Melhorar a organização de escritórios contábeis é o desejo de muitos gestores, porém não é uma tarefa muito fácil. A incerteza do momento que nosso país enfrenta exige cautela dos empresários e investidores. Saldo negativo pode ser um alerta que as coisas não vão tão bem. Quanto maior for a clareza e transparência do seu departamento financeiro, maior serão suas certezas de investimento e planejamento.

Lidar com a pressão do governo, concorrentes, aumento de salários, crise econômica, alta de juros, são fatores que independem de nós e sempre merecem atenção.

Mas em qual momento eu devo direcionar minha visão para dentro do meu escritório contábil? Existe um passo a passo para melhorar a organização de escritórios contábeis, e consequentemente, a realidade financeira e as oportunidades de crescimento?

Esse artigo mostrará 4 dicas simples para melhorar a organização de escritórios contábeis, Confira:

1. Desenvolva um planejamento estratégico

O planejamento estratégico é o início da organização financeira para seu escritório contábil, pois ele orienta os caminhos da sua estratégia e objetivos. No geral, ele é muito utilizado para um planejamento macro e a longo prazo.

Três pontos importantes que determinam um bom planejamento é a definição dos conceitos: missão, visão e valores.
Missão: qual a razão pelo qual meu escritório contábil existe? a missão responde essa pergunta. é o tipo de resposta que orienta seu negócio, com base nos seus clientes e no seu valor para eles.
Visão: assim como o próprio nome já diz visão é projetar o futuro do seu escritório contábil. Ele aponta o caminho, como por exemplo: ser um líder no segmento.
Valores: são as qualidades do seu modelo de negócio, como seu escritório contábil atua para ajudar pessoas.
Tais princípios são intangíveis, porém uma vez executados, colaboram para a prosperidade do seu escritório contábil. Muitas contabilidades ainda não possuem um planejamento sólido do seu escritório. Que tal um passo à frente?

Outro conceito que uma vez feito, ganha força, é a análise SWOT, que é a avaliação dos:
Pontos fortes da empresa (strenghts): Qual o destaque do seu escritório contábil? Aqui pode ser colocado tudo que favorece seu escritório. Como: localização, clientes, destaques, etc.
Pontos fracos (weakness): Quais os pontos a melhorar do seu escritório contábil? Conhecê-los bem é o primeiro passo para estabelecer planos de ação.
Oportunidades (opportunities): Quais são os novos caminhos que seu escritório contábil pode seguir? É importante que essa lista seja feita com muito foco em contabilidade, para que possam ser realmente aproveitadas
Ameaças (threats): Quais são seus concorrentes? Como eles atuam? Como está o mercado de contabilidade? E a economia do país? Conhecer melhor as ameaças ajudarão seu escritório contábil a se preparar para enfrentá-las.

E, claro, não basta colocar essa análise no papel, é preciso inserir na prática para desenvolver seu plano de ações.

2. Conheça seu capital de giro

O capital de giro é o capital que mantém seu escritório contábil funcionando. A organização financeira para seu escritório contábil precisa estar em plena harmonia com seu capital de giro, ele corresponde as contas básicas da empresa, tais como: pagamentos (colaborador, fornecedor, imposto, contas em geral), e os gastos com imprevistos financeiros.

Como você pode notar, o capital de giro, sobretudo o capital de giro líquido, é muito mais que uma mera reserva para tempos difíceis!

Não misture as finanças pessoais com as da empresa, parece bem clichê, mas muitos escritórios contábeis ainda cometem esse erro. Contas dos sócios não são obrigações financeiras da empresa e vice-versa. São entidades totalmente diferentes e assim devem ser tratadas.

3. Automatize processos das empresas

Por menor que for um escritório contábil, ainda assim dependem de diversos processos para fluir. A automatização deles é essencial para agilidade nos processos e obter métricas para escalar seu negócio.

Para melhorar a organização de escritórios contábeis, sugerimos também a automação dos processos, pois facilita ao contabilista controlar as demandas e aumenta a detecção de falhas. Vale destacar principalmente o acompanhamento das vendas e finanças, e a possibilidade de participar de todos os resultados em tempo real.

Aproveite a nuvem! Se você ainda não fez a mudança do software de desktop para soluções de contabilidade na nuvem, é interessante avaliar. As informações em tempo real sobre suas finanças que podem ser acessadas a partir de qualquer lugar podem proporcionar um enorme aumento de eficiência para você contador, saiba mais nesse link.

4. Considere um software de gestão financeira

Ao realizar um trabalho de qualidade, é imprescindível que se tenha boas ferramentas. A utilização de um software que controle suas finanças é um ideal que nem sempre todos os contadores se atentam; precisa ser algo que se adeque ao seu escritório, com base no seu planejamento futuro, visão e missão.

É raro encontrar pessoas que utilizam 100% da capacidade de um software, capacidade não de armazenamento e sim de ferramentas. Conseguir extrair todos os recursos de um sistema é a gestão mais eficiente que se possa ter.

Existem formas para melhorar a organização de escritórios contábeis, aqui citamos as principais, mas levamos em consideração as particularidades de cada escritório, então, pesquise qual é a melhor para a sua realidade e comece sua própria revolução!