Produtividade e Tecnologia – Como aliar esses dois fatores para alavancar resultados no seu escritório

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Muito se fala sobre a relação entre Produtividade e Tecnologia no trabalho. 

Embora a tecnologia ofereça muitas oportunidades a distração, também é inegável o quanto soluções tecnológicas são capazes de promover formas mais fáceis e automatizadas de realizar tarefas que antes demorávamos muito mais para concluir. 

Neste sentido, o que nós precisamos é saber utilizar a tecnologia da forma certa, dominá-la e não deixar que ela nos domine. Só assim conseguiremos  aproveitar toda essa inovação digital a favor das tarefas e rotinas de nossas equipes, melhorando sua produtividade. Ou seja, quando aliadas, Produtividade e Tecnologia, podem ser expressivamente benéficas. 

Por isso, no artigo de hoje, eu mostro como aliar Produtividade e Tecnologia para alavancar os resultados do seu escritório. 

Vamos lá? 

Produtividade e Tecnologia como aliadas no trabalho 

A tecnologia tem se tornado a principal aliada no progresso das organizações, independente do seu tamanho. Desde o departamento administrativo, passando pelo comercial, marketing, contábil, sucesso do cliente, enfim, todas as áreas de uma empresa podem se beneficiar dos avanços provenientes da evolução e transformação tecnológica. E a melhor parte é que, além das novas possibilidades de aprendizado e desenvolvimento, essas soluções também são capazes de melhorar a produtividade no trabalho. Como? Munindo as equipes com ferramentas focadas em aprimorar diferentes atividades e processos.  

Com isso em mente, confira como produtividade e tecnologia estão totalmente interligadas e podem contribuir para o sucesso do seu negócio.

1- Mais comunicação e conectividade entre equipes e departamentos 

A tecnologia pode favorecer e melhorar a qualidade da comunicação entre suas equipes e departamentos, tornando esse contato mais simples e rápido. 

Por exemplo, tecnologias como WhatsApp, Google Chat, Slack, entre outros aplicativos de comunicação, podem tornar a rotina de atendimento do seu escritório muito mais interativa e assertiva. Isso porque diversos assuntos, problemas e dúvidas podem ser solucionados de maneira mais rápida através desses canais, aumentando a produtividade. 

Além disso, alguns aplicativos podem manter essa conversa salva e criptografada, como é o caso do WhatsApp, por exemplo, o que garante maior segurança nas informações. 

Oferecer essa comunicação também para o cliente, aumenta ainda mais a efetividade dessa tecnologia. Integrando todos os canais possíveis de comunicação com os seus parceiros, igual é feito no Gestta, por exemplo, é possível ampliar a produtividade de quem oferece suporte a eles, o que melhora também o relacionamento com sua carteira. 

2- Gestão total do tempo 

Uma das maiores dificuldades do gestor é administrar o tempo de suas equipes. Porém, grande parte desse problema pode ser solucionado com o uso de algumas ferramentas, como as que conseguem cronometrar o tempo que o colaborador leva para concluir determinada tarefa, por exemplo. 

Tecnologias como, Toggl, Tracking Time e Bitrix, ou o próprio Gestta, além de cronometrar o tempo que se leva para concluir uma atividade, oferecem relatórios e gráficos para que se possa analisar onde foi gasto mais tempo. 

Esse acompanhamento mostra como produtividade e tecnologia podem andar juntas no trabalho. Isso porque, através de sistemas como esses, é possível encontrar rapidamente erros nos processos e tomar medidas corretivas. Ou até mesmo encontrar aquele colaborador que está com dificuldades em alguma tarefa específica, para assim ajudá-lo a melhorar. 

3- Arquivos compartilhados com maior rapidez 

Se você já teve que esperar algum colega te enviar um arquivo para fazer seu trabalho, sabe bem o quanto esse processo, tão básico e rotineiro, pode acabar com a produtividade. 

Além disso, com o crescimento do seu escritório, naturalmente os dados e documentos gerados no dia a dia também irão aumentar. Portanto, é essencial ter à disposição do seu time, programas que possam armazenar e compartilhar esses documentos, de forma online, segura e de fácil acesso. A segurança, é outro ponto, afinal, ninguém quer perder ou extraviar um documento importante. 

Por isso, utilizar aplicativos como Google Drive, Onedrive ou Gestta, por exemplo, pode ser a união perfeita entre produtividade e tecnologia. Isso porque, esses aplicativos, permitem salvar e compartilhar todo tipo de documento. E por ser online, também tornam possível que mais de um usuário abra o documento, acabando de vez com a dificuldade que citei no início deste tópico. 

Produtividade e Tecnologia

4- Maior acessibilidade  

Um dos tópicos mais aclamados quando falamos sobre produtividade e tecnologia é o aparecimento da computação em nuvem. Isso porque, ela flexibilizou a forma como trabalhamos e permitiu a hospedagem de sistemas e arquivos, sem a necessidade de instalação de programas ou armazenamento de dados no computador. E justamente por não precisar de um servidor superpotente para executar seus programas, a computação em nuvem também pode reduzir os custos com a compra de equipamentos e manutenção. 

Além disso, essa tecnologia melhorou o acesso ao trabalho, uma vez que, é possível acessar seu dashboard de tarefas e visualizar seus documentos de qualquer lugar, a qualquer hora. Como consequência disso, ela gerou mais acessibilidade, melhorou a produtividade e trouxe maior lucratividade para os negócios. 

5- Tempo para cuidar de processos estratégicos 

Se tem uma coisa que mata a produtividade de qualquer pessoa é a repetição de processos. E no mercado contábil existem muitas tarefas manuais que tomam tempo e energia do colaborador. Isso pode trazer sérios problemas, como perda da competitividade, metas não alcançadas e atraso nas entregas das obrigações, o que afeta desde o escritório até o cliente. 

Com a tecnologia promovida pelos  sistemas de gestão, atividades como envio de documentos, lembretes e cobranças, baixa de atividades, digitação, entre vários outros processos do dia a dia, podem ser automatizados. Ou seja, aqui mais uma vez vemos o quão importante é manter a Produtividade e Tecnologia aliadas. 

Além disso, com esses processos automatizados, seu time tem tempo para cuidar de tarefas mais estratégicas e analíticas, permitindo que você utilize da melhor forma o seu capital humano. O que pode aprimorar a lucratividade do seu escritório. 

Outra vantagem que pode representar ganho de produtividade é que, por meio do sistema de gestão, é possível padronizar as tarefas do escritório, definindo exatamente quem ficará responsável pelo quê. Isso ajuda a entender como anda o desempenho dos colaboradores

Produtividade e Tecnologia agindo centralizadas 

Ao longo do artigo eu citei alguns aplicativos e sistemas que te ajudam a aliar produtividade e tecnologia em seu escritório. Agora, imagine potencializar esses benefícios, com toda essa tecnologia centralizada em uma só plataforma? É exatamente isso que o Gestta faz! 

Se você não conhece, o Gestta é uma plataforma que foi criada exclusivamente para atender as dores do contador e têm todas as funcionalidades que citei aqui, unidas em uma única plataforma. 

O Gestta é um sistema de gestão de escritórios em nuvem e pode aliar a produtividade e tecnologia como um match perfeito. Com ele é possível: 

  • Automatizar seus processos; 
  • Salvar seus documentos em nuvem; 
  • Gerenciar o tempo que cada colaborador leva para concluir uma tarefa; 
  • Oferecer relatórios sobre a produtividade e desempenho do seu escritório; 
  • Comunicar-se entre os departamentos; 
  • Integrar seu e-mail; 
  • Gerenciar suas tarefas, entre outros. 

Além disso, o Gestta também é multicanal e centraliza em um só lugar várias formas de comunicação com o cliente, como email, app e integração direta com o WhatsApp, o Gestta Messenger. Tudo isso  permite que seus colaboradores atendam aos clientes, enviem documentos, áudios, imagens e abram novas tarefas, tudo sem sair do sistema. 

Ou seja, o Gestta potencializa a união entre a produtividade e tecnologia em seu escritório!

Quer  saber mais sobre essa ferramenta? Leia o artigo: Por dentro do Gestta – A ferramenta de Gestão Contábil que tem dado o que falar.

3 respostas

  1. Espetacular o artigo e como grande usuário, assino embaixo.

    Sim o Gestta faz tudo isso e quer saber, sempre tem novidades. O mais importante atributo de qualquer solução como o GESTTA é sua visão de futuro. E ouvir o cliente sempre uma uma crença dessa ferranenta.

    1. Que demais Edinaldo! Ficamos imensamente felizes com esse feedback, ainda mais vindo de um cliente tão especial como você! Muito bom saber que o Gestta consegue levar essa sensação ao cliente, isso faz tudo valer a pena!

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