Um dos homens mais ricos do mundo, Mark Cuban, disse uma vez que “As vendas curam a todos”. Se uma empresa não vende, ela não ganha dinheiro e, por extensão, toda uma empresa falha. Por isso ter uma excelente proposta de serviços contábeis é fundamental.

Uma proposta de serviços contábeis bem escrita, pode ser a diferença entre ganhar ou perder um cliente em potencial.

Mas como elaborar uma proposta de serviços contábeis? O que incluir nela? O que deixar de fora?

São muitas perguntas e nós sabemos que respondê-las não é uma tarefa fácil.

Pensando nisso, no artigo de hoje, irei mostrar algumas dicas que podem ajudá-lo a criar uma proposta relevante para o seu cliente e, claro, ajudá-lo a fechar muitos negócios!

Continue comigo!

O que é uma proposta de serviços contábeis?

Uma proposta de serviços contábeis é um documento usado para apresentar aos seus leads um descritivo detalhado dos serviços prestados pelo seu escritório e o custo de cada coisa. Ele pode ser impresso ou online, através de um email ou uma landing page, por exemplo.

Fato é que essa apresentação não precisa ser chata e meramente informativa. Uma proposta também é uma ferramenta de venda, então ela pode, e deve, ser usada para mostrar porque os seus serviços são melhores que os da concorrência.  

Utilizar um layout com a identidade visual da sua empresa e argumentos bem persuasivos com as vantagens dos seus serviços são boas dicas para convencer o lead a fechar negócio.

Por isso fazer um layout bem atrativo, com a cara da sua empresa contábil, e apresentar argumentos convincentes podem incentivar o lead a fechar negócio e atrair novos clientes.

Mas isso é só pra começar. Vamos agora ver um passo a passo de como fazer proposta de serviços contábeis completa e irresistível:

6 Etapas para montar um proposta de serviços contábeis

1. Reunir informações 

Sabe quando surge aquela oportunidade quente, que você não quer perder por nada?

É natural, neste caso, que você queira encaminhar sua proposta contábil logo em seguida. 

Porém, por mais que você tenha essa vontade, é importante dedicar pelo menos um tempo para aprender mais sobre o lead. Isso o ajudará a criar uma proposta mais compatível com as necessidades dele.

O ideal é marcar uma reunião para conhecê-lo melhor e preparar uma lista de perguntas chave para nortear essa conversa. 

Veja algumas questões essenciais para levantar informações importantes do seu lead:

Quem de fato será o cliente?

É importante saber exatamente a quem você irá atender. Isso mesmo! Nem sempre a pessoa com quem você falar durante a reunião, será a mesma que toma a decisão. Ela pode ser apenas uma representante. Por isso, busque saber como é o processo de contratação da empresa deste lead e quem exatamente você precisa convencer lá dentro.

Quais são suas dores? 

Se este lead acabou de encerrar uma parceria com outro escritório, por exemplo, é interessante perguntar a ele o que na outra empresa contábil o desagradou para que ele tomasse essa decisão. Dessa forma você poderá especificar em sua proposta quais diferenciais seu escritório oferece para que ele não passe novamente pelos mesmos problemas. 

Existe um orçamento?  

Pergunte se ele possui um orçamento destinado para a contabilidade. Responder a essa pergunta ajudará você a não perder tempo com uma proposta que não têm chances de ser aceita.

Qual é a sua melhor solução para o problema dele? 

Determine quais de suas ofertas oferecem mais benefícios, com base no que ele precisa e qual sua dor real.

Existe um prazo? 

Muitas empresas estabelecem prazos internos para as decisões de compra. Eles também podem estar motivados para fechar contratos em épocas específicas do ano. Então pergunte se eles têm um prazo. Isso ajudará você a saber quanto tempo ele levará para tomar a decisão.

Com essas respostas em mãos, você com certeza conseguirá desenvolver uma proposta de serviços contábeis muito mais personalizada e convincente. 

Mas atenção: assim como encaminhar uma proposta muito cedo não é recomendado, tampouco você deve enviá-la tarde demais. O ideal é ter equilíbrio: não se adiante, mas também não se atrase. Logo que identificar uma oportunidade, marque uma reunião e dê início ao processo de venda o quanto antes.

Outra dica legal é que essas reuniões não precisam ser presenciais. Você pode marcar uma vídeo chamada ou mesmo uma conversa por telefone e agilizar a demanda para os dois lados. Se fizer as perguntas certas, com certeza o resultado será construtivo.

Ah, e se o lead em questão, possuir várias filiais, pode ser interessante fazer mais de uma reunião para avaliar com precisão quais serviços propor.

2. Defina o objetivo e crie o escopo do projeto

Certo, você já conversou com o lead e levantou tudo que precisava. Agora chegou o momento de por a mão na massa: definir seu objetivo e começar a desenvolver o escopo da sua proposta de serviços contábeis.

Seu objetivo é claro: resolver os problemas do lead. Então quais serviços do escritório você irá oferecer para atingir esse objetivo? É isso que você precisa definir.

Vamos a um exemplo de como transcrever esse objetivo em sua proposta logo no início:

Já o escopo do projeto é o resumo de suas entregas. Ele deve levar em consideração todos os  recursos, funções, tarefas, custos e cronogramas. 

Uma boa forma de descrever seu escopo é respondendo algumas perguntas:

Quem:

Quem fará o trabalho, quem supervisionará o trabalho e quem o cliente deve recorrer ou ligar caso houver algum problema?

O que: 

Quais soluções precisam ser entregues, o que será necessário para concluí-las e quanto isso irá custar ao escritório.

Quando: 

Quando o cliente deseja migrar para a sua contabilidade? Você ficará responsável pelo fechamento desta empresa este mês? Ou o antigo contador ficará responsável ?

Como:

Como o trabalho será realizado, como será a implantação, como será gerenciado, como obterá a garantia da qualidade e a satisfação do cliente e como os riscos serão mitigados. 

Por que: 

Por que você escolheu essa estratégia e por que o cliente deve aceitá-la?

Ter a resposta para essas questões lhe dará a confirmação de que você possui os recursos necessários para atender esse cliente e indicará qualquer obstáculo que possa surgir neste caminho

3. Calcule seu trabalho e custos

Provavelmente você já tem um valor estabelecido para cada um dos seus serviços, então essa parte é simples: pegue esses números e informe na proposta, de acordo com os serviços que você está oferecendo. 

Uma sugestão interessante é criar pacotes: um que inclua todos os serviços oferecidos e acesso a toda a tecnologia utilizada pela sua empresa (como o Gestta e outros serviços de gestão ou integração contábil que você possua), outro intermediário e por fim um mais básico.

Dessa forma você consegue atender vários tamanhos de clientes.

Mas lembre-se de agregar valor a todo o seu trabalho. Um honorário contábil não deve se basear apenas em horas/custo pelo serviço.  O seu trabalho vai muito além de se responsabilizar pelas obrigações acessórias, você pode, e deve, ser um consultor para o seu cliente e as contabilidades no formato de assessoria vem ganhando cada vez mais força nesse sentido. Portanto, mantenha seu cliente ciente de tudo isso.

4. Comece a redigir sua proposta de negócios

Agora que você já montou todo o escopo é hora de mergulhar na elaboração da sua proposta de serviços contábeis.

Esse tipo de apresentação tende a seguir uma fórmula: elas costumam começar com uma introdução que resume seu negócio e seu projeto, seguido pelo corpo no qual é detalhado tudo que será proposto, incluindo o valor.

Obs: Contando com a página de assinatura, é ideal que sua proposta não tenha mais que 6 páginas, para que não fique massante.

Veja uma opção de sequência:

• Página 1: Introdução

Comece apresentando sua empresa e missão de maneira que elas se relacionem com as necessidades de seu cliente. É legal incluir de forma breve a história do seu escritório, isso dará uma ideia de autoridade e ajuda a criar empatia e confiança. 

Se houver algum prêmio que distingue sua empresa, também pode ser mencionado nessa etapa.

Mas não deixe essa parte muito extensa. Tente sempre mantê-la em uma só página .

• Página 2: Resumo Executivo

O resumo executivo é uma das seções mais importantes da sua proposta. É aqui que você deve apresentar o motivo pelo qual seu escritório é a escolha certa e transmitir ao seu cliente a mensagem principal da proposta. Concentre-se nas conclusões que deseja que o cliente chegue após a leitura.

• Página 3: Sumário (opcional)

Um índice pode ser legal para propostas mais longas com muitos detalhes. Liste cada seção (e subseção) com o número da página correspondente. Isso ajudará seu cliente a pular ou voltar para a seção que deseja.

Página 4: Corpo

Depois de apresentar seu escritório e mostrar ao seu cliente como pode ajudá-lo, vamos ao corpo da proposta.

É aqui que você deve:

• Responder as perguntas que citamos lá em cima (quem, o quê, onde…);

• Incluir gráficos que ilustrem os conceitos essenciais do serviço e depoimentos de seus clientes, em forma de vídeo ou escrita;

• Acrescentar a grade de preços de forma mais detalhada e os termos relacionados a entrega do serviço com um link para que o contrato seja assinado de forma online;

• Mencionar observações ou isenções de responsabilidades sobre o trabalho que irá fazer. 

No caso deste último tópico, me refiro a serviços extras que não estão adicionados a proposta de serviços contábeis como, um planejamento tributário ou bpo financeiro, por exemplo, que seriam cobrados a parte. Além disso, caso ocorram cobranças pelo IR, IRPF ou 13° Salário, também devem ser mencionadas nesta etapa.

Veja um exemplo de como fazer essa menção: “O [nome da sua empresa] atenderá a todos os problemas técnicos que envolvem [suas especialidades]. Reservamo-nos o direito de cobrar uma taxa extra na implementação de algum novo serviço, fora o que compõe sua proposta”.

Só tome cuidado para não assustar seu cliente com alguma advertência feita da maneira errada.  Mencionar essas informações é importante, mas de uma maneira que ainda mostre o valor que você trará ao negócio do cliente.

Página 5: Conclusão

Depois de adicionar todos os detalhes citados até aqui, lembre-se de enfatizar novamente os excelentes resultados que sua empresa pode entregar.

Você deve concluir a proposta de serviços contábeis com uma chamada de ação que incentive o leitor a aceitar sua proposta. Ou entrar em contato caso precise de mais alguma informação.

6. Revise sua proposta de negócios

Agora que você já percorreu todo esse caminho e a proposta de serviços contábeis está pronta. Você deve revisá-la.

Verifique: 

• a proposta está clara o suficiente;
• a linguagem falada é a mesma do seu cliente;
• não há muitos jargões e termos técnicos que dificultem o entendimento do cliente (lembre-se que o especialista é você).
• não há clichês publicitários como”nosso serviço é inovador”, “melhor atendimento contábil de São Paulo”, e coisas do tipo

Uma dica é entregar essa missão para que outra pessoa avalie, afinal, um segundo par de olhos pode te ajudar a detectar erros que talvez você não consiga enxergar.

7. Dê uma carinha especial para a sua proposta

Como falei lá na introdução, além do discurso atrativo, sua proposta também precisa de um visual agradável e compatível com a identidade da sua empresa contábil. 

Para isso, você pode contar com algum modelo de layout semi-pronto, utilizar algum site de criação fácil como o Canva ou chamar um designer para deixar sua apresentação ainda mais profissional.

Frases importantes devem ser destacadas. Como a etapa de advertência ou trechos que veja como necessários.

Usar marcadores torna a apresentação menos densa e mais fácil de ler. Facilitar a leitura da sua proposta de serviços contábeis, aumenta a chance dela ser aceita.

8. Envie sua proposta 

Uffa, proposta de serviços contábeis pronta! É hora de encaminhá-la ao cliente.

Você pode enviar como um anexo dentro de um e-mail, whatsapp, ou até mesmo utilizando um CRM. Tudo depende do que foi combinado com seu cliente

E se você já utilizou propostas contábeis antes, sabe que o trabalho não termina quando ela é encaminhada, pelo contrário: acompanhe, verifique se ele recebeu a mensagem, se conseguiu ler o arquivo, faça ele sentir que você está presente desde o primeiro momento. Esteja pronto para respondê-lo caso haja alguma dúvida e estabeleça um prazo para o retorno.

Entretanto, uma recomendação importante é deixá-lo pensar sobre sua proposta. Não encaminhe um outro e-mail em seguida da proposta perguntando se foi recebida ou questionando sobre o aceite. De novo, a melhor escolha é o equilíbrio: deixe o livre, mas não esquecido.

Depois de ganhar o contrato

Então sua proposta foi um sucesso e você ganhou o cliente. O trabalho acabou? Nem pensar! É agora que a parte mais legal vai começar! Prestar um serviço de excelência a esse cliente é ideal para fidelizá-lo e incentivá-lo a recomendar seu escritório a outras empresas. 

Além disso, é imprescindível aplicar o mesmo nível de organização à implementação e suporte contínuo. Isso significa responder a perguntas que surgem durante a execução e entrega do serviço descrito em sua proposta.

Então é isso!

Com as dicas acima, tenho certeza que você está pronto para criar sua proposta de serviços contábeis com excelência.

E você, já utiliza a proposta contábil para fechar negócios? Conta pra gente!

Até a próxima!