Processo de implantação de sistema, eis algo que causa calafrios em muitos empresários contábeis. Fazer a adesão ou transição de um sistema de gestão muitas vezes é algo adiado e, até mesmo, evitado. Talvez pela quantidade de informações, dados e tarefas que um escritório tenha ou pelo tabu de tal medida leva tempo e custa caro. É por isso que, neste artigo, resolvi contar como é o processo de implantação do Gestta. Pois, entender como o nós realizamos esse processo, da implantação ao acompanhamento do cliente, é a melhor forma de mostrar que sim, a adesão a um sistema de gestão ou mesmo a transição do sistema que você usa para um mais moderno e adequado às suas necessidades, pode ser feito sem dores de cabeça, quando realizado pelas mãos certas! 

Antes, que tal relembrarmos o que é o Gestta? 

Acho importante, antes de nos aprofundarmos no processo de implantação do Gestta, relembrarmos o que ele é e o que pode fazer pelo seu escritório. 

O Gestta é um sistema de gestão contábil criado com exclusividade para os contadores. Seu foco é facilitar o dia a dia dos escritórios e atender as dores e necessidades desse tipo de negócio. Sua missão é tornar a rotina do profissional de contabilidade menos operacional e mais estratégica.  

Para fazer isso, ele oferece funcionalidades como: 

• Distribuição inteligente de tarefas; 
• Automação de tarefas que não exigem dedicação humana; 
• Múltiplos canais de atendimento ao cliente (inclusive a oferta de um app personalizado e integração com o WhatsApp);
• Portal exclusivo para os clientes do escritório;
• Controle de prazos;
• Arquivamento seguro de documentos;
• Apoio a gestão planejada de pessoas; 
• Relatórios  de indicadores para avaliação de desempenho de forma analítica e consciente;
• Dashboard com visão macro do escritório;
• Diferentes níveis de acesso;
• Integração com ERP Soluções Domínio, da Thomson Reuters;
• Filtros de busca precisos
• Entre outras.

Agora que você viu toda a capacidade do Gestta, pode estar se perguntando: “como a implantação pode ser rápida e eficiente, mesmo com essa quantidade de soluções oferecidas?” Pois é justamente isso que você irá entender nesse conteúdo. Então, continue lendo! 

Passo a passo do processo de implantação do Gestta

A partir de agora iremos conhecer, passo a passo, como acontece o processo de implantação do Gestta, passando por todas as etapas, da ativação ao acompanhamento do ciclo de vida do cliente.

Preparado? Então vamos lá!

1ª Etapa: Ativação

O processo de implantação do Gestta é iniciado pelo que podemos chamar de “ativação”

Esse é o momento em que você irá acessar a plataforma pela primeira vez e ficará responsável por fazer uma série de atividades, como:

• Cadastro de usuários internos: São os dados dos seus colaboradores como nome, e-mail corporativo, responsabilidade que irá desempenhar no Gestta e departamento que pertence.

• Definição de responsáveis pelos clientes: Define qual a carteira de cada colaborador do escritório

• Cadastro de clientes externos: São os dados dos seus clientes como CNPJ, código interno (caso houver), razão social, inscrição estadual e regime federal.

• Associação de tarefas: Define as obrigações de cada cliente. 

Parece muita coisa, mas não se preocupe pois, todo esse processo é realizado com o auxílio de vídeos e artigos que explicam como essas vinculações devem ser feitas. Além disso, nosso sistema é intuitivo e tem uma ótima usabilidade, tornando ainda mais descomplicado o processo de implantação do Gestta.

Outro ponto que torna ainda mais simples essa primeira etapa é a automatização desses cadastros. Afinal, todos são feitos através de planilhas que você pode imputar diretamente na plataforma. Ou seja, você não terá que cadastrar cliente por cliente, colaborador por colaborador, nada disso. Basta copiar as informações de uma planilha de excel e colar no campo correspondente e voilà, cadastros realizados!

Associação de tarefas

 A associação de tarefas é outro processo que pode ser feito de forma automática. Isso porque, quando você cadastra seus clientes no sistema, de acordo com o Regime Federal e CNAE de cada um deles, o Gestta já seleciona, por padrão e de forma inteligente, algumas tarefas relacionadas ao tipo de atividade da empresa. Então, a partir disso, o sistema cria o vínculo dessas tarefas ao cadastro do cliente. Por exemplo, para os clientes pertencentes ao Simples Nacional, o Gestta irá atribuir as obrigações de:

• DIRF Anual;
• Entrega de balanço;
• Folha de adiantamento;
• Folha de pagamento;
• Diferencial de alíquotas (GARE);
• Informe de rendimentos (IR);
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).

O mesmo é feito com clientes do Lucro Real e Presumido. No entanto, isso não tira a sua autonomia. Pois, mesmo o Gestta atribuindo essas tarefas aos clientes, você pode excluir qualquer uma delas, assim como, criar novas de acordo com as necessidades do seu escritório, deixando o seu sistema do jeito que precisa. 

Esse primeiro passo pode ser realizado de maneira mais independente, para que você tenha liberdade para conhecer a plataforma e entender como ela funciona. Porém, com o Gestta o cliente nunca está sozinho. Por isso, caso surjam dúvidas em alguma dessas atividades, você pode entrar em contato com nossos especialistas através do chat, sem precisar sair do sistema. 

As atividades que concluímos até agora, encerram a primeira etapa e são fundamentais para ativação inicial do processo de implantação do Gestta.

2ª Etapa: Entendendo o cenário

Ativação realizada, agora é hora dos nossos especialistas da área de Onboarding entrarem em cena e entenderem melhor o cenário do seu escritório. 

Então, nesta etapa do processo de implantação do Gestta, você será acompanhado por um profissional que irá compreender as suas necessidades, dores e dificuldades do dia a dia, mostrando como a nossa plataforma poderá ajudá-lo a superar cada uma delas. Além de tirar dúvidas, validar e revisitar tudo o que foi feito no passo anterior. 

Neste contexto, serão realizados alguns encontros online para ensinar você e sua equipe a usufruir de todos os benefícios do sistema. E, para que esse treinamento ocorra de forma assertiva e otimizada, ele é personalizado para atender, de forma precisa, as necessidades de cada nível do seu escritório. 

Assim, nós temos um treinamento para o administrador que, geralmente, foi a mesma pessoa que realizou as configurações da ativação inicial, junto com os gestores dos departamentos e outro para os colaboradores que irão de fato operacionalizar a ferramenta. 

Para que fique mais claro, vou explicar como funciona cada um deles:

Administrador

O treinamento do administrador é personalizado de acordo com o porte, quantidade de clientes, quantidade de colaboradores, dores e necessidades do escritório. O profissional irá entender seu cenário atual, quais são as dificuldades que você deseja superar no dia a dia e como fazer isso de forma assertiva e otimizada com o uso do Gestta. Por exemplo, se um dos problemas que você enfrenta é a falta de visão em relação a performance do seu negócio, o profissional pode focar na funcionalidade do nosso Dashboard e no uso dos nossos relatórios que fornecem informações em tempo real e de forma macro. 

Gestor

O treinamento do gestor é focado em entender o cenário do seu escritório pela perspectiva dele e ajudá-lo a compreender, de forma mais profunda, como funciona a ferramenta e como utilizar todos os recursos que ela oferece. Por exemplo, como transferir uma tarefa de um colaborador para outro; como fazer a distribuição inteligente das demandas e como acompanhar o andamento das ordens de serviço. 

É importante que o gestor conheça bem as funções do Gestta e saiba acompanhar os pontos de atenção que o sistema atualiza em tempo real. Assim, ele poderá fazer um melhor controle e gestão do seu time. 

Colaborador

O último treinamento é o da sua equipe e, aqui, nosso profissional foca em entender as atividades que seu time executa no dia a dia, mostrando como a automação, proporcionada pelo Gestta, pode ajudá-los.

Dessa forma, eles aprenderão a manusear as funcionalidades voltadas ao nível operacional da ferramenta. Por exemplo, como mandar um email por dentro da plataforma; como acompanhar as notificações e lembretes referente ao cliente; como organizar a rotina dentro do sistema; entre outros pontos importantes.  

Portanto, o foco desses treinamentos é certificar que você, seus gestores e colaboradores, entendem e sabem manusear, de forma assertiva e ágil, todas as funcionalidades do Gestta. Para que ao término dessa etapa, vocês possam, já nos primeiros momentos de uso, usufruir de toda a performance do nosso software. 

3ª Etapa Engajamento

Essa é a etapa que brilha os olhos dos contadores durante o processo de implantação do Gestta. Afinal, uma das grandes dificuldades de quem implanta um sistema é engajar sua força de trabalho a utilizá-lo. Por isso, um dos passos da nossa implantação é o Ongoing de clientes. 

O nosso profissional que cuida dessa demanda é totalmente focado em mostrar aos colaboradores e gestores do escritório que, a adesão de um novo sistema, não veio para dificultar o dia a dia deles e sim torná-lo muito mais assertivo, organizado e otimizado. 

Esse engajamento acontece durante todo o ciclo de vida do cliente com o Gestta, passando por diversas atividades e eventos ao longo desse período. Abaixo eu pontuo os principais, vamos ver?

Acompanhamento

Uma das atividades do ongoing é o acompanhamento do cliente. Ou seja, aqui nosso profissional passa a ser um consultor para o seu escritório, sendo responsável por mostrar como a nossa ferramenta resolve os problemas do seu dia a dia, sejam eles complexos ou não. Tudo focado em manter o mesmo ritmo de sucesso alcançado nas demais etapas. 

O profissional irá acompanhá-lo durante o seu ciclo de vida no Gestta, verificando se você e seu time estão utilizando a ferramenta da forma correta, se existem lacunas nas quais ele pode ajudar, garantindo que o seu escritório atinja todas as metas desejadas.

Isso acontece através de videoconferência, contato via email, telefone ou chat, tudo o que melhor atender às suas necessidades, sem prejudicar sua rotina. 

Workshop

O workshop é um encontro online e ao vivo dedicado exclusivamente aos clientes do Gestta.

Neles nossos especialistas debatem temas ligados ao uso da plataforma, mostrando como agregar valor ao seu trabalho usando as funcionalidades disponíveis no Gestta. Por exemplo: “Como melhorar a sua comunicação com o cliente usando nossos canais de comunicação”; “Como utilizar nossos relatórios para metrificar o desempenho do escritório”, entre outros. 

Outro ponto importante dos Workshops é que eles acontecem semanalmente e em grupo. Ou seja, você pode dividir esse aprendizado com outros colegas de mercado, compartilhando dúvidas em comum, insights, dores, dificuldades, necessidades e ainda criar uma boa rede de contatos. 

Além disso, você aprende sobre temas importantes que podem beneficiar seu escritório e ajudá-lo a usufruir do melhor que a nossa ferramenta pode oferecer. 

Webinars

Os webinars também são encontros, um pouco mais esporádicos, voltados para as configurações do Gestta, de forma aprofundada. 

Alguns desses webinars são ministrados pelo nosso CEO Rafael Martinelli, outros pelos nossos especialistas que entendem tudo sobre a ferramenta. 

Realizados também em grupo, eles focam em ensinar o usuário a realizar as principais configurações do sistema, deixando a complexidade de lado, mostrando de forma clara e objetiva o quão simples são esses processos. Por exemplo: “Como parametrizar suas atividades no Gesta”; “Como integrá-lo ao sistema Domínio, da Thomson Reuters” e “Como personalizar nossos relatórios, realizando ajustes que podem ajudar no seu dia a dia”. 

Além disso, nos webinars nós também mencionamos novidades e atualizações da plataforma, mantendo todos sempre atualizados!

Suporte ativo de segunda a sexta das 9h às 18h

Além do especialista acompanhando, no detalhe, o dia a dia do seu escritório e nossos eventos exclusivos, o parceiro Gestta também pode contar com um time de suporte proativo que irá ajudá-lo a solucionar pequenas dúvidas que possam aparecer ao longo do uso da ferramenta. Além de um SAC para resolver questões mais específicas, como as financeiras, por exemplo. Tudo feito de forma organizada e clara. 

Esse trabalho é fundamental para que você continue usufruindo de todo o potencial e performance da nossa plataforma. E claro, tenha um retorno rápido do seu investimento com o engajamento assíduo da força de trabalho do seu escritório. 

Então é isso!

Espero que esse artigo tenha te ajudado a entender que, quando a implantação ou transição de sistema é feita de maneira assertiva, organizada e focada em suas necessidades, não existe dor de cabeça, nem perda de tempo e muito menos de dinheiro. Ou seja, quando se tem uma boa estratégia por trás de cada etapa desse processo, o sucesso é inevitável. 

A missão do Gestta é facilitar o dia a dia e a rotina do seu escritório e isso pode ser visto já na implantação do sistema. Com processos otimizados e personalizados, colocando você e seu time sempre em primeiro lugar.

E se você gostou do processo de implantação do Gestta e quer conhecer um pouco mais sobre a ferramenta, não perde tempo não! Clique no botão que está aqui embaixo e agende uma reunião, online, gratuita e sem compromisso, com um de nossos especialistas e veja que não é só a nossa implantação que é rápida, ágil e otimizada 🚀