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A transformação digital trouxe vantagens e facilidades a diversos negócios, inclusive o contábil. Com isso, executar tarefas, antes burocráticas e manuais se tornou mais simples, principalmente, para aqueles que utilizam um sistema para escritório de contabilidade eficiente e adequado. 

Utilizar um sistema próprio para empresas de contabilidade é uma ótima forma de ganhar eficácia e tornar seus processos mais seguros, ágeis e práticos. Com ele, você reduz horas de trabalhos manuais, conferências e cobranças de cliente. E o resultado disso é mais tempo para se dedicar a parte estratégica do seu negócio e focar na fidelização e prospecção de clientes. 

Mas com tantas opções, fica difícil escolher o melhor e mais adequado para a sua empresa. Então para te ajudar nessa decisão, o artigo de hoje lista  as 11  principais funcionalidades que você deve considerar ao escolher o sistema para escritório de contabilidade ideal para a sua empresa. 

Vamos lá? 

Por que usar um sistema para escritórios de contabilidade? 

Embora a introdução deste conteúdo já tenha adiantado alguns dos benefícios de se aderir a tecnologia na hora de fazer a gestão de uma empresa contábil, quero apenas complementar mais algumas informações para dar esse tópico por vencido e poder continuar nosso artigo com a certeza de que você entendeu esse ponto.

Um escritório de contabilidade precisa ter um bom controle do seu financeiro,  da sua carteira de clientes e dos seus processos, afinal, cuidar da gestão é essencial para o êxito de um negócio. Neste contexto, ter um sistema que te ajude a gerir tudo isso é indispensável. E quanto mais completo esse sistema for, maior será a sua utilidade e, mais descomplicada a sua rotina. 

O mercado já não é mais como era antes, houveram diversos avanços e inovações e a contabilidade teve que seguir essas mudanças. Os clientes de hoje também mudaram, possuem outras necessidades e se preocupam ainda mais com seus negócios. 

Por isso, ter um sistema para escritório de contabilidade que te ajude a prestar um atendimento e serviço de maior qualidade e eficiência, não é mais um diferencial e sim algo básico. 

Podemos ver um grande exemplo dessa necessidade quando a verificação dos dados contábeis do cliente e demais análises de um escritório são realizadas manualmente. O tempo que se gasta em tais tarefas pode influenciar negativamente o desempenho do seu negócio.  

Sendo assim, para sobreviver em um mercado como o contábil, que evolui e muda de forma tão repentina, é preciso estar à frente da sua concorrência. Por isso, automatizar seus processos e ter tempo para prestar um serviço mais consultivo ao seu cliente é fundamental e é exatamente isso que um sistema para contabilidade pode proporcionar ao seu escritório. 

Como escolher o melhor sistema para escritório de contabilidade 

Agora que você sabe o porquê sua empresa precisa de um sistema para escritório de contabilidade, vamos descobrir como escolher o ideal. 

Existe um número grande de opções no mercado, mas nem todas servem para suprir as suas necessidades, por isso, é imprescindível escolher minuciosamente. 

Para te ajudar, listei 11 critérios que devem ser usados na hora de tomar essa decisão. 

Vamos a eles: 

1- Ser online 

Na hora de escolher um sistema de gestão para o seu escritório, uma das primeiras coisas que você deve considerar é se ele é online.

Com um sistema online você:

  • Não precisa instalar nenhum programa no seu computador;
  • Pode acessar de qualquer lugar;
  • Pode acessar de qualquer dispositivo;
  • Garante a segurança dos seus dados e documentos;
  • Consegue acompanhar em tempo real tudo que está acontecendo no seu escritório;
  • Pode centralizar em um só lugar todos os registros, dados e documentos que toda a sua equipe gerar.

Nada disso é possível com um programa offline o qual você precisa instalar no computador de cada funcionário e o que cada um faz fica limitado apenas a sua máquina pessoal.

Então, antes de tomar qualquer decisão em relação a um sistema para o seu escritório, é essencial que ele seja online.

2- Ter armazenamento em nuvem 

Dando continuidade as vantagens do seu sistema ser online, é importante mencionar a importância do  armazenamento em nuvem. 

Quando seus arquivos são armazenados na nuvem, eles não ocupam espaço nos computadores, não se perdem, podem ser acessados de qualquer lugar e ficam mais seguros. Isso porque as empresas que oferecem esse tipo de armazenamento utilizam métodos de segurança, mantendo os arquivos e os dados criptografados.  

Além disso, um sistema para escritórios de contabilidade que oferece um armazenamento em nuvem permite o fácil compartilhamento de dados com o seu cliente. 

Por isso, na hora de escolher seu sistema, procure por um que ofereça esse tipo de usabilidade.  

3- Ter um dashboard intuitivo 

O Dashboard, ou em português “Painel de Controle” é a tela onde você vai operar todo o seu escritório. Então, é essencial que esse ambiente tenha um layout  fácil de entender e de operar.

Por isso, na hora de escolher seu sistema para escritórios de contabilidade, peça para ver todo o Dashboard antes. Veja se ele mostra um resumo claro do que de tudo que está acontecendo no seu escritório e se ele consegue dar destaque a pontos de atenção como tarefas atrasadas ou com risco de multa, por exemplo.

Um dashboard intuitivo e de fácil leitura é o que permitirá a você visualizar os indicadores, métricas e dados que mostraram a saúde do seu negócio. E um bom sistema para escritórios de contabilidade deve ter um que se apresente de forma efetiva fácil e precisa,  apresentando informações em tempo real.  

4- Contar com diferentes níveis de acesso 

Um bom sistema para escritórios de contabilidade precisa ter diferentes níveis de acesso, ou seja, deve oferecer uma visão estratégica para cada hierarquia. 

Por exemplo, você como administrador, precisa ter uma visão geral do seu escritório, o gerente de departamento deve focar em sua equipe e tarefas pertinentes ao seu setor e seus colaboradores devem ter uma visão geral de suas responsabilidades. 

Dessa forma todos sabem, de acordo com seu nível de acesso, como anda o desempenho de suas atividades, otimizando assim sua rotina e planejamento.  

5- Ter um bom sistema de notificações e lembretes 

Um sistema para escritório efetivo não pode deixar nada deixar batido. Ele precisa deixar claro para você quais são os pontos de atenção do seu escritório, como:

  • Tarefas atrasadas; 
  • Tarefas passíveis de multa que estão para vencer;
  • Clientes que não enviaram os documentos solicitados na data determinada
  • Clientes que ainda não baixaram os documentos que seu escritório enviou a ele;
  • Entre outros.

Ter esses tipos de lembretes permite que você e sua equipe tenham maior segurança sobre suas atividades.  

6- Te ajudar na organização de documentos 

A rotina de um escritório contábil pode ser bastante corrida e tumultuada e um que não utiliza a tecnologia então, pode ser ainda mais complicada, com a quantidade de papéis gerados. 

Por isso, um critério que você deve observar na hora de escolher um bom sistema para escritórios de contabilidade é se ele tem a capacidade de ajudar sua equipe a organizar os documentos da sua empresa contábil. 

Se o sistema que você escolher tiver armazenamento em nuvem como já mencionei alguns tópicos atrás, ele já está a meio caminho de ter uma gestão mais efetiva, segura, digital e organizada de documentos. 

7- Contar com bons fluxos de tarefas

Além de organizar bem seus documentos, um bom sistema para escritórios de contabilidade deve distribuir de forma estratégica as tarefas de sua equipe, de forma que seus colaboradores saibam  exatamente como será sua rotina e quais tarefas priorizar. 

Além disso, ele deve permitir que você customize esse fluxo de acordo com a rotina do seu negócio, de forma estruturada, a partir de bons templates já pré-definidos. 

Ter o fluxo de suas tarefas organizado otimiza toda a rotina do escritório, eleva a produtividade e contribui muito para a redução de erros. 

8- Envio automáticos de cobrança 

Elaborar e enviar um boleto de honorários para todos os seus clientes, um de cada vez, é um processo lento que pode causar atrasos no envio. 

Por este motivo, alguns escritórios terceirizam sua cobrança a fim de evitar atrasos e erros, porém há sistemas para escritórios de contabilidade que contam com envio automático de cobrança. Então esse é um outro critério importante que você pode avaliar na hora de escolher a ferramenta ideal para a sua empresa contábil. 

Automatizar uma rotina como essa,  além de reduzir um custo do seu escritório, promove mais  eficiência, precisão e segurança.  

Mas esteja atento: alguns sistemas não encaminham esse tipo de boleto de uma só vez, 

então opte por um que otimize ainda mais esse processo e envie de uma vez só a todos os seus clientes. 

9- Gera bons relatórios 

Um bom sistema para escritórios de contabilidade deve fornecer relatórios intuitivos e claros sobre a situação do seu negócio e sobre desempenho de seus colaboradores.. Ou seja, ele deve conseguir transformar as informações do dashboard, assim como tudo que acontece na plataforma, em dados claros e reais. 

Esse critério é importante porque somente com dados é possível mensurar realmente os resultados do seu escritório, entender seus clientes, acompanhar o trabalho dos seus colaboradores e criar metas específicas e tangíveis.  

E mais uma vez: além de relatórios pré-programados o sistema deve oferecer ao seu escritório a opção de criar seus próprios relatórios personalizados de acordo com as suas necessidades de análise. 

10- Oferecer um bom treinamento de uso

De nada adianta ter um sistema rico em funções, se os seus colaboradores não souberem utilizar ou não se sentirem engajados para tal. Por isso, a ferramenta que você escolher deve oferecer um bom serviço de treinamento de uso. 

Sabemos que engajar uma equipe e fazê-la utilizar um novo sistema não é tarefa fácil e sem um treinamento, eles terão ainda mais dificuldade para aderir. 

Então, opte por um sistema que oferece um treinamento adequado, ou seja, que não só ensina sobre o uso da ferramenta, mas que pontue também as vantagens que sua adesão trará ao seu dia a dia. Dessa forma, seus funcionários não só aprenderão a extrair o melhor do sistema, como estarão engajados a realmente utilizá-lo em sua rotina.  

11- Tenha um bom suporte 

Além de oferecer total apoio no momento de implantação, é essencial que o sistema que você escolher continue prestando esse suporte durante todo período de parceria de seu escritório com ele. Ou seja, enquanto você assinar essa ferramenta, ela deve manter uma equipe de suporte a disposição do seu escritório em horário comercial para tirar dúvidas, receber sugestões e resolver problemas.

Então verifique se o suporte do sistema que você pretende assinar tem um time de suporte ativo, se ele oferece um atendimento ativo ou reativo às suas solicitações, se acompanham o uso da ferramenta em seu escritório mesmo após a implantação e se existe um canal de comunicação acessível. 

Sem dúvidas, um suporte proativo e especializado pode fazer a diferença em sua transição.  

E por último, mas não menos importante… 

Ao escolher um sistema de gestão, busque optar mesmo um que seja voltado para atender as necessidades específicas de uma empresa contábil. 

Um bom exemplo de ferramenta de gestão exclusiva para escritórios de contabilidade é o Gestta.

O Gestta é um sistema de gestão online criado especialmente para atender as necessidades e as dores dos profissionais contábeis. Ele possui todas as funcionalidades citadas aqui neste artigo e mais: 

  • Distribuição inteligente de tarefas; 
  • Automação de esforços que não exigem expertise estratégica; 
  • Gestão planejada de pessoas; 
  • Arquivamento seguro de documentos; 
  • Geração de indicadores precisos para uma visão mais analítica e consciente. 
  • E canais efetivos para comunicação com o cliente  

Além disso, o Gestta oferece app exclusivo e customizado com o logo do seu escritório para uso dos seus clientes, identifica e distribui de forma inteligente seus documentos e conta com 1 terabyte de armazenamento em nuvem.   

Outro produto do Gestta que também pode trazer benefícios ao seu escritório é o Gestta Messenger, uma integração direta da plataforma de gestão com o WhatsApp. 

O Gestta Messenger possibilita ao seu escritório: 

  • Atendimento simultâneo de computadores diferentes, utilizando um mesmo número de celular; 
  • Abrir e associar uma mensagem no WhatsApp a uma tarefa ou ordem de serviço no Gestta ; 
  • Separar seus clientes por responsável; 
  • E enviar e receber áudios, imagens e arquivos. 

Tudo isso ajuda a eliminar de vez os problemas de comunicação do seu escritório, uma vez que tudo estará centralizado em uma única ferramenta. 

Enfim, o Gestta é um sistema criado para atender e suprir as necessidades de um escritório contábil e, por isso, é considerado uma ótima ferramenta para esse mercado. 

Quer entender a fundo como funciona o Gestta? Leia o artigo – Por dentro do Gestta – A ferramenta de Gestão Contábil que tem dado o que falar 

Pronto para tomar sua decisão? 

Espero que as dicas deste artigo possam te ajudar a escolher o melhor sistema para o seu escritório de contabilidade, um que realmente atenda todas as necessidades do seu negócio. 

E lembre-se, o mais importante para sua decisão é saber que um sistema para escritório de contabilidade deve oferecer funcionalidades que possam potencializar seus resultados, aumentar sua produtividade e melhorar a eficiência e economia dos seus recursos. 

Agora é com você!