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Muito se fala sobre a relação entre Produtividade e Tecnologia no trabalho. 

A tecnologia oferece muitos estímulos a distração e isso pode acabar nos tirando o foco, isso é um fato. Por outro lado também é inegável o quanto soluções tecnológicas são capazes de promover formas mais fáceis e automatizadas de realizar tarefas que antes demorávamos muito mais para concluir. 

Neste sentido, o que nós precisamos é saber utilizar a tecnologia da forma certa. Dominá-la e não deixar que ela nos domine. Só assim conseguiremos  aproveitar toda essa inovação digital a favor das tarefas e rotinas de nossas equipes, melhorando sua produtividade. Ou seja, quando aliadas, Produtividade e Tecnologia, podem ser expressivamente benéficas. 

Por isso, no artigo de hoje eu mostro como aliar Produtividade e Tecnologia para alavancar os resultados do seu escritório. 

Vamos lá? 

Produtividade e Tecnologia como aliadas no trabalho 

A tecnologia tem se tornado a principal aliada no progresso das organizações, independente do seu tamanho. Desde o departamento administrativo, passando pelo comercial, marketing, contábil, sucesso do cliente, enfim, todas as áreas de uma empresa podem se beneficiar dos avanços provenientes dessa evolução e transformação tecnológica. E a melhor parte é que, além das novas possibilidades de aprendizado e desenvolvimento, essas soluções também são capazes de melhorar a produtividade no trabalho. Como? Munindo as equipes com ferramentas focadas em aprimorar diferentes atividades e processos.  

Com isso em mente, confira como produtividade e tecnologia estão totalmente interligadas e podem contribuir para o sucesso do seu negócio.

1- Mais comunicação e conectividade entre equipes e departamentos 

A tecnologia pode favorecer e melhorar a qualidade da comunicação entre suas equipes e departamentos, tornando esse contato mais simples e rápido. 

Por exemplo, tecnologias como WhatsApp, Google Chat, Slack, entre outros aplicativos de comunicação, podem tornar a rotina do seu escritório muito mais interativo e assertivo. Isso porque, diversos assuntos, problemas e dúvidas podem ser solucionados de maneira mais rápida através desses canais, aumentando a produtividade. 

Além disso, alguns aplicativos podem manter essa conversa salva e criptografada, como é o caso do WhatsApp, por exemplo, o que garante maior segurança nas informações. 

Oferecer essa comunicação também para o cliente, aumenta ainda mais a efetividade dessa tecnologia. Integrando todos os canais possíveis de comunicação com o parceiro, é possível ampliar a produtividade de quem oferece suporte a eles, o que melhora também o relacionamento com o parceiro. 

2- Gestão total do tempo 

Uma das maiores dificuldades do gestor é administrar o tempo de suas equipes

Mas, grande parte desse problema, pode ser solucionado com o uso de algumas ferramentas que conseguem cronometrar o tempo que o colaborador leva para concluir determinada tarefa. 

Tecnologias como, Toggl, Tracking Time e Bitrix, além de cronometrar o tempo que se leva para concluir a atividade, oferecem relatórios e gráficos para que se possa analisar onde foi gasto mais tempo. 

Esse acompanhamento, mostra como produtividade e tecnologia podem andar juntas no trabalho. Isso porque, através de sistemas como esses, é possível encontrar rapidamente erros nos processos e tomar medidas corretivas. Ou até mesmo encontrar aquele colaborador que está com dificuldades em alguma tarefa específica para assim ajudá-lo a melhorar. 

3- Arquivos compartilhados com maior rapidez 

Se você já teve que esperar algum colega te enviar um arquivo para fazer seu trabalho, sabe bem o quanto esse processo, tão básico e rotineiro, pode acabar com a produtividade. 

Além disso, com o crescimento do seu escritório, naturalmente, os dados e documentos gerados no dia a dia também irão aumentar. Portanto, é essencial ter à disposição do seu time, programas que possam armazenar e compartilhar esses documentos, de forma online, segura e de fácil acesso. A segurança, é outro ponto, afinal, ninguém quer perder ou extraviar um documento importante. 

Por isso, utilizar aplicativos como Google Drive e Onedrive, por exemplo, pode ser a união perfeita entre produtividade e tecnologia. Isso porque, esses aplicativos, permitem salvar e compartilhar todo tipo de documento. E por ser online, também tornam possível que mais de um usuário abra o documento, acabando de vez com a dificuldade que citei no início deste tópico. 

4- Maior acessibilidade  

Um dos tópicos mais aclamados quando falamos sobre produtividade e tecnologia, é o aparecimento da computação em nuvem. Isso porque, ela flexibilizou a forma como trabalhamos e permitiu a hospedagem de sistemas e arquivos, sem a necessidade de instalação de programas ou armazenamento de dados. E justamente por não precisar de um servidor superpotente para executar seus programas, a computação em nuvem também pode reduzir os custos com a compra de equipamentos e manutenção. 

Além disso, essa tecnologia melhorou o acesso ao trabalho, uma vez que, é possível acessar seu dashboard de tarefas e visualizar seus documentos, de qualquer lugar, a qualquer hora. Como consequência disso, ela gerou mais acessibilidade, melhorou a produtividade e trouxe maior lucratividade para os negócios. 

5- Tempo para cuidar de processos estratégicos 

Se tem uma coisa que mata a produtividade de qualquer pessoa é a repetição de processos. E no mercado contábil existem muitas tarefas manuais que tomam tempo e energia do colaborador. Isso pode trazer sérios problemas, como perda da competitividade, metas não alcançadas e atraso nas entregas das obrigações, o que afeta desde o escritório até o cliente. 

Com a tecnologia promovida pelos  sistemas de gestão, atividades como envio de documentos, lembretes e cobranças, baixa de atividades, digitação, entre vários outros processos do dia a dia, podem ser automatizados. Ou seja, aqui mais uma vez vemos o quão importante é manter a Produtividade e Tecnologia aliadas. 

Além disso, com esses processos automatizados, seu time tem tempo para cuidar de tarefas mais estratégicas e analíticas, permitindo que você utilize da melhor forma o seu capital humano. O que pode aprimorar a lucratividade do seu escritório. 

Outra vantagem que pode representar ganho de produtividade é que, por meio do sistema de gestão, é possível padronizar as tarefas do escritório, definindo exatamente quem ficará responsável pelo quê. Isso ajuda a entender como anda o desempenho dos colaboradores

Produtividade e Tecnologia agindo centralizadas 

Ao longo do artigo eu citei alguns aplicativos e sistemas que te ajudam a unir a produtividade e tecnologia em seu escritório. Agora, imagine potencializar esses benefícios, com toda essa tecnologia centralizada em uma só plataforma? É exatamente isso que o Gestta faz! 

Se você não conhece, o Gestta é uma plataforma que foi criada exclusivamente para atender as dores do contador e têm todas as tecnologias que citei aqui, unidas em uma única plataforma. 

O Gestta é um sistema de gestão de escritórios em nuvem e pode aliar a produtividade e tecnologia como um match perfeito. Com ele é possível: 

  • Automatizar seus processos; 
  • Salvar seus documentos em nuvem; 
  • Gerenciar o tempo que cada colaborador leva para concluir uma tarefa; 
  • Oferecer relatórios sobre a produtividade e desempenho do seu escritório; 
  • Comunicar-se entre os departamentos; 
  • Integrar seu e-mail; 
  • Gerenciar suas tarefas, entre outros. 

Além disso, o Gestta também é multicanais e centraliza em um só lugar várias formas de comunicação com o cliente, como email, app, e integração direta com o WhatsApp, o Gestta Messenger. Tudo isso  permite que seus colaboradores atendam aos clientes, enviem documentos, áudios, imagens e abram novas tarefas, tudo sem sair do sistema. 

Ou seja, o Gestta potencializa a união entre a produtividade e tecnologia em seu escritório!

Quer  saber mais sobre essa ferramenta? Leia o artigo: Por dentro do Gestta – A ferramenta de Gestão Contábil que tem dado o que falar 

E aí, pronto para melhorar a relação entre a produtividade e tecnologia em seu escritório? 

Espero que esse artigo te ajude a utilizar a tecnologia em prol da produtividade de sua equipe. 

Vale lembrar que, mais do que ter a tecnologia, é preciso saber como e onde utilizá-la, caso contrário, ela dificilmente trará soluções e, sim, mais problemas para a produtividade no trabalho e no alcance dos resultados que você espera para a sua empresa. Por isso é importante escolher a tecnologia certa. Como a produtividade e tecnologia trabalham juntas em seu escritório? Me conta nos comentários! E se gostou desse artigo, se inscreva em nossa newsletter e receba, semanalmente mais conteúdos como esse sobre o mercado contábil!