Como evitar multas por atraso nas obrigações contábeis, já que elas têm se tornado um dos maiores pesadelos dos contadores atualmente? Além do dinheiro gasto nesse processo, ainda existe as reclamações por parte dos clientes e o tempo gasto para corrigir esses atrasos ou evitar que eles aconteçam.

Diversas contabilidades já conseguiram diminuir o número de multas, mas a que custo? Isso é, quão esses escritórios têm sofrido para evitar multas?

Conseguir mapear todos os processos de um escritório contábil é uma tarefa complexa, por menor que seja o número de clientes.

Aliás, falando em tarefas, você sabia que um cliente pode demandar até 40 tarefas por mês? Ou seja, fazendo um cálculo simples, um escritório com 100 clientes ativos pode ter até 4.000 tarefas todos os meses!

Por essa razão, é mais que comum que alguns escritórios sejam penalizados com multas, a dificuldade de mapear e acompanhar todas essas tarefas é muito grande.

Por isso, o Projeto Gestta desenvolveu 4 passos para evitar multas por atraso nas obrigações contábeis do seu escritório! Confira:

1- Tenha responsabilidades definidas

Normalmente, as tarefas são divididas entre os colaboradores dos escritórios contábeis, mas na maioria das vezes, não existe um colaborador que fique responsável pelas tarefas de uma única empresa.

O mais comum é que as tarefas sejam distribuídas de acordo com a disponibilidade momentânea de cada colaborador.

Definir um colaborador para se responsabilizar pelas tarefas de uma empresa pode ser um modelo mais dinâmico em diversos sentidos, isso porque:

• a possibilidade de criar um relacionamento mais eficiente com a empresa em questão é bem maior, visto que o mesmo colaborador é o responsável por realizar a comunicação com o cliente;
• é mais fácil para o gestor acompanhar o andamento de processos e tarefas tratando-as por empresa.

Defina um modelo que funcione para o seu escritório contábil de acordo com a rotina particular dele, mas é importante que as responsabilidades estejam claras para todos, principalmente para os que são diretamente envolvidos.

2- Tenha processos funcionais e bem definidos

Outro ponto fundamental para evitar multas por atraso nas obrigações contábeis é priorizar processos!

Cada tarefa tem subprocessos até a sua conclusão, ou seja, uma série de etapas que precisam ser cumpridas para que a tarefa seja executada.

É fundamental que esses processos sejam claros, eficazes e que todos os colaboradores trabalhem em sintonia acerca deles.

Por exemplo, pensando no processo de envio de uma guia para o cliente, existem os seguintes subprocessos envoltos no cumprimento da tarefa:

• gerar a guia;
• localizá-la no sistema;
• enviar ao cliente certo;
• confirmar o recebimento;
• dar baixa na tarefa;
• confirmar que o cliente realizou o download.

Esses subprocessos descritos acima parecem, a princípio, serem bem simples, e de fato, eles são! O ponto é quanto você tem que replicar a mesma tarefa a centenas de clientes!

É fundamental que todos os passos sejam cumpridos de forma correta, porque o que ocasiona uma multa é justamente algum tipo de falha ao longo do cumprimento da tarefa.

Para saber se um processo é realmente funcional e eficaz, só o colocando em prática. É fundamental que em período de testes ocorram alguns erros e desencontros, mas faz parte da adaptação da mudança para um processo melhor.

Existem algumas ferramentas que podem te ajudar a tornar os processos mais visuais, afim de confirmar sua eficácia:

• checklists;
• fluxogramas;
• ferramenta de gestão de tarefas contábeis.

Esse mapeamento de processos é muito eficiente não só com a finalidade de evitar multas por atraso nas obrigações contábeis, mas também para identificar onde estão os pontos falhos do processo.

Por exemplo, mapeando os processos do escritório você percebe que falta comunicação entre os departamentos, que o departamento pessoal não tem acesso às tarefas do departamento contábil, e por isso, não prioriza tarefas urgentes, o que pode ocasionar atrasos e multas contábeis.

3- Tenha uma ferramenta de controle

Mapear esses processos de forma manual e utilizar ferramentas genéricas para realizar a gestão de tarefas contábeis é uma forma de minimizar problemas, mas não garante sucesso quando o assunto é evitar multas por atraso nas obrigações contábeis.

O ideal é que o seu escritório possua uma ferramenta própria para contabilidade, uma que tenha sido pensada e desenvolvida especificamente para escritórios como o seu! Aqui estão algumas dicas para contratar a ferramenta ideal:

• escolha uma ferramenta que te dê visão estratégica e inteligente acerca de todos os processos do escritório, incluindo todas as tarefas existentes;
• procure uma ferramenta que integre departamentos, permitindo que, através da ferramenta, haja uma comunicação visual eficiente, evitando multas por atraso nas obrigações contábeis;
• tenha baixa automática de tarefas, afim de otimizar tempo e melhorar a produtividade do escritório;
• permita aos gestores uma visão sobre todas as tarefas e colaboradores, podendo evitar multas e sobrecarga de tarefas em um único colaborador.

Trabalhando com uma ferramenta como essa, além de evitar multas por atraso nas obrigações contábeis, você ainda otimiza seu tempo e o tempo da sua equipe, aumenta a produtividade do escritório como um todo e pode priorizar outras tarefas, como por exemplo:

• dedicar mais tempo ao atendimento ao cliente;
• dedicar mais tempo a reciclagem e aperfeiçoamento profissional;
• prospectar novos negócios com o tempo extra.

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