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Brasil, 27 de março de 2020. Estamos enfrentando uma pandemia! A hipótese de um vírus mudar a realidade do nosso país  parecia quase impossível há algumas semanas, mas infelizmente essa realidade chegou. À medida que a situação do coronavírus se intensifica, fica cada vez mais aparente o quanto devemos nos tornar mais flexíveis e inovar na maneira como lidamos com nossa equipe e atendemos ao nosso cliente. Reduzir os danos financeiros da sua empresa contábil durante a quarentena será um desafio e exigirá uma reavaliação total de como os negócios são conduzidos. 

A pandemia colocou as pessoas dentro de casa, parou a circulação de consumidores em estabelecimentos e muitos de seus clientes já sentiram esse impacto. Mostrar a eles que seu escritório está preparado para apoiá-lo neste momento é fundamental. 

Além disso, com a rotina home office e longe dos colegas de trabalho, sua própria equipe também está enfrentando dificuldades para manter a motivação e produtividade. E mais uma vez cabe ao gestor contábil a tarefa de manter todos engajados até que essa tempestade passe.    

Muita responsabilidade né? Pois é, cuidar dos impactos econômicos de uma pandemia na sua empresa, na empresa do cliente e ainda manter seus colaboradores engajados, não é tarefa fácil.  Então pensando nisso, separei algumas dicas para te ajudar a tranquilizar a todos neste momento e buscar ao máximo  reduzir os danos financeiros da sua empresa contábil durante a quarentena.

Como reduzir os impactos econômicos do coronavírus em seu escritório contábil 

Comece por quem está dentro 

Seu colaborador também merece muita atenção neste momento, ele será seu braço direito e grande auxiliador na ação de reduzir os danos financeiros da sua empresa contábil durante a quarentena. 

Algumas atitudes são essenciais, não só para que ele possa fazer seu trabalho com tanta excelência quanto faz no escritório, mas também para que ele se mantenha engajado a ponto de passar essa energia otimista para seu cliente.  

Mantenha uma linha de comunicação constante com seus colaboradores

 Procure saber como estão se sentindo, como tem sido esse momento de quarentena, se estão conseguindo executar seus trabalhos e como tem sido a rotina. É imprescindível ser presente neste momento. Um boa ideia é marcar uma reunião online semanal para manter esse contato.

Seu RH também deve continuar passando tranquilidade para a equipe 

 Mantenha um canal de intranet bem abastecido com informativos e lembretes sobre prevenção e cuidados. 

Seja transparente sobre suas decisões

 Mantenha-os informados sobre tudo o que está acontecendo e novas medidas que pretende tomar.  Isso é de fundamental importância para evitar a chamada “rádio peão”, que nada mais são que a disseminação de boatos na empresa.

Disponibilize todo equipamento que sua equipe precisa para trabalhar de casa 

Como computadores, mouses, teclados e monitores. Deixar com que eles usem seus próprios equipamentos pode não ser seguro para os dados da sua contabilidade,  porém, se não houver outro modo, certifique-se de ajudá-lo a ativar todos os protocolos de segurança recomendados antes de se conectar a rede. Assim você mantém seus dados protegidos e de seus clientes também!

Abrir um canal de sugestões pode ser uma opção para mostrar a equipe que você se importa com a opinião deles

Com essa iniciativa você terá uma adesão mais forte às decisões que futuramente vir a tomar. Além disso, seus colaboradores são a cara do negócio e podem realmente trazer boas ideias de economia e gestão para a empresa. 

Ao receber essas ideias, mostre quais são suas prioridades. Explique que, neste momento, é melhor decidir por ações de baixo custo e risco e impacto positivo. Inclusive, diga a eles o quanto é importante para você, ter um caixa estável para poder manter seus empregos, por exemplo.

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Invista o dinheiro que você vai economizar com água, luz, telefone impressora, máquina de café e etc

Todas essas contas serão reduzidas devido o home office de seus colaboradores. Dessa forma você pode empregar esse dinheiro em outras questões ou até mesmo poupar para os próximos meses. Além disso você também pode aproveitar a flexibilidade de algumas instituições e postergar o prazo de pagamento de alguns boletos para segurar seu caixa nesse momento. Mesmo torcendo para essa pandemia acabar o quanto antes, ela ainda pode demorar um pouco mais do que imaginávamos, sendo assim, qualquer reserva será bem-vinda. 

E quanto ao cliente? Como mantê-los engajados e minimizar os danos financeiros da quarentena? 

Agora que já vimos várias dicas sobre como cuidar da sua equipe neste momento de quarentena, chegou a hora de falarmos do nosso cliente. Quais as melhores estratégias para melhorar o relacionamento com ele e mantê-lo tranquilo e engajado com seu escritório?

É sobre isso que falaremos abaixo:

Mostre ao seu cliente que mesmo a distância, você você ainda está presente

 Mesmo em um mundo altamente conectado, a relação presencial ainda é importante para muita gente e com o seu cliente isso não é diferente, sobretudo para os mais velhos. Por conta disso, embora você esteja à disposição no meio online, alguns dos seus clientes podem se sentir meio abandonados nesse momento. Mostre a ele que isso não é verdade! 

Deixe claro que você está presente. Tente responder rápido quando ele precisar de você, organize uma videoconferência quando necessário e dispare um email ou uma mensagem pelo WhatsApp para a sua base, dizendo que você está ali para o que for preciso. 

Realize webinars

 Como gestor e contador, você sabe  quais ações devem ser tomadas para preservar uma, neste momento. Então compartilhe isso com os seus clientes! Faça webinars e divulgue em todos os seus canais.. 

Converse, tire duvidas, eduque, empodere seu cliente com informações relevantes. Você pode avisá-los sobre o adiamento de impostos previstos pelo governo ou para falar sobre mudanças nas leis trabalhistas, por exemplo. 

Informação é a maior arma contra as dificuldades econômicas, então mantenha seu cliente por dentro de tudo. Isso mostra a ele que você está presente e tem autoridade para prestar um serviço contábil de excelência.

Monte um informativos ou boletins 

Ainda falando sobre empoderar seu cliente com informação, você pode criar informativos ou boletins com dicas e dados importantes para esse momento. 

Por exemplo: você pode mostrar ao seu cliente como criar um fluxo de caixa para os próximos quatros meses, já com a receita e os gastos desse período e depois como monitorar as previsões feitas com a realidade da empresa. 

Você também pode comunicar a mudança no vencimento de algumas obrigações como DAS e DEFIS. 

E lembra que falamos sobre a possibilidade de aproveitar a flexibilidade das instituições de luz, água e telefone do seu escritório para postergar o prazo de pagamento de alguns boletos? 

Então, passe essas dicas para os seus clientes que também estiverem operando em home office. Assim ele pode adiar o pagamento para daqui a 60 dias com as mesmas taxas de juros evitando a incidência de novo IOF. Essas dicas podem parecer óbvias para você e sua equipe, mas seu cliente não possui os mesmos conhecimentos que você, lembre-se disso. 

Porque não falar de prevenção também? 

Encaminhe e-mails ou mensagens no WhatsApp com informativos que ajudem seu cliente a se prevenir contra a Covid-19 e cuidar da sua família. Dados atualizados sobre o avanço do coronavírus também são bem vindos. É provável que ele não espere esse tipo de atitude vinda de um escritório de contabilidade, então, com certeza, você irá surpreendê-lo. 

Peça a sua equipe que estude o cenário de alguns clientes pontuais

 Selecione alguns dos seus clientes mais importantes e fiéis e veja como anda sua parte financeira e tributária, se seus dados de CNPJ e contrato social, estão em dia, se seu certificado digital está para vencer. Se após esse estudo, você encontrar pendências, entre em contato com esse cliente para propor soluções que possam ajudá-lo a resolver esses problemas. 

Não espere que, após a dor de cabeça do coronavírus, seu cliente tenha mais uma dor ao saber o tanto de coisa que poderia ter sido arrumada no período em que esteve de quarentena. E não veja essa ação como antecipação de problema, mas sim como uma oportunidade  de mostrar ao seu cliente que você está ligado no negócio dele e sabe como ajudá-lo, independente das circunstâncias.

Última dica para melhorar a gestão remota tanto os seus colaboradores, quanto dos seus clientes: tenha um sistema online de gestão

Depois de falarmos sobre formas de melhorar sua gestão de equipe e seu atendimento ao cliente em tempos de quarentena, chegou a hora de destacar uma dica fundamental que vale tanto pra um, quanto pra outro: um sistema de gestão online pra poder controlar tudo isso de onde estiver. 

Se ter um sistema como esse já era importante quando todos estavam no escritório, agora que toda a sua equipe está remota, essa necessidade tornou-se indispensável!

Com uma ferramenta online de gestão, você consegue centralizar a comunicação tanto com a sua equipe, quanto com seus clientes. Além disso, é possível ter uma visão macro de tudo que está acontecendo: quem está fazendo o que, quais são as demandas em andamento, quais são as prioridades do dia, quais são os prazos mais próximos, entre outras informações.

Essa fase vai passar 

E é isso contador!

Depois de todas essas dicas, nos resta deixar uma mensagem de esperança e dizer que nós acreditamos que isso irá passar e que vamos superar esse momento. Na China, onde a Covid-19 surgiu, as coisas já começaram a se normalizar e o número de curados já passa de 100 mil! No Brasil, se continuarmos com as medidas de quarentena e ajudando uns aos outros, também chegaremos a esse resultado.

Este é o momento de reinventar a forma como um escritório contábil trabalha, de ser parceiro do cliente e ter empatia. Esperamos que as dicas que mencionamos aqui ajudem a reduzir os danos financeiros da sua empresa contábil durante a quarentena. 

Além disso, nós do Gestta continuamos firmes na parceria com os contadores, por isso abrimos condições especiais de adesão a nossa ferramenta de gestão válidas durante todo o período de quarentena. 

Para saber mais, clique abaixo e solicite o contato de um de nossos especialistas: