Business Intelligence, ou BI, é uma estratégia que combina coleta e análise de dados com expertise de negócio. O objetivo é possibilitar às empresas tomarem decisões mais conscientes e assertivas. E o Business Intelligence na contabilidade nada mais é que aplicar a premissa do BI na área contábil. 

E, se o Business Intelligence é importante para todo tipo de negócio, no setor contábil ele é capaz de trazer benefícios profundos. Veja quais são as maiores vantagens que a inclusão de inteligência por uso de dados pode impulsionar em relação à rotina e ao desempenho do seu escritório contábil:

Vantagens do Business Intelligence na contabilidade

Considere a quantidade imensa de dados que o seu escritório produz diariamente. Aplicando o Business Intelligence na contabilidade, é possível organizar, processar e cruzar todas essas informações para identificar padrões e tendências no negócio, conduzir uma gestão muito mais consciente e oferecer serviços muito mais estratégicos aos seus clientes. 

Ou seja, o BI contábil veio para reforçar algo que já sabemos: os contadores estão longe de serem apenas profissionais da burocracia. 

O Business Intelligence na contabilidade contribui para otimizar a operação e possibilita uma entrega mais estratégica ao cliente

Os dados gerados na rotina contábil podem servir a dois propósitos: 

• Possibilitar um atendimento muito mais estratégico e consultivo aos seus clientes, usando como base a análise de dados como subsídio para tal.
• Melhorar a eficiência da própria operacionalidade do escritório em si, usando os dados para eliminar gargalos, reduzir custos, aumentar a eficiência, desenvolver oportunidades, melhorar os processos internos no geral e criar novos produtos.

Ou seja, com um BI cuidadosamente estabelecido, o gestor de contabilidade consegue uma base segura de informações para montar novas estratégias que aumentem seu sucesso em ambos os aspectos. Assim, analisar dados deixa de ser uma simples conferência para se tornar uma busca por oportunidades.

4 dicas para aplicar Business Intelligence na contabilidade

Se hoje você tem uma visão macro dos dados gerados no seu escritório e consegue usar essas informações para gerar melhorias, eliminar problemas, se adaptar às mudanças do mercado e oferecer orientação consultiva aos seus clientes, pode-se dizer que você já aplica o business intelligence na contabilidade de alguma forma.

Porém, se essa ainda não é a realidade da sua empresa contábil, está na hora de mudar isso.

Para isso, entenda que, para implementar o Business Intelligence na contabilidade, não basta sair armazenando todo dado que a empresa produz e esperar que isso seja suficiente para proporcionar uma visão melhor de negócio. É preciso que isso seja feito de maneira ordenada. Então vamos as dicas:

1. Identifique os dados gerados pela empresa

Se você quer usar os dados gerados no seu negócio para praticar o Business Intelligence na contabilidade e melhorar suas entregas, o primeiro passo é ter ciência de quais dados são esses. Ou seja, faça um mapeamento das informações geradas diariamente pelo seu negócio e veja como elas vêm sendo armazenadas.

2. Determine como trabalhar esses dados

Para se trabalhar com dados é necessário seguir uma estrutura de ações. Claro que cada empresa pode criar seu próprio processo mas, no geral, a ordem e os itens é mais ou menos assim:

• Coleta e armazenamento de dados;
• Data mining – Para selecionar os dados mais relevantes do volume total coletado;
• Análise dos dados e elaboração de relatórios;
• Otimização de processos baseada na análise dos dados;
• Benchmarking do desempenho da empresa – Comparado a períodos anteriores e concorrentes;
• Análise consultiva – Utilizar os dados para descobrir a causa de algum problema no negócio ou identificar uma oportunidade.

3. Escolha um sistema de gestão capaz de armazenar e facilitar a analise de dados

Se você não tem um sistema de gestão na sua contabilidade, ou o sistema que você tem não facilita o armazenamento e analise dos dados gerados no seu escritório, está na hora de mudar isso.

Priorize sistemas com armazenamento seguro de informações, preferencialmente em nuvem. Desta forma toda a equipe pode acessar dados atualizados simultaneamente e de qualquer lugar. Prefira também plataformas que possibilitem gerar relatórios e gráficos com os dados gerados, a fim de facilitar a interpretação e o uso dessas informações para tomadas de decisão.

4. Inclua toda a empresa nesse processo

O Business Intelligence na contabilidade não precisa ser uma ação exclusiva da diretoria. Quando toda a equipe tem acesso aos dados, ela também pode ter insights para novas estratégias de crescimento ou para ajustes nos processos da empresa que aumentem a eficiência e economizem recursos. 

Além disso, um colaborador consciente de toda a cadeia que envolve sua rotina, tende a ser muito mais engajado com os resultados, afinal ele entende exatamente onde o trabalho dele afeta no todo. 

Por tanto, dê acesso controlado a time para que possam visualizar dados relevantes gerados em sua rotina. O benefício virá em forma de mais produtividade, menos retrabalho e mais ideias inovadoras para empreender no setor!

Dica final

Esse foi um texto rápido para falar de forma breve objetiva sobre o Business Intelligence na contabilidade. Espero que as ideias aqui compartilhadas sejam úteis para você dar o primeiro passo e começar a usar os dados do seu negócio contábil de maneira mais consciente e estratégica. 

Como dica final, se você já estiver procurando uma ferramenta de gestão contábil capaz de armazenar dados com segurança e possibilitar a análise destes por meio de painéis intuitivos e relatórios personalizados, eu te indico o Gestta. 

O Gestta é uma ferramenta de gestão de tarefas, processos e atendimento voltadas especificamente para contadores. Ele oferece 1 terabyte de armazenamento em nuvem gerenciado pela Amazon e excelentes opções de relatórios, a partir dos dados gerados pelo escritório.  

Além disso, a plataforma também possibilita:

• Ter visão macro do seu negócio por meio de um dashboard super intuitivo e personalizado;
• Distribuir tarefas automaticamente de acordo com o regime de cada cliente;
• Reconhecer e anexar documentos em lote;
• Integrar email, Whatsapp, portal do cliente e app em uma única solução;
• Monitorar a performance dos seus times e departamentos em tempo real;
• Disparar circulares para a sua base de contatos;
• Ter fácil acesso a pontos de atenção fundamentais, como prazos próximos e riscos de multa;
• Notificar o cliente em relação a honorários e baixa de documentos;
• Levantar métricas fundamentais para uma gestão mais inteligente;
• Entre outros.

É uma opção interessante para aplicar o Business Intelligence na contabilidade de maneira mais segura, fácil e automatizada.  Para conhecer na prática, solicite uma demonstração clicando no botão abaixo: