“Com grandes poderes vem grandes responsabilidades.” Uma frase que ficou muito popular nas histórias em quadrinhos do homem-aranha. E se encaixa perfeitamente no contexto de profissionais que desejam investir em um sistema de gestão de tarefas contábeis.

A questão é que a implantação de um sistema desse porte é algo que não deve ser decidido de forma repentina. É preciso conhecer os efeitos que essa mudança causará em seu escritório.

Os benefícios dessa automatização são muitos, mas a decisão deve ser tomada na hora certa e é isso que irei te ajudar a entender. Você está pronto para investir em um sistema de gestão de tarefas contábeis? Continue a leitura e descubra:

Porque investir em um sistema de gestão de tarefas contábeis?

Quando um escritório contábil ganha um certo desenvolvimento e conquista um número considerável de clientes, alguns dos processos rotineiros, feitos de forma manual, como o plano de contas e a escrituração contábil, por exemplo, se tornam inviáveis por conta da alta demanda.

Por conta disso, a rotina do escritório fica caótica e começam a surgir problemas que você provavelmente conhece, como queda de produtividade, retrabalho e gargalos no fluxo de trabalho.

Para resolver esse problema surgiram então os sistemas de gestão de tarefas contábeis. Essas ferramentas são capazes de realizar, de forma automatizada, algumas das principais tarefas do cotidiano de sua empresa. Liberando assim seus colaboradores para se dedicarem a tarefas mais estratégicas.

Além disso, um sistema de gestão também permite que você gerencie o andamento de atividades desenvolvidas pelos colaboradores em tempo real. Além de monitorar se seus clientes estão cumprindo os prazos para envio dos documentos.

A essa altura você pode estar pensando: como deve ser o processo de implantação de um sistema desse porte?

Essa talvez seja uma das partes mais interessantes de se entender, confira!

Saiba mais: Contador 3.0: Uma evolução contábil

A implantação desse tipo de sistema é um bicho de sete cabeças?

A resposta é NÃO. A implantação é um processo simples e pode ser executada em pouquíssimo tempo. Para provar isso, listei abaixo alguns preceitos que você pode seguir durante o momento de implementação, confira:

1- Saiba quando é a hora de partir pra ação

Não aja por impulso! Aderir a novas tecnologias sem avaliá-las com calma pode ser um verdadeiro tiro no pé. Ou seja, é preciso estudar as possibilidades com muita calma.

No caso de um sistema de gestão contábil, o momento ideal para adotá-lo é assim que o escritório começa a funcionar. Isso porque, fica muito mais fácil inserir os futuros clientes na organização desejada e habitua-se desde cedo ao controle de informações.

Porém, se esse não é o seu caso e o seu escritório já está na fase em que não dá mais conta da demanda diária, talvez você tenha até passado da hora de investir em uma ferramenta desse tipo, mas antes tarde do que nunca. Afinal, se você não fizer nada a respeito pode ter grandes prejuízos financeiros.

2- Defina quem será o replicador de conhecimento

Sempre que uma implantação acontece é fundamental que os colaboradores saibam que a utilizarão diariamente estejam engajados e abertos às mudanças.

Neste contexto, uma ótima estratégia é colocar como encarregado do aprimoramento na ferramenta aquele profissional com bom conhecimento tecnológico. Para que depois ele possa treinar seus colegas de trabalho.

Este usuário-chave será o responsável por influenciar os outros colaboradores a aderirem e se adaptarem à nova tecnologia.

3- Permita que seus clientes participem da mudança

Quando uma nova ferramenta é implantada, é preciso também levar em consideração o impacto para o cliente final, certo? Afinal, o objetivo é que ele também possa se beneficiar dos resultados e entenda que seu escritório está investindo em um sistema de gestão de tarefas contábeis para melhor atendê-lo.

Interagir com o cliente por meio da nova ferramenta é uma excelente forma de mantê-lo por perto e garantir que ele também participará ativamente da mudança.

Como escolher a ferramenta que melhor se adapta ao meu escritório?

Agora que você já conhece os benefícios de um sistema de gestão de tarefas contábeis e descobriu os cuidados que deve tomar na hora da implantação, só falta aprender a escolher a ferramenta ideal, certo?

No mercado existe uma infinidade de produtos com preços e funções bastante distintas, então é bom que você saiba exatamente como procurar, até para não ter decepções futuras. Enquanto busca pela ferramenta ideal tente responder as seguintes perguntas:

• Ela pode ajudar a resolver os seus problemas contábeis?
• É possível ter vários logins para usuários distintos?
• O sistema oferece um bom suporte ao cliente?
• Os processos funcionam de forma integrada?
• A implantação acontece em poucos dias?

Se a resposta for positiva para todas as perguntas é bem provável que a ferramenta caia como uma luva para as necessidades contábeis do seu escritório. Se o orçamento estiver dentro de sua realidade, talvez seja a hora de partir pra ação e fechar o negócio.

Saiba mais: O que é eSocial e como isso impacta seu escritório contábil?

Eu estou pronto para investir em um sistema de gestão de tarefas contábeis?

Agora que você já entendeu os benefícios de um sistema de gestão contábil, sabe como escolher o melhor para sua empresa e como se portar durante a implantação, é preciso descobrir se você está pronto para esse investimento.

Muitos escritórios de contabilidade tem lançado mão desse tipo de ferramenta para otimizar seus processos. E se você acredita que não investir na tecnologia pode prejudicar o seu negócio, então VOCÊ ESTÁ PRONTO.

Se você acredita que os atrasos nas entregas de documentos fiscais podem fazer com que seu escritório tome prejuízos e acredita que elimina-los é se profissionalizar, então VOCÊ ESTÁ PRONTO.

Se oferecer segurança aos documentos armazenados em seu escritório é prioridade e você entende que utilizar serviços em nuvem pode, inclusive, agregar valor aos seus serviços, então VOCÊ ESTÁ PRONTO.

Trabalhar com uma gestão contábil automatizada poderá ajudar o seu escritório a dar um grande salto rumo ao sucesso.

Com seus profissionais dedicados às atividades estratégicas e total controle dos processos (e prazos), a sua empresa poderá atrair os melhores clientes. Portanto, se esses são os seus objetivos, parabéns! Você está pronto para investir em um sistema de gestão de tarefas contábeis.