Tarefas operacionais – Conheça 5 que o seu escritório pode automatizar com o Gestta!

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Já parou pra pensar quanto tempo seus colaboradores perdem executando tarefas operacionais? Pois é, mandar e-mails, enviar documentos, notificar clientes e cobrar honorários, são tarefas que precisam ser feitas, mas que acabam minando o tempo e a produtividade do seu time. 

E isso não se restringe somente a eles, seus gestores também são impactados por essa operacionalidade. Pois precisam acompanhar o trabalho de suas equipes, dar baixa em suas demandas e manter tudo funcionando. Ou seja, dia após dia, esse tipo de tarefa, vai prejudicando a sua força de trabalho. E, consequentemente, tirando do seu escritório a oportunidade de trabalhar de forma mais estratégica, otimizada e assertiva. 

Portanto, se você está cansado de tanto desperdício, chegou a hora de automatizar essas tarefas e direcionar a expertise e o tempo de seus colaboradores e gestores para o que realmente pode fazer a diferença e trazer lucro ao seu escritório. Por isso, neste artigo, eu mostro as 5 tarefas que seu escritório pode automatizar com o Gestta e tirar de vez a operacionalidade das mãos de quem pode fazer mais!

Preparado? Então vamos lá!

Conheça 5 tarefas operacionais que seu escritório pode automatizar com o Gestta 

Antes de partir para os finalmentes, que tal fazer uma revisão sobre o que é o Gestta?

O Gestta é uma plataforma de gestão criada exclusivamente para atender as necessidades e dores dos profissionais contábeis. Por isso, todas as suas funcionalidades foram criadas de forma estratégica, pensando em otimizar o dia a dia dos escritórios. E, além da integração oficial com o ERP Soluções Domínio, da Thomson Reuters, outras soluções do Gestta que tornam a sua rotina mais assertiva, são:

E claro, o assunto principal deste artigo: a automação de tarefas operacionais, que eu apresento quais são agora!

Então, sem mais delongas, vamos conhecê-las:

1- Distribuição inteligente de tarefas

Quanto tempo seu gestor leva para distribuir as tarefas para sua equipe? E sua equipe, quanto tempo leva para organizá-las e entender quais devem ser priorizadas? Muito tempo, não é mesmo? É provável que grande parte do dia de seus gestores e equipes seja dedicado a organizar suas rotinas. Por isso, nesse compilado de tarefas operacionais que seu escritório pode automatizar com o Gestta, a primeira que irei mencionar é a distribuição de tarefas. 

Essa funcionalidade cria a rotina para o colaborador, deixando tudo o que for pertinente aos clientes de sua carteira, em destaque em seu painel dashboard. Dessa forma, quando ele inicia seu dia, já sabe quantas atividades tem para concluir e quais são urgentes e, por isso, devem ser priorizadas. Tudo isso de forma automática, sem nenhuma interferência do gestor. 

E quando falo que a distribuição de tarefas é feita de forma inteligente, não estou me referindo apenas a organizar tudo de forma visual e intuitiva, mas também na possibilidade do gestor em poder acompanhar essa distribuição. Ou seja, com essa funcionalidade, o gestor pode acompanhar as entregas de cada atividade, delegar novas tarefas aos colaboradores e tomar decisões mais assertivas em relação a execução delas.

Tudo isso, de forma prática e assertiva, afinal, basta uma olhada no dashboard do seu nível de acesso e ele tem total visão do trabalho de sua equipe. 

Além disso, com a distribuição inteligente de tarefas é possível criar fluxos contínuos e  automáticos. Por exemplo, se o seu departamento de legalização está trabalhando na abertura de uma nova empresa, o próximo passo, depois da junta comercial ativá-la, seria encaminhar os dados para o time fiscal, certo? Sem o Gestta, esse encaminhamento seria feito via e-mail, o que poderia acabar passando despercebido pelo time fiscal em meio a uma caixa lotada. Com o Gestta, é possível criar um fluxo automático para essa tarefa.

Assim, quando o legal concluir a parte dele, a tarefa passa de forma automática para o departamento fiscal, que é notificado sobre a nova demanda, recebe o histórico do que já foi feito e pode dar sequência no processo de forma mais ágil. 

Da uma olhada como, visualmente, aconteça essa distribuição:

tarefas operacionais

Ou seja, quando se elimina a operacionalidade, se ganha em agilidade. Afinal, com apenas alguns cliques é possível distribuir tarefas, organizar rotinas e criar fluxos automáticos. 

2- Criação automática de tarefas recorrentes 

Além de distribuir, o Gestta também cria essas tarefas operacionais para o cliente, tirando mais essa responsabilidade das mãos do gestor. 

Funciona assim, todas as tributações contam com demandas específicas, que devem ser feitas todos os meses, geralmente, com os mesmos vencimentos. São tarefas periódicas como o DAS, PIS e DARF que, na maioria das vezes, quando não geradas, aprovadas e concluídas antes do vencimento, podem acarretar multas, entre outras complicações. Para evitar que isso aconteça, o Gestta gera essa demanda para cada cliente, de forma automática e de acordo com o seu regime. Além de definir o colaborador responsável por ela e para qual endereço de email será encaminhada após concluída. 

O Gestta já conta com essas tarefas pré configuradas no sistema. Assim, quando um cliente novo é adicionado a plataforma, basta relacioná-lo a elas , como no GIF abaixo: 

tarefas operacionais

E, caso queira ser ainda mais ágil e assertivo, você pode copiar essas obrigações de um cliente já existente em sua base do Gestta, desde que os dois pertençam ao mesmo regime tributário. 

tarefas operacionais

Essa funcionalidade, além de otimizar a demanda do seu escritório, deixando o seu gestor livre dessa obrigação, o mantém resguardado. Afinal, com essa atividade acontecendo de forma automatizada, as chances de erros, esquecimentos e multas, deixam de existir.   

3- Input e distribuição de documentos de forma ágil

Essa funcionalidade tem nome: Gestta Express! Pra que você entenda exatamente todo o poder e funcionalidade dessa solução, vou continuar usando o exemplo do fluxo que mostrei acima. 

Agora que a tarefa de abertura de empresa passou para a equipe fiscal, eles precisam analisar cada documento encaminhado pelo legal e conferir se estão todos corretos. E, no fim dessa análise, anexar todos eles nas atividades do fluxo em questão, cada um em seu respectivo lugar. Fazer o input desses documentos, um a um, além de operacional e desanimador, dá um trabalhão e pode ser que a equipe fiscal acabe esquecendo de anexar um deles, não é mesmo? Afinal, a quantidade de informações é extremamente alta e, como qualquer atividade executada por humanos, erros podem acontecer. 

No entanto, com o Gestta Express, tudo é feito de forma automática. Isso porque, basta que a equipe fiscal selecione os documentos e arraste-os para dentro do Express que, o próprio Gestta, irá identificar e distribuir cada um deles pelas tarefas correspondentes. Além disso, ele conclui o que for necessário e notifica o cliente sobre o andamento do processo, se assim for configurado. Tudo de forma simples, ágil, segura e automatizada!

Essa é a carinha dele:

tarefas operacionais

4 – Emissão de lembretes valiosos

Veja a seguinte situação: 

Um cliente entra em contato com o escritório informando que existe uma multa referente a um DAS que não foi pago, no entanto, ele afirma não ter recebido o documento. Porém, sua equipe diz ter encaminhado, mas com a quantidade de envios que fazem diariamente, não conseguem se lembrar e nem encontrar o relatório desse envio. Diante dessa situação, para evitar maiores problemas, o escritório acaba arcando com os custos da multa. 

Situação complicada, não é mesmo? Pois é, mas saiba que não é incomum ouvir relatos como esse, afinal, quando existe operacionalidade, erros ou confusões como podem sim acontecer. 

Por isso, outra tarefa operacional que seu escritório pode automatizar com o Gestta é o envio de emails e notificações ao cliente. Assim, sempre que sua equipe conclui uma tarefa, abre uma solicitação ou envia um documento ao cliente, ele recebe uma notificação por email. Tudo isso acontece de forma centralizada, portanto, não é necessário que o colaborador saia do Gestta e abra sua conta de email para isso, o que além de produtivo é a prova de erros. Isso porque, você e seus colaboradores, também serão notificados sobre o recebimento do cliente, a abertura do email e o download do arquivo encaminhado. 

tarefas operacionais

E caso um e-mail não seja enviado de maneira correta devido a um endereço eletrônico errado, ou qualquer outro motivo, o Gestta também notifica a equipe. 

Então, se a situação acima tivesse acontecido em um escritório que utiliza o Gestta para automatizar suas tarefas operacionais, todas as informações sobre o caso estariam salvas dentro da plataforma e o problema seria esclarecido em poucos cliques. Além disso, essas notificações trazem produtividade ao trabalho do colaborador, pois, ao mesmo tempo em que ele realiza outras atividades, pode acompanhar o andamento de outras tarefas, mantendo tudo em seu radar. 

5- Automação de envios em massa

Outra tarefa operacional que seu escritório pode automatizar com o Gestta é o envio de avisos e boletins aos seus clientes. O módulo circular da nossa ferramenta de gestão, otimiza o encaminhamento desse tipo de informação, uma vez que não será mais necessário copiar e colocar o mesmo texto no corpo de email de todos os seus clientes, um de cada vez. E para tornar essa funcionalidade ainda mais completa, é possível fazer isso separando seus clientes por regime de tributação ou vários outros tipos de segmentação. 

Para que você entenda melhor, vamos ver um exemplo:

 A Receita Federal acaba de alterar a data de pagamento da declaração DASN, obrigatória para optantes do regime tributário do Simples Nacional, de 31/05 para 31/03. Dessa forma, como sua base conta com 150 clientes que fazem parte desse regime, você precisa avisá-los com urgência. Para isso, basta acessar o módulo circular, selecionar o regime de tributação, digitar na caixa de texto a informação e enviar a todos de uma só vez. Tudo isso de forma personalizada, usando o nome do cliente e da empresa dele.

Agora, imagine essa mesma situação, sem a automação do Gestta? Seus colaboradores teriam que colar endereço por endereço no campo de destinatário para encaminhar a mensagem para emails e empresas diferentes. Ou seja, o que leva minutos com o Gestta, levaria muito mais sem ele. Sem contar que seus colaboradores ficariam presos nessa tarefa, nada desafiadora e pouco estimulante. 

O módulo circular do Gestta, também permite segmentar por departamentos e encaminhar mensagens em diferentes formatos como imagens e vídeos. Além de disponibilizar um relatório de envio, mostrando os clientes que receberam e os que visualizaram a sua mensagem, trazendo ainda mais assertividade a comunicação do seu escritório. 

6 – Envio de cobrança automatizado

Um dos trabalhos que mais consomem tempo de seus colaboradores é o envio de cobranças. Quando feito a mão, essa demanda acaba se tornando maçante e desorganizada, afinal, encaminhar esses boletos cliente por cliente e controlar toda essa cobrança em uma planilha do Excel, não é nada assertivo, aumenta as chances de erros e causa retrabalhos. Além de todos esses problemas, o envio manual de cobrança, ainda tira o tempo dos seus colaboradores que poderiam estar executando atividades mais desafiadoras e estratégicas. 

Por isso, outra tarefa operacional que você pode automatizar com o Gestta é o envio de cobranças. Com a nossa plataforma é possível programar esse envio para os clientes, além de automatizar lembretes de vencimentos. Assim, você não precisa ter o trabalho de fazer esse controle e enviar à mão todos os meses. 

E não é só isso que essa funcionalidade faz pelo seu escritório, o envio automático de cobrança também melhora o seu controle financeiro. Controlando seus custos e investimentos de acordo com as datas estipuladas dos recebimentos. 

Portanto, sabendo as datas em que haverá dinheiro em caixa, fica muito mais fácil e prático organizar o setor financeiro, considerando pagamentos para fornecedores e demais custos, por exemplo.

Pronto para deixar as tarefas operacionais e dar lugar a automação?

Espero que esse artigo tenha te ajudado a conhecer um pouco mais sobre o potencial de automação do Gestta e o quanto essa tecnologia pode trazer produtividade, agilidade e assertividade para a rotina do seu escritório. 

Vale mencionar que, neste conteúdo, eu citei apenas 5 das principais tarefas operacionais que seu escritório pode automatizar com o Gestta. Então, se você quiser conhecer todas elas, sugiro que clique no botão abaixo e agende uma reunião, online e sem compromisso, com um de nossos especialistas. Assim, você pode ver a ferramenta funcionando e tudo o que ela pode fazer, de fato, pelo seu negócio e pela sua força de trabalho!