O universo contábil é uma verdadeira caixinha de surpresas. Uma empresa cria o planejamento para um cliente, levando em consideração todos os prazos existentes, mas por conta de alguns gargalos todo o planejamento vai por água abaixo e surgem os desperdícios de recurso. As multas em obrigações contábeis, por exemplo, são grande parte desse problema.
Por falta de organização de clientes (aliada a outros fatores, é claro), documentos fiscais são enviados com atraso e uma parte do lucro contido na despesa do trabalho é convertido em recursos para cobrir esse prejuízo. E o que fazer nesses casos?.
Bom, em geral o alicerce de todo o processo para evitar multas por atrasos é a organização. Desde a padronização de atividades até a forma como os documentos são armazenados e integrados. Com isso o escritório tem um controle mais eficaz de todos os processos em andamento.
E para auxiliar nas estratégias de organização, empresas do ramo contábil têm utilizado um tipo de ferramenta conhecido como sistema de gestão contábil
o sistema de gestão contábil tem se mostrado como um grande aliado das empresas contábeis e por isso o texto de hoje irá explicar não só os motivos para utilizar uma ferramenta desse nível, mas como ela pode auxiliar na busca pelos resultados. Confira!
Porque buscar um software para resolver esse tipo de problema?
Se o seu escritório enfrenta problemas com multas em obrigações contábeis é bem provável que ele seja mais um dentre os que lidam com atrasos frequentemente. Os motivos podem ser diversos: atraso no envio dos documentos, falta de planejamento, alta demanda de tarefas, etc.
O fato é que embora o cliente tenha uma parcela de culpa, as empresas contábeis é que possuem a maior responsabilidade, gerir o processo.É dever do contador definir prazos, estabelecer as regras em contrato e cobrar (com antecedência) aqueles clientes esquecidos a fim de se precaver contra imprevistos.
Afinal é muito comum que mesmo os clientes “atrasildos” não aceitem ter que arcar com prejuízos por atraso, pois para eles o problema é a desorganização do escritório. Então para não entrar nesse jogo de culpa é melhor manter sempre uma boa folga entre os prazos estabelecidos.
E se você se identificou com os fatos acima e sabe que a empresa contábil é quem acaba ficando com prejuízos, há de concordar também que zerar multas por atraso é um objetivo quase utópico da maioria das empresas, não é mesmo?
Mas embora pareça algo inalcançável, ele pode ser atingido justamente com um bom sistema de gestão contábil, essa aliás é a resposta para a pergunta do intertítulo. Busca-se um software desse porte porque por meio dele é possível gerir processos com extrema eficiência ao ponto de extinguir as multas geradas por atraso.
Ou seja, o sistema ajuda a eliminar o gargalo principal (atrasos) e com isso consegue reduzir ou até eliminar os gastos gerados por esse problema.
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Como eliminar multas com o sistema de gestão contábil?
Já entendemos que a gestão de processos é fundamental para zerar as multas em obrigações contábeis, certo? Mas como um sistema de gestão pode auxiliar nessa etapa?
Bom, cada processo é constituído de partes menores, como se fossem um quebra-cabeças. Essas atividades precisam estar bem claras, definidas e devem ser realizadas de forma sincronizada. Em um exemplo real da tarefa “enviar guia para clientes” teríamos:
- geração de guia;
- localização do documento no sistema;
- envio ao cliente;
- confirmação de recebimento e baixa na tarefa.
Se todas as tarefas forem divididas como no exemplo acima e realizadas de forma totalmente manual, respeitando os prazos, já teríamos uma possível redução nas multas por atrasos.
Mas ainda seria difícil elevar esse número a 0 já que com inúmeros processos sendo feitos todo dias, é natural que surjam imprevistos em alguns deles.
É aí que entra o sistema de gestão contábil. Com ele é possível elaborar mapas com todos os procedimentos de cada processo, realizar as atividades, gerenciar o que já foi feito ou não, etc. O melhor é que atividades totalmente operacionais como envio de guia para clientes, confirmação de recebimentos e lembretes podem ser realizados de forma 100% automática.
Ou seja, você configura a ferramenta e ela mesmo se encarrega de todo o processo. Com isso os colaboradores ficam disponíveis para as atividades mais estratégicas. É por conta dessa automatização dos processos que as multas podem ser totalmente extinguidas do cotidiano contábil de sua empresa.
O que observar antes de contratar uma ferramenta desse nível?
Parabéns! Se você chegou até aqui provavelmente já entendeu como multas podem ser zeradas com um bom software de gestão e o que ele faz exatamente para que isso aconteça.
Seguindo essa lógica, a última coisa que falta para completar o quadro de informações é descobrir como escolher a melhor opção, já que o mercado oferece ferramentas com funcionalidades e preços distintos. Então, vamos lá.
O mais importante em uma solução capaz de eliminar multas em obrigações contábeis é que ela lhe permita obter uma visão estratégica em relação às tarefas da sua empresa. Isso significa que em um dashboard deve ser possível identificar quem faz o que, como está o processo, qual a data para entrega, etc.
Outra característica de um bom sistema de gestão contábil é que ela possa ser integrada não só entre os departamentos como entre os outros softwares que sua empresa utiliza. Sendo assim toda a empresa poderá acompanhar o que vem sendo feito para que as multas sejam zeradas.
Em relação à automação, o software precisa ser capaz de dar baixa, enviar documentos para clientes, notificar sobre a ação do cliente (baixar um arquivo enviado por você, por exemplo), etc. tudo de forma automatizada. Com isso o tempo do time poderá ser melhor aproveitado em atividades como:
- atendimento ao cliente;
- treinamentos corporativos;
- prospecção de novos clientes.
Uma ferramenta que consiga atender às demandas que acabei de citar provavelmente será capaz de eliminar multas em obrigações contábeis do seu escritório.
A tecnologia vem se modificando a cada dia e com isso as empresas têm se utilizado dela para ganhar competitividade (algo muito importante no cenário atual). Com as empresas contábeis não têm sido diferente.
A fim de se destacar do concorrente, empresas têm investido mais em tecnologia para conseguir eliminar multas em obrigações contábeis e sanar outros problemas que fazem parte da realidade contábil. E se você deseja fazer parte desse seleto grupo é imprescindível que considere utilizar uma boa solução de gestão contábil para alavancar seus negócios.
