Em sua empresa contábil é bem provável que exista algumas atividades que são totalmente operacionais. Além de não aproveitar o conhecimento dos analistas, essas tarefas são um tanto quanto massantes e meramente burocráticas. E se você pudesse utilizar uma ferramenta contábil para a automação de processos para tirar esse “fardo” do time contábil?
Com isso os analistas poderiam se dedicar a atividades mais relevantes para o negócio e atuar diretamente no crescimento da empresa.
O melhor de tudo é que Esse tipo de automatização pode ser incluída em diversas etapas do cotidiano contábil e é exatamente esse o objetivo desse artigo: apresentar para você as influências e resultados da automatização de processos na rotina de sua empresa contábil. Vamos nessa?
Utilize a ferramenta para ampliar a gestão de documentos
Foi-se o tempo em que a única alternativa dos escritórios era trabalhar apenas com documentos físicos. Hoje em dia a maior parte dos documentos físicos possuem correspondentes digitais: boletos, extratos bancários, notas fiscais, comprovantes de depósito entre outros e eles não surgiram por acaso. A versão digitalizada desses arquivos permite a criação de processos mais eficientes.
Com uma ferramenta de gestão contábil esses documentos podem enviados e armazenados de forma mais eficiente. Além disso é possível também contar com a automatização de processos, por exemplo:
Assim que o cliente envia um determinado arquivo ele é reconhecido pela ferramenta que dá início a um processo, enviado o arquivo para os respectivos responsáveis e estabelecendo prazos para que as etapas do processo sejam concluídas, sem que seja necessário intervenção humana para esse início de ação.
O melhor de tudo é que os processos podem ser acompanhados pelo gestor dentro da própria ferramenta contábil. Com isso deixa-se de perder as datas de entregas por exemplo, reduzindo inclusive as multas por atraso.
Saiba mais: Como aplicar a inovação disruptiva no seu escritório contábil?
Elimine gargalos e otimize a produção
Uma boa parte do rendimento de sua empresa contábil pode estar sendo sugada por processos ineficientes ou retrabalhos, isto é, atividades que precisam ser refeitas com frequência. Isso acontece porque geralmente as atividades funcionam fora de um mapa de processos.
O objetivo do mapa é desenhar todo o caminho percorrido por uma tarefa desde que entra no fluxo até o momento em que é baixada do sistema. Ao traçar esse caminho descobre-se por exemplo que um caminho alternativo pode trazer melhores resultados, além de identificar possíveis causas de retrabalho.
Uma ferramenta contábil para automatização de processos é capaz de não apenas mapear como padronizar todas as atividades, como devem ser feitas, decisões a serem tomadas caso haja imprevistos, definição de responsáveis por cada etapa, etc.
Essa formalização garante por exemplo que independente de quem seja o colaborador, a ação tomada será a mesma, isto é, aquela que traz o melhor resultado.
O melhor é que ao concluir uma tarefa não é o colaborador quem a envia para a próxima etapa do processo e sim a ferramenta contábil. A automação garante que tudo aconteça dentro do tempo estipulado e vai atualizando o painel de processos acompanhado pelo gestor. Com isso tudo que ele visualiza é exatamente o que acontece em tempo real.
Conecte todas as peças do lego contábil
Imagine a seguinte situação: dia de fechamento, correria e você descobre que a empresa A não disponibilizou os dados que vem sendo solicitados há uma semana. O cliente B por outro lado até enviou as informações, mas havia alguns erros de preenchimento que comprometeram o resultado final.
Agora multiplique essa situação por 2 ou 3 e pronto, todo o planejamento do dia virou uma enorme bola de neve e você já até desistiu de sair as 18h. Essa situação é familiar para alguns profissionais em sua empresa?
Se sim, vocês podem estar sendo refém da falta de integração.Por mais que o dia de um contador seja naturalmente agitado, alguns problemas poderiam ser evitados simplesmente se houvesse mais colaboração dos clientes, na hora de enviar as informações.
E há uma forma de ajudá-los a serem mais eficientes com isso? A resposta é sim, há. Ferramentas contábeis que permitem a automatização de processos também são capazes de serem integradas às ferramentas de ERP do cliente, por exemplo.
Com isso os dados lançados no ERP dele já são coletados automaticamente pelo sistema de gestão que você. Como a informação é coletada de forma automatizada, elimina-se as chances de erros e preenchimentos incorretos, atrasos e consequentemente os retrabalhos. Não preciso nem mencionar como o tempo dos colaboradores é otimizado com isso, não é verdade?
Com isso ganha-se de duas formas: na produtividade ao fazer com que as tarefas operacionais de preenchimento sejam realizadas automaticamente pela ferramenta contábil para automatização de processos. Vale lembrar que sendo assim, os colaboradores podem se ocupar com tarefas de maior valor agregado para o escritório.
E a outra forma de ganhar é na assertividade da conciliação contábil, já que agora você tem certeza de que os dados inseridos estão corretos pois foram coletados exatamente como o cliente os disponibilizou em seu ERP.
A automatização de processos traz benefícios que se colocados na ponta do lápis, geram mais competitividade já que é possível realizar mais tarefas a partir de então, além de também aumentar a qualidade dos serviços oferecidos e consequentemente o valor agregado ao escritório contábil.
