Os sistemas de gestão contábil têm revolucionado o universo dos contadores. Processos automatizados, implantação e custo de aquisição, são alguns dos diversos benefícios oferecidos. No entanto, toda essa inovação, consequentemente, traz algumas dúvidas sobre o assunto.
Por isso, o objetivo desse artigo é responder aquelas perguntas que deixam qualquer contador com a pulga atrás da orelha em relação a esse tipo de ferramenta.
Então, se você é um desses contadores e tem duvidas sobre o assunto, continue comigo!
1- Quanto custa uma boa ferramenta de gestão contábil?
Uma boa solução de gestão contábil é oferecida na modalidade SaaS e isso influencia diretamente na forma de cobrança. E, caso você não conheça, SaaS é a sigla em inglês para software como serviço. Ou seja, a ferramenta é oferecida de forma online sem que haja a necessidade de instalação ou aquisição da licença. Dessa forma, o que se comercializa é um conjunto de logins e senhas por preços pré-estabelecidos. E que podem ser alterados de acordo com as necessidades do cliente. Por exemplo: A solução X é oferecida por um preço que dá direito a 3 logins. Caso a empresa cliente deseje obter mais usuários, pagará por eles, se deseja obter funcionalidades que fogem do padrão, também será cobrada por isso.
Porém, não se engane! Mesmo os valores cobrados por logins e funcionalidades extras das ferramentas SaaS, elas não se comparam aos preços de licenças de softwares SaaP, aqueles que vem em uma caixa e precisam ser instalados. Isso porque, além das ferramentas SaaS serem, em geral muito mais baratas, elas precisam apenas de login e senha, podendo ser acessadas de qualquer computador, já os SaaP só podem ser utilizados no computador em que foram instalados.
Em resumo: não dá pra saber exatamente quanto os sistemas de gestão contábil, na modalidade SaaS, podem custar. Pois isso, depende de uma série de fatores como quantidade de logins, funcionalidades e clientes cadastrados. No entanto, em geral, custam menos do que ferramentas SaaP. Isso é fato!
Saiba mais: Você está pronto para investir em um sistema de gestão de tarefas contábeis?
2- O que acontece com os processos já existentes no escritório?
Em poucas palavras esses processos serão todos otimizados. Mas o que isso quer dizer exatamente? Quer dizer que os desperdícios serão reduzidos e que a empresa contábil ganhará tempo para a realização de outras atividades. Ao utilizar um sistema de gestão contábil sua empresa poderá, por exemplo:
- Automatizar tarefas operacionais – Enviar documentos para clientes, dar baixa em arquivos, notificar o líder sobre tarefas concluídas, tudo por meio da solução digital;
- Organizar o time contábil de forma mais eficiente – Ao eliminar ou reduzir os processos operacionais, você poderá dispor de funcionários mais engajados em funções estratégicas, por exemplo;
- Eliminar retrabalhos – A maioria dos erros acontece justamente por conta da interferência humana, logo, ao automatizar processos, esse problema pode ser reduzido a zero;
- Redução de custos – A organização ajuda a extinguir um dos maiores problemas de empresas contábeis: a multa por atraso no envio de documentos.
Por fim, com um sistema de gestão contábil, um gestor pode acompanhar, em tempo real, como anda o desempenho de cada atividade de seu time de contadores. Isso permite prever atrasos, identificar gargalos e inserir melhorias nos processos. Os colaboradores, por sua vez, também tem maior clareza sobre suas obrigações e as metas que precisam ser atingidas.
3- Os resultados demoram a aparecer?
Depende. Por trazer diversos benefícios, essa solução começa a agregar valor assim que começa a ser utilizada. Porém, vale lembrar que o maior responsável pelos resultados é você! Ou seja, os sistemas de gestão contábeis, apesar de incríveis, são ferramentas que precisam ser bem aplicadas para funcionar. No geral, alguns benefícios demoram mais para aparecer, outros menos, mas os primeiros podem surgir assim que você se comprometer a utilizar a ferramenta e ir atrás dos objetivos de sua empresa.
Por exemplo: se relacionar bem com o cliente é muito importante para empresas contábeis, já que fidelizar é mais barato que prospectar, certo? Então é preciso criar laços sólidos para conquistar a fidelidade das empresas que você atende. Agora entenda o que isso tem a ver com o sistema de gestão contábil: Como a ferramenta é uma plataforma SaaS, tanto o armazenamento de documentos como a automatização de processos e o relacionamento com clientes acontecem na nuvem. Por meio do software é possível, não só integrar tudo que foi enviado pelo cliente (documentos, notas e e-mail), como também é possível atendê-lo instantaneamente de forma online. E esse atendimento poderá ser visto por seus clientes como um diferencial, pois as dúvidas deles serão sanadas com agilidade.
Outros resultados poderão ser sentidos com o tempo, por exemplo a organização acontecerá de forma gradativa.
4- Como funciona o processo de implantação?
Em geral, o processo tende a ser rápido. Alguns sistemas de gestão contábil podem ser implantados em até 15 dias. Esse é o tempo que o software precisa para mapear todos os processos de sua empresa contábil para que, com isso, possa criar uma padronização de tarefas. Isso ajudará principalmente na organização das atividades.
No entanto, antes de investir nesse tipo de ferramenta é importante descobrir o que ela deve oferecer para que os resultados que sua empresa espera sejam alcançados. Confira algumas das perguntas que você deve fazer antes de escolher a solução ideal:
- A solução ajuda a resolver os problemas contábeis de sua empresa?
- Há suporte aos clientes? Ele é de qualidade?
- Como funciona o processo de implantação, ele interfere nas atividades do cotidiano?
Atualmente existe uma variedade de opções no mercado. E cada uma delas foi desenvolvida para um público específico, então basta que você encontre aquela que melhor se encaixa a sua necessidade contábil.
5- Com grandes poderes vem grandes responsabilidades, estou pronto?
Investir em uma solução desse porte requer planejamento, pesquisa e paciência. Embora a ferramenta seja vantajosa, é preciso saber que algumas mudanças irão acontecer, sua empresa está pronta para isso?
Algumas empresas contábeis enxergam que investir em tecnologia é uma forma de ganhar market share e se destacar do concorrente e, por isso, decidem investir nessa solução. Já outros escritórios, acabam se enrolando com a alta demanda de tarefas e veem nos sistemas de gestão contábil a saída para a desorganização. Há ainda, aqueles que desejam oferecer segurança para os documentos de clientes que armazenam e entendem que um sistema de gestão na nuvem pode oferecer essa segurança. Isso porque, ao salvar documentos em nuvem, não há o risco de perda por dano de servidores ou coisas do tipo.
Se você se enxergou nas situações que acabei de descrever é bem provável que esteja no melhor momento para dar esse passo rumo à inovação contábil. Mas, o melhor dos cenários, é justamente aquele em que o escritório está funcionando como deveria, sem atrasos nem gargalos. Por isso, o gestor enxerga que, com essa ferramenta, a empresa poderá alçar voos nunca antes imaginados.
Essas foram as respostas para algumas das maiores dúvidas relacionadas aos sistemas de gestão contábil. Se você chegou até aqui é bem provável que já possua toda a informação de que precisa para decidir quais serão os rumos tomados por sua empresa contábil. Espero que consiga fazer uma boa escolha.
