Quantas vezes você já viu sua equipe realizando tarefas desnecessárias e que não agregam valor ao seu fluxo de trabalho? Seus processos foram desenhados há muito tempo e hoje já não fazem mais sentido para sua operação? Eles possuem dezenas de etapas e você nem entende mais o motivo de cada uma delas? Se você respondeu sim para alguma das perguntas acima, saiba que está na hora de repensar tudo isso, eliminar algumas tarefas e ter processos enxutos em seu escritório. Afinal, sempre existe uma forma melhor e mais ágil de fazer algo. E é exatamente isso que iremos aprender neste artigo. 

Preparado para eliminar tarefas excedentes do seu fluxo de trabalho? Então continue comigo!

Quais as vantagens de  tornar seus processos enxutos?

Com a rotina corrida de um escritório, se as tarefas estão sendo entregues, pode ser que você nem tenha pensado na hipótese, ou necessidade, de tornar seus processos enxutos. Afinal, tudo parece estar correndo bem, certo? Então, para mostrar como enxugar etapas dos seus fluxos de trabalho pode tornar sua rotina mais otimizada,, vamos ver um exemplo: 

Seu colaborador precisa da aprovação de determinado departamento para a realização de uma atividade. Além disso, essa aprovação exige ainda a assinatura de um documento impresso, e os responsáveis por assiná-lo encontram-se em home office. 

Dessa forma, esse processo apresenta:

• Movimentação excessiva: quantas vezes esse documento é despachado para coleta das assinaturas?
• Muita espera: quanto tempo seu colaborador fica sem poder realizar a atividade aguardando o retorno do documento?
• Excesso de tarefas: será que havia mesmo a necessidade de mais de uma assinatura? 
• Processos manuais: não seria possível aprovar e assinar esse documento de maneira automatizada?

Acredito que você e seus colaboradores tem algum processo semelhante aí na rotina do seu escritório.. Enquanto aguardam, suas atividades ficam paradas, a lista de pendências aumenta e a produtividade cai pelo abismo. Ou seja, tornar processos como esse mais enxutos afeta positivamente todo o fluxo de trabalho. Por isso, mais do que necessária, essa ação é fundamental para que o seu negócio funcione de maneira assertiva e eficiente. 

Como tornar os processos enxutos em seu escritório?

Deu pra notar como algumas etapas podem burocratizar demais um processo? Pois é, no dia a dia fica complicado constatar esse fato. Por isso, é importante colocar a mão na massa e olhar detalhadamente cada etapa de suas tarefas para entender o que ainda faz sentido e o que pode ser eliminado. 

Um jeito simples de fazer isso é colocando os 3 passos abaixo em prática.

Vamos lá?

1- Defina o processo que deseja reduzir

O primeiro passo é definir o processo que deseja tornar mais enxuto.

Para isso, tente encontrar aquela demanda que é sempre entregue com atraso, que atrapalha a rotina dos colaboradores, que causa estresse aos clientes e burocratiza o serviço.

Lendo isso, é provável que algumas opções apareçam em sua mente, mas caso isso não aconteça, converse com seus gestores e colaboradores sobre suas atividades e peça que apontem esse tipo de tarefa. Afinal, eles são sua força de trabalho, estão à frente de toda a operação do escritório e conhecem, como ninguém, os processos que mais atrapalham a rotina.

2- Desmembre as etapas do processo

Processo escolhido? Agora é hora de analisá-lo detalhadamente. 

O primeiro passo para isso é desmembrar as etapas do processo e classificá-las de acordo com o impacto que causam ao fluxo de trabalho, como:

• Etapas que agregam valor ao serviço; 
• Etapas que agregam valor ao negócio; 
• Etapas que não agregam valor a nenhum dos dois.

Vamos entender melhor como fazer isso:

Etapas que agregam valor ao serviço

São aquelas que agregam valor ao serviço do seu escritório e que, por consequência, implicam diretamente na percepção e na satisfação do seu cliente. 

Para encontrá-las é necessário fazer alguns questionamentos: 

• Meu cliente pagaria por essa etapa?
• Ele concorda que essa etapa é fundamental para que os objetivos dele sejam atingidos?
• Se ela for removida, será que meu cliente sentiria alguma queda na qualidade do serviço?

Se as respostas para as perguntas acima forem afirmativas, a etapa agrega valor ao serviço e, por via de regra, não é indicado removê-las.

Etapas que agregam valor ao negócio 

São as tarefas nas quais o cliente não é o maior impactado e sim o seu escritório. 

Você pode identificá-las fazendo o questionamento abaixo: 

• Esta etapa é importante para o desenvolvimento, melhoria e crescimento do meu escritório?
• O negócio sofrerá algum impacto a longo ou médio prazo, se ela for eliminada?
• Ela é fundamental para cumprir alguma regulamentação e obrigatoriedade imposta pela lei ou foi adicionada ao fluxo por outro motivo?

É importante ter em mente que, aqui, os objetivos do escritório, sejam de longo ou médio prazo, são o foco principal. Ou seja, as etapas que são importantes para o desenvolvimento e a sustentabilidade do negócio devem permanecer, caso contrário, podem ser descartadas.

Etapas que não agregam valor

Por fim, as etapas que não agregam valor são aquelas que não impactam nem o seu negócio, nem seus clientes, muito menos seus colaboradores. São atividades irrelevantes e, por isso, podem e devem ser retiradas do seu processo.

Aqui, estão envolvidas etapas que costumam gerar:

• Retrabalho;
• Reenvios;
• Esperas causados pela falta de padronização, de conhecimento e/ou desinformação da equipe;
• Burocracias;
• Insatisfação;
• Mal uso do tempo.

Não se engane, dentro do seu escritório existem sim etapas que impedem a efetivação dos processos enxutos e não agregam valor ao seu escritório. Elas passam despercebidas no meio da rotina e na ânsia de realizar a entrega do serviço, mas, no fim do expediente, são elas que dificultam a realização das demais atividades. 

3- Elimine o que classificou como desnecessário

Agora que você já identificou o processo, desmembrou e classificou as etapas, está na hora de eliminar aquelas que atrapalham o desenvolvimento das atividades e impedem a efetivação dos processos enxutos. 

No entanto, antes de excluí-las de vez, é importante pensar qual a melhor forma de fazer isso. Neste contexto, vamos voltar à situação hipotética (mas nem tanto) que eu citei no início do artigo e usá-la novamente como exemplo. 

Uma forma de deixar aquela tarefa mais enxuta, seria excluir o documento impresso , colocando no lugar dele um documento online, que aceitasse apenas uma verificação e que pudesse ser assinado digitalmente. Isso reduziria o tempo de espera, a movimentação e o excesso de tarefas. Além disso, daria  autonomia ao colaborador e tornaria o processo mais eficiente, inteligente e menos operacional. 

Por isso, após encontrar as tarefas que podem ser eliminadas, analise o processo como um todo e reflita sobre qual ação poderia torná-lo mais enxuto. 

Preparado para começar?

Espero que esse artigo tenha mostrado a você como é possível tornar seus processos enxutos, simplesmente analisando suas etapas e encontrando aquelas que não fazem mais sentido a sua operação. Afinal, processos robustos, complicados e desenhados de forma complexa, vêm na contra-mão do dinamismo do nosso mercado atual. Por isso, é importante estar atento ao seu fluxo de trabalho e aos processos que o compõem, para que seu escritório possa desenvolver suas atividades com mais eficiência e produtividade. 

Até o próximo conteúdo!