Transição de sistema de gestão contábil – Da decisão à implantação, veja como garantir uma troca tranquila!

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Se a sua empresa já conta com um sistema de gestão contábil, você sabe o quanto ele é fundamental para a rotina da sua operação. A automação traz benefícios para todas as áreas, desde a organização e centralização dos dados à facilidade dos processos diários. E, ao longo do período de uso, ele acaba se tornando o cérebro do seu escritório. Porém, com o passar do tempo, se as funcionalidades desta solução passam a não atender mais às necessidades e o crescimento do seu negócio, acaba vindo à tona um assunto não muito agradável: a transição de sistema de gestão contábil

Pensar em substituir o sistema de gestão que seu escritório já usa a um tempo pode parecer um pouco assustador e complicado. No entanto, desistir de buscar novas soluções e se acomodar a um software que não comporta o crescimento que sua empresa necessita, por medo da transição, não é a melhor decisão. 

Se o seu objetivo é crescer de forma escalável e trazer novas oportunidades para o seu escritório, não adianta ficar preso a um sistema que não te atende e impede o seu progresso. Ou seja, se esse é o caso, chega um momento em que a transição de sistema contábil é inevitável. A boa notícia é que, com estratégias simples, esse processo pode ser menos doloroso do que você imagina. E, neste conteúdo, eu te mostro exatamente como fazer isso. 

Preparado? Então, vamos lá!

5 sinais de que seu atual sistema de gestão contábil não está mais dando conta das demandas do seu escritório

Como saber se está na hora de mudar seu sistema de gestão contábil? Pode ser que você tenha feito esse questionamento a si mesmo enquanto lia a introdução desse artigo. Essa pode ser uma necessidade difícil de identificar, pensando nisso, eu separei 5 sinais de quando uma transição de sistema de gestão contábil se faz necessária.

1. Quando o sistema atual passa a prejudicar a produtividade do escritório

Os primeiros sinais de que o sistema não está mais atendendo você, é quando ele começa a afetar a produtividade de sua equipe. Muitos sistemas aparentam ter parado no tempo e isso afeta muito a usabilidade dos usuários, fazendo com que a produtividade da equipe fique defasada. 

Os colaboradores passam mais tempo tentando entender as funcionalidades e buscando a informação e função que precisam do que, de fato, executando suas tarefas. E a partir do momento que uma tecnologia que deveria facilitar começa a complicar o dia a dia dos seus colaboradores, é hora de começar a pensar em uma troca. Até porque, um sistema que não corresponde às expectativas de quem precisa dele, pode despertar a aversão dos colaboradores e se tornar uma razão para que a equipe comece a ficar desmotivada.

2. Quando a ferramenta se torna ultrapassada

Sistemas obsoletos podem não oferecer benefícios avançados como o acesso a dados em tempo real, relatórios precisos e conexão remota fora do escritório.

E não é só isso, um sistema ultrapassado, pode levar a outro problema: a segurança dos dados. Softwares modernos são atualizados para responder às ameaças virtuais e a segurança das informações de seus clientes. Além disso, a LGPD exige algumas obrigações por parte do seu escritório que um sistema desatualizado pode não oferecer. 

Então, se o seu negócio utiliza um software que não passa por atualizações, os dados de seus clientes e os da sua empresa podem estar em perigo, sem que você saiba. 

3. O sistema não acompanha mais o crescimento do escritório

Se você dirige um escritório que obteve um crescimento escalável nos últimos anos ou meses,  talvez o sistema de gestão contábil utilizado lá no início, já não atenda mais às suas necessidades atuais.

É possível identificar essa deficiência observando problemas comuns como travamentos, ausência de funcionalidades vitais, indisponibilidade e necessidade de utilização de sistemas paralelos para controlar a rotina. Verifique se, no dia a dia, você e sua equipe precisam usar planilhas e outras ferramentas, que se encontram fora do sistema de gestão, para controlar seus processos. Pois, esse pode ser um sinal evidente do porquê trocar de sistema. 

4. A solução não acompanha as alterações da legislação

Já imaginou estar utilizando um sistema inadequado à legislação brasileira? Pois saiba que isso pode acontecer. 

Você sabe que as obrigações acessórias e tributárias no Brasil são alteradas com frequência. E utilizar um sistema que não acompanha essas alterações, pode ocasionar sérios problemas para os seus clientes e, consequentemente, para o seu escritório como multas, atrasos, juros, entre outros. 

Por isso, se o seu sistema de gestão contábil tem dificuldades em acompanhar a legislação vigente, o melhor é trocá-lo.

5. Apresenta muitos erros e oferece pouco suporte

Seu sistema de gestão está apresentando muitas falhas, atrapalhando o fluxo de trabalho do seu escritório e você não consegue o suporte necessário para que os problemas sejam resolvidos em tempo hábil? Esse também é um problema que pode atrasar a evolução da sua empresa. E pior, prejudicar o relacionamento com os seus clientes, causando consequentemente uma perda de receita. Além de ser um alerta quanto a falta de aperfeiçoamento da ferramenta e também da vontade e responsabilidade do fornecedor em oferecer um serviço melhor.

Ou seja, se a sua ferramenta ao invés de impedir, favorece o surgimento de erros e retrabalhos, está mais do que na hora de trocá-la. 

O que fazer antes da transição de sistema de gestão contábil?

Se você se identificou com os sinais que apontei no tópico acima, deve ter percebido que chegou o seu momento de fazer a transição de sistema de gestão contábil e isso é uma ótima decisão. Mas, o que fazer antes de realizar a troca? Bom, não existe um padrão de ações que devem ser feitas antes da transição, mas alguns cuidados são necessários.

Vamos os principais: 

Avalie o contrato atual

O primeiro passo é verificar seu contrato atual. Isso porque, podem haver cláusulas que o impeçam de alterar, violar ou cancelar o contrato até um determinado prazo. Por isso, certifique-se de estar ciente de quaisquer multas que essa decisão possa acarretar. 

No entanto, saiba que, se o seu sistema realmente apresenta sinais de desatualização, entre outras inconsistências, a multa pode ser menor que o custo de manter um sistema que não é mais compatível com seus objetivos e não acompanha o seu crescimento. 

Faça um diagnóstico do serviço

Faça um diagnóstico completo do serviço prestado e avalie prazos, custos, qualidade, entre outros fatores. 

Converse com seus colaboradores e gestores e entenda o que o fornecedor atual deixou a desejar, quais foram seus erros e procure levantar todos os pontos que você deseja evitar em um novo software. A partir daí, será possível tomar decisões mais acertadas

Faça um backup

Se você está começando a se informar sobre a transição de sistema de gestão contábil, é bom começar a fazer um backup das informações que você adicionou nele durante o seu ciclo de vida. 

Verifique se é possível exportar seus clientes em uma planilha de excel e salve dados, números, contatos, emails e tudo o que você puder extrair do sistema atual. Lembre-se que o objetivo é fazer uma transição tranquila, que não afete a sua operação e, para isso, é necessário manter o máximo de informações salvas. 

Algumas empresas fornecem esse backup ao contratante durante o processo de transição, entenda se o seu fornecedor atual trabalha dessa forma e se existe alguma condição para isso. Tenha em mente que, quanto mais resguardado você estiver, melhor será. 

Identifique as necessidades do seu negócio

Aqui entra em cena o dimensionamento do software integrado. Ou seja, ao invés de sair em campo pesquisando “qual o melhor sistema contábil do Brasil”, saiba primeiro quais processos você deseja otimizar,  quais são suas dificuldades atuais e o que motivou você a tomar essa decisão. 

Essa é uma etapa fundamental para se fazer antes da transição de sistema de gestão contábil. Assim que você conseguir mapear as necessidades atuais do seu escritório e entender o que precisa mudar com a adesão de um novo sistema, saberá o que procurar e quais resultados espera obter após a implementação.

Caso contrário, você corre o risco de contratar uma nova ferramenta, com funcionalidades que você não precisa e com áreas e necessidades não atendidas. 

Busque referências 

Buscar referências é uma das maneiras mais eficazes de conseguir ferramentas confiáveis. Realizando benchmarking com seus colegas de mercado, as chances de fazer a escolha certa são elevadas .

Além disso, você fica ciente sobre as empresas que, ao invés de educar sobre as funcionalidades e possibilidades do sistema de gestão contábil, têm como objetivo principal apenas empurrar um produto inadequado. 

Procure também, dar preferência aos softwares criados com exclusividade para contadores, que entenda suas dores, dificuldades e necessidades. Assim, você tem grandes chances de fazer uma troca mais assertiva. 

Como escolher o novo sistema de gestão contábil? Veja 6 características que você deve priorizar

Agora que você já se preparou para a transição de sistema de gestão contábil, deve estar ansioso para encontrar a ferramenta ideal, certo? Mas se acalme! 

Escolher o seu novo sistema de gestão, não será uma tarefa das mais fáceis. Ainda mais com a quantidade de opções disponíveis, pode ser complicado encontrar a que irá preencher todas as lacunas que o fornecedor anterior deixou. 

No entanto, como o objetivo desse artigo é tornar todo esse processo mais leve e tranquilo, separei algumas dicas e pontos que você deve considerar durante a sua escolha. 

1- Ser online

Na hora de escolher um novo sistema de gestão para o seu escritório, uma das primeiras coisas que você deve considerar é se ele é online.

Isso porque, com um sistema online você:

  • Não precisa instalar nenhum programa no seu computador;
  • Pode acessar de qualquer lugar e dispositivo;
  • Garante a segurança dos seus dados e documentos;
  • Consegue acompanhar em tempo real tudo que está acontecendo no seu escritório;
  • Pode trabalhar em uma mesma tarefa junto com outro colaborador de maneira simultânea;
  • Pode centralizar em um só lugar todos os registros, dados e documentos que toda a sua equipe gerar.

Nada disso é possível com um programa off-line que precisa ser instalado no computador de cada funcionário e o que cada um faz fica limitado apenas a sua máquina pessoal.

Então, antes de tomar qualquer decisão em relação a sua nova ferramenta de gestão é essencial se certificar que ela seja online.

2- Ter soluções complementares

Cada negócio tem suas necessidades específicas. Por isso, quando pensar em fazer a transição de sistema de gestão contábil, opte por um que conte com soluções verticalizadas, de acordo com as demandas do seu segmento. 

Por exemplo, um sistema de gestão que possa integrar com seu ERP é a melhor forma de ter uma ferramenta completa, capaz de suprir todas as necessidades operacionais da sua empresa. Ou que possa integrar com ferramentas de atendimento, que facilitem a comunicação com o cliente. 

O que eu quero dizer é que, ao buscar um sistema no mercado, um ponto que você deve considerar é a facilidade de integração com outras soluções.

3-  Ser intuitivo

Muitas empresas chegam a contratar um sistema de gestão contábil, mas desistem de usá-lo devido à sua alta complexidade. Por isso, uma boa ferramenta, precisa ter fácil implementação e boa usabilidade. 

Além disso, é importante que você possa contar com um suporte técnico humano, capaz de compreender os principais desafios do seu negócio e falar a mesma língua de sua equipe. Afinal, são eles que irão operacionalizar o sistema. 

Essa conexão empática, aliada a uma usabilidade simples, clara e intuitiva, é fundamental para garantir a adoção da solução, promovendo a melhoria da produtividade, assertividade e eficiência operacional dos colaboradores.

4- Contar com diferentes níveis de acesso 

Outra questão que você deve considerar na transição de sistema de gestão contábil é a possibilidade de contar com diferentes níveis de acesso. Ou seja, é importante que ele tenha a capacidade de oferecer uma visão estratégica para cada hierarquia. 

Por exemplo, você como administrador, precisa ter uma visão geral do seu escritório, o gerente de departamento, deve focar em sua equipe e tarefas pertinentes ao seu setor, já seus colaboradores, devem ter uma visão mais enxuta de suas responsabilidades. 

Dessa forma todos podem saber, de acordo com seu nível de acesso, o que devem fazer e como anda o desempenho de suas atividades para trabalhar de maneira mais focada. 

5- Ter bons lembretes, relatórios e notificações

Um sistema para contabilidade não pode deixar nada  passar. Pelo contrário, ele deve deixar claro para você quais são os pontos de atenção do seu escritório, como:

  • Tarefas atrasadas; 
  • Tarefas passíveis de multa que estão para vencer;
  • Clientes que não enviaram os documentos solicitados na data determinada;
  • Clientes que ainda não baixaram os documentos que seu escritório enviou a ele;
  • Entre outros.

Ter esses lembretes sempre à vista permite que você e sua equipe tenham maior segurança sobre suas atividades.

Além disso, é importante que o seu novo sistema possa gerar relatórios intuitivos e claros sobre o desempenho do seu escritório. Ou seja, ele deve transformar as informações que vimos acima, assim como tudo que acontece na plataforma, em dados. Esse critério é importante porque através desses dados é possível mensurar os resultados do seu escritório, entender seus clientes, acompanhar o trabalho dos seus colaboradores e tomar decisões mais assertivas.  

6- Ser capaz de automatizar suas demandas

E por fim, mas não menos importante, é fundamental que seu novo sistema de gestão contábil seja capaz de automatizar suas demandas. Isso quer dizer que ele deve ter funcionalidades que tirem a operacionalidade das mãos de seus gestores e colaboradores.

Demandas como mandar e-mails, enviar documentos, notificar clientes e cobrar honorários, são atividades que precisam ser feitas, mas que acabam prejudicando o tempo dos seus colaboradores. Além disso, são ações que não exigem expertise humana para serem realizadas, ou seja, é desperdício da sua força de trabalho.

Por isso, quando procurar por uma ferramenta, opte por aquela que automatize esse tipo de tarefa, permitindo que seus gestores e colaboradores possam se dedicar a atividades mais estratégicas.  

Como fazer a transição de sistema de gestão contábil sem dores de cabeça?

Se você seguir, direitinho, as dicas que mencionei nos tópicos acima, já estará no caminho certo para uma transição tranquila e sem dores de cabeça. Afinal, você sabe identificar o momento certo para a transição de sistema de gestão contábil, conhece os detalhes que precisam ser observados antes da troca e sabe como encontrar a ferramenta certa.

Ou seja, o trabalho mais difícil você já sabe fazer, agora é dar início a transição. E, seguindo o passo a passo que está aqui embaixo, não terá problemas e nem dificuldades.

Vamos lá?

1- Informe a todos sobre a mudança

A transição de sistema de gestão contábil é uma ação que vai mudar e impactar a forma com que o seu escritório trabalha, principalmente durante esse processo. Por isso, é fundamental que você envolva toda a sua equipe e explique a eles porque essa decisão foi tomada. 

Além disso, seus gestores também terão um papel importante durante a transição e você deve manter uma comunicação aberta e transparente com eles, para que o mesmo seja feito com seus colaboradores. 

Portanto, informe a todos sobre a mudança, quais benefícios ela vai trazer e qual será o impacto no dia a dia deles. Assim, todos se sentirão parte do processo, ficarão motivados e poderão colaborar melhor com o que for necessário. Afinal, serão eles os principais usuários desse novo sistema e sem o engajamento deles, a implantação pode não ocorrer de forma adequada.  

2 – Customize e otimize as tarefas durante a implantação 

Ninguém conhece mais a sua empresa e a dinâmica de suas equipes do que você. Por isso, por mais completa e cheia de funcionalidades que seja a ferramenta escolhida para a transição de sistema de gestão contábil, procure customizá-las de acordo com as demandas e necessidades reais do seu escritório. Até porque, uma nova ferramenta, pode não resolver todos os problemas e questões de sua operação. No entanto, ao customizá-la durante a implantação, você é capaz de chegar muito perto disso.  

Aproveite esse momento também para rever os processos do seu escritório e entender o que funciona e o que pode ser dispensado com essa nova ferramenta. Como você envolveu toda a sua força de trabalho, peça ajuda a eles e respondam juntos: 

  • Nossos processos estão organizados e atualizados? 
  • Com essa nova ferramenta, o que é possível automatizar e tirar da nossa rotina?
  • Quais demandas levam mais tempo para serem concluídas? 
  • O que podemos tornar menos burocrático em nossa rotina?

Você encontrará insumos importantes nessas respostas que o ajudarão a redesenhar e customizar seus processos, agora de forma assertiva. Porém, é essencial que, além de estar presente,que o suporte do sistema que você contratou seja aberto e disposto a te ajudar a criar suas próprias soluções dentro da ferramenta.

Portanto, atente-se a isso e não perca a chance de deixar o seu novo sistema de gestão contábil do jeitinho que você precisa.

 

3 – Respeite o cronograma feito para você

A implantação de um sistema pode demorar, geralmente, de 10 à 30 dias. Tudo irá depender do ritmo do seu novo fornecedor, do tamanho do seu escritório, da quantidade de clientes que você tem e mais uma série de outros fatores. 

É exatamente por isso que seu fornecedor criará um cronograma de ações para que juntos possam realizar a implantação de forma mais ágil. Neste contexto, é fundamental que você dê o seu melhor para segui-la. 

Claro que o fator “correria” que existe em um escritório contábil, traz implicações ao cumprimento deste cronograma. Afinal, um dia tranquilo, pode se tornar um caos de um minuto para o outro. No entanto, acompanhar essa programação, além de super importante, trará benefícios, uma vez que você concluirá tudo no momento e da maneira certa. 

Portanto, não pule etapas e não tente burlar ou apressar esse processo. Pois, o resultado disso pode ser desastroso e essas consequências não demoram muito para aparecer. 

4 – Acompanhe assiduamente os treinamentos 

É fundamental que você e sua equipe tenham conhecimento profundo das funções, operações e capacidades do sistema escolhido. Não ter essa compreensão, pode gerar medo, insegurança e até resistência quanto ao uso. 

Por isso, além de não boicotar o cronograma de implantação do fornecedor, é imprescindível que, na transição de sistema de gestão contábil, todos participem dos treinamentos. É dever do seu escritório comparecer a esses encontros e, assim, garantir o bom uso de todas as funcionalidades dessa ferramenta. Deixar de participar, pode prejudicar todo o esforço e dedicação que você investiu ao optar pela transição de sistema de gestão contábil.

E, para tornar esses treinamentos mais assertivos e diminuir as chances de baixa adesão sua e do seu time, verifique com o fornecedor a possibilidade de customizá-los de acordo com a hierarquia. Assim, todos poderão receber um treinamento personalizado, assertivo e focado em suas reais necessidades.

5- Não esqueça de acompanhar os meses seguintes

O mundo ideal seria aquele que, após a transição de sistema de gestão contábil, tudo ficasse perfeito, funcionando de forma impecável, sem dar problemas nunca, mas infelizmente nem sempre é bem assim. Portanto, é importante acompanhar os meses seguintes à transição e ficar de olho, se possível com a ajuda do fornecedor, no desempenho da sua nova ferramenta. 

E mesmo que seu fornecedor faça esse trabalho sozinho, por dentro da ferramenta, você precisa acompanhar no detalhe e usar algumas métricas para mensurar de forma interna. 

Algumas opções são: 

Assim como o período de aprendizagem de um novo colaborador, os primeiros 3 meses de uso da ferramenta são cruciais. Por isso, esse é o melhor momento para usar essas métricas e acompanhar de perto os resultados que a ferramenta tem proporcionado e se eles coincidem com o que você esperava. 

Por que fazer a transição do seu sistema de gestão contábil para o Gestta? 

Ao longo deste artigo, falamos sobre como identificar que seu sistema contábil precisa ser substituído, cuidados para se tomar antes dessa mudança, dicas para escolher uma nova solução e um passo a passo detalhado para garantir que todo o processo seja seguro, agora chegou a hora de eu te explicar porque o Gestta é a melhor escolha. 

Em um dos tópicos eu digo que você deve optar por uma ferramenta que atenda diretamente o seu segmento, certo? Pois, o Gestta é um sistema de gestão contábil criado para atender, de forma específica, as necessidades e dores do contador. Outras características do Gestta que coincidem com os pontos mencionados ao longo deste conteúdo, são: um suporte proativo, que vai até você antes que seu escritório identifique algum problema e atualizações constantes que garantem que a solução não se tornará obsoleta ou deixará de seguir as alterações da legislação, por exemplo. 

E focado em produtividade, o Gestta automatiza diversas demandas do seu escritório, como:

  • Geração e distribuição de tarefas recorrentes;
  • Envio de circular;
  • Solicitação  de documentos;
  • Cobrança de honorários;
  • Reconhecimento e distribuição em massa de documentos;
  • Baixa automática se serviços e notificação do cliente 
  • Entre outras tarefas operacionais.

Online e intuitivo, o Gestta conta com dashboards que permitem acompanhar, de forma visual, toda a rotina do seu escritório. Tudo isso separado por hierarquia, para que cada usuário possa acompanhar somente o que é de sua responsabilidade.

A nossa ferramenta também conta com soluções complementares, que tornam ainda mais assertivo o trabalho do seu escritório como a integração com o ERP Soluções Domínio, da Thomson Reuters. 

Além de tudo isso, seu escritório ainda tem:

Outro ponto que não posso deixar de mencionar é o processo de implantação do Gestta que é super completo. Nossos especialistas definem um cronograma de acordo com a sua disponibilidade e fazem treinamentos personalizados que condizem com o trabalho que você realiza no escritório. Eles são divididos por níveis de hierarquia, assim, cada parte da sua força de trabalho terá um treinamento diferente, compatível com as suas necessidades e demandas. Sendo muito mais assertivo e motivador. 

E, por fim, o nosso time de onboarding acompanha o seu escritório durante todo o ciclo de vida com o Gestta. Ou seja, você e sua equipe, nunca ficarão desamparados. E, mesmo depois da implantação, nosso Customer Success acompanha o seu desempenho em relação ao uso da ferramenta, oferece novos treinamentos sempre que necessário e ajuda seu escritório a usufruir de todas as funcionalidades e benefícios do Gestta. 

Agora a decisão é sua!

Ufa, percorremos um longo caminho nesse conteúdo, mas creio que você tenha entendido que a transição de sistemas pode ser menos dolorosa do que imaginava. Na verdade, acho que deu pra notar que pode ser muito pior permanecer com um sistema que não te atende, não é inovador e, ao invés de ajudar, prejudica o seu escritório. 

No entanto, essa decisão é sua. E caso você ainda não esteja pronto para isso, fica a dica: não espere a sua ferramenta se tornar obsoleta, confusa e prejudicial, para trocar de sistema. Perceba os sinais e, quando decidir dar esse passo, siga as dicas desse artigo, combinado? 

Porém, se você está decidido a fazer a transição de sistema de gestão contábil, gostou do que leu sobre o Gestta e quer conhecer um pouco mais sobre a nossa ferramenta, clique no botão abaixo, preencha seus dados e agende uma reunião, gratuita e sem compromisso, com um dos nossos especialistas e se prepare para ter uma ferramenta completa e assertiva no seu escritório!

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