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Com a quarentena da COVID-19, a migração dos profissionais contábeis para o modo  home office se tornou inevitável. Com isso, as reuniões online tornaram-se parte normal do fluxo de trabalho das equipes.O problema é: se manter o foco durante uma reunião presencial com várias pessoas já é difícil, como fazer uma reunião online produtiva?

Escolher a ferramenta certa, lidar com os problemas técnicos e certificar-se de que todos consigam participar sem sair da pauta, pode ser um grande desafio e foi para te ajudar com isso que criei esse artigo!

Aqui irei apresentar algumas dicas para facilitar esse processo e te render uma reunião online eficaz e produtiva com a sua equipe contábil!

Vamos lá?  

4 dicas para fazer uma reunião online mais organizada e proveitosa  

1- Comece escolhendo a ferramenta certa para a sua reunião online

Existem inúmeras tecnologias que facilitam o processo de realizar uma reunião online. A chave é descobrir qual delas é a mais adequada para as necessidades que você e sua equipe contábil têm. 

Para escolher uma ferramenta de reunião online gratuita e eficaz, você precisa se fazer as seguintes  perguntas: 

  • É importante para essa reunião que vocês vejam uns aos outros? 

Para algumas pessoas, poder ver o rosto do seu interlocutor enquanto fala é indispensável para o bom andamento de uma conversa. Outras têm necessidade de gesticular enquanto explicam algo. Talvez algum dos presentes precise demonstrar um exemplo de forma visual ou pode ser também que haja um deficiente auditivo na equipe que precise do recurso visual para poder participar ativamente da conversa.

Enfim, seja lá qual for o motivo, se a sua reunião tem a necessidade visual, é importante que a ferramenta escolhida seja de vídeo também e não apenas áudio.

  • Você vai precisar compartilhar a sua tela?

Ainda falando da parte visual, em algumas reuniões, você ou alguém da sua equipe podem precisar compartilhar suas telas com os demais para mostrar uma planilha ou gráfico, por exemplo. Se na sua reunião essa funcionalidade for necessária, então esse é outro detalhe que você precisa descobrir se a ferramenta possui, antes de decidir por ela.  

  • Quantas pessoas precisam participar desta reunião online? 

Uma ferramenta eficaz para um bate papo individual, pode não ser adequada para uma reunião online com toda a sua equipe contábil. 

Antes de escolher o site para reunião online ideal, veja se ele não tem um limite de usuários por sala ou se o excesso de pessoas não vai tornar o processo lento e confuso.

Se você precisar fazer uma reunião com todos os colaboradores de um departamento, por exemplo, talvez seja melhor buscar por uma ferramenta voltada para reuniões maiores.

  • Essa ferramenta é compatível com o seu sistema operacional? 

Algumas ferramentas são compatíveis apenas com alguns sistemas operacionais (Windows, macOS, Linux etc). Então, antes de definir qual aplicativo para reunião online você vai utilizar, procure saber se ele faz match com o sistema que você e sua equipe utilizam. 

Enfim, depois de se fazer todas essas perguntas, você já estará apto para escolher a ferramenta para reunião online mais adequada para você e seu time contábil.

Abaixo vou listar três das ferramentas mais conhecidas e suas funcionalidades para que você possa considerar:

O Google Hangout é uma ferramenta para reunião online gratuita e é uma das mais utilizadas. Nela é possível falar por áudio e vídeo, compartilhar a tela e ainda há a opção de chat caso você queira enviar algum link ou arquivo. As salas do Hangouts suportam até 150 pessoas. 

O famoso aplicativo de mensagens Skype também tem a função de videoconferência com  chat, transferência de arquivos e ligações por voz. Além disso a ferramenta também opera na modalidade VoIP, o que possibilita efetuar chamadas para um telefone fixo ou celular. Entretanto, diferente do Hangouts, o Skype tem um limite máximo de 50 pessoas.

Por fim, também temos a Zoom, outra popular ferramenta para reuniões online. Em sua versão gratuita é possível realizar reuniões online com até 100 pessoas simultaneamente e uma funcionalidade bem legal é que ela permite gravar as reuniões. 

2- Marque a reunião com antecedência 

Se em uma reunião presencial já acontece de as pessoas se atrasarem, quando o encontro é online, por falta de costume, as pessoas podem tender mais a ainda a não darem a devida atenção, cabe a você não deixar que isso aconteça.

Você usa uma agenda compartilhada online? Se não, é hora de começar a usar! Existem várias opções pela internet online, mas uma das mais conhecidas é a própria agenda do Google, o Google Calendar

O bom é que ela já é integrada a outras aplicações do Google como o Gmail e o próprio Hangouts. Então se tiver escolhido essa ferramenta para fazer a reunião online, você já pode criar o evento na agenda, convidar todo mundo por email e já colocar o link da sala online. 

Fazendo isso, você pode programar o envio de notificações para os convidados antes da reunião. Assim ninguém poderá dar a desculpa de que se esqueceu do encontro.    

3-  Envie a pauta da sua reunião online com antecedência 

Manter o foco em uma reunião com muita gente já não é tarefa fácil e em uma reunião online isso pode ser ainda mais difícil! Então, para evitar qualquer dispersão, logo que marcar a reunião, já envie para todos os convidados uma pauta com informações como:

  • Todos os tópicos que serão discutidos durante a conversa;
  • Estrutura da reunião (por quanto tempo você planeja discutir cada ponto, por exemplo) 
  • Quem estará presente; 
  • O que cada membro da equipe é responsável por trazer para a reunião.

Além disso, você pode enviar outros documentos e informações prévias sobre o assunto para que todos possam chegar conscientes na reunião. 

Se a pauta da reunião for a integração de um novo cliente, por exemplo, ao invés de perder 15 minutos só tentando explicar sobre esse contato, você pode mandar um documento com todas as informações de antemão por email. Desta forma evitam-se perguntas desnecessárias durante a sua reunião online

Então uma boa maneira de não perder esse tempo, e acabar criando uma reunião muito longa, é deixar tudo muito bem planejado: 

Enfim, deixar tudo muito bem planejado é uma boa maneira de não perder tempo e evitar uma reunião longa e sem foco. 

4- Defina regras para que a conversa flua de forma organizada

Reuniões diferentes devem tem práticas diferentes, certo? Adequadas ao contexto, ao tema abordado, a cultura da empresa, aos envolvidos e tudo mais. Porém, existem algumas práticas que são indispensáveis em qualquer reunião: vamos chamá-las de regras de etiqueta e boa educação. 

Você também pode enviar essas regras por email aos convidados:

  • Vá preparado para a reunião (leia a pauta, leve suas contribuições previamente escritas para adiantar e tenha algo à mão para anotar);
  • Teste seus equipamentos (microfone, câmera, internet) antes da reunião começar;
  • Desligue as notificações do seu computador e deixe seu celular no mudo;
  • Se estiver em casa, avise aos outros moradores que você vai entrar em uma reunião online para que não interrompam ou façam barulho;
  • Ao ingressar na sala online, cumprimente a todos e espere que todos respondam;
  • Se houver alguém na reunião que nem todos conheçam, apresente-as, ou abra espaço para que elas mesmas o façam;
  • Não saia da frente da tela e nem mexa no celular enquanto outras pessoas estão falando;
  • Não interrompa quem estiver falando. Se quiser fazer alguma observação ou complemento à fala de alguém, uma boa ideia é usar o chat para demonstrar seu interesse em falar.

Enfim, essas são regras necessárias até mesmo nas reuniões presenciais, mas nas reuniões online, onde a comunicação pode ser um pouco mais difícil, elas são fundamentais para manter o bom andamento da conversa e garantir que todos participem. 

5. Encarregue alguém de fazer uma ata da reunião 

Mesmo que você esteja usando uma ferramenta que dê para a gravar a reunião, é importante ter os principais pontos anotados. Deixe alguém responsável por anotar todos os pontos levantados durante a reunião. 

Essa pessoa deverá registrar todas as decisões tomadas, assim como as tarefas definidas, seus prazos e responsáveis. Depois da reunião, essa ata será enviada a todos por email para que as demandas possam ser cumpridas.

Sair de uma reunião com metas claras é importante inclusive no engajamento da equipe envolvida.

  

6. Certifique-se de que todos estão participando

Algumas pessoas que não tem o hábito de participar de reuniões online, podem acabar se sentindo pouco à vontade para falar.  Neste caso, como mediador da reunião, é sua função capacitá-las para esse momento e criar um espaço de segurança para que queiram e consigam participar. 

Estruture a reunião de maneira a que todos tenham a oportunidade de contribuir, mesmo os mais introvertidos. Você pode determinar, por exemplo, que cada um dos presentes terá cinco minutos para colocar sua opinião a respeito dos tópicos levantados e sugerir outros. 

Se você perceber que alguém da equipe está tentando contribuir, mas está sendo ofuscado, dedique um tempo para que ele fale e verifique se o resto da equipe está ouvindo.

Outra ideia é pedir a própria equipe dicas de como tornar as reuniões remotas um espaço mais inclusivo para elas.  Você pode criar um documento on-line onde as pessoas possam adicionar seus pensamentos, ideias e sugestões após a reunião, por exemplo.

Então é isso! 

Se você e sua equipe não tinham esse hábito, fazer uma reunião online produtiva pode ser um grande desafio, mas com essas dicas tenho certeza que essa tarefa ficará mais fácil! 

Inclusive, uma última dica: a tecnologia não precisa ser usada só para o trabalho. Pense que, nessa quarentena, todo mundo está se sentindo meio pra baixo e isolado, então você também pode fazer vídeo-chamadas para integrar a equipe mesmo e melhorar o astral do seu time. 

Marque um happy hour online só para vocês conversarem despretensiosamente, dividirem como estão e trocarem dicas de séries para maratonar na Netflix, por exemplo. Isso com certeza vai deixar sua equipe ainda mais engajada e animada para produzir nesses tempos de home office. E aí, tem algumas outra dica que você gostaria de acrescentar para fazer uma reunião online eficaz?  Fique a vontade para deixar sua sugestão nos comentários, assim você colabora com nosso blog e mantém seus colegas de profissão atualizados!