Este é um guest post escrito por ContaAzul

Adotar um novo sistema contábil pode esbarrar na resistência da equipe em alterar sua rotina e sua dinâmica de trabalho. Afinal, se o processo atual parece funcionar, por que implementar um sistema?

Na verdade, o trabalho contábil pode se tornar muito mais eficiente com a tecnologia. Uma boa plataforma reduz o tempo dedicado a tarefas operacionais, elimina o retrabalho e garante maior atenção a aspectos como o crescimento da empresa, a satisfação do cliente e até a oferta de assessorias diferenciadas para os clientes.

Mesmo apontando esses benefícios, o gestor pode ter dificuldade com a implantação da nova ferramenta. Por isso, é essencial dialogar com clareza, ouvir o feedback da equipe, revisar processos e insistir na conscientização dos colaboradores.

Para ajudar nessa missão, vamos abordar, neste post, fatores que atrapalham o uso de um novo sistema contábil e as vantagens que essa modificação proporciona para o seu negócio.

Como lidar com objeções ao implantar o sistema contábil

Antes de investir em uma nova ferramenta, é interessante que o empreendedor tenha em mente as dificuldades que podem aparecer no caminho. Com a intenção de ajudá-lo a vencê-las, vamos detalhar cada uma delas.

Invista na comunicação interna

Muitos funcionários não gostam de sair da zona de conforto, porque têm receio de não se adaptar a novos cenários. Esse comportamento gera, em muitos casos, uma rejeição aos novos procedimentos que uma empresa pretende adotar.

Então, qual a melhor alternativa para essa postura não prejudicar o desempenho de uma companhia? A resposta é apostar na comunicação interna, que não envolve apenas os materiais produzidos (jornais, mural, e-mail etc.), mas também o diálogo dos gestores com os colaboradores.

À medida que os funcionários assimilam o motivo da mudança, eles passam a aceitá-la mais facilmente.

Analise o nível de conhecimento da equipe

É muito bom pesquisar as melhores plataformas disponíveis no mercado para o gerenciamento e a execução dos serviços. Por outro lado, é um erro grave ignorar a qualificação dos funcionários para utilizar essa nova ferramenta.

Para tornar o processo de adaptação ao novo sistema contábil mais rápido e eficiente, a recomendação é promover um programa de treinamento. Assim, serão mostrados todos os recursos da ferramenta, minimizando a possibilidade de um uso inadequado.

Faça a gestão do conhecimento

A rotatividade dos colaboradores da empresa não pode afetar a execução das tarefas relacionadas ao sistema. Para superar esse obstáculo, é interessante criar um mapeamento de processos e implementar a gestão do conhecimento.

Essas duas ações capacitam mais colaboradores a lidar com a tecnologia. Elas ajudam a evitar, por exemplo, que o desligamento de um empregado prejudique a utilização do sistema contábil.

Conte com o suporte técnico do sistema contábil

Você sabe: em uma área tão sensível quanto a contabilidade, cometer erros pode custar caro. Por isso, não se esqueça de acionar o suporte quando surgirem dúvidas na utilização da plataforma.

Desde o início da implementação, converse com o fornecedor para garantir que todas as ações estejam sendo feitas corretamente. Além disso, vale a pena considerar um período de testes ao longo da migração de rotinas, para ter certeza de que não há dúvidas nem dificuldades na utilização do sistema.

Benefícios do sistema contábil

A implementação do sistema pode não ser fácil, mas traz muitas vantagens para o escritório. Ao conhecê-las melhor, o contador percebe que a mudança é necessária para o negócio. Por isso, vamos mostrar alguns benefícios dessa alteração da dinâmica do trabalho.

Integração tecnológica

Existem sistemas contábeis que se integram plenamente a outras ferramentas de gestão. Essa conexão pode servir, por exemplo, para ligar diretamente o seu escritório ao controle financeiro do cliente.

Imagine também dizer adeus à velha cobrança de documentos do cliente. Com uma integração, você pode obter todos os dados e fechar o balancete em poucos cliques. Dessa forma, com a automatização de rotinas operacionais, você ganha tempo, economiza recursos, evita a perda de informações e elimina o retrabalho.

Segurança dos dados

Apostar em planilhas, caderninhos e sistemas arcaicos pode comprometer a segurança dos seus dados. Por isso, vale a pena considerar plataformas que ofereçam o serviço na nuvem e, assim, garantam a segurança das informações mais sensíveis do seu escritório e dos seus clientes.

Essa medida aprimora também a organização do escritório e facilita a busca de qualquer dado rapidamente. Dessa forma, você causa uma ótima impressão no cliente, que sabe que pode contar com o seu escritório a qualquer momento.

Redução de custos

Incorporar a tecnologia ao seu escritório contábil significa também reduzir custos, já que a automatização de tarefas poupa muito tempo dos seus colaboradores. Imagine diminuir consideravelmente a digitação dos números, os cálculos e a cobrança de documentos dos seus clientes.

Com horas de sobra, a equipe pode se dedicar a ações estratégicas, como a assessoria financeira de um cliente ou o planejamento da expansão dos negócios de outro. Serviços como esses podem trazer um retorno interessante para o escritório e se tornarem um diferencial competitivo no mercado.

Aumento da produtividade

Imagine elevar consideravelmente a eficiência do seu escritório. Isso é possível com a adoção de um sistema contábil, que dá condições para que o colaborador feche um balancete em alguns cliques e simplifique ao máximo a troca de informações com o cliente.

Em outra esfera, você também ganha produtividade ao encontrar uma plataforma que funciona na nuvem, já que ela pode ser acessada de qualquer lugar. Essa possibilidade também leva a uma organização melhor das informações, que se traduz, no fim das contas, em ganho de tempo nas rotinas contábeis.

Projeto para implementar o sistema contábil

A contratação de um sistema contábil deve ser feita com muito critério e cuidado para que o investimento proporcione bons resultados. Ao analisar as dificuldades dessa ação e as vantagens oferecidas com inteligência, o escritório tem melhores condições de atingir os objetivos esperados em curto prazo.

Para isso, no entanto, é necessário elaborar um projeto cuidadoso, que contemple um cronograma para a implementação do sistema. Sem esse planejamento, a ideia da implementação pode ser adiada indefinidamente, por causa da comodidade de não mudar a situação atual e também devido à correria do dia a dia.

Então, não basta querer tecnologia e baixar um decreto no escritório. É preciso encontrar os melhores caminhos para facilitar a transição de rotinas, engajar os colaboradores e criar um planejamento adequado para acelerar tarefas e aumentar sua competitividade.

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