Em uma escala de 1 a 10, como você avaliaria a produtividade de sua equipe? Independente da sua resposta, uma coisa é certa: não importa o quão produtivo um colaborador possa ser, haverá sempre oportunidades de melhorar e aumentar o seu nível. E o primeiro passo para isso é criar uma rotina eficiente no escritório, baseada em ações e atitudes estratégicas que ajudam a manter o foco e alcançar resultados mais elevados.

E, para chegar a esse nível de eficiência, existem diversas metodologias que podem ajudar, porém algumas delas são difíceis de aplicar e acabam causando o efeito contrário a rotina.

Neste contexto, hoje eu trouxe algumas dicas para adotar uma rotina mais eficiente no seu escritório e aumentar a produtividade de seus colaboradores. Quer conhecê-las? Continue comigo!

7 Dicas para adotar uma rotina eficiente no escritório e aumentar a produtividade de seus colaboradores

Para tornar a rotina do seu escritório mais eficiente eu elenquei ações fáceis que você pode começar hoje mesmo a colocar em prática e tornar seus colaboradores mais produtivos e motivados!

1- Faça reuniões regulares de alinhamento com as equipes

Para ter uma rotina eficiente no escritório e garantir que os resultados desejados sejam alcançados, é de extrema importância que todas as equipes estejam alinhadas. Nesse sentido, a reunião de alinhamento de equipe é essencial para colocar todos na mesma página, revisando metas e responsabilidades.

As reuniões de alinhamento podem acontecer de forma mensal, semanal ou trimestral, mas independente disso, é fundamental que se tenha um objetivo claro do porque ela está ocorrendo:

• O que será alinhado?
• Será apresentado algum indicador?
• Os colaboradores precisam trazer algum documento?
• Qual será a pauta?
• No final da reunião qual será a “lição de casa” de cada um?

Responder a essas perguntas permitirá que você aproveite melhor cada minuto dessa reunião, além de torná-la mais assertiva. 

Como sugestão, você pode utilizar todos os períodos, cada um com um objetivo. Por exemplo, as reuniões semanais podem ter como objetivo resolver problemas que aconteceram na semana, com os departamentos colaborando com insights. As mensais você pode utilizar para mostrar os números da empresa e como foi esse mês em comparação ao anterior. E as trimestrais, para fazer o alinhamento das expectativas e planejar junto o ciclo seguinte, apresentando um  boletim com informações e conquistas de cada um dos departamentos. 

Essa ação torna a rotina eficiente no escritório e as equipes mais colaborativas. 

2- Dê preferência a reuniões online com seus clientes

Receber seus clientes no seu espaço, assim como ser recebido no espaço deles, traz proximidade a relação de ambos, no entanto, essa ação também torna a rotina menos eficiente. 

Claro que existem casos e casos e, as vezes, é necessário ir até o cliente, ou vice-versa, mas na maioria das vezes essa reunião poderia ter acontecido online e todos ganhariam em tempo e produtividade. Afinal, o tempo gasto com o deslocamento seria descartado. 

Além disso, as reuniões online podem ser feitas de qualquer lugar, o que traz ainda mais eficiência ao escritório e ao cliente. Inclusive, uma recente pesquisa feita pela ANBIMA (Associação Brasileira das Entidades dos Mercados Financeiro e de Capitais) revelou que 87% das pessoas aprovaram as reuniões online e 97% acreditam ter suas expectativas superadas e consideram as discussões mais produtivas e eficientes neste cenário. 

Dessa forma, apostar nas reuniões online, economiza seu tempo, de seus colaboradores e de seus clientes, torna as discussões mais assertivas. Quando não se perde em deslocamento se ganha em produtividade.

3- Aposte em programas de mentoria

O programa de mentoria é uma espécie de tutoria, na qual um profissional com mais experiência dedica tempo e conhecimentos para orientar e aperfeiçoar profissionais com menos bagagem dentro de uma empresa. 

Nessa dinâmica, os profissionais mais experientes são chamados de “mentores” e compartilham seus conhecimentos e vivências na área com os menos experientes, chamados de “mentorados”, possibilitando, assim, seu desenvolvimento na carreira e o alcance de objetivos dentro do negócio.

Dessa forma, ter um programa de mentoria interna pode ajudar os colaboradores novos, assim como aqueles que têm uma habilidade menor em determinada função. Por exemplo, um de seus colaboradores têm dificuldade com cálculos tributários e isso tem afetado sua rotina de trabalho e produtividade, nesse caso você pode designar um outro colaborador, que domine esse processo, para ajudá-lo. Essa atitude, além de tornar seus profissionais mais capacitados, ajuda na retenção de talentos.

4- Crie uma estratégia de gamificação

Uma estratégia de gamificação pode não só criar uma rotina eficiente no escritório, como tornar os colaboradores mais engajados, motivados e desenvolvidos. Isso porque, ela torna o ambiente de trabalho um local mais dinâmico onde todos aprendem de forma divertida e eficaz. 

Se você ainda não conhece, a gamificação tem como proposta  trazer a cultura do jogo para o trabalho, como os desafios e premiações, para engajar os colaboradores e impulsionar o alcance de metas e objetivos da empresa

Por exemplo, você notou que seu time comercial tem marcado poucas reuniões, eles afirmam que a dificuldade tem sido quebrar as objeções dos possíveis clientes. Nesse caso, você pode utilizar a estratégia de gamificação com o Role Play, um jogo que simula uma ligação comercial, na qual, um colaborador faz o papel do cliente e outro tenta quebrar as objeções dele até conseguir agendar a reunião. Esse game ajuda  a enxergar novas possibilidades de uma forma divertida, além  de estimular a participação dos colaboradores e dar a eles a chance de expressar suas idéias. 

Ou seja, utilizar uma estratégia de gamificação é uma ótima maneira de encontrar gargalos e solucionar problemas e tornar a rotina mais eficiente e assertiva. 

5- Ofereça bons feedbacks

Uma rotina só é realmente eficiente quando o colaborador entende se ele está errando ou acertando na execução de suas atividades, por isso, oferecer um feedback assertivo é fator fundamental para atingir esse objetivo.

O feedback serve para orientar o colaborador para o melhor caminho e trabalhar sem ele é como partir em uma viagem sem GPS: o colaborador pode até ter um bom senso de direção, mas isso pode não ser suficiente para mantê-lo no rumo certo. Dessa forma, como um instrumento de comunicação, o feedback é essencial para que líderes e equipes saibam se estão na direção certa e próximos a cumprir seus objetivos dentro da empresa. 

Um bom feedback pode melhorar a qualidade do trabalho, tanto de um indivíduo, quanto das equipes, melhorar a motivação e manter os objetivos alinhados, o que torna a rotina eficiente no escritório. Afinal, quando o colaborador entende seus pontos fortes e os que precisam melhorar, ele pode trabalhá-los e atingir um nível mais de excelência e produtividade.  

6- Faça pesquisas de satisfação regularmente

A pesquisa de satisfação, assim como o feedback, dá a você um norte de como está o trabalho do seu escritório. Com ela é possível direcionar os esforços de sua equipe para os pontos que precisam de mais atenção, tornando a rotina mais eficiente. Além disso, também é possível  mostrar a você se o seu escritório está no caminho certo ou não e o que pode e deve ser aprimorado.

Você mesmo pode criar e encaminhar aos seus clientes um questionário simples com perguntas como:

• Como é o atendimento do nosso escritório pra você?
• A nossa entrega tem cumprido o prometido?
• O que você acredita que possa ser melhorado?
• Você indicaria o nosso escritório a um amigo?

É importante não adicionar muitas perguntas, isso desencoraja o cliente a respondê-las, por isso, foque no que você realmente deseja avaliar.

Ouvir a opinião de seus clientes é fundamental para tornar a rotina eficiente no escritório, pois, você saberá exatamente quais pontos precisa melhorar, o que merece mais atenção e o que deve permanecer como está.

7- Tenha um software de gestão contábil 

Um bom software de gestão contábil torna a rotina eficiente no escritório, pois automatiza grande parte do trabalho manual de seus colaboradores. 

O Gestta, por exemplo, é um software de gestão contábil criado, especificamente, para atender as necessidades desse mercado e tem como principal objetivo deixar mais ágil e eficiente a rotina dos colaboradores. Com ele você pode:

• Distribuir de forma inteligente as tarefas;
• Favorecer Ter uma gestão mais planejada de pessoas;
• Centralizar o atendimento ao cliente;
• Arquivar de forma seguro os documentos;
• Upar e distribuir documentos simultaneamente;
• Encaminhar boletos automaticamente;
• E ter insumos para uma gestão mais estratégica.

Além disso, o portal do cliente do Gestta é super completo. Graças a ele aquelas ligações que tornavam o dia a dia do escritório menos  eficiente, podem ser reduzidas. Isso porque, o próprio cliente consegue procurar o documento ou relatório que precisa e fazer o download direto do portal do cliente com muito mais autonomia, dando mais fôlego para o atendimento do seu escritório.. 

O Gestta também disponibiliza ao escritório, relatórios completos e intuitivos que podem ajudá-lo a criar uma estratégia de gamificação e garantir informações precisas para um bom feedback. 

Por isso, o Gestta é mais que um software de gestão contábil, ele é um verdadeiro parceiro do escritório, focado em eficiência, agilidade e boa gestão.

Quer saber mais sobre o Gestta? Leia o artigo: Por dentro do Gestta – A ferramenta de Gestão Contábil que tem dado o que falar.

Agora é com você!

Tornar a rotina eficiente no escritório não é uma tarefa das mais simples, mas, colocando em prática as ações que citei neste artigo você pode tornar esse processo muito mais fácil.

Vale lembrar que, quanto mais eficiente a rotina, maior será a produtividade de seus colaboradores, assim como a entrega de seus serviços. Dessa forma, apostar em ações que elevem o nível de excelência do seu escritório é um grande diferencial competitivo e pode ser vantajoso para todos. 

Então, espero que tenha gostado do artigo e comece hoje mesmo a colocar as dicas em prática. Aguardo o seu feedback aqui nos comentários!