Produtividade nos escritórios contábeis – Conheça os 5 maiores vilões!

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Manter a produtividade nos escritórios contábeis não é tarefa fácil. Com uma rotina sempre agitada, os profissionais dessa área acabam perdendo a empolgação muitas vezes sem perceber. Isso afeta negativamente os resultados, metas e a performance do negócio, o que pode ser um grande risco a longo e médio prazo.

Para mudar esse cenário é preciso aprender a identificar a causa dessa desmotivação. E é justamente esse o objetivo deste conteúdo. Aqui você vai aprender a identificar e solucionar alguns dos maiores inimigos da produtividade nos escritórios contábeis. Pronto para a caça?

Vamos lá?

Os 5 vilões da produtividade nos escritório contábil

1- Armazenamento offline

Se tem uma coisa que acaba com a produtividade em escritórios contábeis é a busca por documentos e arquivos. Estejam eles impressos e guardados em um armário de arquivos ou salvos no desktop de algum colaborador, ter documentos offline é um grande desperdício de espaço e desempenho.

Imagine estar em um atendimento urgente com um cliente e não encontrar um documento? Ou ter que esperar horas para abrir um arquivo porque outra pessoa esta utilizando? Isso prejudica não só a produtividade como o atendimento ao cliente.

Além disso, ao trabalhar com documentos offline, a colaboração se torna extremamente difícil. Por exemplo, se vários colaboradores precisarem criar um documento juntos, eles deverão ter várias cópias impressas, fazer todas as alterações necessárias separadamente e compartilhar a versão entre eles. Tudo isso impacta diretamente, não só a produtividade, como a assertividade e confiabilidade do documento. 

Por isso, o ideal é digitalizar os documentos e mantê-los salvos na nuvem. Isso garante a segurança dos arquivos e permite que suas equipes trabalhem em colaboração. 

2- Processos ineficientes

Grandes escritórios têm investido cada vez mais em tecnologia. Utilizar, por exemplo, um sistema de gestão contábil não é mais um diferencial,  é o mínimo que se espera de uma empresa que deseja estar acima da média. No entanto, o que isso tem a ver com a produtividade em escritórios contábeis?

É simples: um sistema de gestão contábil é capaz, por exemplo, de automatizar tarefas e reduzir a quantidade de processos que são realizados de forma manual, como o reconhecimento de guias e a baixa de tarefas. Isso elimina os atrasos e consequentemente as multas. Além disso, pode diminuir também a incidência de retrabalhos e erros que são comuns em tarefas manuais e repetitivas. Dessa forma, se você não investe em tecnologia, pode estar, diretamente,  contribuindo para a queda de produtividade em sua empresa. 

Outro ponto a se mencionar a respeito da gestão de processos, é que determinar um fluxo padrão de trabalho para sua equipe, vai ajudá-la a sempre saber exatamente o que fazer depois, assim como dar maior visão do status do escritório como um todos para você, como gestor.

3- Tarefas repetitivas

Outro grande inimigo da produtividade de um negócio é, sem dúvidas, a operacionalidade manual. Ou seja, quanto mais processos repetitivos forem feitos de forma manual no seu escritório, menos produtivo será o dia a dia de sua equipe. Imagina realizar a mesma tarefa várias vezes ao dia? Além de ser entediante, torna o erro mais possível de acontecer. Por isso, é fundamental automatizar processos como: 

  • Envio de cobrança para múltiplos clientes; 
  • Baixa de tarefas; 
  • E busca e armazenamento de documentos. 

Além de aumentar a produtividade de sua equipe, a automatização libera tempo para que seus colaboradores possam se dedicar a atividades mais estratégicas e analíticas. Como a consultoria contábil, por exemplo. Isso não só vai aumentar os resultados e os lucros do seu escritório, como também fidelizar seus clientes. Afinal, esse tipo de modelo mais consultivo de atendimento contábil tem sido usado como um grande diferencial nos escritórios não é de hoje. 

4- Atendimento descentralizado

O atendimento descentralizado também é um grande vilão da produtividade nos escritórios contábeis. Sair de um sistema para enviar um e-mail, depois ir até o Whatsapp para responder um chamado, daí atender ao telefone… Administrar tudo isso de forma descentralizada toma muito tempo dos seus colaboradores.

Além disso, tal modelo torna falho o processo, uma vez que, conversas podem ser perdidas, documentos esquecidos e atendimentos descontinuados. Afinal, quando não se tem um atendimento centralizado, fica complicado acompanhar e manter salvos os dados gerados nessas conversas. 

Outro ponto negativo da descentralização no atendimento é que ela te impede de ter uma visão macro do seu escritório desta forma. Isso impossibilita, por exemplo, que você consiga acompanhar o desempenho de seus colaboradores, assim como a identificar gargalos operacionais entre outros problemas.

É por isso o mais indicado é investir em centralização. Alguns tópicos atrás falei dos benefícios de se aderir a uma ferramenta de gestão focada em escritórios contábeis, então, quando for buscar por essa solução no mercado, prefira as que promovam essa centralização do atendimento, ou seja, que forneçam em uma só plataforma, múltiplos canais de comunicação com cliente de forma integrada.

Produtividade nos escritórios contábeis

5-  Desmotivação

Um colaborador desmotivado não produz com eficiência, perde a produtividade e pode prejudicar toda uma equipe. E em meio a correria do dia a dia é muito comum que os gestores contábeis acabem contribuindo, mesmo que inconscientemente, pra que a desmotivação apareça. Algumas atitudes que podem deixar a equipe desmotivada incluem, por exemplo, deixar os colaboradores de fora das tomadas de decisões e desconsiderar suas ideias. 

Para resolver esse tipo de problema e não deixar que a desmotivação afete a produtividade nos escritórios contábeis, os líderes precisam estar atentos aos seus colaboradores. Ter controle sobre as tarefas que cada um executa procurando evitar a sobrecarga e frequentemente ouvir o que seus colaboradores têm a dizer é um bom primeiro passo. No entanto, é importante trabalhar outras ações em conjunto, como:  

Embora simples, essas ações podem fazer muita diferença na produtividade dos colaboradores. Mantendo-os motivados e ajudando a criar um ambiente saudável para se trabalhar. E um time motivado dá o máximo de si para alcançar os objetivos da empresa, lembre-se disso.

Pronto para derrotar esses vilões da produtividade no seu escritório?

Espero que esse artigo tenha te ajudado a entender que, o que julgamos simples e rotineiro, pode na verdade estar prejudicando a produtividade de sua equipe. E agora que você já conhece esses vilões da produtividade nos escritórios contábeis e sabe como combatê-los, que tal fazer uma avaliação em sua empresa e tentar identificar se algum dos problemas citados tem atrapalhado sua busca por resultados? Faça isso e depois me conta nos comentários como foi! 🚀

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