A força de trabalho do seu escritório não tem apresentado o nível de desempenho desejado, talvez o motivo possa ser um fraco senso de urgência. 

Em outras palavras, embora saibam quais tarefas precisam executar e quais prazos cumprir, os colaboradores ainda levam muito tempo para concluir aquilo que foi solicitado. E, infelizmente, mesmo quando um trabalho é bem-feito, se os prazos não são cumpridos, o negócio será prejudicado, principalmente quando falamos do setor contábil. Por isso, faz parte do trabalho de um bom líder de equipe enfatizar a importância do senso de urgência, ao mesmo tempo em que oferece à sua equipe o apoio necessário para despertar esse entendimento. 

Claro que, na correria do dia a dia de um escritório, realizar essa tarefa pode não ser fácil. Pensando nisso, neste conteúdo, eu separei 5 dicas que poderão ajudá-lo a gerar senso de urgência em sua equipe e, assim, melhorar o nível de desempenho e performance deles e do seu negócio. 

Bora lá?

Como despertar o senso de urgência em minha equipe contábil?

Ter senso de urgência, significa ter plena consciência sobre o prazo de cada coisa e saber gerenciar o tempo de maneira inteligente a fim de priorizar demandas cuja demora na entrega pode provocar problemas.

Apesar do termo dar a atender apenas ‘’faça algo rápido”, nos negócios, é possível associá-lo à capacidade do seu time realizar suas tarefas e entregá-las no prazo. Tudo isso seguindo um nível de prioridade, sem deixar que a falta de motivação abale a rotina e prejudique o trabalho.  

Portanto, quando esse  senso de urgência não acontece de forma natural em um time é necessário que o gestor trabalhe no seu desenvolvimento. 

Por isso, abaixo eu listei 5 dicas que podem ajudá-lo com essa tarefa.

Vamos lá?

1- Ensine-os a priorizar

Sabemos que em um escritório contábil, em certos momentos, há mais demanda do que tempo disponível para executá-las. Por isso, é fundamental que você ajude o seu time a priorizar. Ou seja, se você quer desenvolver o senso de urgência neles, deve primeiro garantir que ele será aplicado às verdadeiras prioridades. Afinal, não adianta usá-lo para agilizar atividades que não agregam valor ao trabalho do seu escritório. 

Para isso, você pode ajudá-los a diferenciar uma demanda urgente de uma não tão urgente assim, usando a matriz de Eisenhower para priorizar as tarefas do dia a dia de um modo que as de maior relevância não sejam ofuscadas pelas não tão importantes assim para o seu negócio. Por exemplo, não faz muita diferença para o seu escritório se o colaborador mantém a caixa de entrada do e-mail sempre organizada, não é mesmo? Por outro lado, se ele consegue entregar todas as GFIPs dos clientes dentro do prazo, o impacto será forte e muito positivo. 

Por isso, a primeira dica é alinhar o senso de urgência com as metas do seu escritório, garantindo que sua equipe investirá seu tempo e energia em completar as tarefas que podem alavancar os resultados gerais de maneira significativa. 

2-  Esclareça as consequências

É muito mais complicado despertar o senso de urgência quando a equipe não entende exatamente os efeitos negativos que o fraco desempenho e a perda de prazos podem trazer ao escritório. Dessa forma, é essencial deixar bem claro quais são essas consequências. 

Uma boa maneira de fazer isso é realizando alinhamentos mensais expondo os números do escritório, os indicadores, as metas batidas e as não batidas e a quantidade de multas pagas, por vocês e pelo cliente, dentro daquele mês. Ainda, mostre também o reflexo do baixo desempenho na lucratividade do escritório e o quanto isso pode ser prejudicial para todos. 

Apenas cuidado para essa transparência não soar como ameaça, do tipo: “Ou melhoram o desempenho ou teremos que realizar cortes”. Isso, ao invés de gerar senso de urgência, desperta medo e acaba prejudicando ainda mais os resultados da equipe. Portanto, faça dessas reuniões um momento de encontrar gargalos e desenhar melhorias que possam mudar esse cenário e não prejudicá-lo ainda mais. 

3- Conheça o que tem prejudicado a rotina

Outro passo para despertar o senso de urgência na sua equipe de trabalho, que tem muito a ver com a dica que mencionei acima, é entender o que tem levado os colaboradores a não terem o desempenho que o seu escritório espera deles. 

Por exemplo, pode ser que os seus colaboradores estejam insatisfeitos com algum processo que atrasa o trabalho deles. Já parou para pensar nisso? Será que falta autonomia ou você tem microgerenciado muito o trabalho deles, a ponto de desengajá-los? Outro ponto que pode ser observado nesse sentido é a falta de estímulos para a equipe. Será que não é hora de investir em treinamentos? Promover uma campanha motivacional? Incentivar a mentoria dos colegas? Ou será que sua equipe sente falta de uma ferramenta que possa ajudá-los a ter uma rotina menos operacional e mais estratégica?

A melhor maneira de entender esses motivos é perguntando, não é mesmo? Portanto, utilize os alinhamentos mensais ou, se considerar melhor, os feedbacks periódicos, para entender os motivos de insatisfação da sua equipe e, claro, corrigi-los.

4- Não deixe a motivação baixar

É natural que, algumas vezes, o senso de urgência seja enfraquecido em períodos em que a demanda do escritório é baixa, como início e fim de ano, carnaval, entre outros . É bem parecido com o que acontece quando um colaborador retorna de férias, perde-se o ritmo de trabalho e, consequentemente, o senso de urgência fica um pouco esquecido. E é bem fácil notar quando isso está acontecendo em sua operação presencial: a conversa paralela aumenta, as pausas para o café se tornam um pouco mais frequentes e o uso do celular aumenta. 

Para evitar isso, é importante que você encontre formas de manter sua equipe atenta e motivada para quando os momentos de tensão e prazos apertados retornarem. Uma ideia é utilizar esse período de baixa demanda para delegar novas atividades e propor novos desafios ao time. Por exemplo, você pode iniciar um projeto de melhoria nos departamentos que estava esquecido, pode aplicar o job rotation, colocando um colaborador do contábil para realizar as atividades do departamento pessoal ou testar novos processos em algumas áreas. Também pode testá-los em cargos de alta responsabilidade para uma possível promoção. Tudo isso, além de aumentar a motivação do seu time, dá a você a oportunidade de melhorar as habilidades e treinar novas competências em cada um deles. 

 5- Estabeleça prazos claros

Para que os colaboradores tenham senso de urgência e as tarefas sejam entregues na data estabelecida, o prazo deve ser estipulado pensando exatamente no tempo que a equipe precisa para entregar aquela atividade. Nem mais nem menos. Afinal, quando o prazo é muito longo e o colaborador percebe que terá tempo demais para fazer a demanda, a tendência é que ela seja deixada para o último dia. Quando o prazo é curto demais, ele fica ansioso e estressado, pois crê que não terá tempo para concluí-la, tendo em vista suas demais obrigações. 

Seguindo essa lógica, quando não existe prazo, dificilmente, o objetivo será cumprido, pois o colaborador dará prioridade para aquilo que tem data definida, o que está correto. Por isso, é fundamental que você conheça bem as demandas do seu escritório e estabeleça um SLA condizente com cada uma delas. 

Usando o departamento pessoal como exemplo, para a entrega de uma rescisão que é calculada pelo sistema ERP contábil, as empresas, segundo as normas CLT, têm até 7 dias para entregar ao colaborador. Dessa forma, a SLA do seu escritório pode ser de: 4 dias. Assim, a empresa do parceiro tem tempo de analisar e solicitar qualquer retificação, caso seja necessário. Agora, para o envio de uma RAIS, para o cliente, o SLA pode ser de 24h. Afinal, esse documento é fundamental para o cliente e é muito fácil de ser gerado pelo escritório. 

Com isso, o colaborador fica seguro quanto a seu prazo e consegue priorizar o que é realmente necessário. 

Como a tecnologia ajuda a despertar o senso de urgência?

A tecnologia dos softwares de gestão são aliadas incríveis para despertar o senso de urgência em um time. Isso porque, a soma de suas funcionalidades, dão ao colaborador e gestor uma visão mais clara em relação a suas atividades e prioridades.  Um exemplo de software contábil que oferece isso é o Gestta. 

Se você ainda não conhece, o Gestta é um sistema de gestão contábil criado com exclusividade para atender as demandas e necessidades do contador, inclusive o senso de urgência. Afinal, uma das funções do Gestta é, exatamente, auxiliar o colaborador e o gestor do escritório a identificar suas prioridades. Pois, a ferramenta conta um Dashboard diferente para cada nível operacional, cheio de dados consolidados gerados a partir das atividades e tarefas do Gestta.

Dividido em operacional, gerente e administrador, o dashboard do Gestta oferece a cada um deles a oportunidade de visualizar, em tempo real, as demandas operacionais, a visão do departamento e o desempenho do escritório. Isso os ajuda a prever possíveis gargalos e problemas, além de melhorar o senso de urgência. Ainda, os painéis dos dashboards contêm com pontos de atenção que te deixam a par de informações valiosas, como:

• Tarefas gerando multa: São tarefas que já passaram do prazo e não foram concluídas e nesse caso geram multa para você ou para o cliente.
• Tarefas vencidas: São tarefas que não foram concluídas e podem gerar multa no futuro.
• Falha no e-mail de conclusão: Mostram os emails que foram encaminhados ao cliente e, por algum motivo, não chegaram até ele. 
• Tarefa com Impedindo: É uma atividade que está aguardando algum documento ou retorno do cliente para ser feita
• Para aprovar: São atividades que precisam da aprovação do gerente para serem concluídas.
• Que possui cobrança e o cliente encaminhou o documento: É a atividade na qual o cliente já enviou o que era necessário para a execução, mas, por algum motivo interno, ela ainda não foi finalizada.

Tudo isso ajuda você e seus colaboradores a definirem prioridades e, assim, organizar a rotina utilizando o senso de urgência de maneira ainda mais estratégica. 

Mas não é só isso que o Gestta faz por você e pelo seu escritório. Veja nossas outras funcionalidades:

• Distribuição automática de tarefas pelo time, de acordo com o regime dos clientes;
• Cronômetro de tarefas;
• Filtro de busca preciso para encontrar qualquer coisa com poucos clique;
• Reconhecimento e distribuição em lote de documentos pelas tarefas correspondentes;
• Cobrança automática de documentos para evitar esquecimentos, atrasos e multas;
• Geração de relatórios com métricas fundamentais para uma gestão mais consciente;
• Armazenamento seguro de documentos com selo Amazon Web Services;
• Módulo de circular para disparo inteligente de avisos, newsletters e promoções;
• Módulo de atendimento via Whatsapp totalmente integrado com a plataforma de gestão;
• Área de login e App exclusivo para o escritório disponibilizar para sua base de clientes;
• Integração homologada com as Soluções Domínio da Thomson Reuters
• Nada de parar no tempo! Novas melhorias implementadas regularmente
• Implantação orientada passo-a-passo com uma equipe altamente preparada;
• Suporte proativo durante toda a vida útil da parceria, de segunda a sexta, das 9h às 18h;

Então, se além de despertar o senso de urgência no seu time, você deseja contar com todas essas outras funcionalidades do Gestta, que tal conhecer melhor nossa ferramenta e ver tudo isso funcionando? Basta clicar no botão abaixo e agendar uma demonstração com nossos especialistas! É gratuita e sem compromisso. 

Pronto para despertar o senso de urgência em seus colaboradores?

Então é isso! Espero que esse artigo tenha ajudado você a entender melhor o que é senso de urgência e como você pode, no dia a dia, aplicar medidas que despertem essa consciência em seus colaboradores. 

No entanto, antes de encerrar, uma ressalva importante. Despertar o senso de urgência da sua equipe não significa colocar todos sob pressão ou causar estresse aos colaboradores. O impacto dessa abordagem sobre a retenção de talentos, rotatividade e absenteísmo poderia ser muito negativo. Portanto, tome cuidado na hora de aplicar as dicas, verifique a possibilidade de aliar o uso de um sistema de gestão a essas ações e coloque sempre a saúde mental do colaborador em primeiro lugar, combinado? 

Até o próximo conteúdo!