A princípio, a chamada desse artigo parece um tanto absurda, não é? Mas se formos analisar o cenário atual, podemos perceber que diversos escritórios contábeis estão iniciando investimentos nos departamentos comercial e marketing, o que por si só já é uma inovação no segmento contábil, mas em contrapartida, deixaram de investir em gestão, ou seja, investir em performance, melhoria de processos, otimização de tempo.

Já parou para pensar que trazer um cliente para dentro do seu escritório contábil pode causar prejuízo ao invés de lucro? Isso porque, cada cliente do seu escritório pode demandar até 80 tarefas por mês, e nem sempre o valor colhido pela mensalidade é compatível com o tempo empregado na realização de tarefas e atividades, e é exatamente nesse ponto que você precisa parar, pensar e investir em gestão.

Se você se identificou com o que leu nos parágrafos acima ou ficou minimamente curioso sobre como investir em gestão, você certamente não se arrependerá de ler os próximos parágrafos!

Afinal, por que devo parar de vender para investir em gestão?

Essa é uma daquelas respostas simples, mas de entendimento complexo, isso porque a palavra gestão tem um significado particular para cada um. Normalmente, os significados mais comuns são:

• Gestão de tempo
• Gestão de pessoas
• Gestão de processos

É natural que ao pensar em gestão, acabemos por ramificar seu significado, decompondo-o de acordo com as áreas de interesse, mas pensando em gestão de escritórios contábeis, o sentido deve ser um mix balanceado de todos esses significados, afinal, cada um tem uma primordial importância no caminho para o sucesso.

Para começar a responder essa pergunta, o convido à uma breve reflexão. Vamos lá?
Imagine um cenário onde você tem 200 clientes ativos e 30 colaboradores divididos entre as áreas do seu escritório contábil. Suponha que, como a realidade de grande parte das contabilidades do Brasil, o seu escritório dependa de indicações para fechar novos clientes. Eis que um de seus clientes lhe indica um terceiro que tem interesse em contratar seus serviços. Atualmente, seus funcionários estão sobrecarregados, seu escritório sobre com multas, atraso nas obrigações contábeis, incompatibilidade de informações, e principalmente, falta de tempo para atender aos clientes que vocês já têm!

Você optou por incorporar esse novo cliente, afinal, faz parte da cultura brasileira não recusar clientes, porque isso significa perda de dinheiro, correto? Pois bem, no caso do cenário desenhado acima, seria uma má ideia aceitar um novo cliente sem antes resolver os problemas de gestão citados acima, afinal, seriam mais 80 tarefas mensais, divididas entre os mesmos colaboradores, aumentando ainda mais a probabilidade de multas, atrasos e sobrecarregando o gestor do escritório.

Isso não quer dizer que o seu escritório precise estagnar em questões de tamanho e contentar-se com a realidade atual, muito pelo contrário. Se você, gestor contábil, tem o desejo de que seu escritório cresça e se torne referência no que faz, você realmente precisa conseguir novos clientes, e o segredo para tudo isso é investir em gestão!

Como investir em gestão? Por onde devo começar?

Para responder à essa pergunta, não devemos desconsiderar o fato de que cada escritório contábil tem suas particularidades, por isso, sugiro que você faça um exercício de abstração para ter uma ideia real de quais são os problemas reais do seu escritório, só assim você poderá começar a resolvê-los e investir em gestão de forma eficaz.

Checklist – Apesar de todas as particularidades, existem alguns problemas que afetam a grande maioria das contabilidades atualmente, então, em uma folha de papel responda da forma mais sincera possível os pontos abaixo, assinalando se esse é um problema real para você ou se não afeta seu escritório:

• Sobrecarga de tarefas em colaboradores únicos?
• Ruído na comunicação entre departamentos?
• Multas?
• Atraso nas obrigações contábeis?
• Falta de tempo para dedicar ao atendimento ao cliente?
• Gestor de departamento sobrecarregado?
• Determinados colaboradores simplesmente não podem tirar férias?
• Problemas com informações colocadas em planilhas?
• Perda de informações e documentos importantes?
• Falta de tempo para atualizar o site ou redes sociais do escritório?
• Perda de clientes por questões de preço?
• Falta de tempo para prospectar clientes novos?
• Depende apenas de indicações para fechar novos clientes?

Esse exercício pode ser muito relevador se for respondido com sinceridade, considerando o escritório como um todo! Descobrir falhas, ao contrário do que parece, não é um problema, afinal, quando você descobre onde estão as falhas, ganha a oportunidade de aprimorar o processo e lucrar infinitamente com isso! O real problema é quando algo definitivamente não vai bem e você simplesmente não consegue descobrir onde estão as falhas.

Analisar para agir

Analise as respostas que você marcou no exercício acima. A resposta predominante foi sim ou não? As dezenas de feedbacks que recebemos até hoje nos mostram que quase a totalidade dos gestores que fizeram esse exercício assinalaram “sim” em quase todas as perguntas.

Isso significa que você não está sozinho, e mais que isso, significa que o universo contábil como um todo precisa começar a se preocupar em investir em gestão, entender de gestão e principalmente, praticar gestão!

Agora que você tem em mãos os principais problemas que afetam a produtividade do seu escritório e sabe que eles estão diretamente relacionados à gestão, responda à pergunta feita no início do artigo: vender vai resolver seus problemas ou criar mais um?

Respondendo à essa pergunta final, você saberá exatamente por onde começar! Nós do Projeto Gestta acreditamos muito no poder da gestão, por isso, produzimos diversos artigos relacionados ao tema para ajudar gestores contábeis a investir em gestão e inovar o modelo de negócio dos seus escritórios, criando vantagem competitiva e permitindo que o crescimento aconteça de forma estruturada e principalmente, com constância. Para conferir esses conteúdos, clique aqui.