Já pensou sobre os benefícios que a tecnologia no departamento pessoal pode trazer ao seu escritório? No dia a dia contábil, esse setor costuma ser o que mais gera transtornos. Isso porque seus processos podem ser, muitas vezes, burocráticos, lentos e repetitivos. 

Neste contexto, o uso da tecnologia pode entrar em cena como a solução ideal para automatizar esses processos, otimizando tempo, poupando esforço das equipes e, de quebra, trazendo mais confiabilidade e precisão a essas tarefas. Além disso, utilizar a tecnologia a favor desse setor, colabora para o desenvolvimento de um departamento pessoal muito mais focado e estratégico.

Por isso, no artigo de hoje, eu mostro como implantar e utilizar a tecnologia no departamento pessoal do seu escritório.

Vamos lá?

Onde inserir a tecnologia no departamento pessoal?

A melhor maneira de inserir a tecnologia no departamento pessoal é automatizando seus processos mais repetitivos e manuais com um sistema de gestão. Em geral, essas tarefas demandam um bom tempo de seus colaboradores. Impedindo que foquem em pontos mais estratégicos, como o relacionamento com o cliente, análise de gargalos e a criação de melhorias. 

Com um sistema de gestão você pode tornar esses processos mais simples e ágeis, beneficiando não só o colaborador, mas o escritório como um todo.

Já é grande o número de tarefas que podem ser automatizadas e esse número tem crescido ainda mais. Afinal, a tecnologia tem avançado a passos largos na contabilidade. Vamos então conhecer essas atividades e entender como a tecnologia de um sistema de gestão pode melhorá-las.

1- Recebimento de documentos

Durante a admissão de novos funcionários, seu cliente encaminha uma série de documentos para formalizar essa contratação. Dessa forma, é função do departamento pessoal, elaborar contratos, tratar os documentos pessoais, cadastrar o novo funcionário no sistema do escritório e realizar as devidas anotações na carteira de trabalho. Toda essa atividade pode ser extremamente manual e cansativa, reduzindo a produtividade do colaborador e tornando ainda mais longo o período para finalizar essa contratação.

Por isso, utilizar a tecnologia no departamento pessoal pode automatizar grande parte desse processo. Uma vez que, os documentos podem ser encaminhados em forma de checklist pelo cliente, evitando que o mesmo esqueça de enviar uma informação. Além disso, com a tecnologia, esses documentos podem ser armazenados em nuvem, garantindo maior segurança a essas informações, com o uso da criptografia e backups. 

Isso mostra que, a tecnologia no departamento pessoal, pode realizar a gestão de documentos de forma online, garantindo maior mobilidade e agilidade a esses processos. 

2- Prazos da folha de pagamento

Lidar com a folha de pagamento é uma das atividades mais difíceis do departamento pessoal, pois envolve assuntos como: salario, beneficios, décimo e taxas como INSS, FGTS entre outros. Sem contar que é uma das responsabilidades que mais geram dores de cabeça ao profissional da área e ao cliente. Afinal, qualquer número ou vírgula a menos, podem mudar todo o resultado e salário de um colaborador. Além disso, todos os cálculos como: descontos, horas extras e faltas, devem cumprir as normas estabelecidas pelo Governo, o que torna essa atividade ainda mais burocrática. 

Neste contexto, utilizar a tecnologia no departamento pessoal pode otimizar o gerenciamento da folha de pagamento. Isso porque todas as informações necessárias para realizar a atividade estarão centralizadas em um único sistema. Desta forma, reduz-se os riscos de perder qualquer dado do funcionário, agilizando o trabalho e otimizando a entrega da folha.

Portanto, o uso da tecnologia no departamento pessoal melhora o controle desse processo, facilitando o trabalho de emissão e gerenciamento da folha de pagamento e tornando o departamento muito mais ágil e produtivo.

3- Controle de férias

Outra tarefa que pode ser impactada positivamente pela tecnologia no departamento pessoal é o controle de férias. 

Como o departamento pessoal de um escritório contábil cuida de diversas empresas, não é difícil ocorrer casos como: esquecer de realizar a emissão de documento de férias ou de mandar o recibo de férias para o cliente, entre outros erros que o manuseio humano está sujeito.

Considerando isso, utilizar a tecnologia para automatizar essa atividade pode prevenir erros como esses. Isso porque, o sistema é configurado para gerar lembretes ao funcionário sobre seus prazos em relação às empresas que atende. Além disso, com um dashboard visual, não só o colaborador, mas o gestor pode acompanhar se as atividades estão acontecendo no período esperado. 

Com essa informação, o colaborador consegue organizar sua rotina de trabalho e encaminhar aos clientes que atende seus recebidos e obrigações em tempo hábil, sem prejudicar suas atividades ou perder seus prazos.

4- Emissão de Guias

Essa é uma das tarefas mais manuais e repetitivas do departamento pessoal. Administrar, registrar e emitir guias como:

• Guias de Recolhimento do FGTS;
• Guias da Previdência Social;
• E Declarações da CIPA.

São processos feitos mensalmente e que acabam minando a produtividade do colaborador.

Neste contexto, a tecnologia no departamento pessoal pode automatizar essa atividade tornando-a mais simples e assertiva. Afinal, com a ajuda da ferramenta de gestão, essas informações podem ser enviadas de forma automática ao cliente.

Além disso, os mesmos lembretes que citei acima podem ser configurados para essa tarefa também, reduzindo ainda mais as chances de esquecimento. Tudo isso ajuda a sua empresa a preservar a qualidade dos seus serviços e a manter as obrigações de seus parceiros em dia. Com isso você e sua equipe evitam qualquer risco de problemas com a Receita ou Governo, deixando ambos resguardados. 

5 passos para implantar a tecnologia no departamento pessoal

Agora que conhecemos quais processos a tecnologia no departamento pessoal pode automatizar e as vantagens que essa solução pode trazer a rotina dessa área, chegou a hora de entender como implantá-la em seu escritório.

Vamos ao passo a passo dessa implantação:

1- Identifique os processos

A primeira etapa, como não poderia deixar de ser, é mapear todas as responsabilidades e tarefas do setor. Já levantamos algumas aqui, mas, pode ser que o seu escritório possua outras. Na prática, a verdade é que algumas organizações ainda lançam mão de processos manuais que poderiam se tornar muito mais simplificados e precisos com o uso da tecnologia no departamento pessoal.

Para identificar quais atividades manuais podem ser automatizadas, a regra geral é investigar se a tarefa:

• É recorrente e repetitiva?
• Pode se tornar mais confiável com a automação?
• Exige interação humana?

2- Encontre os problemas e gargalos

O próximo passo é identificar quais problemas e gargalos a tecnologia no departamento pessoal deve priorizar. Para analisar esses pontos, é ideal reunir sua equipe a fim de coletar feedbacks, discutir sobre os processos do dia a dia e estudar quais métricas e resultados podem ser beneficiados. 

Juntos vocês podem identificar questões como: informações descentralizadas e desorganizadas, atividades que não agregam valor a entrega no serviço, documentos extraviados ou perdidos, entre outros problemas que podem acontecer de forma recorrente na área.

O mais importante nesta etapa é mapear quais são os problemas mais urgentes e quais atividades consomem mais tempo e esforço de seus colaboradores. Vale lembrar que essa etapa vai fornecer subsídios essenciais para o próximo passo, que é pesquisar e contratar a ferramenta mais adequada.

3- Encontre a ferramenta adequada

Como citei no início deste artigo, a melhor maneira de inserir a tecnologia no departamento pessoal é utilizando a automação e, para isso, um bom software de gestão é indispensável.

Para estudar as melhores opções, é necessário considerar critérios como especialização da ferramenta, se de fato o sistema de gestão entende as tarefas de um escritório contábil e se pode ser customizável. Como no Gestta, que foi especialmente desenvolvido para atender às demandas do mercado contábil e já tem, pré-parametrizado, a automação de diversas atividades do departamento pessoal, como: 

• INSS
• 13º Salário (Parcela 1 e 2)
• Folha de Ponto
• Informe de Rendimentos
• e-Social fechamento de folha
• Férias
• Folha de pagamento (5°;15°,20°)
• FGTS

Além disso, o Gestta também permite que você crie novas atividades de acordo com as suas demandas. Quer saber mais sobre o Gestta? Leio o artigo: Por dentro do Gestta – A ferramenta de Gestão Contábil que tem dado o que falar

4- Estabeleça um cronograma e crie treinamentos

Com a escolha do software ideal, chegou o momento de tirar a tecnologia no departamento pessoal do papel e trazer para a prática. Vale ressaltar que a implantação de qualquer novo sistema exige um planejamento cuidadoso para ser bem-sucedida.

Por isso, elabore um cronograma de implantação organizado em etapas, definindo inclusive as tarefas pertencentes a cada fase e os colaboradores responsáveis por realizá-las. Tenha em mente que o processo deve incluir testes, identificação/correção de erros e o apoio de uma equipe para guiar o projeto com eficácia.

Promova também treinamentos para a sua equipe do departamento pessoal que abranjam a utilização de todas as funcionalidades desta solução. Explorando ao máximo o potencial da ferramenta. Lembre-se de manter a motivação em alta, engajando seus colaboradores em prol dessa mudança. 

5- Monitore os resultados

Com a automação em andamento e uma equipe bem-treinada para conduzi-la, o impacto positivo será notado com rapidez, mas, não pense que o processo termina por aí: ele deve ser constante.

Isso porque resultados, realmente, compensatórios e relevantes para a produtividade dos colaboradores e para melhores entregas,  demandam um monitoramento detalhado daquilo que vem sendo alcançado com o uso da tecnologia no departamento pessoal.

A dica é: definir indicadores de performance ou KPIs pertinentes para avaliar os processos de trabalho, detectar avanços e planejar ações efetivas para aperfeiçoar os pontos que ainda precisam de cuidado. Essa dedicação constante não apenas permitirá conquistas internas para o setor, como também comprovará a contribuição essencial que o uso da tecnologia no departamento pessoal trouxe para a empresa como um todo.

Pronto para inserir a tecnologia no departamento pessoal do seu escritório?

Espero que esse artigo tenha te ajudado a entender como a tecnologia de um sistema de gestão pode influenciar positivamente as atividades de umas das áreas mais burocráticas de um escritório contábil. Sem dúvidas, a tecnologia no departamento pessoal, pode trazer impactos surpreendentes para a rotina dessa área. Garantindo mais produtividade, precisão na gestão de dados e tempo para pensar no setor como uma peça estratégica crucial para o sucesso do negócio.

Agora é colocar a mão na massa e adicionar tecnologia a esse departamento em seu escritório! E se estiver em duvida sobre o que considerar na hora de escolher o seu sistema, este artigo pode ajudar: Sistema para escritório de contabilidade – Como escolher o ideal

Gostou desse artigo? Então inscreva-se em nossa newsletter e receba conteúdos como esse, semanalmente!