Este é um guest post escrito por ContaAzul

O sistema de gestão contábil pode ser um dos grandes aliados do seu escritório. Se você ainda não tem uma plataforma para controlar tarefas e automatizar ações operacionais, esta é a hora de entender como a tecnologia pode revolucionar sua rotina.

Com ela, você reduz drasticamente o número de horas gastas em digitação, conferência de documentos e cobranças ao cliente. O resultado é o aumento de eficiência e o ganho de tempo para que sua equipe se concentre na estratégia do negócio, com foco no atendimento, na assessoria e na captação de clientes.

Quer saber mais sobre os sistemas de gestão contábeis e como escolher a melhor opção para o seu escritório? Siga a leitura e acompanhe.

O que é um sistema de gestão contábil

O sistema de gestão contábil é uma ferramenta essencial nos escritórios modernos. Ele não é propriamente o software contábil tradicional, mas uma plataforma que o complementa e vai além, com foco na gestão das rotinas da empresa.

Com essa ferramenta, você pode ter um controle maior sobre todos os processos e todas as ações do dia a dia. O contato com o cliente se torna mais eficiente, as tarefas operacionais são reduzidas e automatizadas, a digitação fica para trás e o retrabalho é eliminado.

Parece uma boa ideia? E, de fato, é: essa aceleração de rotinas pode representar uma economia de milhares de horas em um ano.

Imagine: alguns desses sistemas permitem uma integração completa com o financeiro dos seus clientes, ou seja, dados confiáveis em tempo real. Em vez de depender da troca de mensagens desordenada e da cobrança constante por documentos, você pode ter acesso a todas as notas fiscais (emitidas e recebidas) por seu cliente e até a movimentação financeira conciliada com o banco, em PDF e XML.

A seguir, vamos entender melhor como esse tipo de plataforma pode ajudar seu escritório.

Recursos dos sistemas de gestão contábil

Os sistemas de gestão contábil possuem diferentes funcionalidades. A seguir, separamos algumas das mais importantes para os contadores:

Integração com o cliente

Solicitar extratos, notas fiscais e lançamentos dos cartões de crédito da empresa é uma tarefa do passado. Com uma plataforma de gestão em contabilidade, você pode ter acesso a todos esses dados automaticamente, em um sistema integrado ao controle financeiro do cliente.

Dessa forma, o cliente emite notas fiscais e faz o controle financeiro de um lado da plataforma. Do outro, você se conecta totalmente a ele para visualizar as notas e toda a movimentação. Assim, você tem à mão as informações financeiras do seu cliente já parametrizadas com o plano de contas e prontas para importar em seu sistema contábil.

Organização de dados e documentos

Como você sabe, a rotina de um escritório de contabilidade pode ser bastante tumultuada. Quando a tecnologia não é bem empregada, é comum ver papéis por todos os lados e colaboradores digitando freneticamente para dar conta de tudo e fazer o fechamento dentro do prazo.

O sistema de gestão pode ajudar muito o contador, porque organiza processos, dados e documentos. Com uma plataforma assim, você sabe exatamente onde encontrar aquela informação e assim auxiliar rapidamente o seu cliente ou sanar uma dúvida da equipe.

Essa organização otimiza toda a rotina do escritório, eleva a produtividade e contribui muito para a redução de erros.

Armazenamento e acesso na nuvem

Se você ainda usa planilhas, papéis e pendrive, talvez esteja correndo riscos desnecessariamente. Como você sabe, a contabilidade trabalha com dados sensíveis e essenciais, cuja perda pode causar um grande estrago.

Por isso, ter à disposição uma plataforma de gestão na nuvem traz uma tranquilidade grande para os gestores contábeis. Com ela, você tem acesso instantâneo aos dados (por qualquer dispositivo), conta com segurança e backups poderosos nos servidores e reduz muito o risco de qualquer tipo de perda de informações.

Envio automático de cobranças

Com um sistema de gestão contábil, você pode gerar e enviar automaticamente boletos para todos os seus clientes de uma vez só. Essa automatização permite reduzir custos, ganhar eficiência e eliminar a possibilidade de erros.

Produção de relatórios

Com uma integração total com o cliente, você pode contar com relatórios gerenciais automáticos. Esse recurso permite que você desempenhe um papel mais consultivo no atendimento aos seus clientes. E essa é uma grande tendência da contabilidade: transformar o contador em um parceiro estratégico do negócio, que assessora o cliente em suas decisões mais importantes.

Além disso, você pode contar com outros tipos de relatórios, como os clientes que mais dão retorno e o desempenho de seus colaboradores no dia a dia.

Controle financeiro do próprio escritório

Além de ajudar no controle financeiro dos seus clientes, você também ganha uma ajudinha com a gestão do seu dinheiro. Contas a pagar e receber, fluxo de caixa automático, conciliação bancária e centro de custos são algumas das funções disponíveis.

Dessa forma, com as finanças em dia, fica ainda mais fácil direcionar sua atenção para a estratégia do negócio. É hora de tirar o foco do operacional e levá-lo para o atendimento e para a captação de clientes.

Lembretes para comunicações com o cliente

A comunicação com o cliente também representa uma grande fatia do tempo (nem sempre estimado) do escritório contábil. Aquelas ligações que não são atendidas, os e-mails que levam dias para ser respondidos e as mensagens de WhatsApp que não dão resultado podem atrapalhar bastante a eficiência de sua equipe.

Para contornar esse problema, algumas plataformas de gestão oferecem um sistema de lembretes para as tarefas contábeis dos clientes. Assim, você pode configurá-los para automatizar também essa comunicação e ganhar tempo para o essencial: fazer seu negócio crescer.

Como escolher seu sistema de gestão para contabilidade

O sistema de gestão contábil deve ser escolhido com muito cuidado, já que se trata de uma ferramenta que organiza e controla muitas das ações mais importantes do escritório. Para isso, um dos primeiros passos é entender quais são as funções e os recursos que mais farão diferença para a sua empresa.

Veja algumas dicas:

• sistema na nuvem: a plataforma deve ter acesso e armazenamento na nuvem;
• integração com o cliente: o sistema precisa oferecer a melhor conexão possível com seu cliente para que você reduza ao máximo o trabalho operacional;
• aceleração de rotina: é importante que a plataforma conte com recursos que facilitem ações como a cobrança de documentos e a exportação de dados para outros sistemas;
• gestão das finanças: a plataforma de gestão ideal tem ainda uma interface que permite um controle melhor do dinheiro do seu escritório, com fluxo de caixa, contas a pagar e receber, conciliação bancária, etc;
• atendimento: a preocupação com o cliente deve estar estampada na plataforma, desde a oferta de teste gratuito da plataforma até o suporte técnico prestativo e alinhado com os seus resultados.

Com essas dicas, você está preparado para escolher o melhor sistema de gestão contábil para o seu escritório. Depois, deixe um comentário contando como está a sua experiência com a nova plataforma.