Já ouviu falar em regras de negócio? O termo é bem importante para a gestão de um escritório contábil e, mesmo que você não tenha ideia do seu significado e importância, com certeza ela faz parte dos seus processos e do dia a dia do seu escritório.

As regras de negócio ajudam no bom funcionamento do escritório e podem ser formalizadas, documentadas e até automatizadas para aumentar o nível de qualidade, padronização, segurança e agilidade de suas entregas.

Por isso, saber do que se trata e qual a sua relevância é importante para manter a conformidade do negócio e mostrar seriedade em relação aos processos.

Então, se você não entende exatamente o que são regras de negócio, como elas funcionam e como garantí-las de forma eficiente, continue comigo. Pois, neste artigo, eu respondo a essas e outras questões sobre esse tema.

Vamos lá? 

O que são e pra que servem as regras de negócio?

As regras de negócio são diretivas que definem as atividades de negócios de uma organização. Elas são importantes porque esclarecem os objetivos de uma empresa e detalham como os processos devem ser executados. Ou seja, são condições preestabelecidas que servem para determinar, autorizar ou limitar as ações dentro de um processo de trabalho, seja ele automatizado ou não.

Essas regras são definidas pelos gestores dos processos e devem ser baseadas na política e necessidade da empresa. Serão elas que irão definir o andamento das atividades diante de cada situação e decisão do escritório, estabelecendo uma forma padrão para se trabalhar de forma segura e ágil. 

Assim, podemos dizer que as regras de negócios servem para nortear os processos e os profissionais da empresa, levando em consideração aspectos como: quem, quando e como algo deve ser feito em cada etapa do fluxo.

Dessa forma, quando temos regras de negócio bem definidas é possível:

• Evitar que cada pessoa execute o trabalho a sua maneira;
• Facilitar a ação das pontas, pois cada um sabe o que e como precisa ser feito;
• Definir prazos consistentes com a realidades; 
• Estabelecer o que deve constar obrigatoriamente e o que não pode haver de jeito nenhum em determinado processo para que ele seja concluído com eficiência;
• Aumentar a produtividade das equipes e o cumprimento das obrigações em tempo hábil;
• Permitir que todos saibam como executar as demandas do escritório. 

Exemplos de regras de negócio na contabilidade

Para que fique ainda mais claro, vamos ver como funcionam as regras de negócio no dia a dia de um escritório.

Imagine que um colaborador do departamento pessoal está fazendo a folha de pagamento de um de seus clientes. Para concluir essa tarefa com êxito, ele precisa de algumas informações como:

• Dados do empregador;
• Cargo ou função do empregado;
• Descontos (INSS, contribuição sindical, FGTS, VT);
• Número de dias trabalhados;
• Valor de horas extras, adiantamentos;
• Valor bruto do salário;
• E o valor líquido do salário.

Caso alguma dessas informações não conste no sistema do escritório, seu colaborador precisará entrar em contato com o cliente em questão, utilizando um de seus canais de comunicação e solicitar o dado faltante. Caso contrário a folha de toda a empresa ficará pendente. Ou seja, seu colaborador sabe quais informações são obrigatórias, quem deve procurar caso alguma venha a faltar, por quais canais deve receber tal informação e o que acontece caso ela não chegue. Tudo isso porque as regras de negócio definidas para tal tarefa dizem isso a ele. Inclusive, ele sabe que, quando a folha estiver concluída, ela deve ser encaminhada para o cliente utilizando o sistema do seu escritório, através da tarefa aberta para essa determinada demanda.  

Assim, podemos ver que todo o processo é repleto de regras que existem para que o fluxo funcione sem falhas e sem gargalos, de acordo o que você e seu cliente esperam. 

Vamos ver outro exemplo? Um cliente está com uma mercadoria em sua empresa e solicitou ao seu departamento fiscal que averiguasse se as informações da nota estão corretas. Nesse caso, como regra de negócio, seu escritório deve averiguar se:

• O Código de Situação Tributária está correto;
• A origem de mercadoria está citada;
• A alíquota dos impostos é a correta;
• Status da nota está ativa;
• E a Nomenclatura Comum do Mercosul também está correta.

Qualquer incongruência relacionada aos tributos na escrituração da NF pode gerar multa ao cliente, além retrabalho para o escritório que terá que buscar essas informações novamente. 

Ou seja, caso seu colaborador deixe de averiguar uma dessas informações, seu cliente e você, serão prejudicados. Impactando a satisfação desse parceiro e a reputação de seu escritório. 

Viu como as regras de negócio estão presentes em todos os departamentos e como são importantes para que o padrão e o fluxo de trabalho sejam mantidos? Inclusive, eu poderia dar diversos outros exemplos, mas creio que já ficou claro até aqui, não é mesmo?. 

Agora vamos para outra questão importante: Somente documentar essas regras não é o suficiente para manter a casa em ordem e o padrão de entrega! Afinal, no dia a dia corrido de um escritório contábil, lembrar disso tudo é quase impossível. 

Dessa forma, uma opção para solucionar esse problema e trazer mais segurança e qualidade aos seus processos é a automatização das regras de negócios em sua gestão. 

Vamos ver como funciona?

Como garantir que seus colaboradores cumpram as regras de negócios? 

Os escritórios que conseguem compreender o importante papel que as regras de negócio possuem, não apenas optam por documentá-las e torná-las formais, mas, também, por automatizá-las. E, preferencialmente, fazem isso com auxílio de um bom sistema. 

Essa é a opção ideal para qualquer empresário que leve a sério os processos de sua empresa. Até porque, considere: como regras e condições que irão determinar comportamentos em um negócio podem ser tratadas de maneira informal ou, ainda, circularem através de folhas de papel ou e-mails?

Imagine se nas situações que citei nos exemplos acima, as regras estivessem escritas em grandes manuais que os colaboradores precisassem folhear para encontrar a informação correta e relacionar a cada uma de suas necessidades? Pense no tempo desperdiçado e na grande possibilidade de erros ao colocá-las em prática, se os dados estivessem nesses manuais, ou até mesmo em uma planilha de  Excel? Certamente, o seu escritório seria afetado negativamente e estaria muito longe de seu potencial, sem nenhuma vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes.

Isso acontece porque a quantidade de informações a serem registradas, comparadas, analisadas e compartilhadas é gigantesca. E manter regras de negócio de forma eficiente e acessível é muito difícil quando isso acontece de forma manual e analógica. Por isso, determiná-las dentro de um sistema automático de gestão de tarefas e processos é a melhor forma de garantir que essas regras sejam cumpridas.

Vamos ver outra situação:

Imagine se há um aumento da inflação ou uma nova lei estabelecida e as regras de negócio precisam ser atualizadas manualmente? Redigir novos manuais, imprimi-los e enviá-los a todos os colaboradores é algo impensável! E na contabilidade, esses fatores externos não são apenas comuns, mas frequentes, o que acaba por demandar atualizações das regras de uma forma simples e ágil, por meio de uma interface intuitiva.

Nesse contexto, com uma ferramenta de gestão de processos é possível mapear  e automatizar as regras de negócio para que você não tenha que se preocupar com elas, permitindo um acesso rápido e fácil aos seus colaboradores. Além disso, ferramentas como essa não só facilitam o acesso às regras de negócio, como criam fluxos de trabalho onde todos sabem como e quando dar o próximo passo em cada um dos processos. E claro, permite que você, como gestor, fique de olho através do dashboard, se todos estão cumprindo o que foi definido. 

Essas e outras configurações servem para automatizar as regras de negócio e ter a inteligência dos processos, que estariam no papel ou na cabeça de seus colaboradores, dentro de uma ferramenta especializada.

Assim, além de garantir o cumprimento das regras, é possível ter também o histórico de tudo o que foi feito, evitando que os colaboradores ‘contornem’ as condições estabelecidas, abrindo exceções nos processos sem que os gestores da área tenham conhecimento prévio.

Dessa forma, para resolver essa questão, existem ferramentas simples e intuitivas que fazem este trabalho de forma rápida, ágil e confiável. Tudo isso, devido a facilidade em parametrizar as condições de negócios de acordo com as necessidades do seu escritório. 

Questões respondidas? 

Espero que esse artigo tenha tirado suas dúvidas e te ajudado a compreender um pouco mais sobre o conceito e importância das regras de negócio na contabilidade. 

Vale lembrar que o monitoramento dessas regras pode evitar prejuízos, retrabalhos e multas, impactando de maneira positiva as finanças da empresa. Além de trazer segurança aos seus processos, padrão aos seus serviços e qualidade ao cliente. 

No entanto, isso só é possível com o uso de uma boa ferramenta de gestão para te auxiliar. Ou seja, é válido repensar como as regras de negócio são feitas hoje no seu escritório e como você pode torná-las mais eficientes. 

E me conta nos comentários, como você trabalha para garantir as regras de negócio no seu escritório e como você pretende trabalhá-las depois de ler esse artigo? Será incrível saber que esse conteúdo te ajudou de alguma forma!