Rotina contábil mais ágil – Veja como acelerar a rotina do seu escritório de forma eficiente sem prejudicar a qualidade de suas entregas

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O grande volume de tarefas num escritório contábil pode fazer o trabalho se tornar muito complicado. Para não colocar em risco o cumprimento de prazos e a realização de todas essas demandas no tempo determinado é necessário tornar a rotina contábil mais ágil. 

Para isso, existem algumas práticas, simples e assertivas, que podem ajudar nesse processo, permitindo que todos possam cumprir suas tarefas em tempo hábil, aumentando a produtividade, garantindo a qualidade das entregas e o bom atendimento dos clientes.

Então, se você quer tornar a rotina contábil mais ágil em seu escritório, continue comigo, pois, neste artigo, irei apresentar 5 passos que podem ajudá-lo com isso. 

Vamos lá?

5 passos para tornar a rotina contábil do seu escritório mais ágil

Não tem fórmula mágica, para acelerar os processos do seu escritório e tornar a rotina contábil mais ágil e assertiva é necessário colocar algumas ações em prática de maneira eficiente. 

Abaixo eu elenquei as 5 principais:

1- Mapeie os processos

O primeiro passo para tornar a rotina contábil mais ágil é mapear seus processos

Essa é uma técnica na qual o fluxo de atividades é desenhado com o objetivo de identificar todas as entradas, saídas e ações feitas por seus colaboradores. Com os processos mapeados é possível visualizar as atividades essenciais para o escritório, as que agregam mais valor e as que geram inconformidades e gargalos.

Para fazer isso, você deve desenhar os caminhos de cada processo e classificá-los conforme sua complexidade. Por exemplo, você pode reunir todos eles e dividi-los por cor, da seguinte forma:

  • Azul: Decorrem sem complicações;
  • Verde: Estão mais suscetíveis a erros e demandam mais tempo;
  • Vermelho: Morosos e que exigem muita atenção;

Assim, é possível enxergá-los com maior clareza e encontrar oportunidades de melhoria em cada um deles. 

2- Integre os departamentos

Um escritório deve ser encarado como um organismo único, no qual todos os departamentos fazem parte de um mesmo núcleo. E isso só é possível se os setores estiverem inter-relacionados. 

Dessa forma, tratar a organização como um grande aglomerado é um erro enorme. Saber como tornar a rotina contábil mais ágil depende da identificação da empresa como algo único, entendendo cada setor como uma peça de engrenagem que faz tudo funcionar. Com essa analogia, eu quero dizer que os departamentos do seu escritório precisam e devem manter uma boa comunicação entre si.

Para isso, é fundamental que um setor entenda como o outro funciona e que tipo de objetivo ele está buscando. Ou seja, todas as áreas devem estar integradas, com bom cruzamento de dados e uma comunicação facilitada que contribua para a colaboração e acompanhamento dos departamentos. 

Neste contexto você pode investir em estratégias, como: 

Com a comunicação acontecendo de forma integrada, além da rotina contábil se tornar mais ágil, você pode acompanhar o andamento de cada processo e ter um histórico de tudo o que é feito. Isso garante maior visão e controle sobre o seu escritório. 

3- Compartilhe as informações

Outra forma de tornar a rotina contábil mais ágil, e que tem muito a ver com a comunicação, é a efetividade no compartilhamento de informações. 

Alguns escritórios ainda utilizam uma rede interna para organizar as informações de seus clientes, documentos importantes, dados financeiros, entre outros que são utilizados em diferentes processos e departamentos. Por esse motivo, mantê-los em uma rede interna, pode trazer problemas, principalmente quando mais de um colaborador precisa acessar o mesmo documento, ou em casos em que é necessário algum tipo de permissão. Isso atrasa o cumprimento das atividades, impacta a produtividade, retira a autonomia do colaborador e prejudica a agilidade na resolução de problemas e demandas. 

Por isso, a dica é armazenar esses documentos na nuvem para tornar mais eficiente a ação de compartilhar, salvar e visualizar essas informações. Assim os departamentos podem utilizar de forma simultânea esses documentos sempre que precisarem.

4- Elimine a operacionalidade

Se tem uma coisa que torna a rotina contábil menos ágil é, sem dúvida, a operacionalidade. 

Pois é, você Já parou pra pensar quanto tempo seus colaboradores perdem executando esse tipo de tarefa? Mandar e-mails, enviar documentos, notificar clientes, cobrar honorários, entre outros, são tarefas que precisam ser feitas, mas que acabam minando o tempo e a produtividade de todo o seu escritório. Ou seja, se você deseja ter uma rotina contábil mais ágil é essencial investir em ferramentas que possam retirar a operacionalidade da mão de seus colaboradores. 

Para isso, você pode investir em um sistema de gestão que permita automatizar todos os processos do escritório que não exigem expertise humana. Assim, seus colaboradores poderão se dedicar a demandas mais estratégicas, como a comunicação e manutenção do relacionamento com seus clientes. 

Dessa forma, tornar a rotina contábil mais ágil retirando a operacionalidade, permite que seu escritório direcione o tempo gasto com elas para atividades de maior valor e complexidade. 

5- Invista em tecnologia

Por último, mas não menos importante, se você deseja tornar a rotina contábil mais ágil, precisa investir em tecnologia, principalmente em um bom sistema de gestão contábil.

Isso porque, além de trazer mais economia, segurança e agilidade ao escritório, uma boa plataforma contábil auxilia em diferentes frentes, como: 

  • Distribuição inteligente de tarefas; 
  • Automação de esforços que não exigem expertise estratégica; 
  • Apoio na gestão planejada de pessoas; 
  • Compartilhamento de fluxo de trabalho;
  • Atendimento centralizado ao cliente com múltiplos canais integrados; 
  • Arquivamento seguro de documentos; 
  • Geração de indicadores para uma visão mais analítica e consciente;
  • Entre outras.

Ou seja, um sistema de gestão contábil, não só agiliza a rotina do seu escritório, como a torna mais organizada, centralizada e assertiva. Isso proporcionará a você maior visão e controle sobre as atividades e, ao seu colaborador,  a possibilidade de aplicar sua expertise em tarefas mais estratégicas. 

Por isso, encerro essas dicas deixando esse último conselho!

Pronto para tornar a sua rotina mais ágil?

Espero que esse conteúdo ajude você a solucionar a questão que o fez chegar até aqui: como tornar a rotina contábil mais ágil. 

Como você viu, não tem segredo, para que as atividades e demandas do dia a dia do seu escritório sejam mais ágeis e assertivas é necessário focar na organização dos processos, na comunicação integrada entre as equipes, na eliminação da operacionalidade e, é claro, na tecnologia adequada e capaz de te auxiliar em tudo isso. Então bora colocar a mão na massa! 
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