Muito se fala sobre a relação entre Produtividade e Tecnologia no trabalho.
Embora a tecnologia ofereça muitas oportunidades a distração, também é inegável o quanto soluções tecnológicas são capazes de promover formas mais fáceis e automatizadas de realizar tarefas que antes demorávamos muito mais para concluir.
Neste sentido, o que nós precisamos é saber utilizar a tecnologia da forma certa, dominá-la e não deixar que ela nos domine. Só assim conseguiremos aproveitar toda essa inovação digital a favor das tarefas e rotinas de nossas equipes, melhorando sua produtividade. Ou seja, quando aliadas, Produtividade e Tecnologia, podem ser expressivamente benéficas.
Por isso, no artigo de hoje, eu mostro como aliar Produtividade e Tecnologia para alavancar os resultados do seu escritório.
Vamos lá?
Produtividade e Tecnologia como aliadas no trabalho
A tecnologia tem se tornado a principal aliada no progresso das organizações, independente do seu tamanho. Desde o departamento administrativo, passando pelo comercial, marketing, contábil, sucesso do cliente, enfim, todas as áreas de uma empresa podem se beneficiar dos avanços provenientes da evolução e transformação tecnológica. E a melhor parte é que, além das novas possibilidades de aprendizado e desenvolvimento, essas soluções também são capazes de melhorar a produtividade no trabalho. Como? Munindo as equipes com ferramentas focadas em aprimorar diferentes atividades e processos.
Com isso em mente, confira como produtividade e tecnologia estão totalmente interligadas e podem contribuir para o sucesso do seu negócio.
1- Mais comunicação e conectividade entre equipes e departamentos
A tecnologia pode favorecer e melhorar a qualidade da comunicação entre suas equipes e departamentos, tornando esse contato mais simples e rápido.
Por exemplo, tecnologias como WhatsApp, Google Chat, Slack, entre outros aplicativos de comunicação, podem tornar a rotina de atendimento do seu escritório muito mais interativa e assertiva. Isso porque diversos assuntos, problemas e dúvidas podem ser solucionados de maneira mais rápida através desses canais, aumentando a produtividade.
Além disso, alguns aplicativos podem manter essa conversa salva e criptografada, como é o caso do WhatsApp, por exemplo, o que garante maior segurança nas informações.
Oferecer essa comunicação também para o cliente, aumenta ainda mais a efetividade dessa tecnologia. Integrando todos os canais possíveis de comunicação com os seus parceiros, igual é feito no Gestta, por exemplo, é possível ampliar a produtividade de quem oferece suporte a eles, o que melhora também o relacionamento com sua carteira.
2- Gestão total do tempo
Uma das maiores dificuldades do gestor é administrar o tempo de suas equipes. Porém, grande parte desse problema pode ser solucionado com o uso de algumas ferramentas, como as que conseguem cronometrar o tempo que o colaborador leva para concluir determinada tarefa, por exemplo.
Tecnologias como, Toggl, Tracking Time e Bitrix, ou o próprio Gestta, além de cronometrar o tempo que se leva para concluir uma atividade, oferecem relatórios e gráficos para que se possa analisar onde foi gasto mais tempo.
Esse acompanhamento mostra como produtividade e tecnologia podem andar juntas no trabalho. Isso porque, através de sistemas como esses, é possível encontrar rapidamente erros nos processos e tomar medidas corretivas. Ou até mesmo encontrar aquele colaborador que está com dificuldades em alguma tarefa específica, para assim ajudá-lo a melhorar.
3- Arquivos compartilhados com maior rapidez
Se você já teve que esperar algum colega te enviar um arquivo para fazer seu trabalho, sabe bem o quanto esse processo, tão básico e rotineiro, pode acabar com a produtividade.
Além disso, com o crescimento do seu escritório, naturalmente os dados e documentos gerados no dia a dia também irão aumentar. Portanto, é essencial ter à disposição do seu time, programas que possam armazenar e compartilhar esses documentos, de forma online, segura e de fácil acesso. A segurança, é outro ponto, afinal, ninguém quer perder ou extraviar um documento importante.
Por isso, utilizar aplicativos como Google Drive, Onedrive ou Gestta, por exemplo, pode ser a união perfeita entre produtividade e tecnologia. Isso porque, esses aplicativos, permitem salvar e compartilhar todo tipo de documento. E por ser online, também tornam possível que mais de um usuário abra o documento, acabando de vez com a dificuldade que citei no início deste tópico.
4- Maior acessibilidade
Um dos tópicos mais aclamados quando falamos sobre produtividade e tecnologia é o aparecimento da computação em nuvem. Isso porque, ela flexibilizou a forma como trabalhamos e permitiu a hospedagem de sistemas e arquivos, sem a necessidade de instalação de programas ou armazenamento de dados no computador. E justamente por não precisar de um servidor superpotente para executar seus programas, a computação em nuvem também pode reduzir os custos com a compra de equipamentos e manutenção.
Além disso, essa tecnologia melhorou o acesso ao trabalho, uma vez que, é possível acessar seu dashboard de tarefas e visualizar seus documentos de qualquer lugar, a qualquer hora. Como consequência disso, ela gerou mais acessibilidade, melhorou a produtividade e trouxe maior lucratividade para os negócios.
5- Tempo para cuidar de processos estratégicos
Se tem uma coisa que mata a produtividade de qualquer pessoa é a repetição de processos. E no mercado contábil existem muitas tarefas manuais que tomam tempo e energia do colaborador. Isso pode trazer sérios problemas, como perda da competitividade, metas não alcançadas e atraso nas entregas das obrigações, o que afeta desde o escritório até o cliente.
Com a tecnologia promovida pelos sistemas de gestão, atividades como envio de documentos, lembretes e cobranças, baixa de atividades, digitação, entre vários outros processos do dia a dia, podem ser automatizados. Ou seja, aqui mais uma vez vemos o quão importante é manter a Produtividade e Tecnologia aliadas.
Além disso, com esses processos automatizados, seu time tem tempo para cuidar de tarefas mais estratégicas e analíticas, permitindo que você utilize da melhor forma o seu capital humano. O que pode aprimorar a lucratividade do seu escritório.
Outra vantagem que pode representar ganho de produtividade é que, por meio do sistema de gestão, é possível padronizar as tarefas do escritório, definindo exatamente quem ficará responsável pelo quê. Isso ajuda a entender como anda o desempenho dos colaboradores.
Produtividade e Tecnologia agindo centralizadas
Ao longo do artigo eu citei alguns aplicativos e sistemas que te ajudam a aliar produtividade e tecnologia em seu escritório. Agora, imagine potencializar esses benefícios, com toda essa tecnologia centralizada em uma só plataforma? É exatamente isso que o Gestta faz!
Se você não conhece, o Gestta é uma plataforma que foi criada exclusivamente para atender as dores do contador e têm todas as funcionalidades que citei aqui, unidas em uma única plataforma.
O Gestta é um sistema de gestão de escritórios em nuvem e pode aliar a produtividade e tecnologia como um match perfeito. Com ele é possível:
- Automatizar seus processos;
- Salvar seus documentos em nuvem;
- Gerenciar o tempo que cada colaborador leva para concluir uma tarefa;
- Oferecer relatórios sobre a produtividade e desempenho do seu escritório;
- Comunicar-se entre os departamentos;
- Integrar seu e-mail;
- Gerenciar suas tarefas, entre outros.
Além disso, o Gestta também é multicanal e centraliza em um só lugar várias formas de comunicação com o cliente, como email, app e integração direta com o WhatsApp, o Gestta Messenger. Tudo isso permite que seus colaboradores atendam aos clientes, enviem documentos, áudios, imagens e abram novas tarefas, tudo sem sair do sistema.
Ou seja, o Gestta potencializa a união entre a produtividade e tecnologia em seu escritório!
Quer saber mais sobre essa ferramenta? Leia o artigo: Por dentro do Gestta – A ferramenta de Gestão Contábil que tem dado o que falar.