Este é um guest post escrito por ContaAzul

 

A implantação de sistemas contábeis proporciona benefícios importantes para as empresas. Mas, para isso, é necessário superar a resistência de gestores e colaboradores.

Vencer esse obstáculo não é uma tarefa simples. Apesar disso, essa missão pode ter sucesso caso haja um bom diálogo entre os gestores e os empregados e um planejamento adequado para a utilização do sistema.

Neste post, vamos destacar fatores cruciais para que a instalação de sistemas contábeis seja efetivada de forma eficiente e os impactos dessa ação em um escritório de contabilidade. Confira.
 

Entenda a implantação de sistemas contábeis: passo a passo

 
Para adotar um sistema com foco no gerenciamento dos serviços de contabilidade, a empresa deve seguir um caminho composto por quatro fases. Acompanhe:

1. Avalie as características da ferramenta

Tomar a decisão de investir em sistemas contábeis é uma postura relevante para aperfeiçoar as atividades de uma companhia. Porém a efetividade da medida depende da escolha da ferramenta, que deve ser pautada por algumas características recomendadas pelo mercado. Uma delas abrange o fato de a plataforma adotar a computação em nuvem, recurso que permite o acesso às informações corporativas em qualquer dispositivo com acesso à internet.

Também é indicado que o sistema seja intuitivo, propiciando aos colaboradores identificarem as funcionalidades de forma simples e rápida e executarem os serviços corretamente. Outro ponto positivo envolve a facilidade de integração da ferramenta com os demais sistemas utilizados pela organização, que permitem ações relacionadas com outras áreas, como o financeiro do cliente.

2. Adote um cronograma de implementação

A implantação de sistemas contábeis depende da estruturação de um projeto. Não é da noite para o dia que uma empresa vai finalizar essa atividade. Para tudo dar certo, é indicado elaborar um cronograma para a migração das rotinas antigas para as novas.

Depois da escolha e da aquisição da ferramenta, é importante que sejam feitas outras etapas, como os testes e o treinamento da equipe. Com essas ações devidamente planejadas, o escritório aumenta bastante a probabilidade de sucesso do investimento e da melhora da performance dos colaboradores.

3. Defina as lideranças para acompanhar a implantação

Mesmo que o cronograma das ações de implantação de sistemas contábeis seja executado de forma correta, os sistemas contábeis apenas serão úteis com o envolvimento dos gestores para o alcance dos resultados.

A tecnologia reduz o trabalho operacional, mas não desobriga o escritório de se comprometer com esforços de excelência, tanto na entrega de resultados para os clientes atuais quanto na ampliação da clientela. E essa mobilização exige a atuação das lideranças para que a plataforma seja uma ferramenta útil e que não atrapalhe o trabalho da equipe.

Além de ter conhecimento técnico e acompanhar as tendências do mercado, um gestor precisa ter empatia e capacidade de fazer com que os funcionários estejam motivados a superarem desafios.

Assim, uma companhia tem um espaço mais aberto à colaboração e à inovação.

Nesse processo, vale a pena indicar um responsável pela migração do sistema. Esse profissional terá a incumbência de colocar em prática as ações propostas no cronograma e supervisionar os outros colaboradores para que todos estejam alinhados.

4. Aposte na revisão de processos e nos testes

Uma maneira de verificar se os sistemas contábeis serão úteis é avaliar como eles impactarão nos processos. Com essa postura, é possível modificar procedimentos para as atividades serem ajustadas aos parâmetros de funcionamento da plataforma.

Uma ação bastante recomendada por profissionais de TI é a realização de testes para identificar eventuais pontos de melhoria. Essa medida é válida para evitar retrabalho e a insatisfação do cliente ao contratar um sistema com erros que prejudicam o desempenho do escritório.

Os testes de sistemas devem ser acompanhados ou facilitados pelo fornecedor. Assim, é possível haver uma troca de ideias mais produtiva sobre os pontos a serem melhorados. Quanto maior for a interação entre o consumidor e o prestador de serviço, maiores são as chances de a ferramenta alcançar os objetivos em curto prazo.
 

Veja como reformar o escritório a partir do sistema contábil

 
A implementação de sistemas contábeis possibilita uma série de mudanças em uma organização. Veja como aproveitar a nova rotina para aprimorar a dinâmica do seu escritório:

Priorize o mapeamento de processos

Com o avanço tecnológico, as empresas podem contar com sistemas contábeis que se integram a outros softwares de aceleração de rotinas. Um dos benefícios disso é a possibilidade de fazer um mapeamento dos processos mais preciso.

Essa medida é vital para identificar eventuais gargalos na rotina de trabalho e adotar ações para minimizá-los. Hoje, as organizações devem ter o foco na melhoria contínua para estarem atentas às demandas do público-alvo. Para isso ser concretizado, o mapeamento dos processos exerce uma participação muito relevante.

Busque a eficiência

Com os sistemas contábeis, muitas tarefas operacionais podem ser automatizadas. O resultado é mais tempo para a dedicação à estratégia do escritório e para o atendimento e captação de clientes.

Dessa forma, a busca pela eficiência é reforçada. E isso é muito importante, especialmente em uma conjuntura de escassez de recursos financeiros. Com redução de despesas e elevação da produtividade, o escritório tem condições de alcançar um crescimento sustentável e uma posição sólida no mercado.

Faça um processo de transição

Nenhum investimento terá sucesso sem o devido planejamento. Por isso, o ideal é realizar um processo de transição envolvendo os sistemas contábeis, para que a migração dos dados e das rotinas seja executada sem equívocos.

Essa iniciativa também é válida para os colaboradores assimilarem as funcionalidades da ferramenta. Assim, os benefícios proporcionados pelo sistema são percebidos rapidamente por todo o time.

Tenha uma equipe alinhada

Ao explicar aos funcionários que os sistemas contábeis são primordiais para melhorar a performance, o empreendedor consegue algo muito impactante para o sucesso de qualquer negócio: o alinhamento da equipe.

Sem boicote ou resistências dos colaboradores com relação à ferramenta, fica muito mais fácil promover as mudanças necessárias com foco no aumento da produtividade e dos lucros. Atualmente, as corporações devem buscar a melhoria contínua para estarem mais atentas às demandas do público-alvo.

Saiba colher os resultados

Com o sistema devidamente implantado e a equipe adaptada aos novos procedimentos, os resultados aparecem de forma bem veloz e nítida. Isso porque é possível verificar que os processos passam a ser mais refinados, reduzindo boa parte do trabalho operacional.

Além disso, vale ressaltar: os gestores e colaboradores ganham tempo para se concentrar em pilares estratégicos, como o atendimento e a captação de clientes. E com essa nova mentalidade no escritório, o foco no desenvolvimento do negócio ganha força e os diferenciais competitivos começam a aparecer.

Se você tem dúvidas ou experiências interessantes da utilização de sistemas contábeis, deixe o seu comentário neste post. A sua contribuição será muito bem-vinda.