Como anda a segurança cibernética do seu escritório? Você já parou para avaliar essa questão por aí? Se a sua resposta foi não, saiba que, neste exato momento, seu negócio pode estar correndo sérios riscos. Isso porque, os ciberataques se tornaram frequentes no Brasil e, segundo pesquisa publicada pela ISTOÉ, só nos últimos dois anos, houve um aumento de 300%. Isso mostra o quão necessário é a adoção de boas práticas quanto à segurança da informação, principalmente em empresas contábeis, que lidam com dados frágeis de clientes.
E não se engane achando que somente grandes organizações são visadas por esses hackers. Segundo dados da PSafe, mais de 60% das pequenas e médias empresas sofrem algum tipo de ataque ou têm seus dados vazados. Portanto, a ausência de ações que contribuam com a segurança das informações contidas em seu escritório, que muitas vezes é justificada pela indisponibilidade de orçamento, precisa mudar. Caso contrário, essa negligência poderá sair muito mais cara, refletindo no pagamento de resgates desses dados e prejuízos à reputação do seu negócio.
Diante deste contexto, neste artigo, eu irei apresentar 6 dicas que podem ajudá-lo a manter seu escritório mais seguro.
6 Boas práticas de segurança da informação para manter seu escritório longe de ataques cibernéticos
Os hackers e os ataques cibernéticos estão acompanhando a evolução tecnológica e encontrando formas de acessar dados sigilosos das empresas, causando sérios prejuízos e consequências a centenas de negócios. Além de prejudicarem as organizações, os clientes delas também são afetados, o que constitui um problema ainda mais sério. Afinal, com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), instituída em 2021, as empresas serão responsabilizadas pelo uso indevido de dados sensíveis de seus clientes, tendo que arcar com multas de valores altos caso eles sejam expostos.
É por essas e tantas outras que encontrar formas de dificultar a invasão dos hackers em sua empresa é um assunto muito importante e não pode mais ser deixado para depois.
Pensando nisso, abaixo listei algumas dicas para ajudá-lo a garantir a segurança da informação na sua empresa.
Veja!
1- Mantenha seus softwares sempre atualizados
A primeira boa prática de segurança da informação é uma bastante chatinha, mas que pode manter seu escritório super protegido: a atualização dos seus softwares e sistemas.
Quantas vezes você já não apertou o botão “lembrar depois” da atualização do seu sistema operacional ou software de gestão? Muitas vezes, não é mesmo? Afinal, essa ação acaba minando um pouco da produtividade, pois leva muito tempo para ser concluída. E, em um escritório contábil, no qual qualquer segundo perdido pode ser crucial, dizer não a essas atualizações é tentador.
No entanto, saiba que manter seus sistemas atualizados é essencial e pode dificultar um ciberataque. Isso porque, a maioria dos softwares e hackers mal-intencionados, não visam completamente vulnerabilidades de segurança novas e desconhecidas. Em vez disso, eles se concentram em explorar os aplicativos conhecidos e desatualizados. Não é atoa que, periodicamente, os fabricantes de sistemas estão sempre procurando patches e atualizações na intenção de combater acessos maliciosos.
Isso vale para o seu Windows, Linux, Chrome, Software de Gestão, ERP, entre outros.
Uma solução pode ser programar essas atualizações para serem realizadas sempre de madrugada, o que ajuda a reduzir os impactos em sua rotina. Porém, independente da forma que você escolher, é necessário realizar a atualização. E, de forma alguma, correr o risco de perder todos os seus dados porque não pôde esperar alguns minutos para concluir um update, combinado?
2- Tenha um excelente sistema de backup
Quando o assunto é segurança da informação, outra boa prática que não pode faltar é o backup, conhecido também como cópia de segurança ou restauração. Essa ação faz com que, mesmo diante de situações extremas, como exclusão acidental de arquivos ou bloqueio de todas as informações por ransomware, o seu escritório consiga superar esses obstáculos sem grandes prejuízos. Essa medida paliativa consiste na criação de uma cópia de seus dados e informações em um dispositivo, como um HD externo ou nuvem.
Esse último, também chamado de cloud computing, é um dos sistemas mais recomendados atualmente, pois permite que o seu escritório opere sem depender de servidores físicos, que são mais sensíveis a riscos.
Além disso, o backup em nuvem pode ser realizado de forma programada e automatizada, possibilitando que as informações sejam recuperadas quando necessário, de forma rápida e acessível. Também é possível limitar o acesso a esses dados, informações e documentos utilizando senhas, o que o torna ainda mais confiável.
Algumas opções gratuitas de backup e armazenamento em nuvem que você pode investir, são:
3- Procure ir além do antivírus
O bom e velho antivírus ainda é uma solução quando falamos em segurança da informação. No entanto, para manter seu escritório ainda mais seguro, é necessário ir além e investir em funcionalidades que ofereçam um pouco mais. Um bom exemplo é o EDR.
O Endpoint Detection and Response, ou simplesmente EDR, é uma tecnologia usada para proteger seus dispositivos, como desktops, notebooks e celulares, contra ameaças. Os criadores das plataformas baseadas na tecnologia EDR, implantam ferramentas para coletar dados desses dispositivos e os analisam com intuito de revelar possíveis ameaças, problemas e ataques cibernéticos. É uma proteção contra tentativas de hackers e roubo de dados.
O software é instalado no próprio dispositivo do usuário e é monitorado continuamente. Assim, ao menor sinal de ataque o sistema protege e bloqueia seus dados com mais rapidez e eficiência do que um antivírus comum. Afinal, como eu disse, os hackers estão evoluindo em conjunto com a tecnologia e, por isso, é necessário buscar soluções um pouco mais avançadas.
4- Limite o acesso
Se você acompanha o blog do Gestta, sabe que já mencionei aqui o quanto a transparência e o compartilhamento de informações com seus colaboradores é importante. No entanto, quando o assunto é segurança da informação é preciso ter um pouco mais de cuidado.
Sei que esse pode ser um ponto delicado, mas é fato que quanto mais pessoas têm acesso a uma certa base de dados, sobretudo na forma de administrador, podendo promover mudanças, mais riscos estão presentes e devem ser gerenciados. Em vista disso, é necessário limitar o acesso. Ele deve ser deliberado em função de duas variáveis: o nível (operacional, gerencial e administrador) e o departamento (contábil, pessoal, fiscal, comercial, financeiro, entre outras). Neste contexto, é importante que cada colaborador tenha um acesso compatível com seu nível e sua área de trabalho, salvo quando houver demandas extraordinárias.
Os limites de acesso podem ser definidos em ação conjunta entre o RH e o seu departamento de TI, pois exigem uma certa compreensão dos cargos e dos seus respectivos afazeres.
Fazer esse nivelamento é importante para manter seu escritório seguro e, apesar de parecer estranho para alguns restringir o acesso a certas informações, pense que seus dados devem ser priorizados aqui.
5- Trabalhe na conscientização de seus colaboradores
Nem a política de segurança da informação mais bem elaborada do mundo irá funcionar se você não investir na conscientização de todos os colaboradores do seu escritório. Afinal, a maioria dos ataques cibernéticos são consequência de uma ação humana. Basta um simples clique em um link de email não confiável, por exemplo e, voilà, todos os seus dados são colocados em risco. Portanto, é essencial trabalhar continuamente com seus colaboradores, independente do nível hierárquico.
Você pode começar apresentando, ou levando o seu profissional de TI para apresentar as principais ameaças que o seu escritório pode sofrer e como elas podem ser identificadas por eles.
Outros procedimentos internos que você pode investir, são:
- Disponibilizar materiais com as medidas de segurança para toda a operação;
- Reforçar os cuidados no dia a dia a serem tomados dentro dos seus processos;
- Criar um contrato de confidencialidade quanto às informações acessadas;
- Criar um protocolo de boas práticas de segurança da informação e deixar toda a equipe ciente de como ela funciona.
É fundamental que seus profissionais entendam a importância de cuidar dessas informações, para que possam levar a sério as orientações dadas. A comunicação é a base para evitar acidentes e erros bobos que podem colocar todos os seus dados, assim como a reputação do seu escritório, em risco.
6- Mantenha-se atualizado
Por fim, mantenha-se atualizado.
A tecnologia não para de crescer e se transformar, por isso, é mais que necessário que você se mantenha atualizado sobre as últimas novidades não apenas em tecnologia de proteção de dados, mas também sobre quais são os novos métodos e técnicas de invasão que estão surgindo entre os hackers.
Como já citei ao longo deste artigo, com novas ferramentas surgem também novas brechas, e, obviamente, os cibercriminosos estão sempre de olho nos lançamentos de tecnologia e testando novas formas de invasão de sistemas. Tudo isso, em busca de falhas que possam ser utilizadas por eles.
Por conta disso, procure, periodicamente, reservar um tempo para se atualizar acerca do que acontece no mundo da segurança da informação, verifique o surgimento de soluções e estratégias de proteção mais avançadas e incentive sua equipe a fazer o mesmo. Afinal, a operação do seu escritório também precisa estar a par desse assunto,
Pronto para manter seu escritório seguro?
Com o aumento da tecnologia nos escritórios contábeis, aumentam também os riscos de ataques cibernéticos. Por isso, a segurança da informação não é mais um luxo e sim uma necessidade básica para manter seus processos e dados seguros.
Portanto, agora que você está por dentro do tema, tenha em mente que o desleixo com a segurança de dados pode custar caro para o seu escritório, afetando suas operações e sua reputação, bem como colocando em risco todos os clientes que confiam as informações mais importantes de suas empresas a você. Então, lembre-se das dicas apresentadas neste artigo e garanta que cada uma delas seja colocada em prática na rotina da sua empresa contábil, combinado?
Até o próximo conteúdo!
