Você já se viu refém da procrastinação? Ou pior, mesmo que se dedique ao máximo, parece que nunca vai conseguir concluir sua lista de tarefas. Bom, pois saiba que você não é o único. Coisas que matam a produtividade existem desde que o mundo é mundo. Por outro lado, entender como e porque ela aparece é fundamental para minimizar esse problema. Por isso, nos aprofundaremos no assunto neste artigo. Falaremos sobre como aprimorar a produtividade e quais são os principais assassinos dela.

Então, mesmo que sua lista de afazeres esteja gigante, sugiro que pare tudo o que está fazendo e dedique-se a esse artigo. Essa pausa com certeza será recompensada no futuro. Vamos nessa?

1- Manter-se ocupado!

Pode até parecer incoerência da minha parte, mas antes de qualquer julgamento prévio, deixe-me explicar:

Muitos dos profissionais contábeis que sofrem com a falta de produtividade nas empresas contábeis têm um hábito em comum. Chegam na segunda-feira e caem de cabeça nas tarefas, passam o dia todo ocupados, mas no fim do expediente constatam que pouquíssimas atividades foram concluídas. Isso soa familiar pra você? Pois é exatamente essa uma das coisas que matam a produtividade.

Pois é, manter-se ocupado é muito diferente de ser produtivo. Um profissional pode manter-se atarefado por horas, mas se não houver planejamento, de nada adiantará. É como dar murro em ponta de faca.

Como resolver?

É fundamental criar um planejamento antes de mergulhar de cabeça nas tarefas que o aguardam.  Por isso, defina os níveis de urgência e importância de cada atividade pendente e crie um ranking. Depois vá eliminando uma a uma, mas só passe para a próxima quando a anterior estiver de fato concluída.

Uma dica é utilizar a metodologia GTD que consiste em organizar as pendências em 5 etapas:

1. Coletar;
2. Processar;
3. Organizar;
4. Revisar (a lista de tarefas)
5. Fazer.

Com essa estratégia você fica longe das coisas que matam a produtividade. Deixando o seu dia muito mais produtivo sem que você precise passar necessariamente todo o expediente ocupado.

2- Encarnar o Flash!

Quando pensamos em um profissional produtivo é comum que venha à mente a figura de alguém ágil e veloz, que consegue fazer diversas tarefas simultaneamente e que as conclui com rapidez. Mas você já parou pra pensar que isso pode não ser uma vantagem e, ao invés de melhorar, ser uma das coisas que mais matam a produtividade de um colaborador?

Quem trabalha sempre apressado, querendo dar conta de tudo, tende a cometer erros com mais frequência, além de dificilmente parar para avaliar determinadas situações o que consequentemente reflete em tomadas de decisões ruins.

Por isso, quando um Flash sai realizando as tarefas a torto e a direito, sem avaliar os níveis de urgência e importância, ele está sujeito a:

• Perder prazos que ocasionam em multas;
• Consumir mais recursos do que o necessário;
• Ignorar clientes importantes;
• Cometer erros e ter mais retrabalho.

Percebe como a pressa nesse caso é inimiga da perfeição? Não que você deva sempre fazer as coisas na calmaria, mas deve também lembrar que agilidade sem planejamento pode ser um tiro no pé.

Como resolver?

Antes de sair acelerando a 300 km/h numa pista, todos os pilotos de Fórmula 1 fazem um reconhecimento da mesma. Observam as nuances, intensidade das curvas, largura da pista, etc. Esse exemplo também pode aplicado no universo contábil quando se deseja ganhar produtividade.

Então, se você deseja ou precisa realizar tarefas com velocidade, reserve um tempo para analisar todo o processo e entender os passos a serem tomados. E só então parta para a largada, mas lembre-se: velocidade nem sempre é sinal de produtividade. Essa pode ser, na verdade, uma das coisas que mais matam a produtividade. As vezes pode ser muito mais produtivo realizar as tarefas com calma e de forma minuciosa.

3- Focar em estratégias de produtividade!

Uma vez ouvi que, quando se aprende a usar um martelo todo problema vira prego. Isso quer dizer que nem sempre as estratégias de produtividade trarão resultados sozinhas. Existem algumas situações em que, mesmo seguindo todos os conselhos anteriores, você ainda encontrará dificuldades para se manter longe das coisas que matam a produtividade.

E por que isso acontece? Quer dizer que as estratégias citadas anteriormente não são tão eficientes assim? Bom, imagine o seguinte:

Você precisa viajar de um estado para outro no Brasil e antes da viagem você começa a se preparar, correr todos os dias, seguir uma dieta regrada e investir em equipamentos de corrida de última geração. Mesmo com todo esse preparo, você ainda sim vai gastar muitos dias para chegar ao seu objetivo se percorrer o caminho a pé, não é mesmo?

Não seria muito melhor investir todo esse esforço para conseguir um automóvel ou uma passagem de avião? O preparo surtiria muito resultados se o objetivo fosse disputar uma São Silvestre da vida, mas nesse caso, é preciso optar por uma solução mais eficiente, entende?

É por isso que nem sempre basta seguir dicas de produtividade, é preciso contar com algo a mais.

Como resolver? 

É o caso de se pensar por exemplo em uma ferramenta de gestão de tarefas contábeis. Com ela você consegue otimizar tanto a gestão do escritório quanto a realização das atividades. Isso graças aos relatórios personalizados e dashboards que mostram ao gestor os prazos, pendências e produtividade de cada colaborador, além das automatizações que facilitam a vida dos colaboradores na hora de enviar boletos ou dar baixa em tarefas, por exemplo.

4- Não praticar o mindfullness!

Mindfullness é basicamente uma técnica de meditação que implica em limpar a mente de qualquer tipo de pensamento não relacionado à tarefa que você está executando no momento. Mantendo você longe das coisas que matam a produtividade.

Quando, por exemplo, você está preenchendo uma planilha, mas sua mente começa a criar uma cena hipotética da reunião que você vai ter em 2h. Nesse caso, não conseguir focar apenas no que você está fazendo pode contribuir para que erros aconteçam e pior, passem batido

Como resolver?

Comece a se observar e policiar os pensamentos invasivos. Sempre que estiver focado em algo, mantenha também os pensamentos relacionados àquilo. Dessa forma, quando perceber que sua mente começou a viajar, pare, respire fundo e tente forçá-la a manter a coerência.

Assim, com o tempo, essa técnica começa a fluir de forma natural e você não precisará se preocupar em manter as rédeas curtas, o processo se tornará espontâneo e você conseguirá manter a produtividade por muito mais tempo.

Por fim, não se cobre tanto, respeite os limites do seu corpo e entenda que não há a necessidade de se manter produtivo durante todo o expediente. Relaxar e dar algumas boas gargalhadas também fazem parte do processo e não é uma das coisas que matam a produtividade!