Você acredita que estar sempre ocupado e ser produtivo são a mesma coisa? Se a sua resposta foi sim, está na hora de rever seus conceitos. Afinal, apesar de não ser incomum ver esses dois conceitos serem confundidos, é importante saber que existe uma grande diferença entre ser ocupado e ser produtivo. Isso porque, ter mil itens na sua lista de tarefas e terminar o dia com o sentimento de que começou vários deles, mas não conseguiu terminar nenhum, não significa que você foi produtivo, mas sim que se ocupou de muitas coisas no dia, que talvez nem fossem tão prioridade assim. 

Por isso, tão importante quanto entender essa diferença, é saber como evitar um e intensificar o outro para não permitir que sua rotina saia prejudicada. E é exatamente isso que iremos aprender juntos neste artigo. 

Bora lá?

Qual a diferença entre ser ocupado e ser produtivo?

No mundo VUCA em que vivemos, ser produtivo é uma recorrente exigência do mercado, e de nós mesmos, mas que, infelizmente, nem todos conseguem alcançar. Quem nunca se sentiu culpado por não performar como desejava ou não conseguir concluir aquela lista enorme de tarefas, mesmo trabalhando e se mantendo ocupado por horas seguidas? Pois é, esse sentimento não é incomum e ele se dá devido a crença de que ser ocupado e ser produtivo são a mesma coisa, quando são diferentes. 

Enquanto o ocupado está sempre fazendo algo, mesmo que não seja urgente, está sempre com a agenda cheia de reuniões, uma lista repleta de atividades iniciadas e deixadas pela metade e sem tempo nenhum para oxigenar o cérebro e ter novas ideias. O produtivo, apesar de também ter uma agenda cheia, tem suas principais tarefas realizadas, uma lista de atividades realmente relevantes, conclui suas tarefas uma a uma e tem tempo de qualidade para pensar e inovar. 

Ou seja, o ocupado assume muitas responsabilidades e inicia todas elas ao mesmo tempo, sem priorizar, já o produtivo, se organiza e prioriza, essa é a diferença mais clara entre eles. Mas, para que você entenda melhor e descubra em qual dos dois perfis você se encaixa no momento, que tal fazer um teste? 

Clique no botão, responda com sinceridade as questões e volte aqui para analisar seu resultado:

Se o seu resultado foi menor ou igual a 11 pontos você é mais ocupado do que produtivo e está na hora de mudar. Agora, se o resultado foi igual ou maior que 12 pontos, você é mais produtivo do que ocupado e isso é um bom sinal!

É possível deixar de ser ocupado e ser produtivo? 

A resposta é sim! O primeiro passo é entender que ser ocupado e ser produtivo não são a mesma coisa, o segundo é fazer o teste e identificar em qual dos dois perfis você se encaixa agora e o terceiro é colocar as dicas abaixo em prática no seu dia a dia.

Na verdade, logo de cara, alguns mitos, como ser “multitarefa” e trabalhar horas seguidas sem descanso, precisam ser abandonados! O segredo da mudança está mais ligado ao planejamento e priorização, e é isso que iremos ver abaixo. 

Vamos lá? 

1- Saiba priorizar as tarefas

Definir prioridades na rotina contábil , na qual tudo parece ser urgente, é bem difícil. Afinal, são inúmeras demandas, a maioria extremamente burocráticas, que exigem agilidade, concentração e rapidez na conclusão. Caso contrário, podem gerar multas altíssimas ao escritório e ao cliente. Por isso, diante de uma rotina com alto volume de tarefas complexas, entender o que é prioritário é fundamental para ter produtividade. 

Portanto, a primeira dica para deixar de ser ocupado e ser produtivo está em, antes de iniciar um dia, pensar sobre: 

• O que deve ser concluído com agilidade?
• Quais as necessidades urgentes da empresa, dos clientes e da equipe?
• Com quais dessas necessidades eu posso contribuir melhor e como?

Assim, você não só será produtivo, como eficiente para quem depende do seu trabalho. 

2- Evite fazer muitas coisas ao mesmo tempo

A segunda dica para deixar de ser ocupado e ser produtivo é parar de fazer muitas coisas ao mesmo tempo. O famoso “multitarefa”, que eu disse no início. 

É um um grande erro acreditar que fazer várias tarefas ao mesmo tempo pode te ajudar a aumentar sua produtividade e ser mais eficiente. Na verdade, não há como ser mais produtivo no trabalho adotando essa tática. Isso porque, com ela você perde o foco, comete mais erros e demora muito para mudar do contexto de uma tarefa para outra, o que acaba comprometendo toda a qualidade e execução de suas demandas. 

Portanto, procure fazer uma coisa de cada vez.

3- Aprenda a dizer “não”

Sabe quando não para de chegar demandas na sua mesa e você acaba aceitando todas por não saber dizer não? Pois é. Essa prática é extremamente prejudicial para a sua rotina e, portanto, deve ser evitada se você deseja deixar de ser ocupado e ser produtivo. 

Dessa forma, aprenda a dizer “não” para algumas tarefas e pessoas, até mesmo para o seu chefe, e evite se comprometer dizendo sim para algo que você sabe que não dará conta. 

4- Saiba delegar tarefas

A quarta dica para deixar de ser ocupado e ser mais produtivo tem tudo a ver com o que mencionei no tópico anterior. Isso porque, aqui o objetivo também é não assumir mais do que você pode, porém, ao invés de dizer não, você irá delegar. 

Pode parecer fácil, mas ainda existe quem tenha dificuldade em delegar, às vezes por receio do outro fazer melhor, não fazer direito ou apenas por acreditar ter tempo o suficiente para aceitar mais essa demanda. Porém, é essencial entender que produtividade não é sinônimo de volume de trabalho e sim de conclusão de tarefas importantes. 

Por isso, sempre que se sentir sobrecarregado na rotina, avalie a possibilidade de pedir ajuda ou de delegar tarefas aos seus colegas. Assim, a tendência é de que o desempenho da equipe seja melhor distribuído e, consequentemente, melhor estimulado.

5- Mantenha o seu local de trabalho organizado

Pode até parar a bobagem, mas saiba que a organização é a mãe da produtividade. 

Quando o seu local de trabalho está devidamente organizado, com as coisas em seu devido lugar, você consegue enxergar melhor o seu espaço e evita se perder em meio a tanta papelada e arquivos desnecessários.

Por isso, mantenha sua área de trabalho, física e online, sempre limpa e organizada, descarte papéis, arquivos, planilhas e tudo o que não for mais necessário e deixe somente o que é imprescindível para a sua rotina. 

6- Entenda seus horários mais produtivos e saiba explorá-los

A ciência aponta que nosso corpo é regido por picos de produtividade. Inclusive, esta matéria mostra que o primeiro pico acontece pela manhã. O cérebro passa por uma ativação gradual, tornando-se muito ativo até 13h. Após este período, ele passa por uma queda de produtividade, mas retoma no fim do dia, entre 17h e 18h. Dessa maneira, é possível trabalhar na elaboração de cronogramas de atividades que respeitem e aproveitem os picos de energia do cérebro de forma estratégica. 

Sendo assim, a lógica propõe que as atividades que demandam concentração e reflexão, como a análise de uma demonstração contábil, devem ser efetuadas pela manhã e ao fim do dia. E, no início da tarde, é hora de se dedicar às tarefas operacionais, como o envio de cobrança ao cliente. 

7- Faça pausas curtas durante o dia

Ficar 8 horas por dia totalmente dedicado às suas tarefas não é tão recomendável e muito menos produtivo quanto você pode pensar.  

Na verdade, o ideal é que você faça pausas curtas a cada 2 horas, para respirar fundo, tomar uma água, esticar o corpo e fazer um lanche. Acredite: essas pausas vão fazer toda a diferença na sua produtividade.

Se precisar de ajuda, técnicas de gestão de tempo, como a do pomodoro, que sugere focar por 25 minutos ininterruptos e fazer intervalos de cinco minutos entre eles para descansar a cabeça, te ajudam a pôr em prática essas pausas otimizadas. E tomar aquele cafezinho sem culpa. 

8- Não leve trabalho para casa: descanse!

Encerrando as nossas dicas de como deixar de ser ocupado e ser produtivo, jamais, em hipótese alguma,  leve trabalho para a casa, mesmo que você esteja trabalhando em casa, em modelo híbrido ou home office. 

A sua casa é o seu templo e deve ser o seu local de descanso, onde você se desliga do trabalho e recarrega as energias para o dia seguinte. Se você leva trabalho para casa ou mesmo deixa o computador logado na área de trabalho do escritório mesmo depois de finalizar o horário de expediente, esse descanso deixa de existir e você começa a não separar o que hora de trabalhar e o que hora de descansar. 

Pronto para deixar de ser ocupado e se tornar um profissional mais produtivo?

Agora que você viu a diferença entre ser ocupado e ser produtivo, experimente colocar as 8 dicas desse conteúdo em prática. Mas vá aos poucos, até conseguir uma mudança significativa em sua rotina. Você vai ver como pequenas coisas fazem uma grande diferença no fim das contas!

Aproveita e compartilha esse artigo com seus colegas de trabalho e tenha ao seu lado uma equipe produtiva, eficiente e colaborativa. Que tal?

Até o próximo conteúdo!