemplo. Dentro desse contexto, uma das ferramentas que podem ajudar é o Procedimento Operacional Padrão, também conhecido como POP. 

Então, se você está com dificuldades para manter o padrão e a qualidade de seus processos, o POP é a ferramenta que você precisa. E, neste conteúdo, irei explicar um pouco sobre ele e mostrar como colocá-lo em prática aí no seu escritório. 

Vamos lá? 

Por que implantar um Procedimento Operacional Padrão (POP) em seu escritório?

Antes de iniciarmos, é importante saber se o seu escritório precisa ou não de um POP. Para isso, pense um pouquinho em sua rotina e responda:

• Meu escritório gerencia muitos clientes?
• Tem um grande número de colaboradores e departamentos?
• O funcionamento e a execução das tarefas não é consistente?
• Existe dificuldade em implementar processos ágeis?
• Minha operação inclui tarefas repetitivas e operacionais, porém complexas?

Se você respondeu sim para alguma dessas perguntas, pode seguir sua leitura. Pois, você precisa desenhar um POP para as tarefas do seu escritório. 

O que exatamente é um Procedimento Operacional Padrão (POP)?

Agora que sabemos que você precisa de um POP, vamos entender melhor o que ele é.

O Procedimento Operacional Padrão é um documento que estabelece de forma minuciosa os detalhes de um processo, elencando aspectos como: sequência de procedimentos; cuidados a serem observados; responsáveis por cada etapa, entre outras informações relevantes para que a tarefa seja realizada.

Em outras palavras, o POP é uma espécie de guia para realizar uma atividade, deixando claro o passo a passo que a equipe deve seguir. Assim, com ele, é possível padronizar e otimizar processos, departamentos e rotinas de trabalho, minimizar erros, desvios e variações.

Isso ajuda a garantir a qualidade do procedimento, seja ele qual for e independente de quem irá executá-lo. 

Para que serve o Procedimento Operacional Padrão (POP) 

Para que você entenda melhor esse documento, vamos ver um exemplo:

Imagine que o colaborador responsável por uma determinada tarefa precisou se ausentar de forma inesperada. Certamente, o seu escritório conta com outros profissionais capacitados para realizá-la, mas que nunca a executaram no dia a dia. Por isso, não sabem exatamente como ela deve ser feita.

Nesse cenário, se a empresa não possui um procedimento padrão em relação a essa tarefa, pode acabar diante de um grande atraso na entrega dessa demanda e um enorme prejuízo ao fluxo de trabalho do escritório.  

Porém, ao contar com um Procedimento Operacional Padrão (POP) detalhado, a substituição será feita sem maiores problemas. Uma vez que cada passo da tarefa estará devidamente descrito, como um guia que o substituto poderá seguir à risca.

Como criar um Procedimento Operacional Padrão (POP) para o seu escritório

Agora que você entende o que é e sabe que o seu escritório precisa de um Procedimento Operacional Padrão (POP), vamos aprender como criar um. 

Apesar do seu nome passar a sensação de complexidade, prepará-lo é mais simples do que você imagina. 

Vamos ver:

1- Escolha o processo e organize o POP

O primeiro passo para criar um Procedimento Operacional Padrão (POP) é escolher o processo que será desenhado e organizar um roteiro de ações. Claro que o ideal é criar um POP para todas as tarefas do seu escritório, no entanto, é indicado que você comece escolhendo uma.

Para isso, faça uma lista com as principais tarefas e processos que fazem parte da sua operação e identifique a que mais possui etapas, gera gargalos ou é feita de maneira diferente por cada um de seus colaboradores. Como exemplo, eu irei escolher o processo de Abertura de Empresa. 

Depois disso, é hora de criar o roteiro e organizar as demais ações, e as perguntas abaixo podem ajudá-lo a fazer isso:

• Quem será o encarregado pela elaboração do documento?
• A qual cargo ou setor são destinadas as orientações?
• Quem é o responsável por conferir o esboço e aprovar o POP (preferencialmente, um especialista ou funcionário que vai utilizá-lo)?
• Qual a data de implementação e quais colaboradores deverão ser informados?
• Como e quando deverão ser feitas revisões?

2- Defina a estrutura do Procedimento Operacional Padrão

Com os responsáveis definidos, o documento pode começar a ser elaborado. 

Existem vários modelos de POP, muitos deles disponíveis na internet. No entanto, o ideal é que seu escritório não copie nenhum deles e desenvolva o seu formato exclusivo, só assim é possível garantir informações claras e assertivas.

Dessa forma, para estruturar o seu POP, você deve começar definindo:

• Nome do Procedimento Operacional Padrão;
• Objetivo;
• Descrição das etapas de cada tarefa e seus responsáveis;
• Fluxogramas ou ilustrações (caso seja necessário);
• Histórico de revisões;
• Gestor (responsável que deve ser procurado para tirar dúvidas ou informar problemas).

Com essas informações, nosso POP ficará assim:

3- Escreva o procedimento padrão

Com os responsáveis definidos e a estrutura montada, é hora de colocar a mão na massa e escrever cada etapa do processo. Para isso, você deve reunir os nomes adicionados ao documento e, juntos, desenharem cada passo da tarefa.

Lembre-se de não deixar nenhuma informação de fora, até mesmo um clique no sistema deve ser adicionado ao POP. Além disso, quando estiver construindo o documento, considere sempre o usuário final.

Para isso:  

• Foque nas funções e responsabilidades do colaborador;
• Escolha um tipo de escrita adequado, evitando termos muito técnicos com os quais sua equipe pode não estar familiarizada;
• Explique tudo o que é necessário em cada passo, mas seja breve. Não há vantagens em preocupar o usuário com especificações técnicas que não afetam a execução. 

Considere também a organização da informação do POP. É importante que ele seja fácil de consultar e que nada fique “escondido” em parágrafos longos. Uma forma de fazer isso é usar o formato de checklist, criando etapas objetivas, claras e fáceis de acompanhar. 

Veja o exemplo:

4- Reveja o documento antes de oficializá-lo 

Quando terminar de escrever o Procedimento Operacional Padrão (POP), simule o processo passo a passo e entenda com a equipe: 

• Falta alguma coisa? 
• Se eu nunca tivesse feito um trabalho como este, utilizando esse POP, eu conseguiria concluí-lo? 
• As instruções cobrem todas as hipóteses? 

Se todos estiverem satisfeitos, você pode oficializá-lo e torná-lo o padrão para essa demanda. 

5 – Otimizar um POP

Nada fica parado no tempo, por isso, é quase impossível manter o Procedimento Operacional Padrão (POP) sem mudanças e otimizações. Você também pode fazer atualizações considerando as dificuldades e dúvidas que forem surgindo ao longo do tempo. 

A recomendação é rever os seus POP’s a cada seis meses para analisar o risco e verificar qual nova tarefa pode ser padronizada também. 

Pronto para colocar a mão na massa?

Espero que esse conteúdo tenha ajudado você a entender o que é um POP e como aplicá-lo aos processos do seu escritório.

Vale mencionar que o ponto-chave do Procedimento Operacional Padrão (POP) é que ele permite que o conhecimento, outrora apenas na mente dos profissionais, seja formalizado, tornando-se um padrão que todos poderão seguir. No entanto, isso não dispensa cursos e treinamentos, sendo mais uma forma de auxiliar e promover o sucesso do seu negócio, combinado? Então, espero que esse artigo tenha sido útil e que você comece hoje mesmo o seu POP. 

E para ver como ficou o POP que criamos juntos, clique aqui.

Ah, e se você está interessado em padronizar e otimizar a rotina do seu escritório contábil, quero compartilhar uma dica final contigo: O Gestta é uma ferramenta de gestão e atendimento voltada especificamente para contadores. Por meio dele você tem acesso a funcionalidades, como:

• Distribuição inteligente de tarefas; 
• Automação de tarefas que não exigem dedicação humana; 
• Múltiplos canais de atendimento ao cliente (inclusive a oferta de um app personalizado e integração com o WhatsApp);
• Portal exclusivo para os clientes do escritório;
• Controle de prazos;
• Arquivamento seguro de documentos;
• Apoio a gestão planejada de pessoas; 
• Relatórios  de indicadores para avaliação de desempenho de forma analítica e consciente;
• Dashboard com visão macro do escritório;
• Diferentes níveis de acesso;
• Integração com ERP Soluções Domínio, da Thomson Reuters;
• Filtros de busca precisos;
• Suporte proativo de segunda a sexta das 9h às 18h.

E claro, a padronização de todos os seus processos de forma prática e centralizada. Por isso, eu convido você para ver tudo isso funcionando na prática, bora lá? Basta clicar no botão abaixo e agendar uma demonstração, gratuita e sem compromisso, com um de nossos especialistas.

Esperamos você lá! Até o próximo conteúdo!